Como evitar las urgencias en la empresa

Cómo evitar las urgencias en tu empresa

Si tú eres como la mayoría de los empresarios, una importante parte de tu jornada laboral la pasarás gestionando urgencias, o dicho de un modo más coloquial, "apagando fuegos".

Esto no sería un problema si tuvieses vocación de bombero, pero cuando tu trabajo consiste en dirigir una empresa, gestionar urgencias constantemente es totalmente antiproductivo.

Así que he pensado que puedo darte mi visión por si pudiera ayudarte a que tu día a día en la empresa esté lo más alejada posible de las urgencias.

Pero antes que nada, vamos a definir qué es exactamente una urgencia en tu empresa:

Una urgencia es cualquier circunstancia que, directa o indirectamente, tiene una fecha tope para su ejecución, y que se mide en base a lo cerca que esté esa fecha límite.

 

POR QUÉ SE CREAN LAS URGENCIAS

Las urgencias aparecen por culpa de tus propias decisiones. Es decir, no hay nadie más responsable que tú de que te pases la vida gestionando urgencias. Y me explico...

Seguro que tu día a día estará plagado de constantes decisiones, cuyo resultado productivo dependerá en gran medida del acierto que tengas a la hora de elegir lo más adecuado a los intereses de tu empresa.

Dando por sentado, que lo que más interesa a tu empresa es cualquier cosa que la ayude a cumplir con los objetivos que hayas marcado. Es decir, lo importante.

Veamos antes de continuar cuál es la definición de importante:

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Importante es aquello que te lleva directamente hacia donde tú quieres ir, y su valor se determina en base a los beneficios que te aporte una vez que lo hayas logrado.

La cuestión es que no siempre es fácil determinar qué es lo verdaderamente importante de entre todas las circunstancias que se te presentan. Y esto te puede llevar a tomar decisiones equivocadas o incluso a la indecisión, provocando casi siempre como resultado una urgencia.

Vivir en la urgencia es el resultado de no haber elegido la opción más importante en el momento preciso.

 

QUIZÁ EISENHOWER TE AYUDE

El general norteamericano Dwight D. Eisenhower creó un sistema con el que diferenciaba de una manera muy clara las 4 posibilidades que una circunstancia podía tener y con el que tomar una decisión respecto a su ejecución se tornaba mucho más simple.

Matriz Eisenhower

Estas 4 posibilidades son:

#1. Importantes y Urgentes

Que son las circunstancias que te llevan directamente hacia tus objetivos, pero que tienes que ejecutar lo antes posible para que no te genere un problema.

#2. Importantes y No Urgentes

Que son esas circunstancias que te llevan directamente hacia tus objetivos, pero que no es urgente realizarlas.

Esta es la base de la planificación de cualquiera que quiera obtener resultados productivos de verdad y a lo que deberías de dedicar la mayor parte de tus esfuerzos.

Cuanto más tiempo pases en este cuadrante, menos tiempo tendrás que pasar en los demás.

#3. Urgentes y No Importantes

Son circunstancias que no te van a ayudar nada a llegar a tus objetivos, pero que has de solucionar cuanto antes para que no te generen un problema.

Estas son esas cosas que es más interesante que las delegues y así no te quitan tiempo de lo que de verdad debe ser importante para ti.

#4. No Urgentes y No Importantes

Son esas cosas que ni te sirven para cumplir tus objetivos, ni tampoco pasaría nada si no las realizases.

Son ideales para realizarlas cuando tu nivel de energía está por los suelos, fuera de horario laboral, o directamente para desecharlas.

 

CÓMO EVITAR LAS URGENCIAS

El único modo real de evitar las urgencias es dedicando el 100% de tu tiempo a trabajar sobre lo que de verdad es importante. Porque cuanto más tiempo dediques a lo que sin duda te conduce al logro de tus objetivos, menos urgencias tendrás.

Si eliges lo importante eres tú quien maneja el negocio. Pero si eliges lo urgente, es el negocio el que te maneja a ti.

La explicación lógica es que si te concentras en lo que es importante para tus resultados y planificas para el éxito, será muy difícil que pueda aparecer una urgencia. Y en caso de que apareciera, sería casi con toda seguridad por un error tuyo a la hora de planificar.

Es probable que estés pensando que hay muchas urgencias que no se podrían evitar por muy buena y detallada planificación que se realice. Sin embargo debes plantearte que una parte de la planificación también lo es la previsión ante posibles problemas. Es decir, prevenir las urgencias.

En cualquier caso, te invito a que si se te ocurre una urgencia que una detallada planificación no podría evitar, me la indiques en los comentarios y debatimos sobre ello.

 

CONCLUSIONES

La conclusión es que nadie salvo tú puede decidir en cada momento qué es lo más acertado que puedes hacer para lograr aquello que quieres.

Pero lo que sí puedo decirte es que de alguna manera tú ya sabías antes de leer este artículo cómo puedes evitar las urgencias. Pero comprendo, porque lo he vivido antes, que a veces resulta menos duro -aunque sí más estresante- lidiar con las urgencias que tener que tomar el camino de lo importante, porque este es más duro y solitario.

Al final, si lo piensas con detenimiento, cuando de verdad tienes por delante una meta que te motiva en serio, actúas de una manera tal que es difícil que aparezcan urgencias. Porque puede que te equivoques al tomar una decisión, pero se suele solucionar mientras sigue siendo importante y mucho antes de que se convierta en algo urgente.

 

Y esto es todo lo que te sé contar sobre cómo evitar las urgencias en tu empresa, y por qué no, también en tu vida.

Si crees que es un tema interesante que podría ayudar a otros, échame una mano y ayúdame a hacérselo llegar compartiéndolo en tus redes sociales.

Te invito además a que, si te apetece, me dejes un comentario sobre este tema.

 

Hasta la próxima.

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