Cómo y por qué crear procesos en la empresa

Si quieres que tu negocio adquiera unos altos niveles de organización, eficacia, productividad y por supuesto, excelencia, saber cómo crear procesos en la empresa y sistematizarla es algo que no puedes dejar de lado.

Porque estoy seguro que sabes, que lograr que tu empresa tenga éxito, no depende sólo de que seas capaz de vender mucho y mantener un nivel de costes contenido.

Que desde luego es importantísimo y ayuda, está claro, pero no es lo único. También necesitas, entre otras cosas, que mantenga un nivel de calidad y productividad óptimo, para que como mínimo, tus clientes, empleados y proveedores reciban siempre el mismo previsible resultado, y que de haber cambios sean siempre a mejor.

Y da igual que tu empresa esté formada por ti sólo o que tengas cientos de empleados. Al final, crear procesos y sistematizar es una de las mejores opciones que tienes para crecer con solidez.

 

Qué son los procesos

Pero primero de todo, determinemos qué son los procesos en una empresa.

Un proceso es un conjunto de pasos, tareas y/o decisiones que se deben realizar de forma secuencial y siempre del mismo modo, con el fin de conseguir un resultado concreto.

O dicho de otro modo, un proceso es simplemente establecer el modo más óptimo de realizar una tarea para que siempre se obtenga el mismo resultado.

 

Qué características principales tiene un proceso

Procesos hay de muchos tipos, desde los más simples, como podría ser uno que especificase el modo en que se debe cerrar cada día la oficina (qué luces apagar, cómo poner la alarma, cuántas vueltas de llave dar a la cerradura, etc.), hasta los más complicados como el proceso completo de la gestión de venta a un cliente.

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Y son varias las condiciones que cumplimentan un proceso para que ofrezca lo que se espera de él. Debiendo como mínimo cumplir con las que expongo a continuación:

 

Los procesos deben tener un principio y un final claro

Cualquier tarea que quieras que funcione sistemáticamente deberá empezar siempre del mismo modo y acabar también del mismo modo, para que el resultado final sea el que hayas estipulado.

Los procesos deben estar documentados

Tener los procesos puestos por escrito es casi la condición más importante de todas. Pues sólo si tienes todas las condiciones y pasos documentados y en el orden correcto podrás estar seguro que se van a realizar según tus indicaciones.

Los procesos deben poder ser repetibles

Crear un proceso sólo tiene sentido si de verdad este ha de realizarse repetidamente. Porque, aunque también es posible crear procesos para usarlos una o dos veces, antes habría que valorar detenidamente si de verdad merece la pena el esfuerzo de crearlo.

Los procesos deben ser medibles

Sólo si puedes medir los resultados de un proceso, podrás saber si el resultado es óptimo y si es posible mejorarlo de algún modo.

Los procesos deben ser fáciles de seguir

Si un proceso es complicado, demasiado largo o contradictorio, las personas que deban llevarlos a cabo no se sentirán motivados a realizarlos según se haya documentado y acabarán por no hacerlo o hacerlo a su criterio, lo cual no ofrecerá el mismo previsible resultado siempre.

 

Cómo se crean los procesos

Crear procesos en una empresa no es una labor sencilla. De hecho, para hacerlo verdaderamente bien, habrás de dedicar muchas horas a observar, implementar y hacer seguimiento una y otra vez hasta obtener el resultado que tú esperas. Y eso, con cada uno de los procesos.

También es verdad que hay procesos que son casi estándar, pero como cada empresa es un mundo, al final siempre hay modificaciones posibles, por lo que copiar lo que hacen otros no es una opción plausible.

Para crear un proceso, lo primero que has de hacer es identificar cuál es esa tarea que se realiza de manera repetida, y tras observar con detenimiento cómo se está ejecutando en la actualidad, responderte a ti mismo a, como mínimo, la siguiente serie de preguntas:

 

¿Cuál es el trabajo que hay que realizar?

Se trata de resumir de la forma más clara y simple qué es lo que hay que hacer.

¿Cuál es el resultado que se espera una vez finalizado el proceso?

Debes dejar muy claro cuál es el objetivo del proceso y cuál es el resultado que deben obtener aquellos que lo ejecuten hasta el final.

¿Qué herramientas, equipos, etc, son necesarias?

Deberás determinar si es necesario utilizar algún tipo de herramienta, aplicación, etc, para realizarlo.

Es interesante en este paso aclarar también cómo podrían realizarlo para el caso en que la herramienta necesaria no esté disponible.

¿Cómo debe hacerse el trabajo?

Lista paso a paso cada una de las subtareas a realizar, dando el orden exacto para ello.

Lo ideal es presentarlo en forma de diagrama de flujo, aunque sí o sí deberá estar la explicación por escrito que aclare posibles dudas.

¿Dónde debe realizarse el trabajo?

Para el caso en que se deba ejecutar en un lugar específico.

¿Quién debe realizar el proceso?

Indica qué tipo de trabajador, o si es uno en concreto, deberá ejecutar el proceso. Y también qué cualidades, habilidades o conocimientos debe tener.

¿A dónde irá el resultado obtenido una vez haya finalizado el proceso?

Puede que el destino sea el almacén, el escaparate, el archivo, etc. O que haya que entregárselo a un departamento o persona en concreto para que continúen con ello.

¿Quién será el responsable y controlará el trabajo?

Definir quién será la persona que deberá revisar que el proceso se realiza según esté estipulado, que será también a quien se deba dirigir el que esté ejecutándolo para el caso en que haya dudas o problemas.

¿Cuándo ha de hacerse el trabajo?

En qué momento del día, la semana, o el mes debe ser realizado. O también si debe iniciarse como resultado de una etapa anterior.

¿Cuáles son las condiciones en que debe realizarse el trabajo?

Debes determinar qué circunstancias se han de dar para que se pueda o deba realizar el trabajo. Puede que el local deba cumplir unas determinadas condiciones (por ejemplo…si llueve…), o los clientes, o los compañeros, etc.

¿Cuánto tiempo ha de usarse para ejecutar el proceso?

Para que un proceso cumpla con su función, éste debe tener un tiempo máximo para su ejecución, y has de determinarlo con antelación para que quien lo deba realizar actúe dentro de ese parámetro.

 

Además de estas, es posible que dependiendo de las circunstancias de tu empresa, del servicio o del producto, hayas de incluir más preguntas, como por ejemplo: ¿cuál será la cantidad que se pague a quien realice el proceso? o ¿cuál es el coste unitario del proceso?

 

En qué beneficia a tu empresa funcionar mediante procesos

Los beneficios estoy seguro que ya los has pensado tú mismo, pero aún así voy a darte los que quizá resulten más a tener en cuenta:

 

Porque acorta los tiempos de ejecución de tareas

Imagina por un momento que cualquier tarea que se debiese realizar en tu empresa dispone de un listado de pasos claramente definidos y en el orden concreto, que explican cómo, cuándo y quién debería realizarla, además del tiempo que deberían tardar en ello.

Casi que podrías plantearte que ni siquiera fuera necesario que fueses a trabajar cada día, ¿no?

 

Porque mejora la calidad

Realizar las tareas siempre del mismo modo exacto, te asegura que la calidad del resultado sea siempre la misma que la que hayas estipulado con antelación.

 

Porque reduce los costes

El simple hecho de acortar y mantener estables los niveles de calidad, los tiempos de ejecución y los materiales a utilizar, te permite con facilidad hacer previsiones y estudiar modos de mejorarlos y reducirlos.

 

Porque delegas con mayor tranquilidad y confianza

Si todo lo que hay que hacer está claramente definido en un documento, te asegura casi al 100% que el resultado será el que hayas previsto, por lo que delegarlo no te supone ningún tipo de estrés por la tranquilidad de saber que si siguen los pasos descritos, el desenlace será el esperado.

 

Porque ahorras tiempo tú y los responsables de los procesos

Al no tener que estar pendiente constantemente te (os) libera de un tiempo precioso que puedes utilizar en tareas más importantes, o simplemente para poder llegar antes a tu casa.

 

Cuál es el mejor momento para crear procesos en tu empresa

Ayer. Y si no pudo ser, hoy.

Pero partiendo de la premisa de que disponer de procesos en la empresa es algo bastante importante, lo cierto es que no hay un momento más adecuado que otro para hacerlo. Quizá lo ideal siempre sería hacerlo desde el principio e ir actualizándolos y mejorándolos a medida que fuesen surgiendo las pegas.

Ten en cuenta, que cuanto antes crees los procesos, antes podrás libérate de determinadas funciones y dedicarte a crear nuevos procesos, investigar o gestionar la estrategia de tu empresa.

Si aún no has empezado, lo primero que habrías de hacer es crear una lista con todas las cosas que hacéis en tu empresa de manera repetitiva, y siguiendo las indicaciones básicas que te he expuesto, comienza ya a crear tus primeros procesos.

Si tienes empleados o equipo a tu cargo, reúnelos y hazlo junto con ellos, pues al involucrar a los participantes activos, será más rápido y fácil de hacer.

 

Conclusiones

Existen múltiples estudios que dicen que el 70% de las franquicias que hay en el mercado tienen éxito. Y aunque es verdad que unas lo hacen mejor que otras, te aseguro que prácticamente todas funcionan en base a procesos.

Así que creo que no necesitas más datos que te demuestren que sistematizar tu empresa mediante procesos es la mejor decisión que puedes tomar en este momento.

Y aunque está claro que no es un trabajo fácil y rápido de hacer, al final los resultados te darán la satisfacción suficiente como para cubrir el esfuerzo realizado.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy. Si crees que la información que aporto podría ayudar a más gente, échame una mano a hacérsela llegar compartiéndola en tus redes sociales.

Te invito además a que me dejes un comentario y me cuentes tus experiencias con la creación de los procesos en tu empresa.

 

Hasta la próxima.

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