En este artículo te doy unos cuantos consejos para administrar las finanzas de tu empresa.
Pues tener un negocio con una excelente situación financiera es el sueño de cualquier empresario.
Sin embargo, hay veces que, en lo que tiene que ver con el dinero, tu vida es como una montaña rusa.
Sobre todo si eres autónomo o estás empezando el negocio.
Pues pasas de tener dinero de sobra, a estar en número rojos en un santiamén.
Y esa situación provoca que pongas el dinero en el centro de todo y que tu mente sólo de vueltas sobre él.
No permitiéndote enfocarte en el resto de áreas del negocio, que son las que, en realidad, tendrán como consecuencia que obtengas la estabilidad financiera que buscas.
Así que, si te ves reflejado en esta situación y quieres mejorarla, sigue leyendo porque hoy te voy a dar algunos consejos para administrar las finanzas de tu empresa, que harán que tu sueño se convierta en realidad.
El reto de administrar las finanzas del negocio
El éxito financiero de cualquier empresa depende tanto de que los ingresos superen a los gastos, como de saber cómo administrarlos.
Porque, si tú tienes una empresa que es rentable, pero tu modo de gestionar las finanzas no es todo lo bueno que debiera.
Es más que probable que antes que después, pases a engordar las fatídicas estadísticas del cierre de empresas.
Y es que, seguro que te suena la situación esa de ir más o menos bien, pudiendo pagar sin problemas cada mes.
Pero que cuando llega el trimestre y tienes que hacer frente a los impuestos, te llevas un soberano susto porque lo que tienes que pagar, supera con mucho lo que imaginabas, -si es que lo habías llegado a imaginar-.
Y, entonces, para pagar tienes que hacer malabares.
Teniendo que pedir aplazamientos a la Agencia Tributaria, quedándote en descubierto en el banco -si es que te lo permiten-, o solicitando una póliza de crédito.
Lo peor de esto es que, si sólo te pasase el primer trimestre, tendrías excusa por aquello de ser novato.
Pero es que ocurre más veces de las que debería.
Y entonces empiezas a plantearte cosas como que tu empresa no es rentable, que jamás vas a ser capaz de salir de esa rueda en la que te has metido, o que no sirves para ser empresario.
Pero nada más lejos de la realidad, porque esta situación tiene solución.
Y se basa en 5 consejos que son muy fáciles de implementar y mantener .
Que si los sigues, tendrás mayor control y claridad sobre la situación económica de tu empresa.
Además, podrás enfocarte en el resto de áreas del negocio.
Que como te dije antes, son las que tendrán como consecuencia la estabilidad financiera que buscas.
Para la gestión, la cantidad no importa
Antes de empezar me gustaría que entendieses que, la gestión del dinero de tu empresa, no tiene nada que ver con la cantidad que factures.
Porque muchos empresarios no lo hacen porque piensan que, para lo poco que facturan, no merece la pena.
Y que ya se pondrán con ello cuando muevan mucho más dinero.
Pero la realidad es que da igual que generes millones o sólo unos pocos miles.
Porque, de lo que se trata, es de que tengas siempre el control y la información de cuál es tu situación.
Y, además, si empiezas cuando facturas poco, adquirirás la experiencia para que cuando generes millones ya sepas hacerlo con soltura.
Porque no serías el primer empresario al que, de repente, le cae muchísimo dinero del cielo.
Y como no sabe administrarlo, lo dilapida enseguida.
Así pues, una vez dicho esto, ya sí podemos ponernos con los 5 consejos.
Consejo 1: No confundas la facturación con los beneficios
El primero de estos consejos es que nunca debes confundir la facturación de la empresa, con los beneficios.
Porque ese es uno de los errores más comunes.
Y, también, uno de los principales culpables de que tomes decisiones equivocadas con respecto al dinero.
Porque aunque te parezca una obviedad, te sorprendería la cantidad de empresarios que hay que, aún llevando un tiempo en el mercado, todavía no tienen claro este concepto.
Por lo tanto, si aún no lo has hecho, calcula cuanto antes con qué margen estás vendiendo.
Y deja de ver el dinero que tienes como el del total de lo que has ganado.
Porque de ahí vas a tener que restar, además de los gastos y las nóminas, los impuestos.
Y no hacerlo, es lo que provocará que, cuando tengas que pagarlos que te pillen por sorpresa.
Consejo 2: Lleva el control de la facturación y los gastos
Tienes que llevar un control exhaustivo de la facturación, de los gastos y, también, de los movimientos bancarios.
Porque si no lo haces, difícilmente podrás saber cuál es el estado de la empresa y, por lo tanto, no podrás tomar decisiones tan fácilmente.
Y, para hacerlo, puedes usar tanto un programa específico, como una hoja de cálculo o una libreta. Da igual.
La cuestión es que seas capaz de saber en todo momento cuál es tu facturación y cuáles son tus gastos, y de ser posible, diferenciarlos por tipos.
Porque cuanta más información tengas, mejor podrás medirla y tomar las decisiones de mejora necesarias.
Así que, si aún no tienes el hábito, créate un recordatorio en tu calendario para este trabajo.
Y, según sea el volumen que muevas, hazlo una vez al mes o, si generas mucho, una vez a la semana.
Si tuvieras personal administrativo para estas tareas, pídeles que te pasen un resumen periódico con esta información.
Porque no te puedes permitir el lujo de no saber cuánto facturas, cuánto gastas y cuánto ganas.
Consejo 3: Haz un presupuesto económico
Créate un presupuesto para prever los ingresos y los gastos que vas a tener en los próximos meses.
Porque cuando no se lleva un buen control de las finanzas, se suelen realizar compras o inversiones poco inteligentes.
Pues aunque en ese momento pueden parecer acertados, por el momento que esté viviendo la empresa, es posible que, a medio plazo, se demuestre que fueron un error.
Para ello, haz un cálculo lo más aproximado que puedas de qué vas a facturar y qué vas a tener que pagar en los próximos meses.
Anotando, tanto los que estás seguro que vas a tener, como los que crees que vas a tener.
Y según vayan pasando los meses, compáralos con los que en realidad has tenido.
No te preocupes si, sobre todo al principio, ves que no cuadra ni de lejos, lo que habías previsto con la realidad.
Porque la experiencia te irá ayudando a ser cada vez más exacto y realista.
Y tampoco lo veas como algo inamovible.
Porque, al fin y al cabo, es una previsión que debes ir actualizando para adecuarla a la situación y los objetivos que tengas.
Al final, lo que has de buscar es tener una visión estimada de cuál va a ser la situación financiera de tu empresa.
Para que, entre otras cosas, puedas prever gastos periódicos que no son mensuales, los impuestos, o algunos seguros.
Y, también, para evitar gastos imprevistos y compras impulsivas que, evidentemente, no sean de extrema necesidad.
Con, o sin impuestos
Has de evitar el típico error de anotar la facturación prevista con el IVA incluido, y los gastos sin él. O al revés.
Porque eso, lo que hace es darte una visión muy distorsionada de la realidad.
Por lo que, antes de empezar a rellenar la previsión, habrás de tomar la decisión de si quieres hacerlo con o sin impuestos.
Si decides que sí, entonces, tanto la facturación como los gastos deberás añadirlos siempre con el IVA incluido y calcular el pago trimestral de impuestos.
Y, si prefieres hacerlo sobre cantidades netas, entonces no incluyas el pago trimestral de los impuestos.
Consejo 4: Asígnate un sueldo mensual
Es importante que te asignes un sueldo fijo, porque como te dije en el post de hace un par de semanas, aunque tú eres el dueño de tu empresa, tú no eres tu empresa.
Independientemente de que seas autónomo y estés tú solo, o que gestiones una sociedad.
Porque, aunque te cueste verlo, tú eres un empleado de tu empresa y, por lo tanto, has de recibir un sueldo acorde a las funciones desempeñadas.
Y es que, un error que cometemos todos o casi todos, sobre todo al principio, es el de mezclar el dinero de la empresa con el dinero personal.
Que esto es principalmente, porque al iniciar el negocio, no nos marcamos un sueldo, esperando a que la empresa gane dinero suficiente.
Y, entonces, para sobrevivir, vamos cogiendo dinero de la caja según nos va haciendo falta.
Que si ésta tiene suficiente dinero disponible, la inexperiencia nos puede hacer creer que todo es ganancia y que podemos cogerlo.
Pero, evidentemente, es un grave error en el que, si estás cayendo, has de subsanarlo cuanto antes.
Porque no hacerlo te generará más problemas que beneficios.
Que tengas sueldo es una «obligación»
Por lo tanto, define un sueldo para ti, que sea lógico según la situación económica de tu empresa.
Y, a partir de ese momento deja de meter la mano en la caja.
Procura, además que sea siempre el mismo, evitando cobrar cantidades distintas cada mes.
O que este vaya en función de si facturas más o menos, porque hacerlo así, sólo te dificultará la previsión.
Además, tú como particular necesitas tener claro con qué dinero cuentas cada mes para vivir.
Y tu empresa, necesita también poder prever fácilmente qué gastos va a tener.
Si cada mes es una cantidad distinta, pues se hace bastante complicado.
Y no te agobies con cosas como para qué tener un sueldo fijo, si al fin y al cabo, eres el dueño de la empresa y deberías poder ganar en proporción a lo que facture esta.
Porque, como te he dejado entrever antes, una cosa es tu rol como empleado de la empresa y otra muy distinta tu rol como dueño de la misma.
Y, a la hora de percibir remuneración, no tiene nada que ver una cosa con la otra.
De todas formas, aunque insisto en que no es lo más recomendable, como dueño del negocio puedes subirte o bajarte el sueldo a tu antojo.
En cualquier caso, ábrete una cuenta bancaria personal, que tenga sus propias tarjetas de débito y crédito totalmente independientes de la empresa.
E ingrésate ahí el sueldo que estipules.
Y, a la hora de hacer algún pago, detente antes a pensar si es un gasto de la empresa o tuyo particular, para utilizar el medio de pago correcto.
Si necesitas más dinero, cógelo
Si por cualquier razón necesitases más dinero del que te has marcado como sueldo y en la empresa hubiese disponible, siempre podrías cogerlo.
Pero tomándotelo como un préstamo que habrás de devolver.
Y, si fuese al revés, que es la empresa la que no puede pagarte todo el sueldo que has estipulado porque, por ejemplo, hay un bajón de facturación.
Lo que no te pague deberá quedar como que te lo debe y abonártelo cuando se restablezca la normalidad.
Al final, lo más importante de este consejo, es que te ayude a ver tu empresa como algo completamente independiente de ti como persona.
Y que, gracias a ello, la visión que tengas de ella te facilite la toma de determinadas decisiones.
Consejo 5: Trabaja con 3 cuentas bancarias
El último consejo es que gestiones el dinero de la empresa con 3 cuentas bancarias distintas.
Que, aunque te parezca un rollo y no le veas la lógica, enseguida lo vas a entender.
Porque gracias a ello, vas a poder tener más control y menos sorpresas.
La cuenta de operaciones
La primera cuenta, que definiremos como la de operaciones, es la cuenta principal de la empresa.
Y desde la que operarás el 100% de los pagos y los cobros.
Es decir, que es donde tus clientes te ingresarán el dinero que deban pagarte y desde donde tú pagarás a los proveedores, las nóminas y la seguridad social.
La cuenta de los impuestos
La segunda cuenta, es la que utilizarás exclusivamente para la gestión de los impuestos.
Y en ella ingresarás el IVA que cobres por la facturación emitida.
De manera que, cada vez que un cliente te ingrese un cobro en la cuenta de operaciones, deberás transferir a la cuenta de impuestos la cantidad correspondiente al IVA de esa factura.
Y estas transferencias puedes hacerlas, o bien cada vez que te ingresan un cobro, o bien una vez a la semana o una vez al mes.
Algo que decidirás en función de la cantidad de movimientos que tengas.
Pero, en cualquier caso, es importante que no te olvides nunca, porque, sino, el sistema no funcionaría.
Así, cuando hayas de pagar los impuestos trimestrales, podrás hacerlo con toda tranquilidad desde esta cuenta.
Porque estarás seguro de que siempre vas a tener el dinero suficiente para cubrirlos.
Y esto será así porque, al ingresar sólo el dinero del IVA que cobras, sin restar el que pagas, por pocos gastos que tengas, siempre sobrará dinero.
Sin embargo, mi consejo es que no saques nunca el sobrante, porque además del IVA, seguramente también habrás de pagar otros impuestos como, por ejemplo, el IRPF.
Y, además, lo que te sobre, puedes dejarlo como respaldo para esas ocasiones en las que tú emites facturas, pero no te las pagan.
Porque a Hacienda le da exactamente igual que las cobres o no, porque tú sí vas a tener que pagar el IVA.
La cuenta de los imprevistos
Y, la tercera cuenta, es para que la dediques a ahorrar y a cubrirte ante posibles imprevistos.
Como por ejemplo, el despido de un trabajador al que has de indemnizar, una sanción, o una bajada puntual de la facturación.
Que, si lo miramos fríamente, tampoco podemos calificarlos como imprevistos.
Porque aunque no podemos determinar el cuando, sí que podemos estar seguros de que van a pasar.
Y estar preparado te dará ventaja.
Así pues, determina el porcentaje de facturación que quieres apartar para esto, que lo normal es que sea un 5% o un 10%.
Y transfiérelo mensualmente a esta cuenta.
Y con respecto a la gestión de cuentas bancarias ya está.
Simplemente decirte que, para que esto funcione bien, es muy importante que el dinero que metas en cada cuenta no lo toques nunca para cosas no estipuladas.
Y, aunque te pueda parecer que es un incordio tener que hacer transferencias continuas entre distintas cuentas, te aseguro que, a la larga te beneficiará.
Porque además de que te aportará control y tranquilidad por saber que vas a poder pagar los impuestos sin problemas.
Estarás respaldado cuando aparezcan los imprevistos.
Y al trabajar con distintas entidades bancarias lograrás no tener todos los huevos en la misma cesta.
Que, aunque pueda parecer una tontería, es más interesante de lo que crees.
Porque si bien es cierto que donde mejor visto estarás será en aquella entidad en la que tengas la cuenta principal de la empresa.
También es cierto que en las otras ya tendrás la puerta abierta para que, en caso de necesitar apoyo financiero, te sea más fácil negociar que si fueras un completo desconocido.
Conclusión
Para finalizar, y como resumen de todo esto, quiero decirte que sé que tú has creado tu empresa para ganar dinero y que, la mayoría de las veces, gestionarlo es un soberano rollazo.
Porque es aburrido y procrastinarlo es muy fácil.
Pero, al fin y al cabo, tampoco necesitas ser un experto en materia financiera, ni nada por el estilo.
Te basta con tener un mínimo de conocimientos y seguir estos 5 consejos.
Para que tener el control sea más sencillo, y así puedas tomar decisiones más acertadas.
Hasta la próxima