Cómo escribir correos electrónicos eficazmente

Escribir correos electrónicos, es quizá la tarea más repetitiva que realices a lo largo de tu jornada laboral. Y por eso, yo me pregunto por qué algo que haces tantas veces en tu día, no lo intentas mejorar.

Seguramente sea porque nadie te ha dicho que lo estás haciendo mal. O quizá sí lo sepas, pero es que no tienes tiempo para pararte a aprender. O lo más probable es que creas que después de escribir los miles y miles de correos electrónicos que has redactado, eres un experto.

Por ello, hoy te quiero contar cómo escribir correos electrónicos de manera eficaz, que te ayudará, no solo a mejorar tu propia productividad, sino que además lograrás ayudar a mejorar la productividad de quienes los reciban. Y ya de paso, conseguirás que los destinatarios los lean siempre -o casi-.

 

Un lobo disfrazado de cordero

El correo electrónico es ese lobo disfrazado de cordero que convive en nuestro día a día y que según cómo lo utilicemos afectará de mejor o peor manera en nuestra productividad.

Hay gente que cree ciegamente que el correo electrónico es un corderito que le acompaña y le ayuda en su día a día. Pero por otro lado, hay otras personas que saben con total seguridad que de cordero no tiene absolutamente nada y que en realidad es un lobo feroz, pero aun así lo tratan como si fuera un cordero. Seguramente porque es más cómodo creerlo así, que enfrentarse a él con el fin de mejorar el modo de utilizarlo.

Al fin y al cabo, es el sistema más utilizado por todo el mundo. ¿O no?

En cualquier caso, lo que está más que claro, lo creas o no, es que el correo electrónico lo estamos utilizando mal, muy mal. Y si no lo sabes y te estás enterando ahora, quizá con este artículo pueda ayudarte a mejorar su uso, aunque sea un poquito.

En cambio, si ya lo sabías y aun así sigues utilizándolo mal, en realidad dará igual que leas o no este artículo, pues simplemente no mejoras porque no quieres. Sin embargo, también quiero escribir para ti, porque quizá mi forma de exponerlo, que no me he inventado yo, pudiera servirte para reflexionar y plantearte un cambio.

 

Nadie -o casi- nos enseña a manejar el correo electrónico

Como ya ha quedado claro, el correo electrónico es la herramienta profesional más utilizada en el mundo. Lo cual me lleva a preguntarme, ¿por qué nadie nos enseña a utilizarla profesionalmente? 

Y me estoy refiriendo en concreto a las empresas para las que trabajamos, pues sin ninguna duda, son las más interesadas en que se utilice bien, pues repercute directamente en la productividad de las personas que lo utilizan y con ello en la mejora de la rentabilidad de las propias empresas.

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Yo incluso soy de la creencia, de que cuando un nuevo trabajador empieza a trabajar en una empresa, igual que se le enseña cómo debe utilizar las herramientas y aplicaciones típicas de la empresa, también se le debería dar, al menos, una pequeña formación que le instruyese sobre cómo utilizar correctamente el correo electrónico. Como mínimo desde el punto de vista de la empresa. Aunque sólo fuera por equiparar el uso al del resto de empleados.

Aunque claro, si tenemos en cuenta que la inmensa mayoría de las empresas no suelen dar formación de organización personal y mejora de la productividad a sus empleados, poco podemos creer que vayan a hacerlo sobre el correo electrónico, que al fin y al cabo “consiste solo en escribir lo que tengas que contar y leer lo que te quieran contar a ti”.

Es cierto que en ocasiones nos dan tips de uso -unos mejores que otros-, pero que normalmente no son suficientes para el uso tan masivo que se le da al correo electrónico.

Así que he decidido poner mi granito de arena para continuar con la mejora de tu productividad y voy a contarte cómo puedes mejorar el uso que le das al correo electrónico, aunque hoy lo haré específicamente en la parte de los mails que has de enviar. Para que sepas cómo redactarlos de manera eficaz.

 

Cómo escribir correos electrónicos de manera eficaz

Ante todo, habrás de plantearte antes de enviar un mail, si en realidad ese es el mejor modo de comunicación que puedes utilizar para ese caso concreto.

Es decir, ¿es mejor escribir una parrafada que hacer una llamada por teléfono, o que escribir una escueta frase en Whatsapp?

(Obviamos por supuesto, aquellos casos en que precisas que quede constancia escrita por cualquier motivo)

Y bueno, si efectivamente el correo electrónico es el mejor sistema que crees que debes utilizar…que al menos sea lo más eficaz posible y logres justo aquello que quieres conseguir.

 

El asunto:

Lo primero de todo que tienes que aprender es a escribir un asunto que sea lo suficientemente claro. Pues la idea es que quien reciba tu email, sólo mirando el asunto, tenga la seguridad de qué es lo que se va a encontrar dentro.

Existen 2 ideas de manera general a la hora de escribir el asunto. Unos piensan que es lo primero que se debe escribir, y en base a ello escribir el cuerpo del correo.

Otros, sin embargo, piensan que es mucho mejor escribir primero aquello que quieren contar, y luego escribir el asunto.

La realidad es que da exactamente igual cómo lo hagas, siempre y cuando lo que diga el asunto haga referencia directa a lo que estás contando. Logrando con ello que la persona que lo va a recibir al menos no pierda el tiempo.

Recuerda pues, que el asunto debe ser cuanto más escueto mejor, y si te lo puedes permitir, sin ningún tipo de florituras o palabros extraños.

 

El cuero del email:

Ahora toca el momento de qué es lo que quieres comunicar.

Lo mejor es que no escribas nunca más de 2 o 3 líneas. Pues de ser más extenso, probablemente te interesaría más realizar una llamada, que te llevaría mucho menos tiempo y además te permitiría expresar más claramente aquello que quisieses comunicar.

Pero si de todas formas, prefirieses -o necesitases- enviar un mail, y lo que tuvieses que comunicar no bastase con 2 o 3 líneas, lo que deberás procurar es escribirlo con muchísima claridad, utilizando frases fáciles de entender y utilizando párrafos y espacios que den “aire” a los textos, facilitando así su lectura.

Procura ser claro y directo evitando irte por las ramas. y aprovecha las primeras frases del primer párrafo para comunicar lo más importante que quieras comunicar. Evita ser como esas personas que escriben un tochazo y no te cuentan hasta el final qué es lo que te querían comunicar o pedir. Lo cual te habrá hecho perder un montón de tiempo, muchas veces para casi nada.

Recuerda además, que tu profesionalidad también se demuestra cuando te preocupas de no hacer perder el tiempo a los demás.

Y, si el motivo del correo electrónico que envías es el de asignar una tarea, asegúrate que incluyes como mínimo:

  • Qué quieres que se haga
  • Cómo quieres que se haga
  • Y para cuándo quieres que esté hecho

 

Poner en copia o no

Mi opinión es que cuanta más gente vaya en copia del correo electrónico, menos peso e importancia tendrá este. Además de que con ello, llenarás de “ruido” las bandejas de entrada de las personas que vayan en copia.

Por lo tanto, evita poner en copia a todo el mundo. Y si has de poner en copia a alguien, pues hazlo, que para eso está la opción. Pero que no sea una costumbre.

 

Conclusiones

La conclusión para este caso es bien simple, y es que para mejorar tu productividad e indirectamente la de otras personas, cuanto mejor sepas manejar las herramientas necesarias, más tiempo ahorrarás.

Y hasta aquí la entrada de hoy.

Si crees que esta información pudiera ser interesante para otras personas, échame una mano y compártela en tus redes sociales.

Y te invito a que me dejes un comentario y me cuentes cómo utilizas tu el correo electrónico y si te es efectivo.

Hasta la próxima.

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