Las reuniones son, sin ningún género de dudas, uno de los peores asesinos de la productividad que existen.
Porque no sólo son una distracción gigantesca en el trabajo diario, sino que, además, tener demasiadas genera mucho estrés, y más aún si éstas son largas y están mal organizadas.
Basta con que te fijes en las que programas o en las que asistes para llegar a la conclusión de que:
– La mayoría del tiempo que estás en ellas no sirve para nada
– Te cortan el flujo productivo en la ejecución de tus tareas habituales
– Pierdes el tiempo con desplazamientos
– Y también pierdes los minutos previos y posteriores a la reunión.
A ver.
Que las reuniones en sí no son malas.
Especialmente cuando les sacas algo de valor.
Lo que pasa es que hacerlas indiscriminadamente, sin una buena preparación, y sin un por qué de peso, las convierte en matadoras.
Muchos pensaron que con el boom del Zoom y otras herramientas similares esto mejoraría.
Pero no sólo no ha sido así, sino que ha empeorado.
De hecho, fíjate.
Los señores de Microsoft han hecho un estudio que dice que desde la pandemia las reuniones han aumentado en un 192%.
Y la conclusión a la que llegan es que lo que en principio iba a servir para reducir tiempos y costes por traslados y demás historias, con la aparición de aplicaciones para videollamada, lo que ha hecho es empeorarlo todo por la facilidad de convocatoria.
Porque antes para ir a una tenías que desplazarte, o se cuadraban para que todos los asistentes pudieran acudir.
Pero ahora ya da igual dónde estés, porque te puedes reunir con el teléfono.
La cuestión es que según sus cálculos, este aumento equivale a que de media se usan 8 horas a la semana en reuniones.
O sea, 1 día enterito a la semana sólo dedicado a reunirse.
1 día que no se está dedicando a ejecutar tareas.
Y tú pensarás…ya, pero es que hay que reunirse.
Y sí, es verdad que muchas veces no queda otra que reunirse.
Pero si lo analizas llegarás a la conclusión de que más de la mitad de las reuniones a las que asistes se podrían haber evitado, o al menos reducido su duración.
Y qué te quiero contar con todo esto?
Pues para empezar, hacerte consciente de por qué es posible que no te dé tiempo a hacer todo lo que tienes que hacer, o que debas trabajar más horas de las necesarias para acabar tus tareas.
Y por otro lado, que teniendo en cuenta que las reuniones son un mal necesario, lo que has de buscar es que afecten lo menos posible a tu productividad.
Y para ello debes asegurarte de que si hay que hacerlas, al menos que se organicen bien.
Disfruta del día!
Rafael Valero
PD – En próximos emails te daré claves para evitarlas, o cómo organizarlas para que sean productivas de verdad.
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