Cómo organizar las tareas pendientes

Organizar las tareas pendientes es un paso que no puedes pasar por alto si quieres mantener un orden productivamente alto en tu día a día. Y en el caso de GTD, es una de sus principales etapas.

Hasta ahora hemos visto la primera etapa de GTD, que es cómo has de capturar o recopilar cualquier cosa que aparezca en tu horizonte y que quieras o tengas que hacer.

Y también hemos pasado por la segunda etapa que es procesar todo aquello que hayas recopilado.

Hoy me voy a centrar en cómo has de organizar las tareas, para que tu sistema de organización personal funcione a las mil maravillas.

 

¿Qué es organizar las tareas?

Organizar las tareas es decidir dónde ubicarlas para que puedas acceder a ellas justo en el momento preciso para ejecutarlas.

Y en este caso, el lugar adecuado, si no es la papelera, será en una de las siguientes 6 listas que veremos a continuación y que deberán contener alguno de los 3 tipos de tareas distintas:

  • Tareas que tienes o quieres hacer cuanto antes
  • Tareas que tienes o quieres hacer, pero que pueden esperar
  • Tareas que son sólo deseos

 

Lista de: Próximas Acciones

En esta lista añadirás todas aquellas tareas que tienes o quieres hacer cuanto antes.

Es la lista que utilizarás como principal y que incorporará las acciones que tú mismo determines que son las más importantes o urgentes que hayas de ejecutar en los próximos días.

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Es aquí donde darás a cada tarea las características diferenciadoras de los contextos con el fin de que te sea más fácil determinar cuáles de ellas puedes hacer en cada momento según el lugar, la herramienta o la persona con la que estés.

Es importante además, que estés pendiente de lo siguiente para que esta lista cumpla su función a la perfección:

 

1# – No confundir acciones con proyectos

Una vez que decides que lo procesado lo vas a incluir en esta lista, debes tener muy claro no confundir acciones con proyectos, pues de lo contrario, si metes un proyecto (recuerda que un proyecto en GTD es cualquier resultado que requiere de 2 o más acciones para ser completado), al no estar del todo claro qué es lo que tienes que hacer, se quedará en la lista por una eternidad.

Para que lo entiendas mejor, fíjate en el siguiente ejemplo:

Imagina por un momento que tienes que enviar a tu equipo un memorándum con las últimas novedades.

Te haces la siguiente pregunta: ¿Qué tengo que hacer?

La respuesta más directa y rápida, incluso la más lógica, sería esta: “Tengo que enviar el memorándum”. ¿Es lo que te habrías contestado, verdad?

Pero no, la realidad es que no es enviar el memorándum lo que tienes que hacer. Ese es el resultado. Pero si lo piensas, en realidad tienes que hacer muchas más cosas. Como por ejemplo:

  • Listar todas las personas a las que se lo quieres enviar para no olvidarte de ninguno
  • Revisar o reescribir el texto para trasladar la información correcta
  • Buscar y añadir posibles adjuntos
  • Enviarlo

Enviar el memorándum es algo abstracto e inexacto. Y si de verdad quieres hacer un trabajo bien hecho, con la calidad y la antelación suficiente, requiere que antes te plantees todos y cada uno de los pasos que has de dar para que el resultado final de hacerlo, que es llegar a tus equipos, se cumpla.

 

2# – Redacta las acciones correctamente

Has de asumir que el modo en que redactes las acciones que quieres realizar determinará su accionabilidad, al menos visualmente hablando.

Es decir, que para que cuando revises la lista de las próximas acciones que quieres hacer, estas te aporten la motivación suficientes para que quieras hacerlas. Y para ello debes redactarlas siguiendo una metodología concreta:

La redacción debe empezar siempre por un verbo, y el enunciado redactado debe dejar cristalino qué es exactamente lo que tienes que hacer.

 

Lista de: A la Espera

En esta lista meterás todas aquellas tareas que por cualquier razón no se pueden realizar porque antes precisan de que alguna circunstancia o persona tome partido.

Un ejemplo de las tareas que pondrías aquí es:

  • Tareas en seguimiento de algo que hayas delegado a otra persona y que estás esperando que la complete. (Al ponerla en esta lista y si la revisas periódicamente, te asegurarás de que no te va a pasar)
  • Tareas que no pueden completarse hasta que no pase una determinada fecha. Por ejemplo la compra de unas entradas que no iniciarán su venta hasta dentro de 15 días.
  • Tareas que no pueden completarse porque dependen de otra persona. Por ejemplo aquellas que requieran de que alguien tome una decisión al respecto. (Un ejemplo muy claro de esto podría ser cuando esperas el “permiso” de tu pareja para poder comprarte un descapotable).

Si tienes trabajadores a tu cargo, o si trabajas con muchos proveedores o clientes distintos, esta lista será para ti tan importante o incluso más que la lista de “Próximas Acciones”.

 

Lista de: Agenda

En esta lista meterás todas aquellas tareas que tienen un día y una hora concretos para poder ejecutarse.

Son tareas que no se pueden realizar en ningún otro momento, y que de no hacerlas en esa fecha y hora específicas ya no la podrás ejecutar.

Un ejemplo claro de esto, sería una reunión con un cliente o una cita con el médico.

 

Lista de: Proyectos

Esta es la lista destinada a albergar todos los proyectos que tienes en marcha para tenerlos bien localizados y organizados.

 

Lista de: Esta Semana NO

Seguro que tienes un montón de tareas que quieres o tienes que hacer, pero que no son ni urgentes ni importantes y por lo tanto no tienes que hacerlas en los próximos días.

Esta lista en realidad es una variante de la lista de “Algún día” que veremos a continuación, pero con la salvedad de que puedes utilizarla para aquello que SÍ quieres hacer, pero que por distintas circunstancias decides que no lo vas a hacer cuanto antes, aunque sí quieres tenerlas bien presentes para su ejecución en algún momento.

El estilo de tareas que anotarías aquí podrían ser por ejemplo: la limpieza del garaje u ordenar los cajones de tu escritorio.

 

Lista de: Algún día

En esta lista es donde pondrás aquellas cosas que te gustaría hacer algún día, pero que no hacerlas no te va a suponer ningún tipo de trastorno o problema a nivel profesional o personal.

Las cosas que habitualmente se incluyen en esta lista son del estilo: viajar a la Conchinchina o comprarte un Rólex. Es decir, que podrías considerarlas de algún modo, más un deseo que una tarea.

La explicación del por qué no usar sólo esta lista y así eliminar la anteriormente vista de “Esta semana no”, es para que no mezcles las tareas o proyectos que sí quieres hacer aunque no tengan importancia o urgencia, de las que son simplemente deseos, y así aligerarlas de una manera parecida a lo que harías con los contextos.

 

Conclusiones

Es evidente que organizar las tareas correctamente te facilitará el paso más importante de todos y sin el que por mucho que hicieras no lograrías avanzar nada: HACER.

Prestar atención a los pasos previos a la ejecución es necesario para que cuando tengas que actuar te sea más fácil y puedas así mejorar tu productividad.

En los próximos días te contaré cómo has de revisar todo este sistema para que puedas mantenerlo actualizado y te aporte así tranquilidad y seguridad en él.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy.

Si te parece interesante lo que te he contado y crees que podría ayudar a otras personas, ayúdame a hacérselo llegar y compártelo en tus redes sociales.

Y te invito a que dejes un comentario a continuación y me cuentes cómo lo haces tú y aportes tu visión de lo que supone ser productivo para ti.

 

Hasta la próxima.

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