Cómo mejorar el contexto @ordenador

Para aquellos que conozcáis el método GTD y además lo uséis, entenderéis perfectamente de lo que voy a hablar. Y para los que no lo tengáis muy claro, podéis echar un vistazo aquí.

Yo utilizo GTD desde hace muchos años ya, y desde el principio, el uso de los contextos es de las cosas que más me ayudaron en la organización.

Pero con el paso del tiempo, el avance de la tecnología y los cambios necesarios en la manera de trabajar, he llegado a la conclusión que algunos de los contextos que antes daba como imprescindibles, a día de hoy más que ayudarme lo que hacen es entorpecerme. Y en concreto me refiero al contexto @ordenador.

¿Y por qué no funciona?, pues porque actualmente es demasiado genérico. Porque a no ser que la parte principal de tu trabajo la realices en movimiento, estoy casi convencido que estarás más tiempo delante del ordenador que con cualquier otra herramienta. Al menos a mí me pasa así.

Esto me lleva a que prácticamente todas mis tareas tienen añadidas el contexto @ordenador, y claro, a la hora de filtrar por contexto, no consigo ningún beneficio.

Eso me llevó en su momento a dar prioridad a las tareas para tener un modo de diferenciarlas, pero, entre que en GTD el concepto prioridad de las tareas no existe y que yo tampoco me sentía demasiado cómodo con ello, hizo que abandonase la opción de priorizar para separar las tareas.

Y fue un día en un aeropuerto en que no tenía conexión a internet cuando se me iluminó la bombilla. Porque al querer elegir tareas para poder hacer en ese rato, me encontraba teniendo que desechar muchísimas de ellas porque no podía realizarlas al no disponer de conexión.

Así que voy a explicarte cómo mejorar el contexto @ordenador, por si a ti también te estuviese pasando algo parecido a mi.

 

Cómo utilizo yo el contexto @ordenador

Como te he dicho, la inmensa mayoría de mis tareas que no son en movimiento, las he de realizar -por necesidad o preferencia- con el ordenador.

Así que, lo que he hecho ha sido dividir este contexto en tantos como opciones de uso podría darle, de manera que me ayudasen a reducir las listas todo lo que pueda.

Y el resultado es el siguiente:

@Ordenador_Internet

Bajo este contexto, añado las tareas que tengo, o prefiero realizar con el ordenador y que para ello preciso una conexión a internet.

Por ejemplo, cuando voy a trabajar con alguna aplicación que está en web, o que precisa de sincronizarse y no quiero esperar a tener conexión para que sincronice.

@Ordenador_sin_Internet

Bajo este contexto, añado las tareas que tengo o prefiero realizar con el ordenador, pero que para ello no preciso tener conexión a internet.

Por ejemplo, cuando escribo mis artículos, creo presentaciones, o manejo hojas de cálculo.

@Ordenador_Revisar

Y este contexto, es para esas tareas en las que tengo que revisar alguna documentación, hoja de cálculo, etc., y que por su volumen o tipo de información, me es más cómodo hacerlo desde el ordenador en lugar de, por ejemplo, la tablet.

Conclusiones

El gran poder de los contextos reside en la ayuda que te aporta a la hora de determinar qué acciones puedes hacer según las circunstancias en las que te encuentres. Pero si estos son demasiado genéricos, no solo no te ayudarán, sino que acabarás por dejar de utilizarlos. Y eso sería como quitarle las ruedas a un coche.

Para aclarártelo un poco más, voy a utilizar una comparación un tanto absurda:

Imagínate que utilizases tu coche para desplazarte, pero no lo arrancases y tuvieses que ir empujándolo…¿a que dejarías de utilizarlo?

Por lo tanto, y ya para finalizar, lo que yo te recomiendo es que reflexiones sobre cuáles son tus necesidades concretas y pienses en cómo puedes mejorar tus contextos para crearte el entorno que más se adapte a ti y lo perfecciones hasta lograr que te ayude a sacar cuanto más trabajo mejor y así avanzar hacia tus objetivos.

Y hasta aquí la entrada de hoy.

Si te parece que la información que te aporto podría ayudar a otras personas, échame una mano y compártela en tus redes sociales.

Y te invito a que me dejes un comentario y me cuentes cómo utilizas tú los contextos, a ver si puedo aprender de ello yo también.

Hasta la próxima.

Cómo revisar tus tareas para tener el control

La revisión en GTD

Sacar las cosas de tu cabeza, procesarlas y organizarlas no es suficiente para obtener todo el potencial posible de cualquier método de gestión de tareas, sea el que sea, y aún menos lo es si el método que sigues es GTD.

Por lo tanto hoy, te voy a contar cómo se debe hacer -cómo lo hago yo- el paso que más seguridad y confianza aporta en el sistema. Te voy a hablar de cómo revisar tus tareas para tener el control total.

Revisamos nuestras finanzas y nuestros vehículos para que estén al día y operativos, pero no siempre revisamos nuestros pendientes.

Para empezar te diré, que sólo si revisas periódicamente tus pendientes tendrás alguna posibilidad real de tener éxito en aquello que quieras conseguir.

Porque el sistema has de mantenerlo vivo y actualizado para que te pueda aportar el control necesario, tanto de las cosas que tienes que hacer como de las que quieres hacer. En caso contrario, puede que lo anotes todo y lo organices en listas, pero no tienes seguridad de actuar en base a la dirección que quieres seguir.

Para ello, hay que hacer 2 tipos de revisiones periódicas y constantes, sin contar la que hacemos -o deberíamos hacer- cada año. Y son:

  • La revisión diaria, que es la que te permite decidir qué tienes o quieres hacer.
  • La revisión semanal, que es con la que podrás mantener el sistema actualizado y fiable.

Y a continuación vamos a ver cada una de ellas para que sepas cómo has de hacerlas del modo correcto para sacarles todo el jugo.

 

La revisión diaria

Esta revisión está a su vez conformada de 2 pasos: el que te permite saber qué hacer en cada momento y el que te permite elegir con antelación qué hacer mañana.

¿Qué hacer a continuación?

Esta es la revisión que más hacemos todos y que conocemos como «mirar la agenda y las listas de tareas constantemente» para decidir qué hacer a continuación.

Lo normal es hacerla tantas veces como sea necesario durante el día, y yo la hago del siguiente modo:

  • A primera hora de la mañana compruebo (para recordármelo) qué citas con hora estipulada tengo, y también reviso cuáles son las tareas más importantes que había decidido realizar hoy.
  • Una vez finalizadas mis tareas más importantes, reviso las listas de tareas filtrándolas por contextos para ejecutar las acciones que más se adapten a mis circunstancias en ese momento.

Haciendo esto, lo que consigo es no dejar al azar las cosas que puedo hacer durante el día, teniendo yo el control total de mi día.

Y otro punto a tener muy en cuenta, es que me permite conocer no sólo lo que quiero o tengo que hacer, sino que además me hace consciente de qué es lo que estoy decidiendo dejar de hacer. Que aunque pueda parecer a priori menos «importante», te aseguro que lo es tanto como hacer lo que hayas decidido.

¿Qué quiero o tengo que hacer mañana?

Yo soy de esas personas a las que las sorpresas les gustan bastante poco, y por ello procuro siempre que puedo anticiparme a los acontecimientos. Por eso, cada día a última hora reviso qué he hecho en el día de hoy y planifico lo que quiero o tengo que hacer mañana.

Los pasos que doy para ello son los siguientes:

  • Recopilo todo lo que pueda tener por ahí pendiente
  • Proceso y organizo cualquier cosa que tenga en mis bandejas de entrada para dejarlas limpias y así empezar el día de mañana desce «cero».
  • Reviso la agenda para comprobar si tengo alguna cita con hora cerrada.
  • En función de los huecos que tenga en la agenda, reviso las listas de tareas filtrándolas por contextos según las circunstancias que espero vivir mañana.
  • Para finalizar, elijo las 3 o 4 (o 1 si es muy grande) tareas que sí o sí decido que quiero hacer mañana y que suelo elegir en función de la importancia que van a tener para el avance de mis objetivos.

Por otro lado, ya sabemos que en GTD no existe el concepto «prioridades» tal y como lo entendemos normalmente. Por eso es que yo prefiero elegir hoy lo que quiero hacer mañana, pues me permite reflexionar con más tiempo y así aplicar la prioridad que yo considere según vayan avanzando mis días.

Esta revisión raramente me lleva más de 10 o 15 minutos.

 

Por qué es importante no saltarte la revisión diaria

Quizá porque seguramente sea el modo más fácil de que seas tú quien tenga el control de tu día, evitando así que vayas como pollo sin cabeza, ejecutando tareas sin ton ni son. Que si bien podrían llevarte en la dirección que quieres, también podrían no hacerlo.

 

La revisión semanal

Esta revisión es menos «agradable» de hacer porque hay que dedicarle más tiempo (habitualmente entre 1 y 2 horas) y porque también hay que estar concentrado en lo que estás haciendo para que sea de verdad efectiva.

El mejor momento para hacerla, al menos para mí, es a última hora del último día laboral de tu semana (en mi caso los viernes), pues así aún tienes bastante fresco qué es lo que ha pasado en los días pasados. Aunque hay personas que prefieren hacer esta revisión los domingos por aquello de que está a punto de empezar la nueva semana.

El modo de hacerlo es relativamente fácil, aunque yo te recomiendo que te fabriques tu propio checklist que se adapte a tus necesidades específicas, para que no se te pase ningún punto de la revisión.

Lo que yo reviso cada viernes a última hora es:

  • Recopilo todo lo que ande suelto por ahí y lo meto en mis bandejas de entrada.
  • Dedico unos minutos a hacer un vaciado de mi mente, ya que siempre hay cosas ocultas en los recovecos de mi cabeza.
  • Proceso y organizo todo lo que haya en las bandejas de entrada hasta dejarlas vacías.
  • Reviso los eventos con hora cerrada que tenía en mi agenda la semana que ha pasado para asegurarme que todo lo he realizado según estaba previsto y reflexionar sobre los resultados si es necesario.
  • Reviso los eventos con hora cerrada que tengo para las próximas 2 semanas, poniendo especial atención a lo que tengo la próxima semana.
  • Reviso cada una de las listas de tareas con las que trabajo: «Próximas acciones», «A la Espera», «Proyectos» y «Esta semana no», y las actualizo eliminando lo que ya esté realizado o se haya quedado obsoleto y moviendo tareas entre listas.

Estarás pensando que se me ha olvidado añadir la lista de «Algún día», pero no es así. Simplemente es que yo reviso esa lista sólo la última semana de cada mes, pues por mi forma de trabajar, yo en ella suelo añadir sólo cosas que estoy seguro que no voy a necesitar poner en marcha en los próximos días o semanas.

 

Por qué es importante no saltarte la revisión semanal

Simplemente porque es el modo más eficaz de confiar en tu sistema y a la vez hacerte consciente de qué es lo que tienes o quieres hacer en tu vida, asegurándote que está actualizado.

Además, te aclara qué cosas vas a poder abordar durante la semana que va a llegar, permitiéndote prepararte con suficiente antelación.

Saltártela es la mejor manera de perder el control de tus pendientes, provocando que poco a poco vayas perdiendo la confianza cuando te das cuenta que hay cosas anotadas que no tendrían por qué estar, y que están ejerciendo ruido en tus listas, y también que hay cosas que no tienes apuntadas y por lo tanto no paran de hacer ruido en tu cabeza.

 

Conclusiones

Las revisiones son la parte del método que más fácilmente se dejan de lado porque son aburridas y muchas veces también tediosas, pero mis años de experiencia en el uso de GTD me han demostrado que son fundamentales para tener lo que quiero: CONTROL

Al fin y al cabo, revisar el sistema no deja de ser una tarea que también has de realizar, al igual que lo es hacer un presupuesto a un cliente o elaborar un informe.

Así que anótatelo en la agenda y cumple con ella, pues la vida te será mucho más simple si eres tú quien la controla.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy. Si crees que esta información podría ayudar a más personas, échame una mano a hacérsela llegar compartiéndola en tus redes sociales.

Te invito además a que me dejes un comentario y me cuentes cómo haces tú la revisión de tu sistema por si pudiese aprender yo también algo de ti.

 

Hasta la próxima.

Cómo organizar las tareas pendientes

Oganizar las tareas en GTD

Organizar las tareas pendientes es un paso que no puedes pasar por alto si quieres mantener un orden productivamente alto en tu día a día. Y en el caso de GTD, es una de sus principales etapas.

Hasta ahora hemos visto la primera etapa de GTD, que es cómo has de capturar o recopilar cualquier cosa que aparezca en tu horizonte y que quieras o tengas que hacer.

Y también hemos pasado por la segunda etapa que es procesar todo aquello que hayas recopilado.

Hoy me voy a centrar en cómo has de organizar las tareas, para que tu sistema de organización personal funcione a las mil maravillas.

 

¿Qué es organizar las tareas?

Organizar las tareas es decidir dónde ubicarlas para que puedas acceder a ellas justo en el momento preciso para ejecutarlas.

Y en este caso, el lugar adecuado, si no es la papelera, será en una de las siguientes 6 listas que veremos a continuación y que deberán contener alguno de los 3 tipos de tareas distintas:

  • Tareas que tienes o quieres hacer cuanto antes
  • Tareas que tienes o quieres hacer, pero que pueden esperar
  • Tareas que son sólo deseos

 

Lista de: Próximas Acciones

En esta lista añadirás todas aquellas tareas que tienes o quieres hacer cuanto antes.

Es la lista que utilizarás como principal y que incorporará las acciones que tú mismo determines que son las más importantes o urgentes que hayas de ejecutar en los próximos días.

Es aquí donde darás a cada tarea las características diferenciadoras de los contextos con el fin de que te sea más fácil determinar cuáles de ellas puedes hacer en cada momento según el lugar, la herramienta o la persona con la que estés.

Es importante además, que estés pendiente de lo siguiente para que esta lista cumpla su función a la perfección:

 

1# – No confundir acciones con proyectos

Una vez que decides que lo procesado lo vas a incluir en esta lista, debes tener muy claro no confundir acciones con proyectos, pues de lo contrario, si metes un proyecto (recuerda que un proyecto en GTD es cualquier resultado que requiere de 2 o más acciones para ser completado), al no estar del todo claro qué es lo que tienes que hacer, se quedará en la lista por una eternidad.

Para que lo entiendas mejor, fíjate en el siguiente ejemplo:

Imagina por un momento que tienes que enviar a tu equipo un memorándum con las últimas novedades.

Te haces la siguiente pregunta: ¿Qué tengo que hacer?

La respuesta más directa y rápida, incluso la más lógica, sería esta: «Tengo que enviar el memorándum». ¿Es lo que te habrías contestado, verdad?

Pero no, la realidad es que no es enviar el memorándum lo que tienes que hacer. Ese es el resultado. Pero si lo piensas, en realidad tienes que hacer muchas más cosas. Como por ejemplo:

  • Listar todas las personas a las que se lo quieres enviar para no olvidarte de ninguno
  • Revisar o reescribir el texto para trasladar la información correcta
  • Buscar y añadir posibles adjuntos
  • Enviarlo

Enviar el memorándum es algo abstracto e inexacto. Y si de verdad quieres hacer un trabajo bien hecho, con la calidad y la antelación suficiente, requiere que antes te plantees todos y cada uno de los pasos que has de dar para que el resultado final de hacerlo, que es llegar a tus equipos, se cumpla.

 

2# – Redacta las acciones correctamente

Has de asumir que el modo en que redactes las acciones que quieres realizar determinará su accionabilidad, al menos visualmente hablando.

Es decir, que para que cuando revises la lista de las próximas acciones que quieres hacer, estas te aporten la motivación suficientes para que quieras hacerlas. Y para ello debes redactarlas siguiendo una metodología concreta:

La redacción debe empezar siempre por un verbo, y el enunciado redactado debe dejar cristalino qué es exactamente lo que tienes que hacer.

 

Lista de: A la Espera

En esta lista meterás todas aquellas tareas que por cualquier razón no se pueden realizar porque antes precisan de que alguna circunstancia o persona tome partido.

Un ejemplo de las tareas que pondrías aquí es:

  • Tareas en seguimiento de algo que hayas delegado a otra persona y que estás esperando que la complete. (Al ponerla en esta lista y si la revisas periódicamente, te asegurarás de que no te va a pasar)
  • Tareas que no pueden completarse hasta que no pase una determinada fecha. Por ejemplo la compra de unas entradas que no iniciarán su venta hasta dentro de 15 días.
  • Tareas que no pueden completarse porque dependen de otra persona. Por ejemplo aquellas que requieran de que alguien tome una decisión al respecto. (Un ejemplo muy claro de esto podría ser cuando esperas el «permiso» de tu pareja para poder comprarte un descapotable).

Si tienes trabajadores a tu cargo, o si trabajas con muchos proveedores o clientes distintos, esta lista será para ti tan importante o incluso más que la lista de «Próximas Acciones».

 

Lista de: Agenda

En esta lista meterás todas aquellas tareas que tienen un día y una hora concretos para poder ejecutarse.

Son tareas que no se pueden realizar en ningún otro momento, y que de no hacerlas en esa fecha y hora específicas ya no la podrás ejecutar.

Un ejemplo claro de esto, sería una reunión con un cliente o una cita con el médico.

 

Lista de: Proyectos

Esta es la lista destinada a albergar todos los proyectos que tienes en marcha para tenerlos bien localizados y organizados.

 

Lista de: Esta Semana NO

Seguro que tienes un montón de tareas que quieres o tienes que hacer, pero que no son ni urgentes ni importantes y por lo tanto no tienes que hacerlas en los próximos días.

Esta lista en realidad es una variante de la lista de «Algún día» que veremos a continuación, pero con la salvedad de que puedes utilizarla para aquello que SÍ quieres hacer, pero que por distintas circunstancias decides que no lo vas a hacer cuanto antes, aunque sí quieres tenerlas bien presentes para su ejecución en algún momento.

El estilo de tareas que anotarías aquí podrían ser por ejemplo: la limpieza del garaje u ordenar los cajones de tu escritorio.

 

Lista de: Algún día

En esta lista es donde pondrás aquellas cosas que te gustaría hacer algún día, pero que no hacerlas no te va a suponer ningún tipo de trastorno o problema a nivel profesional o personal.

Las cosas que habitualmente se incluyen en esta lista son del estilo: viajar a la Conchinchina o comprarte un Rólex. Es decir, que podrías considerarlas de algún modo, más un deseo que una tarea.

La explicación del por qué no usar sólo esta lista y así eliminar la anteriormente vista de «Esta semana no», es para que no mezcles las tareas o proyectos que sí quieres hacer aunque no tengan importancia o urgencia, de las que son simplemente deseos, y así aligerarlas de una manera parecida a lo que harías con los contextos.

 

Conclusiones

Es evidente que organizar las tareas correctamente te facilitará el paso más importante de todos y sin el que por mucho que hicieras no lograrías avanzar nada: HACER.

Prestar atención a los pasos previos a la ejecución es necesario para que cuando tengas que actuar te sea más fácil y puedas así mejorar tu productividad.

En los próximos días te contaré cómo has de revisar todo este sistema para que puedas mantenerlo actualizado y te aporte así tranquilidad y seguridad en él.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy.

Si te parece interesante lo que te he contado y crees que podría ayudar a otras personas, ayúdame a hacérselo llegar y compártelo en tus redes sociales.

Y te invito a que dejes un comentario a continuación y me cuentes cómo lo haces tú y aportes tu visión de lo que supone ser productivo para ti.

 

Hasta la próxima.

Y después de recopilar…procesar

Procesar

Procesar es el segundo paso del Sistema GTD, y es con el que empiezas a tomar decisiones que definirán el camino hacia el logro de tus metas.

 

QUÉ ES PROCESAR

Procesar es coger cada una de las cosas que hayas recopilado en tus bandejas de entrada, definir qué son y decidir qué es lo que vas a hacer con ellas.

O dicho de otra manera, determinar si las cosas que tienes en las bandejas de entrada requieren de alguna acción o no.

  • ¿Es algo que tienes que hacer?
  • ¿Es un tema que tienes que hablar con alguien?
  • ¿Es algo que tienes que comprar?
  • ¿Es una información que quieres guardar?
  • ¿Es un material que te servirá para ejecutar un proyecto futuro?
  • ¿Es un compromiso con alguien?
  • ¿Es…

 

CÓMO HAS DE PROCESAR

Procesar es un sistema, y como tal, requiere de que sigas una serie de pautas y reglas.

Lo primero de todo es, que para cada una de las cosas que vayas a procesar, te hagas las siguientes preguntas:

  1. ¿Qué es esto?
  2. ¿He de hacer algo con ello?

Es importante además, que cuando proceses y te hagas las preguntas, tengas en mente cuáles son tus metas, para que así darles respuesta se convierta en algo más fácil al hacerlo en base a algo que quieres conseguir.

Por otro lado, seguir las siguientes reglas, te ayudarán a que procesar se convierta en un hábito más llevadero.

 

Las reglas al procesar

#1- Empieza siempre por el principio, dando igual que el principio sea la cosa de más arriba o la primera que se depositó en la bandeja de entrada. Lo único importante es que sigas un orden y que no vayas saltándote las cosas.

Has de pensar, que en el momento de procesar, todas las cosas tienen el mismo nivel de importancia y que no es el momento de cribar según la importancia que tú crees que tiene. Ya tendrás ocasión de hacerlo más adelante.

#2- Procesa sólo una cosa a la vez, siendo la idea que te puedas concentrar así al 100% en el elemento que hayas empezado a procesar para que puedas determinar con mayor facilidad qué es y qué es lo que quieres o tienes que hacer con ello.

Procesando varios elementos a la vez lo único que conseguirás es dispersarte y no ejecutar este paso con toda la fiabilidad necesaria. Además de que seguramente tardarás bastante más en acabar.

#3- Una vez que lo coges, no lo devuelves a la bandeja, y esto es literal. Es decir, que una vez que coges un elemento, has de esforzarte por contestarte a las preguntas de qué es y qué es lo que vas a hacer con ello.

La idea es que sólo hayas de procesar una vez cada cosa. Y si cayeses en la tentación de devolverla a la bandeja de entrada porque te es complicado decidir o por cualquier otra razón, lo único que estarás diciendo a tu mente es que eso se puede hacer y por lo tanto dejarás de procesar correctamente, pasando a hacerlo sólo con las cosas que te son fáciles de hacer.

#4- Cuando empiezas a procesar no pares hasta acabar, debiendo dejar las bandejas de entrada vacías cada vez que te pongas a hacerlo, pues es el único modo en que podrás estar seguro y dejar tu mente tranquila de que cualquier cosa que recopiles tendrá su procesamiento adecuado y en el momento oportuno.

#5- Procesa ágilmente, y no pierdas el tiempo intentando ejecutar en ese momento, pues no es el momento de hacerlo. Dedícate sólo a determinar qué es y si requiere o no una acción.

Así que no te enrolles demasiado y no dediques más de un par de minutos a cada una de las cosas.

 

LOS RESULTADOS DE PROCESAR

Cuando proceses, obtendrás con total seguridad estos 2 tipos de resultados:

  • Cosas que sí tienes o quieres hacer
  • Cosas que no requieren que hagas nada

Y para cada uno de estos resultados, también obtendrás una serie de opciones que vamos a ver a continuación.

 

Cosas que sí requieren acción

Las cosas que sí requieren que hagas algo, se dividen a su vez en 2 tipos:

#1- Acciones: Es decir, aquellas cosas que requieren de realizar alguna acción para que sea completada, siendo indistinto que hayas de realizarla tú o cualquier otra persona. Como por ejemplo: elaborar un informe, hacer una llamada, ir a algún lugar, comprar algo, etc. Y que pondrás en alguna de tus listas.

#2- Compromisos: O lo que es lo mismo, una acción que se ha de ejecutar un día y una hora en concreto. Y que pondrás en tu agenda.

 

Cosas que no requieren acción

En este caso, las cosas que no requieren que hagas nada se dividen a su vez en 3 tipos:

#1- Archivo: Que son las cosas que quieres o tienes que guardar por cualquier razón para poder recuperarlo o consultarlo cuando sea necesario.

#2- Incubar: Que son las cosas que hoy no necesitan acción pero que es probable que algún día sí lo necesiten. Así que se destinan a una lista de cosas no accionables para que puedas recuperarlas y activarlas en su momento.

#3- Eliminar: O lo que es lo mismo, aquellas cosas que en realidad no te sirven absolutamente para nada, como por ejemplo, el folleto de una oferta que ya ha pasado.

 

LA REGLA DE LOS 2 MINUTOS

Esta regla consiste en ejecutar las acciones que, encontrándolas mientras procesas, realizarlas te supondría dedicar 2 minutos o menos de tu tiempo (o 3 o 4 minutos, dependiendo un poco de ti)

La idea principal de esta regla, es que si procesar, organizar y recuperar más adelante para su ejecución te va a suponer más tiempo y esfuerzo que hacerla en este mismo momento, lo más inteligente es hacerla ahora, aunque no se tratase de nada urgente o prioritario.

 

CUÁNDO HAS DE PROCESAR

La periodicidad a la hora de procesar es algo que te tienes que marcar tú mismo, aunque la lógica te empujará a hacerlo según las siguientes circunstancias:

  • La importancia que tengan para ti cada una de las bandejas de entrada
  • El volumen de cosas que llegan a cada una de las bandejas de entrada

En principio te diría que como mínimo deberías procesar una vez al día cada una de tus bandejas. Sin embargo, hay bandejas que por el volumen de cosas que le llegan -como por ejemplo el email- quizá necesites procesarlas 3 o 4 veces al día.

Y también tendrás el caso contrario, pues quizá el buzón de correspondencia física de tu casa, bastase con que lo revisases una vez a la semana.

Lo más importante de la periodicidad para procesar, es que sea fija. Es decir, que no vale que una bandeja la mires sólo cuando te acuerdes, pues perdería todo su efecto. Has de marcarte cada cuánto vas a hacerlo para estar tranquilo y te puedas enfocar.

¿Te imaginas el estrés al querer recopilar algo en una bandeja que no estás seguro cuándo vas a procesarla?

 

CONCLUSIONES

Queda claro que al igual que en el caso de recopilar, lo más importante de este paso es que crees el hábito de hacerlo para que realizarlo sea algo natural.

Ahora ya conoces 2 de los pasos del sistema GTD. En un próximo artículo te hablaré del tercero de los pasos, con el que podrás decidir dónde colocar y organizar todo lo que hayas procesado.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy.

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Te invito además, a que me dejes un comentario y me digas qué piensas de este segundo paso del sistema GTD.

 

Hasta la próxima.

La solución a tu estrés es recopilar

Recopila en GTD

Recopilar o capturar es el primer paso del sistema GTD y el que a mí más me impactó y me ayudó a convertirme en más productivo. Diría incluso que es el más importante.

Hoy te voy a contar qué es esto de recopilar o capturar, para qué sirve y cómo se hace para que tú también puedas convertirte en una máquina productiva y de paso reduzcas o prevengas tu estrés.

 

QUÉ ES RECOPILAR

Recopilar es el acto de sacar de tu mente cualquier cosa que se te pueda pasar por ella y que en ese momento no te sirva para nada, para que así no tengas que estar pendiente de ello.

En concreto se trata de sacarlo de tu mente anotándolo en un sistema externo en el que confíes plenamente y puedas volver a él cada vez que lo precises.

 

QUÉ TIENES QUE RECOPILAR

Las cosas a las que me refiero que debes recopilar -anotar- son por ejemplo:

  • Tareas que tengas que hacer
  • Temas de conversación que tengas o quieras mantener con alguien
  • Ideas que se te ocurran de cualquier tipo
  • Cosas que tengas que comprar
  • Lugares que quieras visitar
  • Libros que quieras leer
  • Una frase que te haya hecho gracia

y en definitiva, absolutamente cualquier cosa, que como ya he dicho, se te venga a la mente y no te sirvan para nada en ese momento.

Pero no sólo has de recopilar aquello que te llegue a la mente, también has de hacerlo con las cosas físicas que te llegan y que tampoco puedes gestionar en ese momento.

Me estoy refiriendo a cosas como facturas, folletos publicitarios, emails, correo físico, etc.

Aunque en el caso de la recopilación física de cosas, en lugar de anotarlo funcionará mejor utilizar lo que en GTD se denomina «Bandejas de Entrada» y de las que hablaré un poco más adelante.

 

Otra cosa que has de tener en cuenta es que no hay pensamientos o ideas malas, tú recopílalo todo aunque pienses que es una absurdez, pues ya tendrás tiempo después de decidir si en verdad lo era o no.

Casi te diría incluso que sobre-recopiles, pues es preferible perder esos segundos en anotar el pensamiento y después a la hora de procesarlo descartarlo, que lamentar no haberlo anotado.

Al fin y al cabo no tienes ningún tipo de compromiso ni tampoco nadie mira aquello que recopilas. Así que poco tienes que perder y sí mucho que ganar.

 

CÓMO HAS DE RECOPILAR

El método más recomendado para recopilar es utilizar un bloc de notas y un bolígrafo, aunque hoy día quizá sea más útil usar el smartphone. En esto cada uno ha de usar aquello que mejor se le adapte a sus necesidades.

Además del bloc de notas y el smartphone, existe otra serie de objetos que también te pueden ayudar en la recopilación, como por ejemplo: una grabadora o una cámara de fotos.

La única condición y quizá también lo más importante de todo el acto de recopilar no está en el objeto que utilices para ello, sino que está en el hecho de que siempre lo recopiles en el mismo lugar para que cuando decidas ir a buscarlo sepas dónde está, pues ello dotará a tu mente de la tranquilidad necesaria que hace que puedas estar más concentrado en cualquier cosa que estés haciendo.

 

LAS BANDEJAS DE ENTRADA

Una bandeja de entrada en GTD es el lugar o sistema físico y determinado por ti, en el que vas a depositar aquello que recopiles tú mismo o te llegue desde el exterior.

Una bandeja de entrada puede ser la libreta en la que anotas las cosas, el smartphone, el inbox de tu cuenta de email, el buzón físico de Correos, la mesa de tu despacho, el recibidor de la entrada de tu casa, etc.

 

Cuántas bandejas de entrada has de usar

No es cuestión de cuántas debas tener, es más una cuestión de que tengas muy claro cuáles son, para que puedas procesarlas periódicamente y así poder mantener la confianza en el sistema.

Las bandejas de entrada las eliges tú, pues eres tú quien debe determinar el modo en que quieres que te llegue la información que procesarás más tarde.

Las bandejas de entrada más habituales son:

  • El inbox de cada una de tus cuentas de email (tantas como cuentas de email tengas o compruebes)
  • El buzón donde recibes el correo físico
  • El recibidor, la mesa o la bandeja física que tengas en tu casa donde tú y tu familia depositáis todos esos papeles, facturas, tickets y demás.
  • La bandeja física en la mesa de tu puesto de trabajo
  • El bloc de notas o libreta que utilizas para anotar lo que se te ocurra o te pidan
  • Tus redes sociales
  • Las notas de voz de tu smartphone
  • La cámara de tu smartphone
  • La aplicación de tareas o notas de tu smartphone

Como consejo personal, te diría que cuantas menos bandejas de entrada tengas, más fácil te será gestionarlas. Sin embargo deberás tener las suficientes como para no dejarte nada.

 

POR QUÉ ES IMPORTANTE RECOPILAR

Supongo que estarás de acuerdo conmigo en que la mente humana no es la mejor gestora de información que existe. De hecho incluso te diría que es bastante pésima. Va a su bola totalmente. Te recuerda lo que tienes que hacer después y lo que tendrías que haber hecho antes, pero no siempre te recuerda lo que tienes que hacer en el momento presente.

¿No te ha ocurrido nunca acordarte en el trabajo que cuando te vayas para casa tienes que comprar el pan, pero cuando llegas al supermercado compras de todo menos pan, y cuando ya estás de vuelta es cuando te acuerdas que tendrías que haber comprado el pan?

Pues ahí tienes el motivo más importante para recopilar, no dejar que sea tu mente la que tenga que acordarse de las cosas.

Si utilizas un sistema externo de recopilación, cuando en el trabajo te acuerdes que tienes que comprar el pan, te lo anotas, así cuando llegues al supermercado no tienes que hacer ningún esfuerzo por recordar, bastará con que mires tu sistema para ver lo que necesitas.

 

RECOPILAR ES CUESTIÓN DE ACTITUD

Sin embargo, para que todo esto que te he contado funcione, has de adquirir los hábitos necesarios. Es decir, has de decidir que cada vez que pienses algo que no debería estar en tu cabeza en ese momento, habrás de anotarlo allí donde previamente hayas decidido y olvidarte de ello por el momento.

Y esto ha de pasar en todos y cada uno de los momentos de tu vida, estés donde estés. Pues recopilar no es una cuestión de trabajo. ¿O sólo te vienen a la cabeza las cosas que tienes por hacer o las ideas cuando estás trabajando? Porque a mí personalmente también me llegan cuando estoy en la playa o comiendo con los amigos.

Recopilar más que una actitud es un estilo de vida que cuando la adquieres completamente te la cambia a mejor, pues logras que tu mente se centre sólo en aquello que estés haciendo, indistintamente que sea la elaboración de un importante proyecto o una conversación con tu pareja.

De hecho, estoy convencido que después pensarás que cómo es posible haber vivido antes sin el hábito de recopilar, porque la sensación de libertad, seguridad y despreocupación es tal, que incluso sentirás algo de «lástima» por aquellos que no lo practican.

 

¿Y AHORA QUÉ?

Bueno, y te preguntarás qué hacer después de haber recopilado, ¿no? Porque pensarás que de poco te va a servir anotarlo y recopilarlo todo si después no haces nada con ello.

Pues estás en lo cierto. El siguiente paso que has de dar para que todo funcione es procesar todas y cada una de las cosas que hayas recopilado y que tendrás en las bandejas de entrada que previamente ya has determinado.

Y aunque esto lo veremos con más detalle en un próximo artículo, sí puedo decirte para que puedas ir avanzando, que has de revisar todas las bandejas de entrada con una periodicidad establecida por tí y que no deberías saltarte.

Por ejemplo, habrá bandejas de entrada (como el bloc de notas, tu smartphone, tu email, etc.) que deberías revisarlas cada día para que el poder de haberlo recopilado no pierda su fuerza. Y otras sin embargo bastaría con que las revisaras una vez a la semana, o cuando tú determines.

 

CONCLUSIÓN

Si de verdad quieres ser productivo sólo tienes que proponértelo. Y si utilizas sistemas de organización como el expuesto en este artículo, lograrlo se convierte en algo mucho más fácil.

Porque disfrutar de la sensación de estar enfocado totalmente en aquello que estés haciendo y notar cómo avanzas, de verdad que no tiene precio.

Y eso sólo lo vas a poder conseguir si tu mente no tiene nada más en su interior que aquello que hagas.

Así que o bien aprendes métodos de concentración mental, o adquieres el hábito de recopilar, que en definitiva creo que te será más útil.

Yo sólo te puedo contar mi experiencia personal y te aseguro que hay un antes y un después de adquirir ese hábito. De hecho, llega un momento en que cuando te llega algo a la mente, directamente lo anotas sin apenas prestarle atención y sin desconcentrarte de lo que estés haciendo. Es increíble.

 

Y por hoy es suficiente, porque me pongo y no acabo.

Espero que la información que te aporto te ayude de algún modo. Y si crees que podría ayudar también a otras personas, compártelo en tus redes sociales y así me ayudas a hacérselo llegar.

Te animo a que me dejes un comentario y me digas qué opinas sobre este tema.

Hasta pronto.

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