10 fórmulas para mejorar tu espacio de trabajo

El lugar en el que más tiempo pasas de seguido es, casi con toda seguridad, tu espacio de trabajo en la empresa. Y según un estudio, el que tu lugar de trabajo esté bien diseñado puede aumentar tu productividad entre un 15% y un 20%.

Por eso he decidido que hoy te voy a hablar de cómo puedes mejorar ese lugar en el que tanto tiempo pasas. Y te voy a contar 10 fórmulas que puedes implementar o cambiar para que estar en él sea más agradable y productivo.

Y aunque es más que probable que alguno de estos aspectos tú ya los conozcas, es probable que no los hayas implementado porque pienses que no son tan importantes o simplemente porque te haya dado pereza.

Pero la confortabilidad y usabilidad de tu espacio de trabajo son fundamentales para que quieras estar en él. Pues ya sólo el hecho de que no te desagrade ir a trabajar es un punto a favor de tu productividad.

Vamos a ello.

 

1. EL ESPACIO DISPONIBLE

Es importante que cuentes con el suficiente espacio de maniobra. Es decir, no es necesario que tengas que tener a tu alrededor 20m2 para estar cómodo. Pero sí que necesitas unos mínimos.

Por ejemplo, el espacio para tu silla (el que va desde el borde de tu mesa y hasta la pared o el mueble que tengas a tu espalda) debe de tener como mínimo 80cm. siendo lo aconsejable 1m.

Esto evita que te sientas encajonado, y te provoque efecto de encierro y estrés.

Lo ideal es estar mirando hacia la puerta. O como mínimo que ésta no quede a tu espalda. Para evitar la sensación de indefensión y/o falta de privacidad.

Las herramientas que utilices más habitualmente (grapadora, bolígrafos, calculadora, etc.) han de estar al alcance de la mano. Y las que menos uses lo mejor es que estén fuera de la mesa, aunque fácilmente recuperables.

Al final se trata de que levantarte de tu sitio sea fundamentalmente para descansar o para salir de la oficina a un recado o reunión. Y evitar lo máximo posible tener que levantarte para ir a buscar algo que normalmente tienes que utilizar.

Si quieres información más técnica, puedes echar un vistazo a lo que dice el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo y que muy bien ha desarrollado CEREM International Business School en este artículo.

 

2. LOS MUEBLES

Los muebles más importantes en cualquier espacio de trabajo son con diferencia la silla y la mesa. Y elegirlas correctamente es básico, pues no tienen las mismas necesidades un delineante que un telefonista o un administrativo.

La mesa debe adaptarse a las necesidades del puesto. Y opino que ésta, como segundo mueble principal, no puede tener unas dimensiones por debajo de los 140cm. de largo x 80cm. de ancho. Y casi te diría que las dimensiones perfectas (al menos para mí) son de 160cm. x 80cm. Ya que una mesa más grande que estas medidas, puede que resulte muy bonita, pero sólo sirve para tenerla llena de trastos.

La silla, que está considerada como la pieza más importante de todo el conjunto de muebles para el trabajo, ha de posibilitarte una postura correcta para no afectar a tu salud. Y además ha de ser lo suficientemente cómoda como para que estar muchas horas en ella no te suponga un suplicio.

Sin embargo en la gran mayoría de los casos, las sillas se eligen más por estética o por precio que pensando en el bienestar. Y quizá habría que valorar la posibilidad de una baja por culpa de un mueble mal elegido, con el consiguiente coste para la empresa.

 

3. LOS EQUIPOS DE TRABAJO

En el caso de los ordenadores, estos han de tener la potencia suficiente necesaria para el trabajo que se vaya a desempeñar. Pues no es lo mismo trabajar sólo con hojas de cálculo que con tratamiento de imágenes.

Ahora bien, para el caso de impresoras, fotocopiadoras y escáneres, yo soy de la opinión (ante un uso normal) que siempre deben tener una potencia lo más alta posible. Sino, sólo tienes que recordar esa imagen de un administrativo delante de la fotocopiadora durante mucho rato. Es anti productivo total, además de muy caro.

Este es de esos costes que no se suelen evaluar, porque se da por sentado que es un mal necesario. Pero existen muchas opciones en el mercado, que aunque en un primer momento puedan parecer caras, a la larga pueden ahorrar muchos costes y ganar en productividad.

Un ejemplo de esto sería poner 2 fotocopiadoras en lugar de 1

 

4. LA DECORACIÓN

La decoración es importante desde el momento en que las personas nos sentimos más dispuestas a estar en un lugar si la decoración nos resulta agradable.

Y sí, ya sé que estamos hablando de un espacio de trabajo. Pero no me estoy refiriendo a poner sofás de diseño por toda la oficina (o sí). Me refiero que además de que la imagen corporativa debe usarse con gusto cuando se utiliza como decoración, hay otra serie de elementos decorativos que ayudan a que uno se sienta «orgulloso» de trabajar en esa oficina.

Estoy hablando por ejemplo de cuadros, iluminación o plantas.

Y para el caso concreto de las plantas, decir que éstas además de ofrecer un punto decorativo bastante interesante, ayudan a que:

  • Reduzcamos el estrés
  • Aumentemos la productividad
  • Nos concentremos con mayor facilidad
  • Y de paso, limpien el aire y proporcionen oxígeno

 

5. LOS COLORES DE LA ESTANCIA

A la hora de elegir los colores de nuestro despacho u oficinas, solemos dejarnos llevar por nuestro propio gusto o por los colores de nuestra marca corporativa. Y dedicamos muy poco tiempo, o ninguno, a pensar en cómo podría ayudarnos positivamente la elección de los colores para nuestra productividad.

Y reconozco que muchas veces el uso de los colores corporativos hace que todo quede muy bonito y acorde con nuestra marca. Pero eso, en todo caso, debemos dejarlo para los lugares en los que vamos a recibir los clientes. 

Para el caso de las oficinas y despachos, hemos de pensar en el bien de la empresa y de los trabajadores. Y al igual que es un error poner el color que te guste a ti en tu logotipo en lugar del color que más llame la atención a tu cliente objetivo, también es un error no utilizar la estrategia del color para el aumento de la productividad en las oficinas y despachos.

Cada color tiene significado y ofrece un beneficio distinto, que vemos a continuación:

Blanco, color que aporta claridad y limpieza. Además da sensación de amplitud y modernidad. Y aunque a muchos no se lo parezca, promueve la creatividad y te aleja del negativismo.

Amarillo, color que infunde buen humor e inspiración. Ayuda a la concentración, la creatividad y la comunicación.

Naranja, color que estimula el movimiento, la diversión y el apetito. Inspira alegría y elocuencia. (En pequeñas áreas es estimulante y genera bienestar. Aunque usado en exceso puede resultar irritante).

Rojo, color peligroso en el uso en oficinas y espacios de trabajo. Pues aunque es un color que inspira energía y actividad, también hace que pueda aparecer la agresividad y la sobre excitación.

Azul, color que beneficia la relajación, la serenidad y la confianza. Se recomienda para lugares en los que puede existir un alto nivel de estrés (salas de call center o salas de reuniones).

Verde, color equilibrante y fresco. Favorece la concentración, la apertura de mente y tiene efectos relajantes.

Los expertos aconsejan que en las zonas de trabajo utilicemos como base un color neutro, como puede ser el blanco o un crema, y según el espacio de trabajo y lo que se quiera lograr, jugar con otras tonalidades.

 

6. LA ILUMINACIÓN

La iluminación es de esos aspectos que demuestran sus beneficios claramente. Y tiene 4 efectos directos:

  • Nos permite trabajar con comodidad y sin que tengamos que forzar la vista.
  • Evita que cometamos errores.
  • Resalta los colores de la decoración.
  • Y por último, también contribuye en el estado de ánimo de las personas.

Dando igual que trabajes en un despacho o en una amplia sala, la buena iluminación es siempre imprescindible.

Lo ideal es la iluminación natural, aunque como no siempre es posible, para suplirla, lo mejor son las luminarias con tonos blancos (fluorescencia preferiblemente), evitando en la medida de lo posible los tonos amarillentos, ya que crean ambientes cálidos que relajan.

 

7. LA AROMATIZACIÓN

El olfato es el sentido más poderoso que tenemos y el que más influye en la actividad cerebral. Y bien utilizado puede llegar a aumentar la productividad hasta un 14% y reducir los errores hasta un 21%, pues ayuda a mejorar el rendimiento, la concentración y la convivencia.

Por lo general, la utilización de aromas en un espacio de trabajo se usa con la intención de tapar olores, o dar un toque fresco. Pero en contadas ocasiones se utiliza para favorecer la productividad.

Cada aroma tiene unas cualidades distintas de las que te podrías beneficiar, por ejemplo:

Limón, facilita la concentración y tiene propiedades calmantes.

Lavanda y Jazmín, controla el estrés emocional por tener propiedades calmantes. Además de tener efectos reconfortantes que ayudan a aliviar la tensión y la depresión.

Romero, aroma revitalizante que te ayuda a levantarte. Y también a mejorar la retención de la memoria y tiene propiedades estimulantes que combaten el cansancio físico.

Canela, ayuda a combatir la fatiga mental y a mejorar la concentración.

Menta, potencia la energía y vigoriza la mente. Promueve la concentración y estimula el pensamiento.

 

​8. LA MÚSICA

Según un estudio canadiense, se reveló que las personas que trabajan escuchando música, son un 20% más rápidas en la ejecución de sus tareas.

Sin embargo hay que tener en cuenta varios detalles para que este resultado sea así y no justamente el contrario.

  • Cuando tengas que realizar tareas que requieran concentración, no utilices tu música preferida, ya que te distrae. Este tipo de música déjalo para cuando hayas de hacer tareas repetitivas.
  • Lo ideal es que la música no sea la protagonista de la estancia. El volumen debe ser suave, que se escuche pero que no sobresalga. Y a ser posible, que no sean hits con letra.
  • Los sonidos de fondo con ruidos de la naturaleza, ayudan a concentrarse. Una buena opción podría ser Noisli.com

 

9. LA TEMPERATURA

Hay un dicho que dice algo así como «yo paso calor en función del frío que pasa el que tiene el control de la calefacción».

La temperatura en las oficinas suele generar bastante controversia, porque cada persona somos un mundo en lo que refiere al calor y al frío.

Y es que, en las pequeñas empresas, lo que se suele hacer es encender los equipos de climatización justo cuando se inicia la jornada. Por lo que durante un buen rato y, hasta que la temperatura de adecúa, los trabajadores no están a gusto, pasando frío o calor. Con la consiguiente bajada de productividad.

La solución pasa por programar el temporizador para que se ponga en marcha un rato antes de abrir las puertas, y así cuando el personal se incorpore, las estancias ya estén a la temperatura adecuada.

Y el sobrecoste que puede conllevar esto a la empresa es ínfimo si lo comparamos con el coste que pueda causar que los trabajadores no ejerzan al 100% sus labores durante unas horas cada mañana.

En cualquier caso, lo ideal es que la temperatura esté fija entre los 21º y 22º.

 

10. LA LIMPIEZA Y EL ORDEN

Por mucho que algunos se empeñen en creer que tienen control sobre su desorganización, esto no deja de ser una creencia que se han auto-impuesto para defender la desorganización habitual por pereza.

No hay nada más efectivo a la hora de trabajar (y en cualquier situación) que tenerlo todo bien ordenado y fácil de encontrar. Pues esto ayuda a recuperar lo necesario casi sin pensar y en muy poco tiempo.

Trabajar en tu escritorio teniendo sólo aquello que necesitas, ni un sólo documento o elemento de más, favorece la concentración y con ello la productividad.

Si no lo has hecho nunca, pruébalo. Quita de tu mesa absolutamente todo lo que no necesites (todo, todo) para hacer la siguiente tarea, y verás como serás capaz de hacerla más rápidamente.

Cada día cuando acabe tu jornada, dedica unos minutos (que generalmente no serán más de 5) a dejar tu mesa vacía de elementos que no tengan que estar, y a guardar o archivar la documentación. Así al día siguiente cuando llegues te dará la sensación de claridad y te costará menos iniciar la tarea planificada.

 

CONCLUSIÓN

Lograr ser productivos tiene tantos frentes posibles, que quizá sería más fácil encontrar qué es lo que no nos ayuda a mejorar la productividad.

El problema está en que no somos conscientes de que cosas como la iluminación, los colores, los aromas, etc. nos puedan ayudar a hacer las cosas más rápido y con menor esfuerzo. Pero así es.

Para conseguir el éxito es necesario como mínimo levantarse y caminar. Pero es mucho más inteligente apoyarse en cualquier cosa que te ayude a lograrlo antes y con menor esfuerzo. Es más fácil llegar a la meta basándote en la productividad.

Y hasta aquí la larga entrada de hoy. 

Espero que te ayude en el logro de tus metas. Y si crees que podría ayudar a otras personas, échame una mano para hacérselo llegar y compártelo en tus redes sociales.

Si utilizas otros sistemas que ayuden a mejorar el espacio de trabajo y quieres contármelo,  deja un comentario a continuación.

Hasta la próxima.

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