Cómo revisar tus tareas para tener el control

Sacar las cosas de tu cabeza, procesarlas y organizarlas no es suficiente para obtener todo el potencial posible de cualquier método de gestión de tareas, sea el que sea, y aún menos lo es si el método que sigues es GTD.

Por lo tanto hoy, te voy a contar cómo se debe hacer -cómo lo hago yo- el paso que más seguridad y confianza aporta en el sistema. Te voy a hablar de cómo revisar tus tareas para tener el control total.

Revisamos nuestras finanzas y nuestros vehículos para que estén al día y operativos, pero no siempre revisamos nuestros pendientes.

Para empezar te diré, que sólo si revisas periódicamente tus pendientes tendrás alguna posibilidad real de tener éxito en aquello que quieras conseguir.

Porque el sistema has de mantenerlo vivo y actualizado para que te pueda aportar el control necesario, tanto de las cosas que tienes que hacer como de las que quieres hacer. En caso contrario, puede que lo anotes todo y lo organices en listas, pero no tienes seguridad de actuar en base a la dirección que quieres seguir.

Para ello, hay que hacer 2 tipos de revisiones periódicas y constantes, sin contar la que hacemos -o deberíamos hacer- cada año. Y son:

  • La revisión diaria, que es la que te permite decidir qué tienes o quieres hacer.
  • La revisión semanal, que es con la que podrás mantener el sistema actualizado y fiable.

Y a continuación vamos a ver cada una de ellas para que sepas cómo has de hacerlas del modo correcto para sacarles todo el jugo.

 

La revisión diaria

Esta revisión está a su vez conformada de 2 pasos: el que te permite saber qué hacer en cada momento y el que te permite elegir con antelación qué hacer mañana.

¿Qué hacer a continuación?

Esta es la revisión que más hacemos todos y que conocemos como “mirar la agenda y las listas de tareas constantemente” para decidir qué hacer a continuación.

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Lo normal es hacerla tantas veces como sea necesario durante el día, y yo la hago del siguiente modo:

  • A primera hora de la mañana compruebo (para recordármelo) qué citas con hora estipulada tengo, y también reviso cuáles son las tareas más importantes que había decidido realizar hoy.
  • Una vez finalizadas mis tareas más importantes, reviso las listas de tareas filtrándolas por contextos para ejecutar las acciones que más se adapten a mis circunstancias en ese momento.

Haciendo esto, lo que consigo es no dejar al azar las cosas que puedo hacer durante el día, teniendo yo el control total de mi día.

Y otro punto a tener muy en cuenta, es que me permite conocer no sólo lo que quiero o tengo que hacer, sino que además me hace consciente de qué es lo que estoy decidiendo dejar de hacer. Que aunque pueda parecer a priori menos “importante”, te aseguro que lo es tanto como hacer lo que hayas decidido.

¿Qué quiero o tengo que hacer mañana?

Yo soy de esas personas a las que las sorpresas les gustan bastante poco, y por ello procuro siempre que puedo anticiparme a los acontecimientos. Por eso, cada día a última hora reviso qué he hecho en el día de hoy y planifico lo que quiero o tengo que hacer mañana.

Los pasos que doy para ello son los siguientes:

  • Recopilo todo lo que pueda tener por ahí pendiente
  • Proceso y organizo cualquier cosa que tenga en mis bandejas de entrada para dejarlas limpias y así empezar el día de mañana desce “cero”.
  • Reviso la agenda para comprobar si tengo alguna cita con hora cerrada.
  • En función de los huecos que tenga en la agenda, reviso las listas de tareas filtrándolas por contextos según las circunstancias que espero vivir mañana.
  • Para finalizar, elijo las 3 o 4 (o 1 si es muy grande) tareas que sí o sí decido que quiero hacer mañana y que suelo elegir en función de la importancia que van a tener para el avance de mis objetivos.

Por otro lado, ya sabemos que en GTD no existe el concepto “prioridades” tal y como lo entendemos normalmente. Por eso es que yo prefiero elegir hoy lo que quiero hacer mañana, pues me permite reflexionar con más tiempo y así aplicar la prioridad que yo considere según vayan avanzando mis días.

Esta revisión raramente me lleva más de 10 o 15 minutos.

 

Por qué es importante no saltarte la revisión diaria

Quizá porque seguramente sea el modo más fácil de que seas tú quien tenga el control de tu día, evitando así que vayas como pollo sin cabeza, ejecutando tareas sin ton ni son. Que si bien podrían llevarte en la dirección que quieres, también podrían no hacerlo.

 

La revisión semanal

Esta revisión es menos “agradable” de hacer porque hay que dedicarle más tiempo (habitualmente entre 1 y 2 horas) y porque también hay que estar concentrado en lo que estás haciendo para que sea de verdad efectiva.

El mejor momento para hacerla, al menos para mí, es a última hora del último día laboral de tu semana (en mi caso los viernes), pues así aún tienes bastante fresco qué es lo que ha pasado en los días pasados. Aunque hay personas que prefieren hacer esta revisión los domingos por aquello de que está a punto de empezar la nueva semana.

El modo de hacerlo es relativamente fácil, aunque yo te recomiendo que te fabriques tu propio checklist que se adapte a tus necesidades específicas, para que no se te pase ningún punto de la revisión.

Lo que yo reviso cada viernes a última hora es:

  • Recopilo todo lo que ande suelto por ahí y lo meto en mis bandejas de entrada.
  • Dedico unos minutos a hacer un vaciado de mi mente, ya que siempre hay cosas ocultas en los recovecos de mi cabeza.
  • Proceso y organizo todo lo que haya en las bandejas de entrada hasta dejarlas vacías.
  • Reviso los eventos con hora cerrada que tenía en mi agenda la semana que ha pasado para asegurarme que todo lo he realizado según estaba previsto y reflexionar sobre los resultados si es necesario.
  • Reviso los eventos con hora cerrada que tengo para las próximas 2 semanas, poniendo especial atención a lo que tengo la próxima semana.
  • Reviso cada una de las listas de tareas con las que trabajo: “Próximas acciones”, “A la Espera”, “Proyectos” y “Esta semana no”, y las actualizo eliminando lo que ya esté realizado o se haya quedado obsoleto y moviendo tareas entre listas.

Estarás pensando que se me ha olvidado añadir la lista de “Algún día”, pero no es así. Simplemente es que yo reviso esa lista sólo la última semana de cada mes, pues por mi forma de trabajar, yo en ella suelo añadir sólo cosas que estoy seguro que no voy a necesitar poner en marcha en los próximos días o semanas.

 

Por qué es importante no saltarte la revisión semanal

Simplemente porque es el modo más eficaz de confiar en tu sistema y a la vez hacerte consciente de qué es lo que tienes o quieres hacer en tu vida, asegurándote que está actualizado.

Además, te aclara qué cosas vas a poder abordar durante la semana que va a llegar, permitiéndote prepararte con suficiente antelación.

Saltártela es la mejor manera de perder el control de tus pendientes, provocando que poco a poco vayas perdiendo la confianza cuando te das cuenta que hay cosas anotadas que no tendrían por qué estar, y que están ejerciendo ruido en tus listas, y también que hay cosas que no tienes apuntadas y por lo tanto no paran de hacer ruido en tu cabeza.

 

Conclusiones

Las revisiones son la parte del método que más fácilmente se dejan de lado porque son aburridas y muchas veces también tediosas, pero mis años de experiencia en el uso de GTD me han demostrado que son fundamentales para tener lo que quiero: CONTROL

Al fin y al cabo, revisar el sistema no deja de ser una tarea que también has de realizar, al igual que lo es hacer un presupuesto a un cliente o elaborar un informe.

Así que anótatelo en la agenda y cumple con ella, pues la vida te será mucho más simple si eres tú quien la controla.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy. Si crees que esta información podría ayudar a más personas, échame una mano a hacérsela llegar compartiéndola en tus redes sociales.

Te invito además a que me dejes un comentario y me cuentes cómo haces tú la revisión de tu sistema por si pudiese aprender yo también algo de ti.

 

Hasta la próxima.

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