Todoist, quizá el mejor gestor de tareas que exista

Yo llevo con esto de querer ser productivo prácticamente toda mi vida profesional consciente. Y usando el método GTD al menos 15 años.

Pero querer ser productivo y utilizar métodos excepcionales, normalmente no basta para conseguir lo que uno quiere. Es por ello es que existen casi infinitas herramientas y aplicaciones que nos ayudan, a los que no tenemos una mente privilegiada, a organizarnos mejor y que nos sea más sencillo hacer lo que queremos hacer.

Y de entre todas las herramientas disponibles, la que yo considero como principal, es aquella que te ayuda a gestionar las tareas, que si logras encontrar la que más se adapte a ti, tendrás a tu lado al mejor escudero posible para tu productividad.

 

La importancia del gestor de tareas

Resta decir que en todo momento me estoy refiriendo a herramientas tecnológicas. Porque aunque es verdad que hay personas que prefieren manejarse con herramientas analógicas (agendas y libretas de papel básicamente), yo opino que a estas alturas de la tecnología, no aprovecharse de los valores que nos ofrecen, en comparación con el papel, es un error.

Pero como siempre, para gustos, los colores.

Muchos expertos en productividad dicen que la herramienta no es lo más importante, que lo que de verdad importa es el método de organización que utilices. Y yo estoy totalmente de acuerdo. Pero también te digo, que si la herramienta que utilizas trabaja para ti, y además consigues adaptarla a tus necesidades específicas y al método que utilices, los resultados a obtener se multiplican exponencialmente.

A la vez te reconozco, que yo quizá sea un “agonías” con esto de los gestores de tareas. Y eso me ha llevado a dedicar muuuuuchas horas de mi vida a la búsqueda del gestor de tareas perfecto. Por lo que he probado infinidad de opciones distintas de las que he encontrado por ahí. Pero sin duda, y sin haber llegado a probar todas las que hay en el mercado, lo que yo te puedo decir es que la mejor hasta ahora para mí es Todoist. Y es la que estoy utilizando en mi día a día desde hace ya bastante tiempo.

Todoist_logo

Todoist tiene al menos 3 cosas que para mí la hacen una herramienta fantástica:

  1. Es muy completa (por no decir la más completa)
  2. La personalización e integración con otras aplicaciones de uso habitual es muy buena
  3. Y para rematar, la curva de aprendizaje es bastante corta.

Claro, que si no sigues ningún método de organización y lo único que buscas es una aplicación en la que anotar tus tareas, quizá Todoist sea un poco “grande”. Y no es que no te pueda servir, todo lo contrario. Pero es como desperdiciar el montón de posibilidades que te ofrece, en comparación a si la haces servir a un método, como por ejemplo a GTD.

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Así que voy a contarte cuáles son esas cualidades que tiene Todoist y que la hacen para mí la mejor herramienta hasta el momento.

 

Características principales de Todoist

Todoist es multiplataforma

Esto ya empieza a ser un habitual es prácticamente todas las aplicaciones de gestión de tareas. Pero en este caso es que es muy buena en cualquiera de los sistemas que utilices. Pues no solo está para IOS, Android y web. Es que además tiene aplicación para Windows y Mac, lo que te facilita el uso para esos momentos en que no tienes conexión a internet

Todoist tiene un diseño minimalista y claro

Quizá esta sea la parte que a mí menos me gusta de la aplicación. Pero es que a mí me gustan las cosas un poco más “recargadas”. Aunque debo reconocer que ello ayuda a verlo todo muy claro y sin distracciones.

Todoist te permite crear sub-tareas y sub-proyectos

Para mí es una opción que considero imprescindible. Sobre todo si el método que utilizas es GTD. Porque así, aquellos proyectos que sólo tienen 2 o 3 tareas como mucho, no tienes que crearlos como tales.

Todoist permite el uso de contextos (etiquetas)

Esto no es novedoso, sobre todo en comparación con aquellas aplicaciones pensadas para GTD. Pero son fáciles de añadir y además permite que puedas usar más de un contexto por tarea.

Todoist te permite la personalización por colores

Te permite dar color a las carpetas (proyectos), a las etiquetas y a los filtros. Y por otro lado, también a la interfaz.

Todoist ofrece hasta 4 niveles de prioridad

GTD defiende la política de no aplicar prioridades a las tareas. Sin embargo, en este caso, más que para dar prioridad, se pueden utilizar para diferenciar las tareas que serían tus próximas acciones de las demás. Algo que en otras aplicaciones suele hacerse mediante una estrella.

Con Todoist puedes añadir recordatorios a las tareas

Esto también podrías pensar que no es novedoso, sobre todo si lo comparamos con otras aplicaciones de un nivel decente. Pero debo decirte que en Todoist, los recordatorios están muy logrados. Y además de poder marcarlos según el día y la hora, también puedes hacerlo según la ubicación.

Todoist sincroniza con Google Calendar

La sincronización es total. Es decir, si tú creas una tarea y le marcas una fecha y una hora, esta tarea te aparecerá como cita en tu calendario de Google. Y si lo que haces es crear la cita en Google Calendar, también te aparecerá en Todoist.

Las tareas que hayas creado en Todoist para una fecha, pero sin marcarle ninguna hora, aparecerán en el apartado de “todo el día” de Google Calendar.

Debo decir, que esta es una de las últimas actualizaciones grandes de la aplicación y que a mí en concreto me viene genial. Pues me ayuda a no tener que estar mirando 2 aplicaciones para ver mi día. Me basta con mirar una de las 2, y que habitualmente es Todoist.

Todoist facilita la introducción de fechas de manera inteligente

Al principio se hace raro, pero cuando te acostumbras se convierte en algo muy cómodo. Y es que puedes introducir la fecha en la tarea de manera manual, es decir, sin tener que irte al apartado del calendario para elegir el día. Basta con que escribas qué día quieres para esa tarea a la vez que escribes el enunciado. (Ejemplo: Llamar “mañana” a Luis. Donde mañana desaparece del texto y se marca como fecha en su espacio, quedando la tarea así: Llamar a Luis)

Todoist permite la creación de tareas recurrentes

Esta opción está genial, pues te permite casi infinitas maneras de marcar la concurrencia. Y aunque en realidad es una opción que está en casi todos los gestores de tareas, la forma de hacerlo en esta es muy cómodo.

En Todoist puedes añadir notas y archivos a las tareas

Esto no tiene demasiada explicación. Es tan simple como acceder al espacio de notas y escribir lo que precises.

Y para el caso de los archivos, en concreto te permite añadir cualquier archivo desde tu ordenador, tu Dropbox o tu Google Drive.

Yo es una opción que no utilizo por mi manera de gestionar los archivos, pero reconozco que para algunas personas puede ser una opción necesaria.

Con Todoist puedes compartir proyectos y tareas con otras personas

Esta es otra de esas maravillosas opciones de la aplicación. Y es que puedes compartir un proyecto con otra persona para esas ocasiones en que varias personas son las que pueden ejecutar las tareas.

Un ejemplo de uso es compartir la lista del supermercado con tu pareja, en la que se van añadiendo productos a comprar, y el primero que va al supermercado va tachando a medida que va comprando, así se evita, por ejemplo, comprar 2 veces el mismo producto.

Otro ejemplo muy válido es el del directivo que comparte la lista de tareas con su secretaria o con algunos subordinados para ver la evolución de su trabajo sin tener que estar preguntándoles.

Todoist dispone de un potente filtrado de tareas

Una vez que te haces con el sistema de filtrado, es de esas cosas que más utilizas, pues te permite diferenciar las enormes listas de tareas según las circunstancias concretas que tengas en cada momento.

Con Todoist tienes widgets de inserción rápida para IOS y Android

En ambos sistemas dispones de una opción para poder agregar tareas de manera inmediata, desde cualquier pantalla en la que te encuentres. Algo que facilita mucho la captura de tus pensamientos para convertirlos en tareas, sin tener que estar cambiando de pantalla constantemente.

Todoist tiene aplicación para Gmail

Si utilizas Gmail, esta es otra de esas opciones, que junto con la sincronización de Google Calendar, hace que la aplicación sea maravillosa.

Cuando recibes un email, te da la opción desde el mismo mail de crear una tarea con él. Podrás cambiarle el título a la tarea (o dejar el que aparece en el asunto por defecto) para así saber exactamente a qué hace referencia. Y lo mejor es que desde la aplicación Todoist, podrás acceder al mail gracias al link que te llevará directamente hasta Gmail y te abrirá el email.

Aunque también puedes reenviarte el mail a Todoist y en la sección de notas te aporta el link para poder acceder a él.

Esta opción es especialmente buena cuando lo que quieres es hacer seguimiento de algún mail que hayas enviado.

Con Todoist puedes crear páginas web como tareas

De entre la gran cantidad de opciones para crear tareas que te ofrece la aplicación, esta es otra de las que yo más utilizo.

Imagínate que estás navegando por internet y ves una información que quieres revisar más tarde, pues es tan simple como crear la web como tarea y te crea un link (que también puedes personalizar cambiando el texto) que te llevará directamente a esa web.

Y no es lo mismo que guardarte la web para leerla más tarde, pues eso lo puedes realizar con otras aplicaciones mejores para ello (como por ejemplo Pocket). Es más para acceder a la web sin tener que buscarla. Por ejemplo, cuando quieres hacer seguimiento de un envío que esperas, te creas la página de seguimiento como tarea y accedes a ella desde tu aplicación de tareas.

 

Qué es lo que menos me gusta de Todoist

Por muy maravillosa que sea la aplicación, también tiene cosas que pienso que serían mejorables. Aunque te diré que se actualiza constantemente y que van añadiéndole nuevas opciones y mejoras.

Las cosas que a mí menos me gustan o más me molestan, son:

  • Las sub-tareas y sub-proyectos no hacen referencia a las tareas y proyectos de los que cuelgan, cuando los ves como unidad, por lo que te obliga a detallar mucho para no tener que buscar a qué hace referencia
  • El espacio para escribir los proyectos es escaso, lo cual no entiendo, pues dejan demasiado espacio sin usar que podría como mínimo permitirnos modificar a nuestro antojo.
  • El uso de los colores de personalización de los proyectos, las tareas y los filtros es excesivamente simple. Y aunque es suficiente, creo que podría dar la opción de ser más visible. Por ejemplo, coloreando el texto.
  • las tareas que tienen fecha y hora, aparecen arriba del todo de la pantalla “Hoy”, sin embargo, considero que por la importancia que tienen, deberían ser muchísimo más visuales. Quizá dentro de un recuadro de color, o algo así.
  • Aunque el filtrado de tareas es muy potente, la verdad es que permite pocas opciones de personalización visual
  • La aplicación de Gmail debería tener también opción directa cuando envías un email. Así no tendrías que irte hasta la bandeja de enviados para crear el email como tarea.

 

Conclusiones

La conclusión como has podido ver, es que Todoist es una aplicación completísima. Y aunque no te he contado al 100% todo lo que se puede hacer, sí que te he puesto los puntos que para mí son más importantes y que la convierten en mi principal compañera para la gestión de mis tareas.

En próximas entradas, te iré contando con más detalle cómo utilizo yo la aplicación por si ello pudiera ayudarte a decidirte por ella, o para mejorar el uso que ya le estés dando.

 

Y hasta aquí por hoy.

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Y también te invito a que me dejes un comentario y me cuentes cómo la estás utilizando tú, o qué otra aplicación utilizas que pudiera compararse a esta.

Hasta la próxima.

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