En este artículo te cuento cómo simplificar la gestión de tu empresa.
Porque dirigir un negocio no es simplemente abrir las puertas por la mañana y atender las peticiones de los clientes.
Dirigir un negocio es algo bastante más complejo.
Y aunque complejo no significa necesariamente que sea difícil, sí es algo que hay que hacer para que todo funcione.
Porque muchos empresarios, en lugar de dirigir su empresa, se dedican a otras tareas que dominan más, y casi nada, o nada, a la gestión del negocio.
Y eso provoca que llegue un momento en que todo eso de ser empresario se les empieza a hacer muy cuesta arriba.
De forma que lo que podría ser vivir un estilo de vida más que decente, pasa a convertirse en una incomodidad que cuanto más pasa, peor es.
Lo que implica gestionar tu empresa
Como te decía, gestionar un negocio es mucho más que vender un producto o atender bien a los clientes.
Para gestionar una empresa, y dejando a un lado la parte técnica intrínseca del sector en el que estés, hay que prestar atención a otras muchas cosas.
Como por ejemplo: marketing, ventas, facturación, contabilidad, compras, personal, obligaciones fiscales, calidad, planificación y estrategia, gestión de proyectos y, por supuesto, el control.
Y de lo que se trata es de conseguir optimizar todas estas áreas.
De tal forma que todo funcione correctamente y se maximicen los beneficios del negocio.
Pero claro, todo esto es un «currazo».
Y quizá tu empresa está en un punto en el que a la mayoría de estas cosas no es necesario que les prestes la misma atención.
Por eso he pensado que sería interesante que supieras cómo simplificar la gestión de tu pequeña empresa.
Al menos hasta que llegues a un punto en el que ya se convierta en obligatorio centrarte en todo.
Saber qué es lo que quieres
Y lo primero en que te tienes que centrar para simplificar la gestión de tu empresa, y por muy absurdo que te pueda parecer, es en tener claro qué es lo que quieres.
O dicho de otro modo, en tener una visión y unos objetivos perfectamente claros.
Y es que, muchos se lanzan a montar una empresa sin tener completamente nítido qué es lo que esperan de ella.
Y van cada día a trabajar como si fuera un empleo.
Que hasta aquí, pues bueno, cada uno con lo suyo hace lo que quiere.
Lo que pasa es que si por aquellas cosas de la vida todo empieza a marchar más o menos bien.
Como no existe un objetivo claro, ni un plan que lo soporte, todo se torna más complicado de lo que debería ser.
Y lo que en un principio parecía que iba a ser un negocio genial, pasa a convertirse casi en una amargura.
Por lo tanto, si tú eres de los que no tienes claro hacia dónde vas, párate y define claramente qué es lo que quieres.
Y una vez que lo tengas claro, crea un plan lo más específico posible, para que alcanzarlo no te obligue a pasarte la vida haciendo zig zag.
Utiliza aplicaciones adecuadas
Lo siguiente en lo que te tienes que centrar para simplificar la gestión de tu empresa, es en utilizar las aplicaciones adecuadas que te faciliten los procesos.
O sea, que te olvides del Excel para hacer facturas y presupuestos, y te busques aplicaciones específicas para cada cosa.
Hacer las facturas, los presupuestos, controlar la caja, gestionar los clientes, llevar el stock, o cualquier otra cosa que precises.
Y si te es posible, que estén basados en la nube para que así no tengas dependencia de un equipo en concreto, o de tener que estar en la oficina para poder trabajar.
Pues ello te permitirá ser más productivo al poder trabajar desde cualquier lugar.
Y correrás menos riesgos si es que la máquina que utilices decide romperse.
Organízate
Hablando de productividad, otra cosa en la que deberías centrarte para simplificar la gestión de tu empresa, es en aprender técnicas de organización personal que te ayuden a estar más organizado.
Porque gracias a eso ganarás en claridad mental y serás capaz de sacar muchísimo más trabajo con menos esfuerzo.
O, como mínimo, no olvidarte de las cosas.
Y siempre que puedas, trabaja por bloques o grupos de tareas.
Es decir, que procures juntar aquellas cosas que tengas que hacer, según el tipo de trabajo que sea.
Porque eso te permitirá no tener que estar de arriba para abajo, o procrastinando, y todo se te tornará mucho más simple.
Gestiona correctamente los recursos humanos
Otra cosa que te ayudará muchísimo a simplificar la gestión de tu empresa, tiene que ver con tu personal y para qué los tienes contratados.
Es decir, que no contrates a un empleado sólo porque estás agobiado y necesitas alguien que te ayude.
O porque no sabes hacer determinadas tareas y alguien ha de hacerlas.
Porque de ese modo, lo único que consigues es contratar personal menos preparado de lo que en verdad necesitas.
O que sean menos productivos de lo que deberían.
Así que, antes de contratar a nadie, párate a pensar:
- Cuáles son las tareas específicas que tienen que desempeñar
- Qué vas a hacer tú una vez que empiece a trabajar este nuevo empleado
- Cómo vas a controlar que lo que hacen está bien hecho, especialmente si las tareas para las que lo contratas tú no las dominas.
Y por favor, fórmalos todo lo que puedas.
No seas de esos que no quiere formar a su personal para que no vayan enseñados a la competencia.
Porque te aseguro que te sale más rentable formarlos tú aunque después se vayan enseñados, que mantener un incompetente que no ser irá a la competencia formado.
Pero que te hará más daño quedándose que marchándose.
Por otro lado, no los formes sólo en las tareas para los que los contratas, sino también para que te quiten trabajo.
Es decir, para que sepan solucionar problemas cuando tú no estés presente.
Porque de poco te sirve tener un montón de trabajadores a tu cargo, si al final eres tú el que tiene que ir a solucionar los marrones.
Y si por lo que sea tu empresa aún no te permite contratar personal, externalízalo subcontratando empresas especializadas en lo que necesitas.
Que aunque te saldrá un poco más caro que tener al empleado en plantilla, al menos te quitas el peso y podrás dedicarte a lo que de verdad es importante.
Gestión de ventas y clientes
Para simplificar la gestión del negocio, al menos hasta que debas dedicarte a ello al cien por cien, también lo es la forma de gestionar las ventas y los clientes.
Las ventas
En cuanto a las ventas, en lugar de salir a vender cualquier día a cualquier hora, márcate qué días y qué horas vas a hacerlo.
Así puedes programar tu día con el resto de tareas que has de hacer.
Por lo que define inteligentemente cuánto has de dedicar a esto, y planifícate.
Los clientes
En cuanto a lo de los clientes, deja de pensar que el que más te factura es el mejor
Porque no sólo no siempre es así, sino que por regla general suele ser al contrario.
Pues un cliente que te factura 10000€, pero al que le tienes que hacer un buen descuento, y que además requiere de tu tiempo constantemente, quizá no es tan bueno como otro que te factura sólo 3000€, pero que no tiene descuentos, ni está todo el día incordiándote a ti o a tu personal.
Así que, aunque a priori te parezca que más facturación implica mayor calidad de cliente, mi consejo es que lo analices detenidamente y lo confirmes.
No vaya a ser que estés cuidando de más al que menos se lo merece.
Usa la informática
A lo que también deberías prestar atención para simplificar la gestión de tu empresa, es a usar la informática correctamente y al 100%.
Porque te va a permitir automatizar muchísimos procesos y, además, hoy en día no tiene sentido andar con sistemas analógicos.
Que son más lentos y menos seguros que un ordenador.
Ten paneles de control
Créate paneles de control que te mantengan constantemente informado de aquello a lo que más atención debas prestarle.
Porque gracias a eso podrás tomar decisiones mucho más rápido y basadas en información veraz.
Conclusión
Obviando aquellos negocios que requieran de atender específicamente otro tipo de cosas, con esto que te he dicho te aseguro que podrás simplificar muchísimo la gestión de tu empresa.
Al menos, como te digo, hasta que ésta requiera que atiendas con la misma intensidad el resto de áreas importantes.
Hasta la próxima.