Con GTD estar organizado es más fácil

Ser organizado no es sólo una cuestión de estarlo. Sentir que lo estás es igualmente importante. Y a eso GTD puede ayudarte perfectamente.

Hoy te voy a hablar de este sistema que personalmente considero que es con diferencia el más completo y efectivo que existe.

Y aunque lo voy a hacer de una forma bastante simple, será suficiente para que entiendas cómo es e incluso puedas plantearte iniciarte.

Vamos a ello.

 

DE DÓNDE SALE GTD

GTD es un método de productividad personal creado por el consultor americano en productividad David Allen. Y plasmado en un libro bajo el título Getting Things Done -En España “Organízate con Eficacia”-.

En este libro, David Allen expone de una forma bastante detallada un método de productividad personal que ha sido catalogado como el más completo y eficiente sistema de organización personal.

Lo cierto es que si te tomas en serio la posibilidad de empezar a organizar tu tiempo con GTD deberías leer el libro. Aunque también es verdad que con la grandísima cantidad de información, resúmenes, cursos y demás que hay por la red, también podrías apañarte sin hacerlo.

 

EN QUÉ SE BASA GTD

David Allen basa el método en el principio de liberar tu mente de cualquier cosa que pueda rondarla (tareas, ideas, información, etc.) y guardarlas en un sistema externo para poder recuperarlas cuando fuera necesario.

MANTENERSE ORGANIZADO ES UNA DE LAS CLAVES DEL ÉXITO


Suscríbete ahora y recibe totalmente GRATIS mi ebook: "Cómo organizarte para hacer crecer tu empresa"

De este modo logras poder estar centrado en cualquier acción que estés realizando sin que nada te distraiga.

Dicho con un vocabulario mucho más simple, el concepto es que cualquier cosa que se te venga a la cabeza lo anotes inmediatamente para no tener que estar acordándote de ella continuamente.

El Sr. Allen se basa -de una manera muy acertada- en que la mente humana no es todo lo efectiva que en realidad creemos y no es capaz de recordar lo necesario en el momento oportuno.

-¿No te ha pasado nunca que te acuerdas que tienes que comprar tomates cuando estás en la oficina y sin embargo cuando estás en el supermercado de lo que te acuerdas es de que tienes que llevar el coche al taller, en lugar de comprar los tomates?-

Pues eso.

En la práctica esto se traduce en una serie de listas en las que se han de “acomodar” cada una de las tareas dependiendo del tipo que sean. Y de un flujo de trabajo basado en 5 etapas gracias a las que se consigue que el resultado sea óptimo.

 

LAS LISTAS EN GTD

Existen 6 listas en GTD que son imprescindibles para poder gestionar el sistema de una manera realmente fiable:

 

Lista de: PRÓXIMAS ACCIONES

Esta es la lista principal. Es en la que vamos a introducir todas las acciones que tenemos o queremos realizar cuanto antes.

 

Lista de: PROYECTOS

En esta lista se introducen todos los proyectos que se tengan en marcha. Teniendo en cuenta que en GTD un proyecto es cualquier cosa que queramos realizar y que requiera de más de una acción para poderla finalizar.

 

Lista de: A LA ESPERA

En esta lista se meten todas las acciones que se han delegado o que por cualquier motivo no se pueden realizar todavía por estar a la espera de que ocurra algo.

 

Lista de: ALGÚN DÍA QUIZÁS

Aquí se meterán todas esas tareas, proyectos o ideas que se quieren realizar en algún momento, pero no ahora. Y cabe de todo, desde cosas como aprender chino, leer un libro cualquiera, hasta ese viaje que llevas posponiendo mucho tiempo.

 

Lista de: AGENDA

Para las tareas que tienen día y hora concretos para su ejecución.

 

Lista de: MATERIAL DE REFERENCIA

Esta más que una lista es una “carpeta”, pues aquí se guarda toda la información de referencia necesaria para la correcta ejecución de alguna tarea o proyecto.

 

Como puedes ver, las listas son bastante simples. Incluso me atrevo a apostar que si en alguna ocasión has trabajado con un sistema de listas para organizarte, habrás usado como mínimo la de Próximas Acciones y la de Agenda. Aunque seguramente bajo otro nombre.

Sin embargo, a mi modo de ver, el verdadero éxito de GTD no está solo en sus listas, sino que está en el flujo de trabajo que te voy a exponer a continuación.

 

LAS 5 ETAPAS DE GTD

Todas las etapas que te voy a detallar a continuación son igual de importantes, y lo único que has de tener en cuenta para que todo fluya correctamente es hacerlo según el orden que especificaré.

 

Etapa 1: RECOPILAR

Es la etapa más “liberadora” de todas, pues cuando la tienes bien dominada, te da una sensación de liberación que es difícil de explicar.

Esta etapa consiste en sacar de tu cabeza absolutamente todo lo que tengas en ella. Desde ideas a tareas, pasando por temas pendientes de tratar con alguien, sueños, etc. Y lo deposites todo en un lugar específico al que te dirigirás más tarde y al que denominaremos “Bandeja de Entrada”.

 

Etapa 2: PROCESAR

Esta es la etapa en la que tienes que decidir qué es cada una de las cosas que tienes en las bandejas de entrada.

Has de decidir si son acciones, material de referencia o si lo tirarás a la papelera.

Es recomendable que proceses como mínimo una vez al día. Aunque dependiendo del volumen de tareas que manejes quizá hayas de hacerlo más a menudo.

 

Etapa 3: ORGANIZAR

Una vez que has decidido qué es cada una de las cosas, las que no hayas tirado deberás organizarlas metiéndolas en las listas correspondientes dependiendo del tipo de tarea que sea:

Próxima Acción, si has determinado que quieres o tienes que hacerla cuanto antes.

Agenda, si has de hacerla un día y una hora en concreto.

A la Espera, si has de esperar un resultado para darle fin.

Proyecto, si es una tarea que para finalizarla requiere de más de una acción.

Algún día, si es algo que quieres hacer, pero ahora no es el momento.

Material de referencia, si es información que necesitarás para la ejecución de alguna tarea o proyecto.

Además de elegir a qué lista debe ir cada cosa, también puedes subdividirlas según contextos de lugar, herramienta, persona, etc. Aunque para no complicarte la vida ahora, esto te lo explicaré con más detalle en otra entrada.

 

Etapa 4: EVALUAR

Cuando ya está todo bien organizado, tienes que ir revisando periódicamente el sistema para asegurarte de que está actualizado, pues si no sería difícil que te ayudase de verdad.

Estas evaluaciones periódicas hay que hacerlas como mínimo 1 vez a la semana, en lo que denominamos “La revisión semanal”. Y que consiste básicamente en revisar cada una de las listas que tienes para reorganizarlas si ello fuera necesario.

Además, debes echar un vistazo cada día a la lista de próximas acciones para facilitarte la toma de decisiones y mantenerte al día.

 

Etapa 5: HACER

Ya que lo tienes todo bien organizado y bajo control sólo te falta HACER, que en definitiva es el fin de cualquier método de gestión de tareas.

 

CONCLUSIONES

Estar organizado es en gran medida una cuestión de actitud, de querer estarlo. Y GTD se creó para facilitar la vida a esas personas que queremos tener bajo control nuestros pendientes.

Y aunque aquí sólo te he expuesto un resumen del sistema, éste es más que suficiente para que puedas empezar a aplicarlo y experimentar.

Aún así, también voy a intentar hacerte más fácil el entendimiento de cómo se debería aplicar en la práctica, creando la secuencia de la gestión de una tarea cualquiera.

Paso 1: Te viene a la cabeza el recuerdo de que tenías que enviar un mail a tu cliente X.

Paso 2: Anotas en tu sistema de recopilación (bandeja de entrada que perfectamente podría ser una libreta, tu smartphone, etc.) lo que tienes que hacer, pero sin complicarte mucho la vida. Bastará con anotarlo de manera que cuando lo vuelvas a leer (procesarlo) entiendas qué es lo que significa.

Paso 3: Cuando llegas a tu despacho (o donde tengas determinado hacerlo), revisas tus bandejas de entrada y encuentras esta anotación de enviar el mail a tu cliente X.

Paso 4: Redactas la acción de manera que te motive a realizarla y la depositas en la lista correspondientes, que en este caso sería la de “Próximas Acciones”, pues tienes la intención de hacerlo lo antes posible.

Paso 5: En una de tus revisiones a la lista de “Próximas Acciones”, ves esta tarea y decides que vas a realizarla en ese momento. Así que redactas el mail, lo envías y lo tachas de tu lista.

Paso 6: Creas una tarea recordatorio en la lista “A la Espera” en la que indicas que has enviado el mail y que estás esperando que te contesten.

Y a partir de aquí el trabajo consiste en revisar de vez en cuando esta lista para recordar que estás a la espera de la contestación, tomando las decisiones oportunas según el resultado.

¡Y listo!

 

Sacar todo el jugo a GTD requiere de algo más que esto que te he contado, pero como te he dicho antes sí que te sirve para empezar.

En siguientes entradas iré profundizando en la forma de trabajar con este sistema y también en cada una de las etapas y conceptos.

Espero que esta información te ayude a mejorar tu productividad. Y si crees que podría ayudar a más personas, échame una mano a hacérselo llegar y compártelo en tus redes sociales.

 

Si quieres hacer cualquier comentario o pregunta, hazlo a continuación.

Hasta la próxima.

Deja un comentario

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.

A %d blogueros les gusta esto: