¿Conoces los mejores métodos para gestionar tus tareas?

Deja de esforzarte más. Hagas lo que hagas no vas a lograr gestionar el tiempo.
Pero quizá sí que deberías poner todo tu empeño en encontrar el modo de gestionar tus tareas y proyectos lo más eficazmente posible.
 
Porque todas las personas disponemos exactamente de las mismas horas cada día. Sin embargo hay personas que en idénticas circunstancias, son capaces de lograr mayor éxito y, además  disfrutan de más tiempo libre que dedican a lo que quieren.
 
Una de las principales diferencias que existen entre los profesionales de éxito y el resto, es la capacidad que los primeros tienen para gestionar sus tareas más eficazmente y en menor espacio de tiempo. Son más productivos.
 
Por lo tanto, la gran pregunta que habría que responder no es de dónde sacan el tiempo extra que les permite hacer más cosas. La cuestión es qué herramientas o sistemas usan para lograr mejores resultados en menor tiempo.
 
Si eres empresario, gerente o directivo y quieres pertenecer a ese grupo de profesionales que logran el éxito, es imperante que en tu día a día manejes con soltura algún sistema de gestión de tareas.
 
A continuación te cuento cuales son los que a mí más me han ayudado.
 
 

LOS MÉTODOS QUE A MÍ MÁS ME HAN AYUDADO

En todos los años que llevo como empresario he utilizado muchos sistemas distintos de gestión de tareas, pero los que a continuación te expongo son los que mejor me han ido -cada uno en su momento-.
 
Más adelante explicaré más a fondo de cada uno de ellos.
 
Los métodos de los que voy a hablar son:
  • La técnica Pomodoro
  • El método ABC
  • La matriz de Eisenhower
  • GTD
 
Vamos allá.
 
 

LA TÉCNICA POMODORO

La técnica Pomodoro, fue creada por un italiano llamado Francesco Cirillo a finales de los años 80. Y como su propio nombre indica, no es un método, es una técnica.
 
En qué consiste
La técnica consiste en separar tus trabajos pendientes en bloques de tiempo. Dedicando 25 minutos para trabajar a tope, y 5 minutos para descansar y hacer lo que quieras.
Y cada 4 repeticiones (es decir, cada 2 horas), añadir un descanso extra de 10 minutos.
 
Mi opinión sobre esta técnica
Si tu trabajo depende siempre de grandes tareas que duran mucho tiempo, o el estilo de las mismas siempre es el mismo, la verdad es que ayuda bastante, porque te permite concentrarte sólo en eso.
Ahora bien, para usarla como sistema central de gestión de tareas no es muy adecuada. Y menos para alguien en un puesto de responsabilidad, debido a la gran variedad de tipos de tareas que tiene.
 
 

A – B – C

Este es el sistema que normalmente se utiliza cuando no tienes un método. Casi me atrevería a decir que es por el que empezamos todos.

Puede que lo conozcas también bajo la denominación: 1-2-3 o de las prioridades. Y ahora con la tecnología moderna, lo que se usan son los colores en lugar de las letras o los números.
 
En qué consiste
Tiene un funcionamiento muy simple. Se trata de marcar cada una de las tareas con una letra o un número, dependiendo del nivel de urgencia que le quieras aplicar. Siendo por regla general la A (o el 1) la que más urgencia implica y la C (o el 3) la que menos.
 
Mi opinión sobre el método
Cuando no conoces nada más, puede ayudarte. Pero enseguida te das cuenta que es bastante débil. A no ser que tu nivel de tareas sea tan escaso como para que ni siquiera necesitases un sistema.
 
 

LA MATRIZ DE EISENHOWER

 

Este método creado por el General Dwight D. Eisenhower (trigésimo cuarto presidente de los EEUU y que estaba obsesionado con la gestión del tiempo) es de los más famosos.
 
En qué consiste
El método está basado principalmente en la importancia y la urgencia de la tarea. Y divide las mismas en 4 cuadrantes:
 
 Matriz Eisenhower
 
Importante y Urgente
Para las tareas que hay que hacer lo antes posible.
Importante y NO Urgente
Para las tareas que te conducirán a tus objetivos, pero que no es urgente realizarlas.
Urgente y NO Importante
Para las tareas que hay que hacer cuanto antes, pero que no te conducen directamente a tus objetivos.
No Urgente y No Importante
Para las tareas que ni fu ni fa. Es decir, que si no se hacen no lo va a notar nadie.
 
Mi opinión sobre el método
Fue el primer sistema serio que utilicé y la verdad es que durante un tiempo me ayudó bastante. Y si no quieres complicarte demasiado la vida, está genial.
Aunque si tu nivel de tareas es elevado y de verdad quieres ser muy productivo quizá tengas que prestar mayor atención al siguiente método.
 
 

GTD

Getting Things Done es un método creado por David Allen y que se basa en la NO asignación de prioridades a las tareas.
 
Es el método que utilizo desde que lo descubrí por ser el más completo que he probado. Y es capaz de darme un control sobre lo que hago y lo que tengo que hacer, que no había conseguido hasta ahora con ningún otro.
 
En qué consiste el método
El método se centra en la idea de que es necesario poder liberar la mente para trabajar totalmente concentrado en lo que tengas que hacer. Y propone guardar todas las tareas en un lugar específico, que sea siempre el mismo y al que acudirás para recuperarlas cuando consideres.
 
Las tareas se dividen posteriormente en distintas listas y, separadas a su vez por contextos (como por ejemplo, según el lugar o la herramienta necesaria para su ejecución).
 
El sistema se compone básicamente de 5 principios, necesarios todos para obtener un resultado óptimo:
 
Recopilar
Etapa en la que sacas de tu cabeza cualquier idea, tarea o pensamiento y lo colocas en un lugar específico (bandejas de entrada)
Procesar
Etapa en la que coges todas las cosas que has sacado de tu cabeza y decides qué has de hacer con ello. Lo conviertes en acciones.
Organizar
Etapa en la que coges todas las tareas y las organizas en listas según el tipo de tarea que sea y separadas por contextos.
Evaluar
Etapa periódica en la que revisas tus listas y tu sistema para mantenerlo actualizado.
Hacer
El objetivo del método. Que busca la realización de las acciones de la manera más eficiente posible.
 
Mi opinión sobre el método
Es el mejor con diferencia. Y si tu vida está llena de tareas, proyectos y mil frentes abiertos, desde luego es el sistema que necesitas.
 
Ahora bien, es algo complicado de implementar. Y no porque sea difícil en sí mismo, sino porque requiere de interiorizar una serie de hábitos necesarios para su correcto funcionamiento. Y ya sabemos lo que cuesta aplicar hábitos nuevos y borrar los que no nos benefician.
 
Pero de verdad que merece la pena.
 
 

CONCLUSIÓN

Como ya te he indicado más arriba, en próximas entradas iré desarrollando más a fondo cada uno de estos métodos. Dedicándole especial atención a GTD, que es el que creo que más te puede ayudar.
 
Y también te contaré cómo lo implemento yo, qué herramientas utilizo y qué cambios le hago para adaptármelo a mí.
 
 
En fin, espero que te haya gustado el post y, si crees que le puede ayudar a alguien, te agradeceré enormemente que lo compartas en tus redes sociales.
 
Si te apetece opinar sobre esto o dejarme algún comentario, hazlo más abajo y estaré encantado de responderte.
 
Un saludo y hasta la próxima.
 
 

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