Saber cómo planificar es básico para lograr el éxito que buscas. Porque ser productivo no es una cuestión de echar cuantas más horas mejor. De hecho es casi que lo contrario. La realidad dice que es más una cuestión de hacer exactamente las cosas que tienes que hacer y dejar lo demás.
El que no planifica, en realidad está planificando fracasar.
Qué es planificar
Planificar es elegir con suficiente antelación qué acciones se tienen o se quieren realizar y el modo en que se tendrían que ejecutar para obtener un logro concreto. (Si quieres ver una definición más extensa, puedes ver aquí qué dice la Wikipedia). Y se asumirán las consecuencias que tendrán tanto las cosas que quieres realizar, como lo que decides dejar de realizar.
A la hora de planificar nos encontramos con 2 escenarios básicos: planificación a largo plazo y planificación a corto plazo
Qué es la planificación a largo plazo
La planificación a largo plazo, también denominada planificación estratégica, es el conjunto de líneas maestras que van a ayudarte a conseguir que tus metas y objetivos de largo plazo (1, 3, 5 años o más) lleguen a buen puerto.
Este es probablemente el tipo de planificación más difícil de ejecutar porque requiere de algo de experiencia y también de la capacidad suficiente para anteponerse a los posibles problemas. Pero también es el tipo de planificación que necesitas para lograr lo que quieres.
La principal ventaja de realizar una planificación a largo plazo radica en que te permite siempre disponer de un «faro» que te guíe en los momentos de duda e incertidumbre. Para que si en algún momento sientes que has perdido el rumbo o que las cosas no van según te habías planteado, puedas volver a tu plan estratégico y retomar la dirección correcta.
Durante la planificación estratégica, además de marcar las líneas maestras adecuadas a la dirección que quieres tomar, también puedes -debes- planificar los recursos que precisarás durante ese amplio periodo de tiempo, lo cual te permitirá trabajar en la adquisición de los mismos desde el minuto uno y así aprovechar las oportunidades que se te presenten.
Cómo planificar a largo plazo
El método para planificar a largo plazo más habitual y que mejor me ha ido a mi, está compuesto por 5 pasos que te detallo a continuación:
#1 Determina qué quieres
Ante todo, y aunque parezca una obviedad, lo primero que tienes que tener muy claro es Qué Quieres conseguir, pues en caso contrario te va a ser muy difícil determinar qué habrás de hacer para conseguirlo.
#2 Determina por qué lo quieres conseguir
Saber qué quieres conseguir es fácil, sin embargo no siempre iniciamos un proyecto habiendo asumido netamente por qué es que lo queremos conseguir.
Haz el ejercicio de visualizar los beneficios que te aportaría conseguir aquello que quieres, porque muchas de las decisiones que habrás de tomar muchas veces estarán directamente relacionadas con el propósito.
#3 Determina cómo lo quieres conseguir
Teniendo clarísimo qué quieres conseguir y por qué lo quieres conseguir, llega el momento de determinar cómo lo quieres lograr.
Haz lluvias de ideas para descubrir cuántas formas de obtener tu objetivo vas a tener, incluso apóyate en los mapas mentales para ayudarte a ello.
Ten presente que capturarlo por escrito es importante para ayudarte a mantener el enfoque, y no te preocupes por si las ideas que te vienen a la cabeza son en su inicio descabelladas, pues al final todo puede valer. Y en este paso lo más importante es tener cuanto más material mejor para tener una buena base con la que elaborar tu plan.
#4 Organiza las ideas
Cuando ya no eres capaz de generar más ideas, llega el momento de dar orden a las que hayas anotado.
Fíltralas y organízalas según el tipo, crea sub-objetivos, asígnales prioridades, y decide qué recursos serán necesarios para cada cosa.
#5 Determina las siguientes acciones
Por último tienes que desglosar las actividades en siguientes acciones físicas que puedas ejecutar, añadiéndolas a tus listas de tareas que posteriormente planificarás a corto plazo.
Este paso lo puedes realizar tanto a nivel completo a la vez que planificas, o poco a poco según vaya avanzando el proyecto
Qué es la planificación a corto plazo
La planificación a corto plazo, también denominada planificación operativa, es aquella con la que planificamos qué pasos vamos a dar hoy, mañana y a una semana máximo.
Este es el tipo de planificación a la que estamos más acostumbrados, y es el que nos ayuda a llevar un orden en el día a día para mantener la línea de actuación en dirección a nuestros objetivos según nuestras planificaciones a largo plazo.
En definitiva, es la planificación que suele traducirse en listas de tareas y en citas en nuestros calendarios.
Cómo planificar a corto plazo
El método de planificación a corto plazo, yo lo divido en 2 partes: lo que me permite decidir qué tengo o quiero hacer hoy, y la que creo más importante que es decidir qué es lo que tengo o quiero hacer mañana.
Y el sistema para hacerlo es el siguiente:
Paso #1 – Para determinar lo que quiero o tengo que hacer HOY
Lo hago a primera hora de la mañana y durante el resto del día:
- Reviso la agenda para comprobar cuáles son las citas con hora cerrada tengo
- Una vez finalizadas las tareas más importantes que tenga planificadas previamente, reviso las listas de tareas filtrándolas por contextos y elijo las tareas que según mis circunstancias de ese momento: dónde esté, el tiempo disponible y las energías que tenga, más me ayuden a lograr mis objetivos.
Paso #2 – Para determinar lo que quiero o tengo que hacer MAÑANA
Lo realizo siempre al finalizar la jornada dedicando unos 15 minutos a:
- Revisar la agenda para comprobar cuáles son las citas con hora cerrada que tendré
- Reviso las listas de tareas y elijo las 2-3 tareas más importantes (TMI) que me ayudarán a avanzar en dirección a mis objetivos y que realizaré a primera hora de la mañana, antes de hacer cualquier otra cosa.
Y hay que tener en cuenta que es importante no cargarte de citas y de tareas en un día, para dejar así espacio a los imprevistos que con casi toda seguridad te aparecerán.
Conclusiones
Planificar eficazmente es el combustible necesario que te ayudará a avanzar en la dirección correcta según los resultados que desees lograr.
Y ten por seguro, que tener el control de lo que tienes o quieres hacer te motivará mucho más que si has de actuar de manera reactiva por culpa de no haber dedicado el tiempo adecuado a planificar lo que quieres hacer.
Un saludo.