Cómo gestionar tu empresa

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Cómo gestionar tu empresa correctamente para que funcione y te de los resultados que quieres, estoy seguro que es una pregunta que te habrás hecho más de una vez.

Porque aunque te estés esforzando mucho en dar el mejor servicio a tus clientes y eso te permita estar creciendo, lo cierto es que tú cada vez estás peor.

Peor, porque aunque tu empresa parece que mejora, tú tienes literalmente menos tiempo para ti, el dinero que ganas no es suficiente, teniendo en cuenta el esfuerzo que realizas, o si es suficiente quizá no puedes disfrutarlo porque te pasas el día trabajando.

Y eso sin contar el estrés constante que padeces.

Ante esta situación que seguro que reconoces, porque la has vivido o porque la estás viviendo, tengo 2 noticias que darte, una buena y una mala.

La mala es que como no pongas remedio de inmediato, el fin de tu empresa está más cerca que lejos, por muy bien que te estén yendo las cosas ahora mismo.

Y la buena es que saber gestionar una empresa no es un don con el que se nace.

Sino que es algo que se puede aprender y que en realidad es tan simple como saber qué tienes que hacer y a qué tienes que prestar tu máxima atención.

Y de eso va este artículo, de mostrarte lo suficiente de cómo se gestiona una empresa para que tu vida de empresario sea más parecida a lo que imaginaste.

 

 

 

Las dichosas estadísticas

Muchas veces te he hecho referencia ya a lo que muestran las fatídicas estadísticas que hablan del cierre de empresas.

Que dicen que alrededor del 70% de las pequeñas y medianas empresas cierran antes de llegar a los 4 años.

Es decir, que 7 de cada 10 empresas que se montan van a fracasar.

Por eso, no me canso de repetírtelo, porque quieras que no, estos datos pueden representar el futuro que te espera.

Y si acaso tú fueras de los que ha conseguido superar los 4 años en el mercado, tampoco te confíes demasiado.

Porque aún hay más estadísticas, y estas dicen que de las empresas que los superan, el 90% no llegarán a los 10 años de vida.

 

Por qué fracasan las empresas

La cuestión es que la inmensa mayoría de estas empresas que acaban fracasando, lo hacen principalmente por 2 motivos:

Por errores de gestión, provocados principalmente porque el propietario no se ha capacitado para dirigir la empresa.

O porque se ha fallado a la hora de elegir el modelo de negocio.

Si tu caso es que has errado al elegir el modelo de negocio, quizá no sea este el artículo que deberías leer.

Pero si estás convencido de que no te has equivocado en el modelo de negocio, y que lo que pasa es que no tienes del todo claro cómo hacerlo para que todo funcione como te gustaría, sigue leyendo, porque te lo voy a contar.

 

El problema empieza con los motivos para hacerse empresario

Según lo que estoy harto de encontrarme, la gran mayoría de los que deciden montar una empresa, lo suelen hacer por motivos equivocados.

Unos lo hacen porque se han quedado en el paro y no encuentran un empleo que les pague lo que ellos creen que merecen.

Otros lo hacen porque están hartos de tener un jefe que los explote y que encima se lleve los beneficios de un trabajo que no está haciendo.

Una gran inmensidad lo hacen porque son expertos en lo suyo, y piensan que si emprenden podrán ganar muchísimo más dinero que el que ganarían siendo empleados por cuenta ajena.

Pero de todas todas, en la gran mayoría de los casos, está esa bonita ilusión de que si son empresarios van a poder librar cuando quieran para estar con sus familias o dedicarse a sus hobbies, o que van a poder entrar y salir a su antojo sin que nadie los controle.

Y lo cierto es que esa ilusión es más que factible, porque basta con mirar al mercado para ver cuántos empresarios se lo pueden permitir.

Aunque eso sí, esto sólo llega si se hacen las cosas como toca.

Lo que pasa, es que el mayor problema que tienen estos empresarios, es que no montan la empresa pensando en cubrir una problema real del mercado.

Sino que lo hacen pensando en lo que quieren para sí mismos.

Y por eso no siempre ponen empeño en prepararse para ser empresarios.

Prefieren basar todo el negocio en todo lo que saben sobre su profesión, o en el montón de contactos que tienen y que están seguros que les van a contratar.

Y yo no digo que estas cosas no sean importantes, ni mucho menos, pero, la realidad está harta de demostrar que sólo con eso no basta.

Sino que por el contrario, para gestionar una empresa con posibilidades de éxito, lo que tiene que hacer el empresario dista mucho de lo que normalmente hace.

 

En qué tienes que fijarte para gestionar tu empresa

Para gestionar tu empresa con éxito, primero has de saber en qué tienes que fijarte especialmente.

 

Las ventas

En primer lugar y siendo la que yo considero que es la más importante con diferencia, está el área comercial y todo lo que tiene que ver con el marketing y las ventas.

Y digo que es la más importante, porque no cabe duda de que la generación de dinero es el motor que mueve cualquier empresa.

Pues sin ventas da igual lo bueno que sea el producto o servicio que comercializas, porque no se va a enterar nadie o casi nadie.

Y si tú eres de los que piensa que no sabes vender, o que no sabes gestionar vendedores, pues ya tardas en aprender.

Porque si eres tú el que sale a vender, tienes que tener los conocimientos mínimos suficientes.

Y si tienes vendedores contratados, tienes que entenderlas lo justo como para poder darles las instrucciones adecuadas y hacer el seguimiento de lo que hagan.

Evita también cometer el error que suelen cometer aquellos empresarios que tienen un perfil más administrativo-financiero, de confiarlas a tus contactos y al boca a boca.

Porque lo primero se suele acabar muy pronto, y lo segundo no siempre funciona como se espera.

Si te pasa esto y optas por contratar un vendedor, no confíes en la experiencia que tenga o en cuanto conozca el sector en el que estás.

Contrólalo a tope y marca las pautas correctas de trabajo, porque si no es así, por mucho que sepa vender este comercial nunca terminará de funcionar.

En cuanto a la publicidad, si es que te impone eso de contratar comerciales, mi consejo es que antes de planteártelo siquiera, definas muy bien todo lo que tiene que ver con la base estratégica del negocio para no perder dinero en la elección del medio o en el tipo de campaña.

 

Las finanzas

El siguiente área al que tienes que prestar especial atención es al del control de los dineros.

Porque si conseguir ventas es importante, estar pendiente de lo que pasa con la economía del negocio, ya no te voy a contar.

Y es que, si no estás atento, o lo estás sólo por encima, da igual cuánto éxito tengas vendiendo, porque difícilmente lograras que la empresa acabe funcionando como toca.

Y si no, prueba a responderte a ti mismo a cualquiera de las siguientes preguntas…

  • ¿Sabes cuánto has facturado en los últimos 6 meses?
  • ¿Y cuánto ha sido por tipo de producto o servicio?
  • ¿Tienes claros los gastos que has tenido y la rentabilidad que estás sacando?
  • ¿Y cuánto te deben los clientes, o cuánto debes tú a los proveedores?

 

Si te lo sabes todo, pues perfecto.

Pero si en alguna de las preguntas no lo tenías claro, o directamente te suena a chino, tienes que hacértelo mirar.

Porque eso que hacen muchos empresarios de basarse sólo en el saldo del banco para saber si la empresa va bien o va mal, ya te puedes imaginar que cojea bastante.

Entre otras cosas, porque el que tengas saldo en el banco no implica que ganes dinero.

Y que estés siempre en números rojos tampoco implica que tu empresa no sea rentable.

Puede que esto te parezca un soberano rollazo, pero la verdad es que cuando tienes claro por qué lo haces y qué puedes hacer con esa información, lo que a priori suena a rollo macabeo puede que pase a encantarte e incluso a convertirse casi una obsesión.

En cuanto a qué es lo que tienes que controlar en este área, nos encontramos básicamente con todo lo que tenga que ver con administración, facturación, contabilidad, costes, compras, stocks…

Y prácticamente todo lo que tenga que ver con números.

De todas formas, el hecho de que tú tengas que estar pendiente y controlar todo este tema, no implica que debas ejecutarlo tú personalmente.

Piensa que existen empleados especializados o subcontratas.

Pero sí implica que tienes que saber qué se mueve y por qué cómo lo hace.

Porque el hecho de que tengas un auxiliar administrativo que se encargue de las tareas más de base, no implica que ya lo tengas todo solucionado.

Por otro lado, también deberías meter en el control de este área todo aquello que forme parte de lo legal, como son los temas fiscales y el cumplimiento de la ley.

Que lo más habitual, y lo que yo te recomiendo, es que lo delegues en una asesoría externa para que lo gestione.

Pero no vale con pasárselo y quedarte tan ancho.

Es decir, que el que tú no tengas que saberte al dedillo cómo se hace todo, tampoco puedes olvidarte de ello por mucho que lo tengas puesto en manos de expertos.

No olvides que estás a los mandos de un aparato, que independientemente de que sea más grande o más pequeño, eres el responsable de todo lo que le pase directa o indirectamente.

Y te lo digo, porque deberías saber que ese asesor al que le pasas todo este trabajo que se debe gestionar con las administraciones públicas, tiene una responsabilidad muy limitada en lo que tiene que ver con lo que le pase a tu empresa.

Sin contar con el hecho de que porque sepa mucho de temas fiscales, contables y todo eso, no lo convierte en experto en tu empresa, por no decir que en realidad no tiene ni idea.

Él se limita a hacer lo que sabe hacer, que es meter en un programa los datos que tú le facilitas y presentarlos después al organismo oportuno.

Pero a parte de eso, ni va a analizar nada, ni va a pararse a pensar si lo que le entregas está bien o no.

A no ser, claro, que lo hayas contratado con esas condiciones.

Aunque eso es algo que por regla general queda para las empresas bastante más grandes que se lo pueden permitir.

Lo que te quiero decir con todo esto, es que por mucho que delegues en un experto estas tareas, no significa que puedas olvidarte de ellas.

Así que deja de limitarte a aceptar la cantidad que te dice tu asesor que tienes que pagar en concepto de impuestos, y aprende tú también a leer los documentos que te presenta.

Porque además de que te da mucha y muy importante información de cómo está tu empresa, puedes comprobar si las cosas se están haciendo como corresponde, o no.

 

El equipo humano

Y el último gran área al que tienes que prestar especial atención para gestionar tu empresa eficazmente, es a ese que engloba a tus empleados.

Y es independiente de que tengas sólo 1 o que tengas cientos.

Porque al fin y al cabo, son las manos que hacen que gire tu empresa y, además, la imagen que das al exterior.

Y tiene la misma importancia que sepas gestionar a los que ya tienes contratados para que sean capaces de ejecutar adecuadamente lo que tú quieres trasladar al mercado.

Como el saber detectar las necesidades reales que puedas tener de incorporar nuevos miembros a tus equipos.

Este área no sólo tiene que ver con contratar y despedir personal, sino que, además, has de preocuparte de que estén a gusto y sean felices.

Y que se puedan desarrollar en ella y cobrar adecuadamente, para que no quieran marcharse.

Por otro lado, no puedes olvidarte de la parte legal que tiene que ver con el personal, y que espero que tengas externalizado en un asesor laboral.

Que para seguir el hilo de lo que te decía antes de que ellos no saben nada de tu empresa, basta con que intentes recordar alguna ocasión en que hayas llamado a la asesoría para que den de alta a un nuevo empleado, y la administrativa de turno te haya preguntado algo así como…

¿y qué tipo de contrato le hacemos?, o ¿en qué categoría quieres que le pongamos?, o cosas así.

A lo que seguramente tú habrás respondido ¡y yo qué sé!, si lo único que quieres es que lo den de alta para no tener problemas y que te cueste lo mínimo posible.

Pero es que tienes que entender, que aunque tu asesoría si sabe mucho de lo suyo, no tiene por qué saber nada de lo que tú necesitas.

Eso es algo que tienes que aclarar tú.

Y esto no significa que tengas que ser experto en legalidad laboral, que para eso pagas a un asesor.

Pero sí significa que deberías conocer, como mínimo, el convenio bajo el que se encuadra tu empresa, y saber qué tipos de puestos hay.

Y también, cuáles son los sueldos y las condiciones que estipula y todo lo que conlleva la parte legal de la gestión de tus empleados.

Porque así, cuando hables con tu asesoría, podrás hacer las preguntas oportunas.

Y si tienes que discutir lo que sea que te propongan, pues que puedas hacerlo con una buena base.

A parte de esto, también deberías llevar, entre otras cosas:

  • El control de las vacaciones realizadas y las pendientes.
  • Las faltas
  • Quién llega tarde
  • Cuándo finalizan sus contratos
  • Etc,

 

Porque esto te permitirá estar al tanto y prepararte para hacer cambios o tomar decisiones si fuera necesario.

 

Las claves de la gestión empresarial

Una vez vistas las áreas más importantes a las que has de prestar atención constante para gestionar tu empresa, llega el momento de que hablemos de las claves de la gestión.

Y en este caso, a diferencia de lo que te dije antes de que no hacía falta que lo ejecutaras tú personalmente, eres tú, y sólo tú quien debes realizarlas.

Porque básicamente eres el único que tiene claro en su cabeza qué quieres, cómo lo quieres, y para cuándo te gustaría conseguirlo.

 

Planificar

La primera clave y la que yo considero que es con diferencia es la más importante de las 3, es la planificación.

Algo que la grandísima mayoría de los empresarios no hacen ni por encima y que algunos ni siquiera saben que deberían hacerlo.

Y cuando hablo de planificación no me refiero sólo a marcar objetivos, o a definir una visión más o menos acertada de hasta dónde quieres llevar la empresa.

Me refiero a definir por escrito y lo más detalladamente que sea posible, cómo se va a lograr todo aquello que quieres que pase.

Y a todos los niveles: tanto comercial, como económico, de recursos, y de lo que sea que haga falta.

O dicho de otra manera, que tienes que dedicar buena parte de tu tiempo a no dejar nada al azar para poder anticiparte a los acontecimientos.

Porque si no lo haces, el caos seguirá siendo una constante en tu día a día y no podrás tomar decisiones acertadas o en base a una buena lógica.

Seguirás, entre otras cosas, comprando lo que no debes comprar, contratando a quien no debes contratar, vendiendo menos de lo que podrías, o cobrando menos de lo que deberías.

Y deberías saber que, si no dedicas tiempo a planificar, lo que en realidad estás haciendo es planificar para el fracaso.

Por lo que marca objetivos por escrito que sean realistas de verdad, que estén cuantificados, y que tengan una fecha de consecución lógica y, a continuación, crea el plan detallado que les de soporte.

Porque aunque es verdad que aún planificando te puedes equivocar, te aseguro que es más difícil que pase, que si te limitas a seguir viéndolas venir.

 

Organizar y dirigir

La siguiente clave necesaria para gestionar tu empresa correctamente es, además, la más típica y conocida de todas.

Y la que la mayoría de los empresarios creen que es la base de la gestión empresarial.

Me estoy refiriendo a dirigir.

Y aunque es verdad que dirigir es una clave básica y fundamental para que todo funcione bien, desde luego no es tan simple como muchos se imaginan.

Entre otras cosas, porque para que tu empresa funcione, no basta con que le digas a otros qué es lo que tienen que hacer y cómo lo tienen que hacer.

Sino que va mucho más allá.

Porque además de repartir órdenes a diestra y siniestra, también hay que organizar y determinar qué hay que hacer, cómo hay que hacerlo, quién es el más adecuado para ejecutarlo, qué recursos van a hacer falta y para cuando, y un montón de cosas más.

Que aquí es cuando, si estás haciendo más o menos bien el punto anterior de planificar, te das cuenta de que intentar dirigir sin tener un plan detallado, es simplemente mandar.

Pero generalmente a salto de mata y sin tener meridianamente claro si el orden que estás imponiendo es el más adecuado.

Y es que, cuando tienes súper claro qué es lo que quieres y cómo lo quieres, delegar se torna muchísimo más simple y te genera muchísimo menos agobio.

Básicamente porque sabes lo que hay que hacer, cuándo hay que hacerlo, y quién sería la persona más adecuada para realizarlo.

Y si lo haces, al final te convertirás en un experto en delegar y te irás liberando poco a poco.

Porque todo esto se convierte en una especie de pescadilla que se muerde la cola, en la que para delegar bien necesitas haber planificado antes.

Y para tener tiempo para planificar necesitas delegar tareas que no es imprescindible que hagas tú.

 

Medir

La última clave, y que sin la cual da igual lo bien que planifiques y lo bueno que seas coordinando y dirigiendo tu empresa, es la de establecer los controles necesarios y medir constantemente los resultados.

Porque si no mides no puedes mejorar, y mejorar es la base de cualquier negocio que quiera ser exitoso.

Fíjate si es importante esto de medir, que si no tienes un buen control, ni puedes planificar, ni puedes dirigir correctamente.

Porque sino tú me dirás a mí cómo puedes plantear un objetivo, si no conoces, como mínimo, el punto de partida.

Y a la pregunta típica de qué es lo que hay que medir, pues la respuesta más simple que te puedo dar es que hay que medirlo todo.

Absolutamente todo lo que pase en tu empresa.

Desde los propios objetivos que tengas marcados, pasando por la facturación global, o por área, por producto o servicio, por períodos, o por tantos parámetros por los que te quieras basar.

Además, por supuesto, hay que medir el desempeño del personal, las ventas que se consiguen o se pierden.

También las acciones necesarias para conseguir un cliente, las horas a las que más clientes entran o llaman, los me gusta o la cantidad de comentarios que os dejan en las publicaciones de redes sociales.

Las veces que fallan los empleados, el número de quejas de los clientes, lo que debes, lo que te deben.

Y un sinfín de cosas más que podría tirarme aquí un buen rato listándote.

Pero por una cuestión de productividad voy a remitirme a lo que te he dicho antes, que es que lo que tienes que medir es absolutamente todo.

Aunque tampoco te rayes y llegues a los extremos.

Sé inteligente y define qué es lo más importante que debes conocer para poder tomar decisiones, y una vez que lo tengas bien controlado, entonces ya te pones con cosas más pequeñas.

 

Conclusiones

Y ya está, esto es lo que a muy grandes rasgos tienes que hacer para gestionar tu empresa.

Que aunque no es tan fácil como te pueda parecer que te lo cuento, y ni siquiera es tan simple, la verdad es que tampoco es tan complicado.

Se basa, como te dije, en saber qué hay que hacer y a qué le tienes que prestar atención.

Y, sobre todo, en que tú como propietario hagas tu trabajo de empresario aunque tu empresa aún no te permita dedicarte sólo a eso.

Porque si no dedicas parte de tu tiempo a actuar como el director de la orquesta, difícilmente dejarás de ser flautista.

De todas formas, piensa que mientras tu empresa es pequeñita, el tiempo que debes dedicar a la estrategia y la organización del negocio tampoco es tanto.

Pero también es verdad que cuanto antes tomes la decisión de dedicar más tiempo a esto que a la parte técnica y dejes de actuar como si fueras un empleado más, antes podrás llevar a tu empresa hasta donde quieres que esta llegue.

Si es que tienes claro a dónde quieres llegar.

 

Antes de despedirme, me gustaría recordarte que si crees que todo esto de gestionar la empresa te parece que es demasiado complicado y que te sería más fácil hacerlo con ayuda, puedes contar conmigo.

Agenda una reunión conmigo completamente gratis y sin ningún tipo de compromiso por tu parte.

Para que me cuentes en qué punto está tu negocio y qué es lo que te gustaría conseguir, y que yo te pueda decir cómo puedo ayudarte a conseguirlo.

 

Hasta la próxima.

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