Haz que las reuniones comerciales también sean productivas

Seguro que no es nuevo para ti si te digo que para que cualquier empresa crezca en su sector, o como mínimo quiera mantenerse, es imprescindible que cuente con un equipo comercial.

Es además evidente, que según el tamaño de la empresa o de las aspiraciones de crecimiento que esta tenga, el volumen del equipo comercial deberá ser más o menos grande. Partiendo de un comercial y hasta un número infinito.

Pero lo que voy a tratar en este artículo va de cómo se gestionan esos comerciales, y en concreto de la parte que tiene que ver con las reuniones de equipo que se hacen -o deberían hacerse- de manera periódica.

Porque buena parte de la rentabilidad de una empresa pasa por un uso efectivo del tiempo de su personal, y las reuniones con los comerciales es una de esas partes que no siempre se realiza del modo más productivo posible.

Y eso lo podemos achacar a muchas cosas, aunque generalmente tiene que ver con los ideales del empresario, o incluso del gerente de ventas, que se agarran a la tan fatídica barandilla del: “es que siempre lo hemos hecho así”.

Aunque también podría ser porque el responsable comercial esté anticuado, tenga creencias equivocadas, o le falten conocimientos.

En cualquier caso, lo que pretendo no es decirte por qué se está haciendo mal. Mi idea es hacer una reflexión sobre cómo se está haciendo y darte una idea de cómo se podría mejorar.

 

Para qué se hacen las reuniones de equipos comerciales

La reflexión me lleva en un principio a plantearme por qué se hacen las reuniones de equipo comercial. Entre otras cosas, porque las reuniones mal planificadas son anti productivas de todas todas, y no suele ser muy normal que estas de las que estamos tratando se planifiquen como toca.

Entre otros motivos porque como son habitualmente diarias, se toman más como una tarea más que como lo que son en realidad.

Los motivos más comunes por los que se realizan las reuniones comerciales son:

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  • Para hacer seguimiento particular del trabajo de cada vendedor
  • Para que los vendedores sean conscientes de que se les está controlando
  • Para que los vendedores puedan entregar un rapport del trabajo realizado
  • Para comentar resultados y previsiones
  • Para marcar objetivos
  • Para hacer mini formaciones

Otros asuntos que también se suelen comentar, y que no he indicado en la lista por ser menos habituales, son: Ayudar a los vendedores ante posibles problemas con clientes, comentar temas sobre gestión de cobros a clientes, control o aclaración de comisiones, etc.

Todos los mencionados y algunos más, son temas que necesariamente hay que tratar con los comerciales, aunque según mi experiencia, hay formas mucho más productivas de gestionarlos, con los que se pierde menos tiempo y se logran mejores resultados. Aunque los trataremos en otra ocasión.

 

Cómo suelen ser las reuniones de equipo comercial, según sea el estilo de la empresa

Otro punto de la reflexión, tiene que ver con cómo se realizan las reuniones comerciales, desde el punto de vista de la mentalidad o estilo de la empresa. Y en muchos casos, las del responsable comercial.

Las reuniones en empresas “exigentes”

En este tipo de empresas, el responsable comercial suele obligar a su equipo de vendedores a realizar, no sólo una reunión diaria por la mañana, es que además les obliga a realizar otra reunión cuando van a finalizar la jornada laboral a última hora de la tarde.

El fin principal de este sistema, es el de atar bien corto a los vendedores. Algo en mi opinión contraproducente, y aunque es probable que en algunos sectores pudiera ser necesario debido a las circunstancias del negocio (como aquellos que deben entregar el dinero cobrado durante la jornada), opino que existen otros métodos menos “abusivos”.

En estas empresas, la reunión de la mañana se suele realizar para confirmar qué va a hacer cada vendedor durante el día. Y las de última hora, se comenta qué es lo que en realidad han hecho.

Para mí, lo peor de este sistema ni siquiera es el excesivo control del vendedor por parte de su responsable. Es sobre todo, por la enorme pérdida de tiempo de trabajo efectivo de venta que se obtiene. Y que en definitiva es para lo que se contratan comerciales.

Porque, o bien los vendedores han de trabajar más horas de las que serían normales según sus condiciones laborales, o bien se están perdiendo como mínimo entre 1 y 2 horas de trabajo de venta. ¡Una barbaridad!

Además de estas reuniones de control diario, también realizan la de control mensual para evaluar resultados y marcar objetivos para el mes siguiente. E incluso en muchas ocasiones, también hacen una semanal -los viernes habitualmente- para valorar la semana.

Seguro que te parece exagerado, pero yo conozco más de una empresa que funciona según este método. Y aunque funcionar, funcionan, también es verdad que suelen tener una altísima rotación de vendedores.

Y en cualquier caso, es una aberración de horas perdidas que va totalmente contra la productividad y la rentabilidad de la empresa.

Las reuniones comerciales en empresas “estándar”

Estas son las más habituales, y su sistema consiste en realizar una reunión diaria a primera hora de la mañana, en la que se tratan los resultados del día anterior y la estimación del trabajo del día que van a empezar.

Y como en el caso anterior, también suelen realizar la reunión de evaluación mensual y en algunos casos también la de control semanal.

Las reuniones comerciales en empresas “liberales” o “modernas”

Por último, tenemos las empresas que se podrían considerar como más modernas o liberales y en las que únicamente se realiza una reunión semanal de control, además de la mensual de evaluación.

En la mayoría de los casos, estas empresas funcionan con vendedores autónomos, a los que no se les puede “obligar” a realizar reuniones periódicas, básicamente por las connotaciones implícitas que lleva el concepto de autónomo.

Aunque esto tampoco es un freno para algunas empresas como las anteriores mencionadas.

 

Y ¿por qué se hacen así las reuniones de ventas?

Lo curioso es que la mayoría de los gerentes de ventas que realizan reuniones periódicas diarias con sus equipos, lo hacen con la verdadera intención de ayudarles a lograr más ventas -además, por supuesto, para hacer seguimiento y control-.

Pero si ya de inicio le están restando tiempo de trabajo efectivo de ventas y además comúnmente les cargan de presión para que logren los objetivos marcados, quizá deberían replantearse, no el hacer menos reuniones o menos duraderas, sino el por qué hacen estas reuniones y lo que podrían lograr con ellas.

Porque…si tenemos en cuenta que vender no es algo con lo que se nace, sino que se aprende, y a todos los vendedores se les hace la misma formación -si es que se les hace-, ¿a qué podríamos achacar que unos vendedores obtengan mayor éxito que otros?

Y me estoy refiriendo a los que destacan mucho por arriba y también a los que destacan por abajo de manera estable.

Para empezar, habría que recordar que cada comercial es un mundo, con unas circunstancias y necesidades totalmente diferentes a los demás. Y también, que unos aprenden más rápido que otros -tanto de la parte teórica como de la experiencia- y además captan las técnicas unas de mejor manera que otras.

Sin embargo, cuando se les forma, se hace normalmente siguiendo el concepto formativo de equipo y no el individual.

 

Gestiona los POR QUÉS

Quizá, como idea, en lugar de utilizar las reuniones para preguntar qué hicieron ayer y qué van a hacer hoy, y presionarles para mejorar, habría que preguntarse por qué los que tienen mucho éxito lo consiguen y también por qué los que no tienen tanto éxito no lo logran.

Porque si el trabajo del jefe de ventas es lograr que su equipo comercial venda más, lo que de verdad debería hacer es preguntarse constantemente por qué pasan las cosas que pasan y centrarse en mejorarlas.

Así que si te ves reflejado en esta reflexión que hago, empieza a preguntarte a ti mismo y por supuesto a cada uno de los comerciales de tu equipo: ¿por qué venden los que venden? y ¿por qué no venden los que no venden?

Y posteriormente, dedícate a ayudar a los que más venden a mejorar aún más, y a los que no venden, a incorporar la metodología de los que más éxito tienen para intentar equipararlos.

 

Una idea para que las reuniones comerciales sean mucho más productivas

Con todo lo expuesto hasta ahora, te habrás podido hacer una idea de que soy bastante contrario a la realización de este tipo de reuniones comerciales. Al menos no tantas. Aunque también te digo que no siempre fue así. Hubo un tiempo que yo pensaba que estas reuniones eran de lo más beneficiosas para mi empresa.

Aunque no nos engañemos, a los comerciales también les gusta sentirse controlados. Quizá no de una manera extrema, pero sí necesitan saber que hay alguien detrás que les ayuda a empujar y les marca los límites de los que no deben salirse.

Y puesto que eliminar las reuniones comerciales no es algo que uno se pueda plantear como máxima, y ya que hay que hacerlas, lo que sí que se puede hacer es convertirlas en reuniones productivas.

Un método bastante eficaz de conseguir que estas reuniones sean productivas, es siguiendo un poco el formato de la metodología ágil SCRUM, y que consiste en lo siguiente:

  • Las reuniones deben durar un máximo de 15 minutos (se entiende que un equipo comercial no debería superar los 6 u 8 comerciales como máximo), en las que cada comercial del equipo deberá aportar la siguiente información:
    • Qué ha hecho el día anterior (nº de visitas, nº de contratos cerrados, etc.)
    • Qué va a hacer en el día de hoy (nº de visitas concertadas, nº de visitas de cortesía, zona que va a trabajar, etc.)
    • Qué problemas le han surgido como consecuencia de su trabajo
  • Las reuniones para ser efectivas de verdad, deben realizarse de pie, con lo que se consigue que los vendedores no se acomoden. Y se debe procurar ser lo más estricto posible en cuanto a la duración de la reunión.

Otro punto importante a tener en cuenta al hacer las reuniones comerciales, es realizarlas fuera del horario habitual de los clientes que se van a visitar. Es decir, si el cliente objetivo son comercios que abren sobre las 9 de la mañana, la reunión no puede hacerse a esa hora, habría que hacerla antes. Pues a las 9 los comerciales ya deberían estar en su zona de trabajo, e incluso en casa de los clientes.

 

Conclusiones

Al final me he extendido muchísimo más de lo que pretendía, y si has llegado hasta aquí, no puedo más que agradecértelo.

Pero es que me emociono, y…

Como conclusión sólo puedo recalcar los puntos más importantes de todo lo expuesto:

  • Si has de hacer reuniones, que no sea porque siempre se ha hecho así. Intenta encontrar puntos que se puedan mejorar y trabaja para ello.
  • Busca también otros medios para que los vendedores a tu cargo puedan presentar los rapports, para que la reunión no se alargue por este motivo.
  • Y para finalizar, pregúntate a ti mismo y también a cada uno de tus vendedores POR QUÉ consiguen lo que consiguen.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy.

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Y te invito a que me dejes un comentario y me cuentes qué piensas de las reuniones comerciales, cómo las hacéis vosotros y si conocéis algún sistema que ayude a otros a mejorar.

Hasta la próxima.

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