Consejos para administrar las finanzas de tu empresa

Consejos para administrar las finanzas de tu empresa

Tener un negocio con una excelente situación financiera es el sueño de cualquier empresario.

Sin embargo, hay veces que, en lo que tiene que ver con el dinero, tu vida es como una montaña rusa, sobre todo si eres autónomo o estás empezando el negocio.

Porque pasas de tener dinero de sobra a estar en número rojos en un santiamén.

Y esa situación provoca que pongas el dinero en el centro de todo y que tu mente sólo de vueltas sobre él, no dejando que te enfoques en el resto de áreas del negocio que son las que, en realidad, van a tener como consecuencia que obtengas estabilidad financiera que buscas.

Así que, si te ves reflejado en esta situación y quieres mejorarla, sigue leyendo porque hoy te voy a dar algunos consejos para administrar el dinero de tu empresa que harán que tu sueño se convierta en realidad.

 

 

El reto de administrar las finanzas del negocio

El éxito financiero de cualquier empresa depende tanto de que los ingresos superen a los gastos, como de saber cómo administrarlos.

Porque, si tú tienes una empresa que es rentable, pero tu modo de gestionar las finanzas no es todo lo bueno que debiera, es más que probable que antes que después, pases a engordar las fatídicas estadísticas del cierre de empresas.

Y es que, seguro que te suena la situación esa de ir más o menos bien, pudiendo pagar sin problemas cada mes, pero que cuando llega el trimestre y tienes que hacer frente a los impuestos, te llevas un soberano susto porque, lo que tienes que pagar, supera con mucho lo que te habías imaginado, -si es que lo habías llegado a imaginar-.

Y, entonces, para pagar tienes que hacer malabares, teniendo que pedir aplazamientos a la Agencia Tributaria, quedándote en descubierto en el banco -si es que te lo permiten-, o solicitando una póliza de crédito.

Lo peor de esto es que, si sólo te pasase el primer trimestre, tendrías excusa por aquello de ser novato, pero es que ocurre más veces de las que debería.

Y entonces empiezas a plantearte cosas como que tu empresa no es rentable, que jamás vas a ser capaz de salir de esa rueda del demonio en la que te has metido, o que no sirves para ser empresario.

Pero nada más lejos de la realidad, porque esta situación tiene solución.

Y se basa en 5 consejos que son muy fáciles de implementar y mantener y que, si los sigues, tendrás mayor control y claridad sobre la situación económica de tu empresa.

Y, también podrás enfocarte en el resto de áreas del negocio que, como te dije antes, son las que tendrán como consecuencia la estabilidad financiera que buscas.

 

Para la gestión, la cantidad no importa

Pero, antes de empezar me gustaría que entendieses que, la gestión del dinero de tu empresa no tiene nada que ver con la cantidad que factures.

Porque muchos empresarios no lo hacen porque piensan que, para lo poco que facturan, no merece la pena y que ya se pondrán con ello cuando muevan mucho más dinero.

Pero la realidad es que da igual que generes millones o sólo unos pocos miles. Porque, de lo que se trata, es de que tengas siempre el control y la información de cuál es tu situación.

Y, además, si empiezas cuando facturas poco, irás adquiriendo la experiencia necesaria para que cuando generes millones ya sepas hacerlo con soltura.

Porque no serías el primer empresario al que, de repente, le cae muchísimo dinero del cielo y, como no sabe administrarlo, lo dilapida enseguida.

Así pues, una vez dicho esto, ya sí podemos ponernos con los 5 consejos.

 

Consejo 1: No confundas la facturación con los beneficios

Y, el primero de estos consejos es que nunca debes confundir la facturación de la empresa, con los beneficios.

Porque ese es uno de los errores más comunes y, también, uno de los principales culpables de que tomes decisiones equivocadas con respecto al dinero.

Y es que, aunque te parezca una obviedad, te sorprendería la cantidad de empresarios que hay que, aún llevando un tiempo en el mercado, todavía no tienen claro este concepto.

Por lo tanto y, por si aún no lo has hecho, calcula cuanto antes con qué margen estás vendiendo, y deja de ver el dinero que tienes como el del total de lo que has ganado.

Porque de ahí vas a tener que restar, además de los gastos y las nóminas, los impuestos. Y no hacerlo, es lo que provocará que, cuando tengas que pagarlos que te pillen por sorpresa.

 

Consejo 2: Lleva el control de la facturación y los gastos

El segundo consejo es que tienes que llevar un control exhaustivo de la facturación, de los gastos y, también, de los movimientos bancarios.

Porque si no lo haces, difícilmente podrás saber cuál es el estado de la empresa y, por lo tanto, no podrás tomar decisiones tan fácilmente.

Y, para hacerlo, puedes usar tanto un programa específico, como una hoja de cálculo o una libreta. Da igual.

Porque la cuestión es que seas capaz de saber en todo momento cuál es tu facturación y cuáles son tus gastos y, de ser posible, diferenciarlos por tipos.

Porque cuanta más información tengas, mejor podrás medirla y así tomar las decisiones de mejora que sean necesarias.

Así que, si aún no tienes el hábito, créate un recordatorio en tu calendario para este trabajo. Y, según sea el volumen que muevas, hazlo una vez al mes o, si generas mucho, una vez a la semana.

Y, si tuvieras personal administrativo para estas tareas, pídeles que te pasen un resumen periódico con esta información.

Porque lo que no te puedes permitir es el lujo de no saber cuánto facturas, cuánto gastas y cuánto ganas.

 

Consejo 3: Haz un presupuesto económico

El tercer consejo tiene mucho que ver con el anterior y consiste en que te crees un presupuesto para prever los ingresos y los gastos que vas a tener en los próximos meses.

Porque es muy habitual que, cuando no se lleva un buen control de las finanzas, se realicen compras o inversiones que, aunque en el momento en que se realizan pueden parecer acertados por el momento que esté viviendo la empresa, es posible que, a medio plazo, se demuestre que fueron un error.

Para ello, haz un cálculo lo más aproximado que puedas de qué vas a facturar y qué vas a tener que pagar en los próximos meses, anotando, tanto los que estás seguro que vas a tener, como los que crees que vas a tener.

Y según vayan pasando los meses, compáralos con los que en realidad has tenido.

Y no te preocupes si, sobre todo al principio, ves que no cuadra ni de lejos, lo que habías previsto con la realidad, porque la experiencia te irá ayudando a ser cada vez más exacto y realista.

Y tampoco lo veas como algo inamovible porque, al fin y al cabo, es una previsión que debes ir actualizando para adecuarla a la situación del momento y los objetivos que tengas.

Al final, lo que has de buscar es tener una visión estimada de cuál va a ser la situación financiera de tu empresa para que, entre otras cosas, puedas prever gastos periódicos que no son mensuales, como los impuestos o algunos seguros.

O también, para evitar gastos imprevistos y compras impulsivas que, evidentemente, no sean de extrema necesidad.

 

Con, o sin impuestos

Aunque sí has de tener en cuenta el detalle de no caer en el típico error que cometen muchos empresarios que, al anotar la facturación prevista, lo hacen con el IVA incluido, pero cuando anotan los gastos se olvidan de poner el pago de los impuestos.

Porque eso, lo que hace es darte una visión muy distorsionada de la realidad.

Por lo que, antes de empezar a rellenar la previsión, habrás de tomar la decisión de si quieres hacerlo con o sin impuestos.

Y si es que sí, entonces, tanto la facturación como los gastos deberás añadirlos siempre con el IVA incluido y deberás calcular el pago trimestral de impuestos.

Y, si prefieres hacerlo sobre cantidades netas, entonces añade las cifras sin impuestos y no incluyas el pago trimestral de los impuestos.

 

Consejo 4: Asígnate un sueldo mensual

El cuarto consejo es que te asignes un sueldo fijo porque, como te dije en el post de hace un par de semanas, aunque tú eres el dueño de tu empresa, tú no eres tu empresa, independientemente de que seas autónomo y estés tú solo, o que gestiones una sociedad.

Porque, aunque te cueste verlo, tú eres un empleado de tu empresa y, por lo tanto, has de recibir un sueldo acorde a las funciones que desempeñes.

Y es que, un error que cometemos todos o casi todos, sobre todo al principio, es el de mezclar el dinero de la empresa con el dinero personal.

Y esto se produce principalmente porque, al iniciar el negocio, no nos marcamos un sueldo, esperando a que la empresa gane dinero suficiente.

Y, entonces, para sobrevivir, vamos cogiendo dinero de la caja según nos va haciendo falta.

Que, si ésta va más o menos bien y tiene dinero disponible, la inexperiencia nos puede hacer creer que todo es ganancia y que podemos cogerlo.

Pero, evidentemente, es un grave error en el que, si estás cayendo, has de subsanarlo cuanto antes.

Porque no hacerlo te generará más problemas que beneficios.

 

Que tengas sueldo es una «obligación»

Por lo tanto, define un sueldo para ti, que sea lógico según la situación económica de tu empresa y, a partir de ese momento deja de meter la mano en la caja.

Y procura que sea siempre el mismo, evitando cobrar cantidades distintas cada mes o, que este vaya en función de si facturas más o menos porque, hacerlo así, sólo te dificultará la previsión.

Además, tú como particular necesitas tener claro con qué dinero cuentas cada mes para vivir y, tu empresa, necesita también poder prever fácilmente qué gastos va a tener.

Y si cada mes es una cantidad distinta, pues se hace bastante complicado.

Y no te agobies con cosas del estilo de por qué tener un sueldo fijo, si al fin y al cabo, eres el dueño de la empresa, y deberías poder ganar tu sueldo en proporción a lo que facture esta.

Porque, como te he dejado entrever antes, una cosa es tu rol como empleado de la empresa y otra muy distinta tu rol como dueño de la misma. Y, a la hora de percibir remuneración, no tiene nada que ver una cosa con la otra.

Y, de todas formas, aunque insisto en que no es lo más recomendable, tú como dueño del negocio puedes subirte o bajarte el sueldo a tu antojo.

En cualquier caso, ábrete una cuenta bancaria para tu uso personal exclusivo, que tenga sus propias tarjetas de débito y crédito totalmente independientes de la empresa y, a partir de ese momento, ingrésate ahí el sueldo que estipules.

Y, a la hora de hacer algún pago, detente antes a pensar si es un gasto de la empresa o tuyo particular para utilizar el medio de pago correcto.

 

Si necesitas más dinero, cógelo

Y, si por cualquier razón necesitases más dinero del que te has marcado como sueldo y en la empresa hubiese disponible, siempre podrías cogerlo, pero tomándotelo como un préstamo que habrás de devolver.

Y, si fuese al revés, que es la empresa la que no te puede pagar todo el sueldo que has estipulado porque, por ejemplo, hay un bajón de la facturación, lo que no te pague deberá quedar como que te lo debe y abonártelo cuando se restablezca la normalidad.

Al final, lo más importante de este consejo, es que te ayude a ver tu empresa como algo completamente independiente de ti como persona.

Y que, gracias a ello, la visión que tengas de ella te facilite la toma de determinadas decisiones.

 

Consejo 5: Trabaja con 3 cuentas bancarias

Y el quinto y último consejo es que gestiones el dinero de la empresa con 3 cuentas bancarias distintas.

Que, aunque te parezca un rollo y no le veas la lógica, enseguida lo vas a entender y, gracias a ello, vas a poder tener más control y menos sorpresas.

 

La cuenta de operaciones

La primera cuenta, que podríamos definir como la de operaciones, es la cuenta principal de la empresa, y desde la que operarás el 100% de los pagos y los cobros.

Es decir, que es donde tus clientes te ingresarán el dinero que deban pagarte y desde donde tú pagarás a los proveedores, las nóminas y la seguridad social.

 

La cuenta de los impuestos

La segunda cuenta, es la que vas a utilizar exclusivamente para la gestión de los impuestos y, en ella ingresarás el IVA que cobres por la facturación emitida.

De manera que, cada vez que un cliente te pague una factura en la cuenta de operaciones, tú deberás transferir después, a la cuenta de impuestos, la cantidad correspondiente al IVA de esa factura.

Y estas transferencias puedes hacerlas, o bien cada vez que te ingresan un cobro, o bien una vez a la semana o una vez al mes. Que decidirás tú en función de la cantidad de movimientos que tengas.

Pero, en cualquier caso, es importante que no te olvides nunca porque, sino, el sistema no funcionaría.

Así, cuando hayas de pagar los impuestos trimestrales, podrás hacerlo con toda tranquilidad desde esta cuenta, porque estarás seguro de que siempre vas a tener el dinero suficiente para cubrirlos.

Y esto será así porque, al ingresar en esta cuenta sólo el dinero del IVA que cobras, sin restar el que pagas, hará que, por pocos gastos que tengas, siempre sobre dinero.

Sin embargo, mi consejo es que no saques nunca el sobrante porque, además del IVA, seguramente también habrás de pagar otros impuestos como, por ejemplo, el IRPF.

Y, además, lo que te sobre, puedes dejarlo como respaldo para esas ocasiones en las que tú emites facturas, pero no te las pagan. Porque a Hacienda le da exactamente igual que las cobres o no, porque tú sí vas a tener que pagar el IVA.

 

La cuenta de los imprevistos

Y, la tercera cuenta, es para que la dediques a ahorrar y a cubrirte ante posibles imprevistos, como podría ser el despido de un trabajador al que has de indemnizar, una sanción que te hayan puesto o una bajada puntual de la facturación.

Que, si lo miramos fríamente, tampoco podemos calificarlos como imprevistos porque, aunque no podemos determinar el cuando, sí que podemos estar seguros que van a pasar.

Y estar preparado te dará ventaja.

Así pues, determina el porcentaje de tu facturación que quieres apartar para este tema, que lo normal es que sea un 5% o un 10% y transfiérelo mensualmente a esta cuenta.

 

Y con respecto a la gestión de cuentas bancarias ya está, simplemente decirte que, para que esto funcione bien es muy importante que, el dinero que metas en cada cuenta no lo toques nunca para cosas que no sean las estipuladas.

Y, aunque te pueda parecer que es un incordio tener que hacer transferencias continuas entre distintas cuentas, te aseguro que, a la larga te será muy beneficioso.

Porque, además de que te aportará control y tranquilidad por saber que vas a poder pagar los impuestos sin problemas y estar respaldado cuando aparezcan los imprevistos, al trabajar con distintas entidades bancarias lograrás no tener todos los huevos en la misma cesta.

Que, aunque pueda parecer una tontería, es más interesante de lo que crees porque, si bien es cierto que donde mejor visto estarás será en aquella entidad en la que tengas la cuenta principal de la empresa, también es cierto que en las otras ya tendrás la puerta abierta para que, en caso de necesitar apoyo financiero, te sea más fácil negociar que si fueras un completo desconocido.

 

Conclusión

Ya para finalizar y como resumen de todo esto, quiero decirte que sé que tú has creado tu empresa para ganar dinero y que, la mayoría de las veces, gestionarlo es un soberano rollazo, porque es aburrido y procrastinarlo es muy fácil.

Pero, al fin y al cabo, tampoco necesitas ser un experto en materia financiera, ni nada por el estilo.

Te basta con tener un mínimo de conocimientos y seguir estos 5 consejos para que, tener el control sea más sencillo, y así puedas tomar decisiones más acertadas.

 

Y ya está por hoy.

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Y te invito a que me dejes un comentario y me cuentes si estás aplicando ya alguno de estos consejos.

Hasta la próxima

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