Estoy seguro que alguna vez te habrás preguntado cómo mejorar la productividad de los espacios de trabajo.
Y si no lo has hecho, quizá deberías hacerlo.
Porque si hay un lugar en el mundo en el que se pasa más tiempo de seguido, ese es el espacio de trabajo.
Sin embargo, cuando uno se pone a planificar cómo debería ser ese lugar, raramente piensa en que este debería ayudar a aumentar la productividad.
Cosa normal, si tenemos en cuenta que el concepto que tenemos de lo que es la productividad lo encaminamos en otra dirección.
Y eso hace que en lugar de pensar cómo hacerlo para que los espacios de trabajo ayuden a rentabilizar procesos, nos fijemos más en cosas como la estética o el precio de los elementos que lo han de conformar.
Que tampoco es tan grave si del espacio de trabajo que hablamos es del tuyo, porque siempre podrás cambiarlo.
Pero cuando hablamos del espacio de trabajo de tus empleados, que seguramente no tendrán la posibilidad de realizar ningún tipo de cambio sustancioso.
Pues ya es algo que tendrías que pensar mucho más allá de la estética, la imagen corporativa, o de los costes de los elementos.
Así que hoy voy a darte unas cuantas ideas para que desde el punto de vista de la productividad puedas mejorar esos espacios de trabajo.
Y así consigas mejores resultados con algo que en un principio seguramente sólo veías en plan estético o cómodo.
Los espacios de trabajo bien diseñados pueden aumentar la productividad hasta un 20%
Ciertos estudios coinciden en que los lugares de trabajo bien diseñados pueden aumentar la productividad de quien los utiliza entre un 15% y un 20%.
Y aunque es verdad que la estética, la imagen corporativa y los costes de los elementos son un factor importante a tener en cuenta.
Lo cierto es que la confortabilidad y la usabilidad se llevan la palma para que se quiera estar en ellos.
Pues ya sólo por el hecho de que no te desagrade ir, y permanecer en él, ya es un punto a favor para la productividad.
Pero para que esta confortabilidad y usabilidad se puedan hacer realidad, has de tener en cuenta algunos detalles como los que te cuento a continuación.
El espacio disponible
El primero de ellos tiene que ver con lo grande o pequeño que sea el lugar en el que vas a trabajar.
Porque aunque es verdad que para estar cómodo no necesitas tener 20m2 a tu alrededor, sí que es cierto que necesitas unos mínimos.
Y es igual de contraproducente que se tenga muy poco espacio disponible, como el que se tenga demasiado.
Que si has trabajado alguna vez tú sólo en un despacho muy grande, entenderás perfectamente este punto.
La posición de la mesa en el espacio
En cuanto a la posición de la mesa, ésta debería estar mirando, en la medida de lo posible, hacia la puerta.
O, como mínimo, que no se le esté dando la espalda.
Porque eso suele causar a la mayoría de las personas sensación de indefensión y falta de privacidad.
El espacio mínimo para trabajar cómodamente
Si el lugar en el que deben sentarse tiene detrás un mueble o una pared, el espacio mínimo recomendable entre el borde de la mesa y lo que tengas a la espalda debe ser de 80cm, aunque lo ideal es que sea de 1 metro.
Porque si se está muy encajonado, puede causar estrés por encierro, especialmente si no eres una sílfide.
Y aunque parezca una obviedad, las herramientas de uso habitual, como podrían ser la grapadora, los bolígrafos o la calculadora, deberían estar lo suficientemente cerca para poder alcanzarlos sin tener que realizar esfuerzo.
Y las que se utilicen en menor medida, que estén fuera de la mesa, aunque también de fácil acceso a ellas.
Porque lo ideal es que levantarse del sitio de trabajo debería ser fundamentalmente para descansar o para salir a un recado o reunión.
Y evitar lo máximo posible levantarse para ir a buscar algo que normalmente se tiene que utilizar.
La importancia de los muebles principales
En el caso de los muebles, y en especial la mesa y la silla, debes prestar especial atención a la hora de elegirlos.
Pues son con diferencia los elementos más importantes de cualquier espacio de trabajo.
Y lo has de hacer con la lógica suficiente para que sean adecuados.
Porque evidentemente no tienen las mismas necesidades un telefonista o un administrativo que se pasan la jornada completa en su espacio de trabajo.
Que un delineante que necesita que estos sean especiales para ellos, o un comercial que apenas permanece en él un par de horas.
La mesa
En cuanto a la mesa, y obviando el hecho de que esta ha de adaptarse a las necesidades del puesto.
Opino que esta no debería tener nunca unas dimensiones por debajo de los 140cm de largo por 80cm de ancho.
Y casi te diría que las dimensiones perfectas serían las de 160cm por 80cm.
Ya que una mesa más grande, si no se necesita para el tipo de trabajo, o por pretender dar imagen de poderío, sólo serviría para llenarla de trastos.
Que aunque al usuario no le molestarían por lo alejados que estarían de él, a nivel visual da imagen de desorden.
La silla
Las sillas son las verdaderas protagonistas, y has de elegirlas más para que no afecten a la salud, que para mejorar la productividad.
Es decir, que han de permitir estar en una postura correcta y adecuada pero, además, han de ser cómodas para que estar en ellas muchas horas no suponga un suplicio.
Porque muchas veces se olvidan estos detalles y se tiende más hacia la estética que te comentaba antes.
O, incluso, a comprarlas baratas porque no se tiene dinero o, porque no se las considera tan importantes.
Especialmente si quien se encarga de comprarlas no se tiene que pasar la jornada entera sentado en una de ellas.
Pero si hay algo en lo que no deberías ahorrar nunca, eso son las sillas.
Porque sólo por lo que te vas a evitar en pérdidas de tiempo por que se tengan que estar recolocando o estirando.
O, lo que sería peor, por una baja por dolores de espalda, ya te habrá merecido la pena el sobre coste que hayas pagado por ellas.
La decoración
Otra forma de mejorar el espacio de trabajo para aumentar la productividad, es el tema de la decoración.
Porque quieras que no, las personas nos sentimos más dispuestas a estar en un lugar si la decoración nos resulta agradable, que si no es así.
Y si ese lugar es uno en el que tenemos que pasar la mayor parte de nuestro día, pues más que más.
Al hablar de decoración, no me refiero sólo a utilizar la imagen corporativa con gusto.
O a poner grandes figuras, alfombras o sofás de diseño por toda la oficina, que aunque ayudarían, tampoco es que sea necesario.
Me estoy refiriendo a otra serie de elementos como por ejemplo, a los colores, la iluminación o las plantas.
Que aunque son más «simples», elegidos con gusto pueden hacer que los empleados se sientan orgullosos del lugar en el que trabajan.
Las plantas
En el caso concreto de las plantas, hay que decir que éstas, además de ofrecer un punto decorativo bastante interesante, ayudan a que:
- Reduzcamos el estrés
- Nos concentremos con mayor facilidad
- Y, de paso, a limpiar el aire y proporcionar oxígeno.
Los colores
En el caso de los colores nos encontramos con otro punto casi crucial a la hora de diseñar los espacios de trabajo
Porque por regla general se suele caer en el error de decorarlo todo, incluyendo paredes, muebles y elementos decorativos, en base a los colores corporativos de la empresa
Que aunque puede que quede todo muy bonito porque sigue la lógica de la imagen de la empresa.
Lo cierto es que no suelen estar pensados para fomentar el buen ambiente laboral o el aumento de la productividad.
Y deberían dejarse exclusivamente para aquellos espacios en los que se recepciona a los clientes.
Pero casi peor, es pintar y decorar en base a los gustos personales del jefe o de la pareja de este.
Que aunque puede que tengan buen gusto, lo normal es que sólo estén pensando en estética y no en fomentar buen ambiente.
En este caso, lo que aconsejan los expertos es que en las zonas de trabajo se utilice como base un color neutro, como puede ser el blanco o un crema.
Y según el espacio de trabajo y lo que se quiera lograr, jugar con otras tonalidades más fuertes.
Por si te sirve de algo, también te doy lo que fomentan aquellos colores más utilizados.
Blanco: da sensación de amplitud y modernidad, especialmente si todo es blanco, promueve la creatividad y te aleja del negativismo.
Amarillo: infunde buen humor e inspiración, además de ayudar a concentrarse, a ser más creativos y a la comunicación.
Naranja: estimula el movimiento, la diversión y el apetito, e inspira alegría y elocuencia.
Y si se utiliza un tono fuerte en pequeñas áreas, suele ser estimulante y generar bienestar.
Aunque si se usa en exceso resulta irritante.
Azul: beneficia la relajación, la serenidad y la confianza.
Y se recomienda para lugares en los que suela existir un alto nivel de estrés, como las salas de reuniones o los call center.
Verde: color equilibrante y fresco, que suele fomentar la concentración y la apertura de la mente, y tiene efectos relajantes.
La iluminación
Cuando hablamos de la iluminación, lo que podemos ver es que de entre todos los beneficios que aporta, hay 4 que sobresalen..
- Nos permite trabajar con comodidad sin que tengamos que forzar la vista.
- Evita que cometamos errores.
- Contribuye al estado de ánimo de las personas.
- Resalta y mejora los colores de la decoración.
Pero en cualquier caso, si puedes elegir, lo preferible siempre es que la iluminación sea natural.
Que como no siempre es posible, lo mejor que puedes hacer para suplirla, es utilizar luminarias de fluorescencia con tonos blancos.
Evitando en la medida de lo posible los tonos amarillentos, porque al ser más cálidos lo que provocan es relajación.
La aromatización
Otra manera de mejorar la productividad de los espacios de trabajo es a través de la aromatización.
Que aunque habitualmente se utiliza para tapar olores o dar un toque de frescura, en realidad es un método muy potente.
Porque está demostrado que el olfato es el sentido más poderoso que tenemos y el que más influye, con diferencia, en la actividad cerebral.
Y, por lo tanto, usarlos con sabiduría puede llegar a aumentar la productividad hasta un 14% y reducir los errores hasta un 21%.
Y dentro de los aromas, los que quizá tengan las cualidades más adecuadas a lo que pueda que busques para tu empresa, son:
Limón: facilita la concentración y tiene propiedades calmantes.
Lavanda o el jazmín: ayudan a controlar el estrés emocional, además de tener efectos reconfortantes que ayudan a aliviar la tensión y la depresión.
Canela: ayuda a combatir la fatiga mental y a mejorar la concentración.
Romero: revitaliza y te ayuda a levantarte y, también, a mejorar la retención de la memoria y a combatir el cansancio físico.
Menta: potencia la energía, vigoriza la mente, y promueve y estimula la concentración y el pensamiento.
La música
Aunque la música es un elemento muy utilizado a nivel general en los espacios de trabajo, no se suele usar con la idea de fomentar la productividad.
Sino para entretenernos principalmente.
Sin embargo un estudio canadiense reveló que las personas que trabajan escuchando la música adecuada a cada situación, llegan a ser hasta un 20% más rápidas en la ejecución de sus tareas.
Y eso es un porcentaje más que interesante para tenerlo en cuenta, ¿verdad?
Ahora bien, insisto en que hay que saber qué música escuchar, porque sino, más que ayudarte lo que puede hacer es perjudicarte.
Porque, por ejemplo, si tienes que enfrascarte en tareas que requieren de concentración, es totalmente contraproducente que utilices tu música preferida, porque te distrae.
Y es más adecuada escucharla cuando tienes que realizar, por ejemplo, tareas repetitivas o rutinarias.
Por otro lado, has de intentar que la música no sea en ningún caso la protagonista de la estancia.
Que el volumen sea lo suficientemente suave como para que no moleste, pero lo suficientemente alto como para que se escuche.
También a ser posible, que no sean canciones con letra, y mucho menos que las conozcas, pues puedes descubrirte canturreándolas sin querer.
Y ya sabes que el cerebro humano no está pensado para hacer varias cosas a la vez.
La temperatura
Por supuesto está el tema de la temperatura, que ya sabes lo controvertido que puede llegar a ser en una sala con varias personas.
Que a mí me hace mucha gracia el dicho: “uno pasa calor en función del frío que pasa el que tiene el control de la calefacción”.
Y es que, lo que se suele hacer, especialmente en las pequeñas empresas, es encender la climatización cuando se inicia la jornada laboral.
Lo que pasa es que haciendo eso, y hasta que la temperatura se adecúa, los empleados no están a gusto y pasan frío o calor.
Por lo que bajan su productividad y, por supuesto hay un sobre coste en el consumo.
Porque lo que hacen es poner a tope la temperatura para que se caldee antes la estancia.
Pero cuando está caldeada lo que se encuentran es que tienen mucho calor, o mucho frío.
Y entonces la bajan mucho para contrarrestarlo, con lo que consiguen el efecto totalmente contrario.
La cuestión es que se pasan el día dándole para arriba y para abajo al botoncito de marras, y nunca llegan a estar a gusto del todo.
Y a quien le está costando el dinero es, por supuesto, al empresario.
Para solucionar esto, lo que has de hacer es programar el temporizador de manera que se enciendan los equipos un rato antes de iniciar la jornada.
Y así cuando lleguen los empleados, las estancias ya estarán a la temperatura adecuada según las fechas en que se esté.
Que aunque pienses que eso sí que es un sobre coste por tener las máquinas encendidas cuando no hay nadie, créeme que es todo lo contrario.
Si no, basta con que le preguntes a un experto en climatización y ya verás.
El orden y la limpieza
El orden y la limpieza son cosas que por regla general no se suelen pensar como solución a la productividad.
Y por mucho que algunos se empeñen en creer que tienen el control sobre su más que evidente desorganización.
No deja de ser una creencia que se auto imponen para defender la desorganización habitual por pereza.
Y es que, no hay nada más efectivo en el trabajo, o en cualquier situación, que tenerlo todo limpio, ordenado, y fácil de encontrar.
Pues eso ayuda a recuperar lo que sea que se necesite, casi sin pensar y en mucho menos tiempo que si no está ordenado.
De hecho, si no me crees, haz la siguiente prueba.
Cuando tengas que trabajar en algo que requiera de alta concentración, vacía completamente tu mesa y deja en ella únicamente aquel documento con el que debas trabajar, o el ordenador que vayas a utilizar.
Y cuando digo vaciarla completamente, me refiero a quitar literalmente todo lo que no sea lo que vayas a utilizar.
Quita la grapadora, el bote de bolígrafos, los papeles o bandejas, e incluso, el ordenador si no lo vas a utilizar.
Que verás cómo por arte de magia serás capaz de concentrarte mucho antes, y ejecutarla también mucho más rápido.
Y si no puedes vaciarla, coge lo que necesites y vete a otra, cuanto más espaciosa mejor, y trabaja en ella, que verás qué sorpresa.
Ordena antes de acabar la jornada
Intenta cada día, al acabar tu jornada, dedicar unos minutos a vaciar tu mesa de aquello que no tenga que estar, y guarda la documentación.
Así cuando llegues al día siguiente, te dará la sensación de claridad y te costará bastante menos iniciar el trabajo.
Conclusión
Quiero mencionar que ser productivos tiene tantos frentes posibles, que muchas veces sería más fácil encontrar lo que no nos ayuda, que lo que sí.
Básicamente porque no somos conscientes de que cosas como la iluminación, los colores, los aromas, etc., nos ayudan a ser más rápidos y esforzarnos menos.
Pero lo cierto es que así es.
Y por mucho que creamos que para conseguir el éxito es necesario, como mínimo, levantarse y caminar.
Lo cierto es siempre será más inteligente apoyarse en cualquier cosa que te ayude a lograrlo antes.
Hasta la próxima.