Por qué no delegas

Parte de tus funciones como empresario o responsable de cualquier tipo con personal a su cargo, consiste en lograr que se realice el trabajo de la manera más eficiente y rentable para tu empresa o departamento.

Por ello, delegar es una de las acciones más importantes que puede hacer cualquier responsable que quiera mejorar su efectividad y de paso la productividad de su empresa.

La pregunta natural que me surge tras esta afirmación, es por qué entonces, las personas con responsabilidad delegamos tan poco. Pues aunque podríamos pensar que es porque no saben realmente qué es delegar, yo pienso que es por otros motivos y es lo que veremos un poco más adelante.

 

Qué es delegar

Delegar es la acción de repartir tareas a subordinados, empleados, compañeros, jefes, proveedores, etc., para que realicen funciones que no tienes porqué realizar tú necesariamente y que gracias a ello podrías mejorar tu productividad.

Muchas personas creen que delegar es dejar de hacer su trabajo, pero la realidad es que delegar forma parte de sus trabajos. Y en concreto, al delegar se quitarían de encima esas tareas -unas rutinarias y otras no- que por las circunstancias de las mismas, no es imprescindible que las realicen ellos y que perfectamente podría realizar otra persona.

Por lo tanto, es totalmente contraproducente que tú dediques parte de tu tiempo a realizar tareas que perfectamente podría desempeñar cualquier otra persona, y que te están restando tiempo para acometer tareas más importantes y que sólo puedes realizar tú.

Así que hoy no voy a explicarte cómo se debe delegar eficazmente, que eso lo dejo para otra ocasión. Hoy voy a contarte cuáles son los motivos más habituales por los que las personas con poder y personal a su cargo no delegan.

 

Los motivos más habituales para no delegar

A continuación te voy a exponer cuáles son las razones más habituales por las que no se delega. Y aunque las que te cuento no son todas, sí que son las que más fácilmente nos podemos encontrar.

No se delega por EGO

Yo opino que, para ocupar un puesto de responsabilidad, hay que tener un importante nivel de ego. Sin embargo, es verdad que no siempre lo utilizamos en nuestro favor y en lugar de ayudarnos nos perjudica.

Este mal uso de nuestro ego, nos lleva en ocasiones a creer que somos imprescindibles y que lo que nosotros hacemos, lo hacemos de maravilla y que difícilmente otros podrían llegar al mismo nivel de perfección de resultados que el que logramos nosotros mismos.

Esta es la razón por la que muchas veces mantenemos esa desacertada afirmación de: «si quiero que se haga bien, tengo que hacerlo yo mismo».

Y preferimos utilizar nuestro tiempo en ejecutar nosotros mismos la tarea, antes que tener que asumir la responsabilidad de que aquel en quien pudiésemos delegar la función, no la realizase según los parámetros de excelencia que consideremos para cada caso.

No se delega por DESCONFIANZA

En muchas ocasiones no confiamos en que, las personas que trabajan con nosotros, cumplan con la profesionalidad necesaria para acometer determinadas tareas. Ya sea por desconocimiento de los procesos, porque van saturados en sus trabajos habituales, o porque directamente no nos termina de gustar cómo asumen sus funciones.

Esto nos lleva a que si queremos que la tarea en cuestión cumpla con unos parámetros concretos y esté lista para cuando nosotros determinamos, acabemos por hacerla nosotros mismos.

No se delega por una PERCEPCIÓN ERRÓNEA DEL COSTE

Es evidente que, si la persona en quien pensamos en delegar, no está formada para ello -o eso creemos-, difícilmente podrá ofrecernos un resultado satisfactorio.

Esto nos conduce a pensar que nos va a salir mucho más rentable hacerlo nosotros mismos que tener que perder el tiempo en enseñarles, pues hacerlo tampoco nos asegura un satisfactorio resultado. Al menos, no las primeras veces.

Así que decidimos asumir nosotros la tarea, lo que provoca que no podamos dedicar ese tiempo a otras cosas más importantes y encima, cuando vuelva a surgir una tarea parecida también habremos de volver a acometerla nosotros porque nadie sabe hacerla.

«Cada vez que tú haces una tarea que perfectamente podría realizar alguien con una categoría laboral inferior a la tuya, estás perdiendo dinero»

No se delega por MIEDO

Otro de los motivos por lo que algunos no delegan, es por el miedo que da que otros sean capaces de mejorar los resultados que tan bien te salían a ti.

Te hace perder protagonismo y encima es posible que te superen o incluso puedas llegar a perder tu puesto de trabajo.

Esta razón es la que desemboca con más posibilidades en que acabes haciendo muchas más horas de las que en principio deberías dedicar a tu trabajo, y encima es posible que, al no dedicar tu tiempo a lo que de verdad es importante de tu puesto de trabajo, termines siendo despedido pero por los malos resultados.

 

Conclusiones

Delegar sí o sí te aportará más beneficios que problemas. Te libera de funciones y tareas rutinarias, te ayuda a realizar tu trabajo de una manera más eficiente y sobre todo puedes dedicar tu tiempo a las cosas que de verdad son importantes.

Además, si piensas en el coste por hora de tus subordinados y lo comparas con el tuyo, llegarás a la conclusión de que muchas de las tareas que realizas te están saliendo muy caras en comparación a cómo resultarían si las ejecutase otra persona.

Y si no tienes esas personas, quizá el problema esté en que a la hora de designar a tu equipo, no lo hicieses pensando en tener junto a ti a los más adecuados para lograr tus objetivos. A no ser, claro está, que tus objetivos fueran que tú acabases siendo el centro de atención y quien se llevase todos los aplausos.

Y hasta aquí la entrada de hoy. En una próxima entrada, te contaré cómo se debe delegar para que resulte eficaz y tú no pierdas el control.

Si consideras que la información que te aporto es interesante y podría ayudar a otras personas, échame una mano y compártela en tus redes sociales.

Y te invito también, a que me dejes un comentario y me cuentes si tú eres de los que no delega y por qué.

Hasta la próxima.

Cómo y por qué crear procesos en la empresa

Crear procesos en la empresa

Si quieres que tu negocio adquiera unos altos niveles de organización, eficacia, productividad y por supuesto, excelencia, saber cómo crear procesos en la empresa y sistematizarla es algo que no puedes dejar de lado.

Porque estoy seguro que sabes, que lograr que tu empresa tenga éxito, no depende sólo de que seas capaz de vender mucho y mantener un nivel de costes contenido.

Que desde luego es importantísimo y ayuda, está claro, pero no es lo único. También necesitas, entre otras cosas, que mantenga un nivel de calidad y productividad óptimo, para que como mínimo, tus clientes, empleados y proveedores reciban siempre el mismo previsible resultado, y que de haber cambios sean siempre a mejor.

Y da igual que tu empresa esté formada por ti sólo o que tengas cientos de empleados. Al final, crear procesos y sistematizar es una de las mejores opciones que tienes para crecer con solidez.

 

Qué son los procesos

Pero primero de todo, determinemos qué son los procesos en una empresa.

Un proceso es un conjunto de pasos, tareas y/o decisiones que se deben realizar de forma secuencial y siempre del mismo modo, con el fin de conseguir un resultado concreto.

O dicho de otro modo, un proceso es simplemente establecer el modo más óptimo de realizar una tarea para que siempre se obtenga el mismo resultado.

 

Qué características principales tiene un proceso

Procesos hay de muchos tipos, desde los más simples, como podría ser uno que especificase el modo en que se debe cerrar cada día la oficina (qué luces apagar, cómo poner la alarma, cuántas vueltas de llave dar a la cerradura, etc.), hasta los más complicados como el proceso completo de la gestión de venta a un cliente.

Y son varias las condiciones que cumplimentan un proceso para que ofrezca lo que se espera de él. Debiendo como mínimo cumplir con las que expongo a continuación:

 

Los procesos deben tener un principio y un final claro

Cualquier tarea que quieras que funcione sistemáticamente deberá empezar siempre del mismo modo y acabar también del mismo modo, para que el resultado final sea el que hayas estipulado.

Los procesos deben estar documentados

Tener los procesos puestos por escrito es casi la condición más importante de todas. Pues sólo si tienes todas las condiciones y pasos documentados y en el orden correcto podrás estar seguro que se van a realizar según tus indicaciones.

Los procesos deben poder ser repetibles

Crear un proceso sólo tiene sentido si de verdad este ha de realizarse repetidamente. Porque, aunque también es posible crear procesos para usarlos una o dos veces, antes habría que valorar detenidamente si de verdad merece la pena el esfuerzo de crearlo.

Los procesos deben ser medibles

Sólo si puedes medir los resultados de un proceso, podrás saber si el resultado es óptimo y si es posible mejorarlo de algún modo.

Los procesos deben ser fáciles de seguir

Si un proceso es complicado, demasiado largo o contradictorio, las personas que deban llevarlos a cabo no se sentirán motivados a realizarlos según se haya documentado y acabarán por no hacerlo o hacerlo a su criterio, lo cual no ofrecerá el mismo previsible resultado siempre.

 

Cómo se crean los procesos

Crear procesos en una empresa no es una labor sencilla. De hecho, para hacerlo verdaderamente bien, habrás de dedicar muchas horas a observar, implementar y hacer seguimiento una y otra vez hasta obtener el resultado que tú esperas. Y eso, con cada uno de los procesos.

También es verdad que hay procesos que son casi estándar, pero como cada empresa es un mundo, al final siempre hay modificaciones posibles, por lo que copiar lo que hacen otros no es una opción plausible.

Para crear un proceso, lo primero que has de hacer es identificar cuál es esa tarea que se realiza de manera repetida, y tras observar con detenimiento cómo se está ejecutando en la actualidad, responderte a ti mismo a, como mínimo, la siguiente serie de preguntas:

 

¿Cuál es el trabajo que hay que realizar?

Se trata de resumir de la forma más clara y simple qué es lo que hay que hacer.

¿Cuál es el resultado que se espera una vez finalizado el proceso?

Debes dejar muy claro cuál es el objetivo del proceso y cuál es el resultado que deben obtener aquellos que lo ejecuten hasta el final.

¿Qué herramientas, equipos, etc, son necesarias?

Deberás determinar si es necesario utilizar algún tipo de herramienta, aplicación, etc, para realizarlo.

Es interesante en este paso aclarar también cómo podrían realizarlo para el caso en que la herramienta necesaria no esté disponible.

¿Cómo debe hacerse el trabajo?

Lista paso a paso cada una de las subtareas a realizar, dando el orden exacto para ello.

Lo ideal es presentarlo en forma de diagrama de flujo, aunque sí o sí deberá estar la explicación por escrito que aclare posibles dudas.

¿Dónde debe realizarse el trabajo?

Para el caso en que se deba ejecutar en un lugar específico.

¿Quién debe realizar el proceso?

Indica qué tipo de trabajador, o si es uno en concreto, deberá ejecutar el proceso. Y también qué cualidades, habilidades o conocimientos debe tener.

¿A dónde irá el resultado obtenido una vez haya finalizado el proceso?

Puede que el destino sea el almacén, el escaparate, el archivo, etc. O que haya que entregárselo a un departamento o persona en concreto para que continúen con ello.

¿Quién será el responsable y controlará el trabajo?

Definir quién será la persona que deberá revisar que el proceso se realiza según esté estipulado, que será también a quien se deba dirigir el que esté ejecutándolo para el caso en que haya dudas o problemas.

¿Cuándo ha de hacerse el trabajo?

En qué momento del día, la semana, o el mes debe ser realizado. O también si debe iniciarse como resultado de una etapa anterior.

¿Cuáles son las condiciones en que debe realizarse el trabajo?

Debes determinar qué circunstancias se han de dar para que se pueda o deba realizar el trabajo. Puede que el local deba cumplir unas determinadas condiciones (por ejemplo…si llueve…), o los clientes, o los compañeros, etc.

¿Cuánto tiempo ha de usarse para ejecutar el proceso?

Para que un proceso cumpla con su función, éste debe tener un tiempo máximo para su ejecución, y has de determinarlo con antelación para que quien lo deba realizar actúe dentro de ese parámetro.

 

Además de estas, es posible que dependiendo de las circunstancias de tu empresa, del servicio o del producto, hayas de incluir más preguntas, como por ejemplo: ¿cuál será la cantidad que se pague a quien realice el proceso? o ¿cuál es el coste unitario del proceso?

 

En qué beneficia a tu empresa funcionar mediante procesos

Los beneficios estoy seguro que ya los has pensado tú mismo, pero aún así voy a darte los que quizá resulten más a tener en cuenta:

 

Porque acorta los tiempos de ejecución de tareas

Imagina por un momento que cualquier tarea que se debiese realizar en tu empresa dispone de un listado de pasos claramente definidos y en el orden concreto, que explican cómo, cuándo y quién debería realizarla, además del tiempo que deberían tardar en ello.

Casi que podrías plantearte que ni siquiera fuera necesario que fueses a trabajar cada día, ¿no?

 

Porque mejora la calidad

Realizar las tareas siempre del mismo modo exacto, te asegura que la calidad del resultado sea siempre la misma que la que hayas estipulado con antelación.

 

Porque reduce los costes

El simple hecho de acortar y mantener estables los niveles de calidad, los tiempos de ejecución y los materiales a utilizar, te permite con facilidad hacer previsiones y estudiar modos de mejorarlos y reducirlos.

 

Porque delegas con mayor tranquilidad y confianza

Si todo lo que hay que hacer está claramente definido en un documento, te asegura casi al 100% que el resultado será el que hayas previsto, por lo que delegarlo no te supone ningún tipo de estrés por la tranquilidad de saber que si siguen los pasos descritos, el desenlace será el esperado.

 

Porque ahorras tiempo tú y los responsables de los procesos

Al no tener que estar pendiente constantemente te (os) libera de un tiempo precioso que puedes utilizar en tareas más importantes, o simplemente para poder llegar antes a tu casa.

 

Cuál es el mejor momento para crear procesos en tu empresa

Ayer. Y si no pudo ser, hoy.

Pero partiendo de la premisa de que disponer de procesos en la empresa es algo bastante importante, lo cierto es que no hay un momento más adecuado que otro para hacerlo. Quizá lo ideal siempre sería hacerlo desde el principio e ir actualizándolos y mejorándolos a medida que fuesen surgiendo las pegas.

Ten en cuenta, que cuanto antes crees los procesos, antes podrás libérate de determinadas funciones y dedicarte a crear nuevos procesos, investigar o gestionar la estrategia de tu empresa.

Si aún no has empezado, lo primero que habrías de hacer es crear una lista con todas las cosas que hacéis en tu empresa de manera repetitiva, y siguiendo las indicaciones básicas que te he expuesto, comienza ya a crear tus primeros procesos.

Si tienes empleados o equipo a tu cargo, reúnelos y hazlo junto con ellos, pues al involucrar a los participantes activos, será más rápido y fácil de hacer.

 

Conclusiones

Existen múltiples estudios que dicen que el 70% de las franquicias que hay en el mercado tienen éxito. Y aunque es verdad que unas lo hacen mejor que otras, te aseguro que prácticamente todas funcionan en base a procesos.

Así que creo que no necesitas más datos que te demuestren que sistematizar tu empresa mediante procesos es la mejor decisión que puedes tomar en este momento.

Y aunque está claro que no es un trabajo fácil y rápido de hacer, al final los resultados te darán la satisfacción suficiente como para cubrir el esfuerzo realizado.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy. Si crees que la información que aporto podría ayudar a más gente, échame una mano a hacérsela llegar compartiéndola en tus redes sociales.

Te invito además a que me dejes un comentario y me cuentes tus experiencias con la creación de los procesos en tu empresa.

 

Hasta la próxima.

Por qué fracasan los negocios

Fracaso en negocios

Creo firmemente que todos los que decidimos en algún momento abrir una empresa, lo hacemos con el total convencimiento de tener éxito.

Pero son tantos los motivos que pueden hacer fracasar un negocio, que independientemente de la experiencia que tengamos, el riesgo siempre está ahí. Y más aún si se es emprendedor novato.

Así que he pensado que estaría bien que repasásemos algunos de esos motivos que pueden hacer fracasar un negocio, para al menos, saber en parte a qué hay que atenerse

Algunos de ellos los he vivido yo en mis propias carnes o los he visto padecer a compañeros o amigos. Y el resto simplemente forman parte de la estadística que los pone en los puestos más altos de los motivos que hacen fracasar un negocio.

 

LA BASE DEL FRACASO: TENER MOTIVOS EQUIVOCADOS PARA INICIAR EL NEGOCIO

Antes de entrar de lleno a los motivos que llevan un negocio a su fracaso, quiero hacer una reflexión sobre la que podría perfectamente pasar por la principal razón del fracaso: equivocar los motivos por los que iniciar una empresa.

Es algo a lo que no es normal prestarle atención, especialmente porque no se suele tener conciencia de ello. Nadie lo piensa.

Pero si te fijas, estos son los 3 motivos más corrientes por los que alguien monta una empresa:

  • Para ganar más dinero que el que gana como empleado
  • Para dejar de tener un jefe que le esté mandando constantemente
  • Porque está en paro y no encuentra ningún empleo que le satisfaga

 

Mirándolo desde un punto de vista muy básico, podríamos decir que aquellos que montan una empresa según cualquiera de estas razones, habrán triunfado. Pues dejan de tener un jefe que les mande, se crean un empleo que les satisface y casi con toda seguridad ganarán más dinero que trabajando por cuenta ajena.

Sin embargo, la realidad demuestra que estas no son las mejores razones para montar un negocio. Pues debido a la falta de preparación y experiencia como empresarios lo que hacen es caer en una trampa de la que es muy difícil salir.

El error que cometen estas personas es el de creer que por ser expertos en la parte técnica de la profesión que tienen, ya pueden crear una empresa. Se olvidan que un negocio es muchísimo más que la parte técnica del trabajo.

Los verdaderos emprendedores sólo crean una empresa con el fin de vivir un estilo de vida que les llene.

 

LOS MOTIVOS MÁS HABITUALES QUE HACEN FRACASAR UN NEGOCIO

Y ahora sí, una vez que hemos visto que montar una empresa no es un juego de niños, aunque muchas veces    -sobre todo por falta de experiencia- quien decide crearla se lo toma como si lo fuera. Vamos a ver cuáles son esas razones más comunes que hacen fracasar un negocio.

Lo que vamos a ver a continuación no sigue ningún orden concreto, porque aunque lo lógico quizá habría sido hacerlo por las más comunes, la verdad es que no he logrado encontrar en ningún lugar una estadística lo suficientemente fiable.

Y aunque algunas parezcan muy obvias, por experiencia te digo que cuando estás en medio del meollo, las cosas se ven de otra manera.

Vamos con ellas:

 

Falta de experiencia del propietario en la gestión y dirección de empresas

Este es de esos motivos que son muy difíciles de superar, pues o bien adquieres experiencia a base de prueba-error -como hemos hecho la mayoría- o bien te buscas un mentor que te acompañe y te asesore durante un tramo del camino.

Lo cierto es que existen muy pocas opciones en el mercado para que los emprendedores se puedan formar para dirigir su propio negocio.

 

No se ha creado un Plan de Acción, o el que hay no se está siguiendo

El Plan de Acción es el mapa que indica qué camino ha de seguir la empresa para lograr el éxito. Y sin embargo, la grandísima mayoría de los empresarios no lo tienen, o sólo lo tienen en su cabeza.

Claro, que para tenerlo, primero se tiene que tener muy nítido qué se quiere conseguir y cómo se quiere conseguir. Y no todos se han parado siquiera a pensarlo.

La cuestión es que sin un Plan de Acción puesto por escrito y bien cerca del empresario, es muy difícil seguir un camino y tomar decisiones en base a algo meditado previamente.

 

El propietario no tiene su propia visión personal

Esta razón no es muy de extrañar, porque de hecho, la grandísima mayoría de las personas no tienen una visión personal y no se han parado nunca a pensar qué es lo que en realidad quieren en la vida.

Y por supuesto, si alguien no sabe qué quiere para sí mismo en la vida, ¿cómo se puede pretender que dirija un negocio hacia un lugar en concreto?

Este es de esos motivos de fracaso que llegan aunque el negocio esté aportando beneficios suficientes. Pues el empresario se suele aburrir porque su empresa no le llena nada y deja de prestarle atención, si es que alguna vez se la prestó.

Es importante tener presente que un negocio no es más que un vehículo para que su propietario logre algo. Y si ese algo no se tiene claro, da igual lo bueno que sea el vehículo, pues no llegará a ningún destino.

 

Falta de capital o fallar al presupuestar

Es de los más comunes con diferencia, ya que se suele pecar de optimismo al calcular la facturación, pensando además que los costes serán menores de lo que son en realidad.

Los resultados económicos de una empresa son los que determinan el acierto del empresario.

El empresario no tiene porqué ser contable, pero sí tiene la «obligación» de entender y seguir constantemente los datos financieros de su empresa. Y ser todo lo pesimista y austero que pueda, sobre todo al principio.

 

No se conoce el sector en el que se está

Es más habitual de lo que se cree que alguien monte una empresa aún sin conocer el mercado en el que se va a meter. Y suele ser debido a que de cualquier forma, se ha pensado que sería una grandísima oportunidad hacerlo.

Pero no conocer o no tener suficiente experiencia en el sector en el que se ha creado la empresa es uno de los grandes errores que hacen que una empresa fracase, pues se ha de competir con quien sí que la tiene y eso resta posibilidades.

 

Elegir mal el cliente objetivo

Cuando no se tiene experiencia en la gestión de empresas -y muchas veces aún teniéndola- se suele cometer el error de pensar que el producto o servicio que se representa se le puede vender a todo el mundo.

Intentar vender a  todo el mundo es la mejor manera de no conseguir vender a nadie. Y sin ventas, no hay negocio.

Todas las personas y empresas son distintas. No es lo mismo un hombre que una mujer o un niño. Ni tampoco que sea joven o sea anciano.

Si no se tiene definido al extremo a quién se quiere -o puede- vender los productos, es muy difícil ejercer el esfuerzo necesario.

 

Falta de información sobre la competencia

A la competencia hay que conocerla tan bien como se pueda. Hay que investigarla y hacerle seguimiento constante. Pues sólo si se entiende por qué los clientes le compran, se podrán poner en práctica acciones para mejorar y atraer más clientes.

No se puede salir al campo de batalla sin conocer perfectamente al enemigo

 

Dependencia de determinadas personas en la empresa

Cuando una empresa depende de personas, ya sea del mismo propietario o de cualquier otro trabajador, es una empresa destinada al fracaso, pues tener dependencia de cualquier cosa debilita.

Puede que sea necesario depender de una serie de cualidades o características, pero no es posible depender de una persona específica, ya que  si ésta enfermase o decidiera marcharse, la empresa se habría acabado.

La razón principal que hace que las grandes empresas triunfen es gracias a que dependen de procesos y sistemas. En cambio los pequeños negocios, especialmente los que fracasan, dependen de personas.

 

El propietario está centrado en la parte técnica de la empresa, dejando de lado la parte estratégica

Los falsos emprendedores son los que suelen caer con mayor probabilidad en este motivo de fracaso, debido principalmente a haber creado la empresa por alguno de los motivos equivocados descritos anteriormente.

Y es que el propietario, ya sea porque no sabe cómo hacerlo o porque simplemente nunca fue su idea, limita el crecimiento de la empresa a lo que sus posibilidades reales son capaces de dar.

Sin embargo, con esta situación lo que realmente consigue es convertir su empresa en un tirano auto-empleo que lo tiene esclavizado, no permitiéndole faltar ni siquiera por enfermedad, y ya no hablemos de ir de vacaciones.

Al final, el hartazgo del empresario le lleva a querer cerrar el negocio y buscarse un empleo por cuenta ajena, pues así al menos tendrá tiempo para sí mismo y para su familia.

 

Errar en la ubicación de los locales

En este error se cae cuando no se tiene claro quién es el cliente al que se le quiere vender o bien cuando no se tiene dinero suficiente.

Hay que ser realista y coherente con la idea que se tenga del negocio. Pues no serlo es lo que puede llevar a un empresario a abrir una tienda de chucherías a las afueras de la ciudad y junto a un geriátrico.

 

Depender de un solo gran cliente

Error habitual entre las empresas que se crean solo para atender las necesidades de un cliente importante que va a dar suficiente trabajo como para mantener la empresa creada e incluso dar beneficio.

Se suele intentar buscar nuevos clientes que amortigüen el riesgo tan elevado que se tiene. Pero la realidad es que en el día a día no es tan fácil hacerlo.

Si el cliente principal decidiese cambiar de proveedor, se estaría destinado al cierre.

 

Falta clara de un motivo diferenciador

Si se es uno más de entre el montón, puede que se venda, pero también puede que no.

Si no se tiene un motivo diferenciador de la competencia, lo suficientemente importante como para que los clientes puedan optar por uno, se deja de tener control y se pasa a depender de la suerte.

 

Problemas con los socios

No dejar claro desde el primer momento cuál es el rol y las condiciones de cada socio, es uno de los principales motivos de fracaso de un negocio.

Yo no soy partidario de tener socios, sin embargo acepto que en ocasiones no hay más remedio que tenerlos si se quiere llevar adelante un negocio. Pero sólo funcionará si están meridianamente claras y por escrito todas las condiciones y posibilidades de funcionamiento. Y por supuesto, si sólo hay un jefe.

 

Mala gestión de pagos y cobros

No será la primera empresa que tiene que cerrar porque no puede pagar a sus proveedores, aunque el negocio vaya genial y se esté ganando dinero.

Y es debido a la equivocada gestión de pagos y cobros que se está realizando. Pues si por ejemplo, se cobra a 90 días y se paga a 30 días, se habrá de tener mucho dinero de reserva para que la caja no se resienta.

 

CONCLUSIÓN

Equivocarse a la hora de gestionar un negocio, sobre todo cuando no se tiene experiencia, es demasiado fácil. Sin embargo sólo si uno se arriesga tiene verdaderas posibilidades de éxito, más aún si tenemos en cuenta que los negocios que más probabilidades tienen, son los que se han creado con la intención de que su propietario pueda vivir un estilo de vida deseado.

Y recuerda que los negocios basados en pelotazos, productos maravillosos o la suerte, son los que más fácilmente pueden caer.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy, que espero que al menos te ayude a prestar atención a los motivos que a otras personas les ha costado el fracaso de su negocio.

Si crees que la información es suficientemente interesante y podría ayudar a otras personas, échame una mano y compártela en tus redes sociales.

Te invito además a que me dejes un comentario y me digas qué piensas de lo escrito o me aportes tus ideas o pensamientos.

 

Hasta la próxima.

Cómo evitar las urgencias en tu empresa

Como evitar las urgencias en la empresa

Si tú eres como la mayoría de los empresarios, una importante parte de tu jornada laboral la pasarás gestionando urgencias, o dicho de un modo más coloquial, «apagando fuegos».

Esto no sería un problema si tuvieses vocación de bombero, pero cuando tu trabajo consiste en dirigir una empresa, gestionar urgencias constantemente es totalmente antiproductivo.

Así que he pensado que puedo darte mi visión por si pudiera ayudarte a que tu día a día en la empresa esté lo más alejada posible de las urgencias.

Pero antes que nada, vamos a definir qué es exactamente una urgencia en tu empresa:

Una urgencia es cualquier circunstancia que, directa o indirectamente, tiene una fecha tope para su ejecución, y que se mide en base a lo cerca que esté esa fecha límite.

 

POR QUÉ SE CREAN LAS URGENCIAS

Las urgencias aparecen por culpa de tus propias decisiones. Es decir, no hay nadie más responsable que tú de que te pases la vida gestionando urgencias. Y me explico…

Seguro que tu día a día estará plagado de constantes decisiones, cuyo resultado productivo dependerá en gran medida del acierto que tengas a la hora de elegir lo más adecuado a los intereses de tu empresa.

Dando por sentado, que lo que más interesa a tu empresa es cualquier cosa que la ayude a cumplir con los objetivos que hayas marcado. Es decir, lo importante.

Veamos antes de continuar cuál es la definición de importante:

Importante es aquello que te lleva directamente hacia donde tú quieres ir, y su valor se determina en base a los beneficios que te aporte una vez que lo hayas logrado.

La cuestión es que no siempre es fácil determinar qué es lo verdaderamente importante de entre todas las circunstancias que se te presentan. Y esto te puede llevar a tomar decisiones equivocadas o incluso a la indecisión, provocando casi siempre como resultado una urgencia.

Vivir en la urgencia es el resultado de no haber elegido la opción más importante en el momento preciso.

 

QUIZÁ EISENHOWER TE AYUDE

El general norteamericano Dwight D. Eisenhower creó un sistema con el que diferenciaba de una manera muy clara las 4 posibilidades que una circunstancia podía tener y con el que tomar una decisión respecto a su ejecución se tornaba mucho más simple.

Matriz Eisenhower

Estas 4 posibilidades son:

#1. Importantes y Urgentes

Que son las circunstancias que te llevan directamente hacia tus objetivos, pero que tienes que ejecutar lo antes posible para que no te genere un problema.

#2. Importantes y No Urgentes

Que son esas circunstancias que te llevan directamente hacia tus objetivos, pero que no es urgente realizarlas.

Esta es la base de la planificación de cualquiera que quiera obtener resultados productivos de verdad y a lo que deberías de dedicar la mayor parte de tus esfuerzos.

Cuanto más tiempo pases en este cuadrante, menos tiempo tendrás que pasar en los demás.

#3. Urgentes y No Importantes

Son circunstancias que no te van a ayudar nada a llegar a tus objetivos, pero que has de solucionar cuanto antes para que no te generen un problema.

Estas son esas cosas que es más interesante que las delegues y así no te quitan tiempo de lo que de verdad debe ser importante para ti.

#4. No Urgentes y No Importantes

Son esas cosas que ni te sirven para cumplir tus objetivos, ni tampoco pasaría nada si no las realizases.

Son ideales para realizarlas cuando tu nivel de energía está por los suelos, fuera de horario laboral, o directamente para desecharlas.

 

CÓMO EVITAR LAS URGENCIAS

El único modo real de evitar las urgencias es dedicando el 100% de tu tiempo a trabajar sobre lo que de verdad es importante. Porque cuanto más tiempo dediques a lo que sin duda te conduce al logro de tus objetivos, menos urgencias tendrás.

Si eliges lo importante eres tú quien maneja el negocio. Pero si eliges lo urgente, es el negocio el que te maneja a ti.

La explicación lógica es que si te concentras en lo que es importante para tus resultados y planificas para el éxito, será muy difícil que pueda aparecer una urgencia. Y en caso de que apareciera, sería casi con toda seguridad por un error tuyo a la hora de planificar.

Es probable que estés pensando que hay muchas urgencias que no se podrían evitar por muy buena y detallada planificación que se realice. Sin embargo debes plantearte que una parte de la planificación también lo es la previsión ante posibles problemas. Es decir, prevenir las urgencias.

En cualquier caso, te invito a que si se te ocurre una urgencia que una detallada planificación no podría evitar, me la indiques en los comentarios y debatimos sobre ello.

 

CONCLUSIONES

La conclusión es que nadie salvo tú puede decidir en cada momento qué es lo más acertado que puedes hacer para lograr aquello que quieres.

Pero lo que sí puedo decirte es que de alguna manera tú ya sabías antes de leer este artículo cómo puedes evitar las urgencias. Pero comprendo, porque lo he vivido antes, que a veces resulta menos duro -aunque sí más estresante- lidiar con las urgencias que tener que tomar el camino de lo importante, porque este es más duro y solitario.

Al final, si lo piensas con detenimiento, cuando de verdad tienes por delante una meta que te motiva en serio, actúas de una manera tal que es difícil que aparezcan urgencias. Porque puede que te equivoques al tomar una decisión, pero se suele solucionar mientras sigue siendo importante y mucho antes de que se convierta en algo urgente.

 

Y esto es todo lo que te sé contar sobre cómo evitar las urgencias en tu empresa, y por qué no, también en tu vida.

Si crees que es un tema interesante que podría ayudar a otros, échame una mano y ayúdame a hacérselo llegar compartiéndolo en tus redes sociales.

Te invito además a que, si te apetece, me dejes un comentario sobre este tema.

 

Hasta la próxima.

3 Roles necesarios para la empresa de éxito

Los 3 roles

Lo mires por donde lo mires, para que tu empresa funcione todo lo bien que esperas es necesario que en ella convivan 3 tipos distintos de personalidades o roles, que aplicados en las proporciones adecuadas son las que te darán el éxito.

Y es que si eres como la mayoría de los empresarios, tus jornadas laborales serán larguísimas, de 10 horas o más, y las tendrás ocupadas con un montón de diferentes tareas: irás a visitar a los clientes, negociarás con los proveedores, harás facturas, darás órdenes a tu personal, revisarás la contabilidad, irás a los bancos, etc.

Sin embargo, y aún haciendo tantas cosas y durante tantas horas cada día, la sensación que te queda es que avanzas muy despacio, si es que llegas a avanzar, y que los resultados que obtienes no se corresponden ni de lejos con el esfuerzo que aplicas.

Estoy seguro que incluso habrás llegado a replantearte que trabajar por cuenta ajena tampoco era tan malo. Porque al menos cuando salías de trabajar podías olvidarte de todo hasta el día siguiente.

Y es que, ya te diste cuenta que ser empresario no es lo que te imaginabas cuando planeabas montar tu empresa.

Nadie te contó lo que de verdad significa tener una empresa, y los que te lo llegaron a contar los percibiste tan exagerados que probablemente preferiste ignorar lo que te decían pensando que eso a ti no te iba a pasar.

Pero no te preocupes, que no eres el único que vive esa situación, y además es algo que tiene solución. Sólo es cuestión de verlo con otra mirada.

 

LOS 3 ROLES

Estoy casi seguro que la razón por la que te sientes así tiene mucho más que ver con los motivos que en su día te llevaron a montar tu empresa y con el tipo de rol o roles que cumples dentro de la misma, que con la falta de conocimientos sobre gestión empresarial.

Y es que según Michael Gerber, autor del best seller «El Mito del Emprendedor», cuya lectura te recomiendo, toda empresa ha de estar formada por 3 tipos de «personas» distintas: El Emprendedor, el Directivo y el Técnico.

Así que a continuación vamos a ver qué papel desempeña cada uno de estos roles en la empresa y en cuál de ellos te ves tú más reflejado.

 

El Emprendedor

El emprendedor es el soñador que hay en cada uno de nosotros. Es ese que imagina el qué y el cómo, y lo visualiza como si ya estuviera hecho.

Este tipo de persona vive siempre en el futuro, pasando casi de puntillas por el presente y procurando olvidar que existe un pasado.

Es de esos que es capaz de ver una oportunidad de negocio en cualquier circunstancia por extraña o complicada que esta sea.

En definitiva, el emprendedor es quien tiene la idea de negocio, desarrolla el concepto global del mismo, marca las pautas principales y crea todo lo necesario para poder delegar todo el trabajo en el directivo.

Su fin a medio plazo es no tener que trabajar en la empresa como uno más. Lucha cada día para crecer y poder delegar cuantas más funciones mejor.

 

El Directivo

Es el pragmático de los 3. Y es el que planifica, da orden y predictibilidad a todo.

Si el emprendedor vive en el futuro, el directivo vive en el pasado. Si el emprendedor necesita control, el directivo lo que precisa es orden. Y donde el emprendedor requiere cambios, el directivo se esfuerza por mantener la posición.

El directivo es el que se encarga de dirigir al personal técnico y ejecutar paso a paso el plan creado por el emprendedor, preocupándose de que la dirección de la empresa sea la ideada y creando estrategias para ello.

Sin el directivo sería imposible que existiese negocio ni sociedad.

 

El Técnico

El técnico es el que hace las cosas. Su máxima es que si quieres que se hagan bien las cosas has de hacerlas tú mismo.

Si el emprendedor vive en el futuro y el directivo vive en el pasado, el técnico lo hace en el presente.

La máxima felicidad del técnico está en controlar el flujo de trabajo y poder trabajar, aunque eso sí, haciendo una sola cosa cada vez. Pues aunque es consciente que se pueden hacer varias cosas de manera simultánea, le parece una barbaridad.

El técnico suele desconfiar de manera sistemática del trabajo que ejecutan aquellos que trabajan para él, y opina que pensar es una pérdida de tiempo a no ser que afecte directamente a aquello que se esté haciendo.

En definitiva, el técnico es todas y cada una de las personas de una empresa que ejecutan los trabajos. Es decir: el administrativo, el conductor, el contable, el jardinero, el vendedor, el telefonista, etc.

El emprendedor construye una casa y antes de acabarla ya está empezando a planificar la siguiente. El directivo construye una casa para quedarse a vivir en ella para siempre. Y el técnico se pasa la vida montando y desmontando cosas en la casa.

 

CONCLUSIÓN

La estadística dice que la inmensa mayoría de las personas que inician una empresa lo hacen por los motivos equivocados, lo cual les lleva más pronto que tarde a acabar esclavizados por un auto-empleo muy tirano en lugar de tener un negocio.

Y es que piensan que por el simple hecho de ser expertos en la profesión que desempeñan, están habilitados para crear una empresa y tener éxito con ella.

Lo que les lleva a acabar dedicando la mayor parte de su tiempo en la empresa a ejercer las labores técnicas, dejando de lado las más estratégicas del negocio que son las verdaderamente importantes y las que pueden hacer crecer su empresa.

Aunque casi nunca piensan que este motivo sea el culpable de que su empresa no se convierta en lo que soñaron.

 

Por lo tanto, y ya para finalizar, si tu idea de lo que es ser un empresario está más cerca del rol del técnico, más te vale ir cambiándola radicalmente si quieres tener alguna posibilidad de lograr el éxito con tu empresa. A no ser que tu ideal de vida empresarial sea trabajar 10 horas al día todos los días de la semana.

 

El éxito de una empresa no lo marca necesariamente el beneficio que ésta obtenga, pues si éste no hace feliz al propietario, da igual cuánto genere.

 

Y hasta aquí el artículo de esta semana.

Si te ha parecido interesante y crees que podría ayudar a más gente, échame una mano para hacérselo llegar y compártelo en tus redes sociales.

Por otro lado, si te apetece, puedes dejarme un comentario y así me cuentas cómo ves tú este tema.

Y si quieres que mantengamos una charla tú y yo para ver si te puedo ayudar a convertir tu empresa en el negocio que quieres, contacta conmigo aquí.

 

Hasta la próxima.

Cómo gestionar incompetentes (Parte 3)

Como gestionar incompetentes

Esta es la tercera y última entrada de la serie «Cómo gestionar incompetentes» en las que te estoy contando lo que supone para una empresa tener incompetentes en sus filas.

En la primera parte te conté cómo identificarlos y cómo detectarlos. Y en la segunda parte te hablé de los distintos modos de evitarlos. Que te invito a que les eches un vistazo, si te apetece, antes de continuar con esta tercera parte, y así podrás entender mejor algunos comentarios.

En cualquier caso, ahora te voy a explicar posibles soluciones que puedes tomar para el caso de que ya tengas algún incompetente entre tus filas, ya sean reales o sólo una percepción.

 

CÓMO SOLUCIONAR LA INCOMPETENCIA

Bueno, dando por sentado que existen altas posibilidades de que en una empresa van a existir incompetentes, reales o de percepción, y que éstos pueden llegar ya sea porque se han colado en la selección o porque los hemos convertido una vez que están ya dentro, lo único que podemos hacer es intentar solucionarlo, ¿no?

Y soluciones hay unas cuantas, pero de lo que se trata primero es de ser capaces de detectar si es un problema real o si solo nos lo parece. Y seguidamente intentar aplicar el que nos parezca más adecuado.

Piensa que bastante fastidio es ya tener que poner solución a cualquier problema, así que lo que hay que intentar es que el coste sea el menor para la empresa.

Así que veamos cuáles son estas posibles soluciones a los motivos que creo que pueden ser los principales o más habituales.

 

Motivo: En realidad no son profesionales del puesto que están ocupando

Esto puede ocurrir por muchas razones, o bien porque el trabajador es un conocido o recomendado, o porque está desesperado por encontrar trabajo y se agarra a cualquier puesto aunque en realidad está preparado para otras funciones.

Algo muy habitual también es que el trabajador esté sobrecualificado para el puesto y el entrevistador vea una oportunidad de poner en un puesto de categoría inferior un trabajador que por sus cualidades «debería» funcionar de maravilla.

Posible Solución: Está claro que quien deba hacer la selección debe tener muy claros los objetivos de la empresa y sobre todo los objetivos del puesto a cubrir. Así se podrían evitar la mayor parte de los errores comentados.

Pero si aún así se han cometido, la solución pasa por hablar con el trabajador y realizar esfuerzo en formación por ambas partes (trabajador y empresa), y también podría ser valorar la posibilidad de cambiarlo de puesto a uno más acorde a su realidad, pues no sería la primera vez que el trabajador más incompetente de una empresa se convierte en el más eficaz sólo por haber sido cambiado de puesto.

 

Motivo: No han recibido la formación adecuada o ésta fue escasa

Esto suele ser bastante habitual cuando la empresa contratante es pequeña o no está organizada con miras de crecimiento. Aunque también pasa cuando se ha dado por sentado que como el trabajador dice que sabe hacerlo en realidad sabe.

De todas formas suele ser verdad cuando el trabajador dice aquello de «esto a mí no me lo han enseñado», que como mínimo debería darte pistas de parte del motivo.

Posible Solución: Lo primero y más importante es que todos los puestos, desde el más básico y hasta el más importante, deben de tener una formación mínima suficiente como para que cualquier nuevo trabajador después de haberla realizado sea capaz de ejecutar sus funciones sin problemas.

Lo siguiente es no dar nada por sentado y que por muy profesional que sea el nuevo trabajador en las funciones a desempeñar, siempre hay que tener presente que en cada empresa es posible que se ejecuten las tareas con algunos cambios que el nuevo empleado no tiene por qué conocer.

 

Motivo: Falta de motivación

Los motivos pueden ser infinitos, desde problemas personales fuera del trabajo, hasta temas relacionados con sus compañeros, jefes, condiciones, etc.

Posible Solución: Parte importante de la labor de un jefe es ejercer un poco de psicólogo, y hay que escuchar al personal porque sólo así podemos descubrir su nivel de satisfacción.

Reúnete con él e intenta descubrir a qué se debe esa desmotivación, pues cuanto antes se solucione antes actuará el trabajador de forma más eficiente.

Valora la posibilidad de observar al responsable del trabajador e incluso a los compañeros para el caso de que el trabajador insista en que todo va bien. Pues podría ser que no hablase por miedo a represalias.

 

Motivo: El trabajador no tiene claras las funciones de su puesto

Lo más habitual es que quien lo ha seleccionado o formado ha dado por sentado que el trabajador había entendido perfectamente todo y no se ha preocupado de comprobarlo.

Ten en cuenta que muchas veces los nuevos trabajadores en su afán de parecer más «listos» o preparados, hacen ver que han comprendido cosas a la primera cuando en realidad no es así.

Posible Solución: Todos los puestos de trabajo deben tener un documento explicativo con las funciones específicas del mismo y cómo deben desarrollarse.

Y los seleccionadores, formadores o responsables directos del trabajador deben de haber confirmado que el trabajador entendió todo lo que tiene que hacer.

 

Motivo: El trabajador no tiene claros los parámetros que determinan la eficacia de su labor

Puede ocurrir que se le haya explicado perfectamente cuál es su labor, pero que nadie haya pensado en contarle qué se espera de él y cuales son los resultados mínimos que debe lograr en cada circunstancia de sus funciones.

Posible Solución: Al igual que en el punto anterior, debería haber un documento con la información necesaria de los resultados en cantidad, calidad y tiempo que debe lograr el trabajador. Pues si éste no sabe cuánto ha de hacer cualquier resultado le resultará suficiente y sin embargo a la empresa puede parecerle ridículo.

 

Motivo: Su responsable directo da órdenes confusas o erróneas

Esto es más difícil de identificar porque normalmente se da por sentado tanto la responsabilidad del responsable del trabajador como que tiene bien claros cuáles son los objetivos y resultados que se esperan.

Suele ser un problema de comunicación, en el que al trabajador no se le han dejado claros los parámetros de sus funciones y de los resultados que debe cumplir, porque de tenerlos se identificaría rápido el problema.

Y del mismo modo se puede haber omitido dar información al responsable sobre lo que se espera del trabajador.

Posible Solución: Es fundamental que los responsables de equipos tengan muy claras las condiciones de cada uno de los trabajadores a su cargo, sobre todo cuando no son ellos los que realizan la selección.

Hay que hacer seguimiento no solo de los trabajadores, sino también de los jefes y encargados. Pues todos son personas y también se pueden equivocar.

Debe ser habitual para una organización el hacer una valoración del responsable de un trabajador cuando éste da claros síntomas de ineficacia.

 

Motivo: Consideran que las condiciones laborales o económicas son injustas

La razón más habitual es que en la selección no se le dejó del todo claras las condiciones o se pasaron muy por encima.

Y también podría ser que por diversas circunstancias la empresa haya tenido que cambiarlas y el trabajador no esté de acuerdo.

Posible Solución: Primero de todo es revisar las condiciones que se ofrecen si es que el problema ocurre con muchos de los empleados.

Por lo demás, no hay muchas soluciones. Está claro que hay que explicar muy claramente las condiciones en el momento de la selección para que después no haya mal entendidos que acaben suponiendo costes extras para la empresa.

Se puede intentar hablar con el empleado y llegar a algún tipo de acuerdo de mejora de las condiciones de alguna manera. Ya sea en reducción de horarios, comisiones por objetivos o cualquier otro medio de mejora.

Y si tu postura es inamovible y la del trabajador también, sólo hay una opción…

 

Motivo: Creen que en realidad no se puede cumplir con lo que se les exige

Debido normalmente a que nadie le ha demostrado que es posible realizarlo, ni durante la formación, ni tampoco el mentor responsable del trabajador.

Esto también suele ser evidencia de que el trabajador no es todo lo profesional del puesto que se supone.

Posible Solución: La única solución pasa por demostrar que sí que se puede hacer. Y esto debería estar como norma en las formaciones.

 

Motivo: No son incompetentes pero su responsable hace que lo parezcan

Que ocurra esto suele ser debido a que el incompetente en realidad es el responsable.

Posible Solución: Como dije en un punto anterior, a los responsables también hay que evaluarlos periódicamente, pues las circunstancias pueden cambiar en cualquier momento para cualquier persona y el que hoy es perfecto como trabajador mañana puede ser un desastre.

Recuerda que un incompetente no tiene por qué ser un trabajador de base. También hay responsables que se anotan los logros de sus subordinados para ganar puntos ante sus jefes.

 

Motivo: Las herramientas que se le han facilitado no son las adecuadas

Más que inadecuadas suele ser que no sepa usarlas, que estén desfasadas, incompletas o rotas.

Posible Solución: Esta es de las fáciles ¿no?. Si el problema es que no sabe usarlas, me remito de nuevo a la formación.

Para lo demás, sólo queda hacer inversión y reponer lo necesario.

 

CONCLUSIÓN

Como conclusión sólo puedo desearte que nunca llegues a tener incompetentes en tu empresa, que intentes siempre aplicar las medidas necesarias para que todos los que formen parte de tu negocio sea gente capaz y dispuesta a dar lo mejor de sí mismos.

Y si tuvieses que llegar a poner soluciones en algún momento, no te lo tomes como un fastidio, percíbelo como un modo de mejorar para el futuro, pues todo en tu día a día forma parte del aprendizaje para el éxito.

 

Y hasta aquí esta serie de artículos que espero que te hayan servido o te puedan servir mucho algún día.

Si crees que esto podría servir para ayudar a más gente, échame una mano y compártelo en tus redes sociales.

Y si te apetece, déjame un comentario con tu punto de vista o tus experiencias al respecto, que estaré encantado de leerlo.

 

Hasta la próxima.

Cómo gestionar incompetentes (Parte 2)

Como gestionar incompetentes

Hace unos días publicaba la primera parte de este artículo sobre cómo gestionar incompetentes, en la que traté temas como: ¿Qué es un incompetente?, ¿cómo detectarlo? y a qué creo yo que es debida la incompetencia.

Si no lo has leído, te aconsejo que le eches un vistazo antes de continuar con esta segunda parte.

Porque sabiendo quienes son y cómo detectarlos, lo que tenemos que hacer es intentar por todos los medios que no lleguen a entrar en nuestras empresas, y así ya no habría nada que solucionar.

 

POR QUÉ CONTRATAMOS INCOMPETENTES

Esto es lo primero que tendríamos que preguntarnos. Y es ¿qué nos empuja a contratar incompetentes?

Yo encuentro 2 razones principales:

La primera y quizá más común es que nos la han colado en la entrevista de trabajo. Debido principalmente a la falta de rigor o de conocimientos a la hora de hacerla.

La segunda es menos bonita y tiene que ver con la falta de seguridad que tiene el empresario o el directivo de turno, que cree que si contrata personal altamente competente, éste se puede llegar a convertir en un peligro para él y quitarle el puesto. Sobre todo cuando el puesto a cubrir es un puesto directivo o clave.

En el caso del empresario, la falta de seguridad vendría por el miedo de este a que le perdieran el respeto al quedar en evidencia porque un simple trabajador sabe más que él mismo.

Aunque el empresario debería pensar que con el simple hecho de ser capaz de contratar gente más sabia que él,  lo que está demostrando es su alto nivel de competencia. Al fin y al cabo su trabajo consiste en hacer que su empresa sea la mejor y parte de eso se consigue con gente muy eficaz.

 

CÓMO EVITAR CONTRATAR INCOMPETENTES

El fin principal de cualquier empresa a la hora de contratar personal es que éstos generen lo suficiente como para cubrir su propio sueldo y permitan ganar a la empresa una parte.

Esto es idéntico para absolutamente todos los trabajadores aunque su trabajo no tenga nada que ver directamente con las ventas o los clientes.

Por lo tanto, y partiendo de esta base, tu trabajo a la hora de contratar personal debe ser como mínimo el cumplir con las siguientes consideraciones:

  • Determinar muy claramente qué beneficios esperas obtener de la persona que contrates para el puesto que pretendes que ocupe. Pues si lo sabes, elegir al candidato idóneo te va a resultar mucho más simple que si lo único que te preocupa es cubrir el puesto cuanto antes.
  • Asumir que gran parte del éxito de tu trabajo como empresario consiste en que seas capaz de rodearte del equipo de personas más competente posible. Y esto es indistinto de si dominas o no la labor que éstos deben ejecutar.
  • Tener bien presentes tus objetivos comerciales, así como la misión y la visión de la empresa. Pues si tienes claro a dónde vas, te será más fácil determinar el tipo de gente que necesitas a tu lado para llegar antes.
  • Asegurarte que de verdad es un profesional. Y aunque esto es difícil si el puesto que debe cubrir tú no lo dominas, has de intentar al menos informarte de lo básico y utilizar tu intuición para determinar si la persona que tienes delante sabe de lo que está hablando o no.

En definitiva, lo fundamental es que te prepares las entrevistas de trabajo lo mejor que puedas y evites dejar nada al azar, especialmente los detalles más importantes.

Y para los casos en que tengas mucha prisa y no te puedas permitir hacer una selección como marcan los cánones, te pido que reflexiones y pienses que el coste de no hacerlo correctamente podría suponer a futuro el tener que despedir a un trabajador mal seleccionado.

Como mínimo serían los siguientes:

  • Los costes económicos del despido (seguramente improcedente)
  • El coste económico de las nóminas que has pagado a alguien por no hacer su trabajo todo lo bien que esperabas.
  • El coste económico y de tiempo que tendría el tener que volver a hacer de nuevo la selección.
  • El coste económico y de tiempo de tener que volver a formar a un nuevo trabajador.

Y estos son sólo algunos de los costes de no haber hecho bien algo tan importante como la selección de personal. Y es independiente de si el puesto a cubrir es el de un directivo o el del chico de los recados.

Ahora calcula todos estos costes y compáralos con lo que habrías perdido si hubieses hecho una selección de la manera correcta. Que me apuesto lo que quieras a que son muchísimo menores.

 

EVITAR LA INCOMPETENCIA ANTES DE QUE ESTA PUEDA OCURRIR

Una vez visto posibles soluciones a los problemas de incompetencia más habituales, lo que nos queda por analizar es cómo se podría intentar evitar la incompetencia antes de que aparezca, para así no tener que perder el tiempo en tener que solucionarla.

Porque está claro que tu trabajo consiste en lograr que tu empresa funcione cada vez mejor y que cumpla con los parámetros que hayas decidido de una manera excelente y constantemente.

Y para ello dependes casi totalmente de que tu personal sepa desempeñar sus funciones con eficacia, actitud positiva y motivación.

Pero no puedes pretender que salga de ellos que esto se cumpla tal cual. Debes ser tú quien lidere el éxito y marque las pautas que deben seguir.

Lograrlo pues, depende de que implementes una serie de acciones que harán que tu vida como empresario sea mucho más fácil y de paso darás a tus empleados la tranquilidad de poder ser más eficaces sin que tengan que ser ellos quienes se rompan la cabeza para descubrir cómo han de hacerlo.

Has de ser tú quien les marque paso a paso cómo han de lograr ser lo eficaces que tú quieres que sean.

Algunas de las implementaciones podrían ser:

 

Crea formaciones

Para cada uno de los puestos y que éstas sean lo suficientemente completas y detalladas. Piensa que la formación es imprescindible para el buen desempeño de cualquier función. Así que cuanta más formación haya y mejor sea ésta, mejores serán los resultados.

 

Crea manuales de procedimiento

Que faciliten a tu personal no tener que pensar cómo deben ejecutar cada tarea, pues esto estará detallado paso a paso. Y así ante cualquier duda podrán dirigirse a estos documentos para saber cómo deben actuar según la circunstancia que se les presente.

Lo ideal es que el trabajador no debiese tener que interpretar nada, que estuviese todo en el manual tan claro que cualquier persona pudiera ser capaz de seguirlo sin tener que cumplir con ninguna cualidad especial.

Demuestra que se puede lograr todo aquello que exiges a cada trabajador. Y hazlo desde el primer momento.

 

Realiza evaluaciones de desempeño periódicas

Que aunque en un primer momento pueda parecer un coste elevado para la empresa, a medio-largo plazo será una parte fundamental para ayudarte a mejorar los procesos y los servicios que ofrecéis.

Además, a los trabajadores les ayuda porque al saberse controlados dan más de sí.

 

Deja meridianamente claros qué resultados se esperan para cada puesto

Haz pública en tu empresa la visión y los objetivos, pues esto facilitará el entendimiento del trabajador en cuanto al trabajo que ha de desempeñar.

 

Evita sobrecargar de trabajo a los empleados

Mide las posibilidades de los resultados en base al tiempo necesario y a la calidad deseada. Y si has de hacerlo por motivos puntuales del mercado, hazlos partícipes de la situación.

 

Crea un diario de errores para cada empleado

Anota en él qué errores ha cometido cada uno, cuándo ha ocurrido y qué impacto negativo (da una valoración según tus propios parámetros) ha tenido para la empresa.

Es posible que esto te pueda parecer algo morboso, pero te aseguro que es algo que te puede servir de mucha ayuda tanto para mejorar como para el caso en que tuvieses que «negociar» con un empleado un posible cambio en sus condiciones o incluso su salida de la empresa.

 

Evita caer en el Principio de Peter

Que es ese que dice que promocionar aun excelente empleado a un puesto superior sólo porque es muy bueno en lo que hace, puede provocar que pierdas al excelente empleado y a cambio consigas a un responsable pésimo.

Y es que un trabajador puede ser experto en su profesión, pero esto no quiere decir que por conocer al dedillo cómo se debe ejecutar sepa también cómo organizar y dirigir equipos, solventar disputas, liderar, etc.

Si tu intención es premiar al trabajador con un ascenso, antes asegúrate de que será capaz de realizarlo con un mínimo de eficacia. Y si no lo fuera o dudases fórmalo. Dedica esfuerzos a mejorar sus conocimientos para que pueda desempeñar lo mejor posible su nuevo empleo. Así ambos ganaréis.

 

CONCLUSIÓN

Hasta ahora hemos visto que un incompetente no lo es necesariamente por su culpa, y es que hay muchas circunstancias que pueden hacer incluso que un trabajador eficaz pueda parecer todo lo contrario.

Hemos visto también cómo intentar evitar que puedan llegar a entrar en nuestras empresas y cómo deberíamos hacerlo para «blindarnos» de alguna manera para que ni entren ni los convirtamos, si es que no lo eran, una vez que los tenemos contratados.

Al final como ya he dicho en algún momento, buena parte del trabajo de un empresario consiste en lograr que su empresa sea la mejor y para ello necesita que la gente que la forma también lo sea.

Ahora ya sólo falta que veamos cómo intentar solucionarlo para el caso en que se nos hayan colado en la selección o hayamos cometido errores que hayan convertido a posibles buenos trabajadores en personas ineficaces para nuestra empresa.

Pero esto lo veremos en la tercera y última parte de esta trilogía de gestión de incompetentes.

 

De momento lo único que te puedo pedir es que si consideras que la información que te doy podría ayudar a otras personas, échame una mano y compártelo en tus redes sociales.

También te invito a que dejes un comentario y compartas tu manera de ver este tema tan habitual en las empresas.

Hasta la próxima.

Cómo gestionar incompetentes (Parte 1)

Como gestionar incompetentes

En una de las etapas de mayor estrés de mi vida como empresario olvidé uno de los principios más importantes que debes tener en cuenta si diriges un negocio, y es que tú eres el único responsable de todo lo que te pasa. Y empecé a decirme a mí mismo, y alguna vez incluso también en voz alta, que estaba rodeado de incompetentes.

Estaba tan convencido de mi mala suerte a la hora de contratar personal, que si hubiese existido un concurso de contratación de incompetentes yo habría ganado con total seguridad.

Sin embargo yo no podía quedarme así. Por lo que empecé a contactar con otros empresarios conocidos para saber si a ellos también les pasaba esto.

Y ¡sorpresa! ellos también tenían el mismo problema. Lo cual me concedió una especie de alivio, pues me demostraba que el malo no era del todo yo, eran los empleados que estaban faltos de profesionalidad y lo único en lo que pensaban era en la hora de salir del trabajo y en ganar cuanto más dinero mejor.

Estaba más que claro que todos los buenos profesionales ya estaban contratados por empresas mejores que la mía y me iba a ser muy difícil conseguir alguno.

Así que mi única opción era conformarme con lo que me había tocado e intentar por todos los medios que la incompetencia fuera lo menos dura posible.

 

EL LIBRO QUE ME REVELÓ LA HIRIENTE REALIDAD

Pero si hay algo que me caracteriza es que no suelo conformarme con lo que me toca y busco siempre el modo de mejorarlo. Así que me puse a investigar por internet en busca de soluciones a la incompetencia de mi personal.

La respuesta la hallé bastante pronto, y fue a través de un libro titulado «Gestión de incompetentes» escrito por Gabriel Ginebra.

El libro en sí no me dio la solución al que yo creía que era mi problema. De hecho he de ser sincero y reconocer que apenas recuerdo lo que decía. Pero lo que sí consiguió ese libro fue abrirme los ojos y hacerme ver el asunto desde un punto de vista muy distinto.

De hecho fue bastante impactante la reflexión que en él encontré y que aparecía en las primeras páginas, dándome como resultado un vuelco a mi realidad.

Decía algo parecido a esto: «El empleado puede que sea un incompetente, pero mayor incompetente es si cabe aquel que lo haya contratado y muchísimo más el que aún viéndolo como incompetente lo mantiene en la plantilla».

Es decir, que en realidad los incompetentes no eran mis empleados sino que lo era yo por haberlos contratado, o por no despedirlos aún pensando que lo eran.

Automáticamente dejé de percibir a mis empleados como los mayores incompetentes del mundo. Ahora existía otra posibilidad no valorada en ningún momento.

Debo decirte que en mi vida de empresario han existido unas cuantas cosas que me han marcado, pero esta sin duda ha sido de las que más profundamente lo han hecho. En apenas unas frases había pasado de ser un proyecto de buen empresario a ser un incompetente.

Así que mis prioridades acababan de cambiar de golpe. Ahora ya no tenía que preocuparme por la incompetencia de mis empleados, ahora lo que tenía que hacer era solucionar la mía propia.

Y desde entonces, cuando alguno de mis empleados cometía una falta a la eficacia, ya no pensaba que no sabía trabajar, sólo era capaz de pensar en qué había hecho yo mal, en qué me había equivocado para que aquel trabajador no hubiese ejecutado sus tareas tal cual yo creía que debía hacerlo.

 

DEFINAMOS QUÉ ES UN INCOMPETENTE

Si tu te encuentras en la misma situación que yo me encontré entonces, no te vengas abajo con esta dolorosa realidad, porque aunque los empresarios seamos unos incompetentes por contratar y mantener incompetentes, lo único que de verdad demuestra eso es que sí que existen los incompetentes.

Así que si de lo que se trata es de evitar contratarlo o de quitárnoslos de encima si ya los tuviésemos entre nuestras filas, primero habremos de definir lo mejor posible qué es un incompetente para no cometer más errores.

Y es que definiciones de incompetente hay unas cuantas, pero la que yo considero más acertada es la siguiente:

«Un incompetente es aquel que es incapaz de lograr los resultados previamente establecidos bien en cantidad o bien en calidad».

Caray, sólo la definición ya demuestra que trabajadores con esas características existir existen. Sin embargo hemos de prestar especial atención a esa parte de la definición que dice: «previamente establecidos», porque no podemos señalar a nadie cono ineficaz si antes no le hemos dejado totalmente claro cuál es el resultado que esperábamos que obtuviese.

Pero bueno, ahora que ya tenemos claro qué es un incompetente, vamos a ver cómo detectarlos sin miedo a equivocarnos.

 

CÓMO DETECTAR A LOS INCOMPETENTES

Está claro que si hemos de intentar detectarlos es porque existen sospechas de que los hemos contratado. Y si no lo eran cuando los contratamos es probable que se hayan convertido estando ya en nuestra empresa.

Al final da igual, pues de lo que se trata es de identificarlos y erradicarlos. Porque el éxito de nuestras empresas depende en gran medida de que nuestro personal sea lo más eficaz posible.

Así que a continuación te voy a indicar cuáles son las principales características que delatan a un incompetente:

 

Son escaqueados

No están nunca en sus puestos de trabajo cuando vas a verlos o los llamas. Siempre tienen algún motivo para no estar. Ya sea porque han salido a desayunar o han ido a por café -otra vez-, o salieron a fumar o a hacer fotocopias o es que recibieron una llamada privada importante… Sea como sea la cuestión es que no están donde deberían estar.

Culpan a los demás de sus errores

Pase lo que pase, si eso tiene que ver con su falta de eficacia, puedes estar seguro que alegarán que la culpa es de una tercera persona o de un ente superior que ha hecho que se le escape de las manos.

Niegan sistemáticamente lo evidente

Da igual lo claro que esté el error, el escaqueo o la falta de eficacia, porque lo van a negar siempre.

Nunca dan la cara

No asumen su responsabilidad como trabajador. Y esto es mucho más evidente cuando el trabajador en cuestión tiene personal a su cargo.

Son especialistas en desviar la atención

Cuando se sienten acorralados es espectacular la facilidad que tienen para tirar piedras a los tejados de los vecinos con el fin de desviar nuestra atención hacia otro lado y dejemos de fijarnos en ellos.

Dan imagen de profesionales en exceso

Se disfrazan de súper competentes para disimular la falta de competencia. Suelen alardear de lo mucho que saben y de lo bien que hacen las cosas.

Se anotan tantos que no son suyos

Suelen ser muy hábiles haciéndonos creer que han sido ellos los artífices del buen resultado de la tarea o proyecto que se estuviese ejecutando. Y esto es especialmente notable cuando el incompetente es un jefe.

Siguen mal las instrucciones más simples

Les cuesta seguir los procesos estipulados aludiendo no estar de acuerdo con ellos y criticando a sus superiores con frases del estilo: «el jefe no tiene ni idea…»

Siempre están preocupados porque creen que van a ser despedidos

Están hasta paranoicos pensando que están constantemente en el punto de mira y que van a ser los próximos despedidos. Y desde luego lo consideran una injusticia.

 

¿A cuántos conoces que cumplan alguna o varias de estas características? Seguro que a más de uno.

Sin embargo no te emociones y vayas a hacer una escabechina porque ésta no es una ciencia exacta. Asegúrate de que cumplen con varias de las características, y antes de tomar medidas medítalo bien.

 

A QUÉ SE DEBE LA INCOMPETENCIA

Ya sabemos qué es un incompetente y cómo detectarlo, pero también debemos entender a qué se debe que lo sean, porque sólo si conocemos los motivos que la provocan podremos poner soluciones.

Piensa que puede que la incompetencia la hayamos generado nosotros con nuestros propios errores o debido a las circunstancias de nuestra empresa. Incluso en muchas ocasiones los trabajadores realmente no son incompetentes aunque lo parezcan.

Mi opinión en cualquier caso, es que antes de ponernos a despedir a nadie debemos estar convencidos que es un problema del propio trabajador y no uno provocado por nuestra culpa.

Por eso, a continuación te voy a listar algunos de los motivos que podrían crear incompetencia en un trabajador:

  • En realidad es que no son profesionales del puesto que ocupan
  • No han recibido la formación adecuada o ésta fue escasa
  • Les falta motivación
  • No tienen del todo claras las funciones del puesto que ocupan
  • No tienen claros los parámetros que determinan la eficacia en su labor
  • Su responsable directo da órdenes confusas o erróneas
  • Las condiciones laborales les parecen injustas (sueldo, horarios, etc.)
  • Creen que en realidad no se puede cumplir lo que se les exige
  • No son incompetentes, pero su responsable directo hace que lo parezcan
  • Las herramientas con las que trabajan no son las adecuadas

Como te digo son solo algunos motivos, aunque seguro que a ti se te ocurrirán algunos más. Y practicamente todos pueden haber sido causados por nosotros mismos como verás en la segunda parte de este artículo.

 

CONCLUSIÓN

Al final, como ya he dicho anteriormente, nuestra empresa depende mucho del personal que tengamos, y tener algunos que no cumplen con nuestras exigencias de eficacia es más que factible por muy bien que hagamos nuestro trabajo.

Sin embargo es posible que en realidad el trabajador no sea ineficaz, pues podría pasar que en nuestro ánimo por hacer que nuestra empresa sea la mejor, nos convertimos en unos exigentes e inconformistas «tiranos» a los que es difícil seguir el ritmo.

Por eso te animo a que, si bien no todo el mundo va a estar igual de involucrado que tú en la empresa, sí que pongas todo de tu parte para evitar la incompetencia. Y si ya es tarde, pon en marcha sistemas de erradicación, pues al fin y al cabo de eso dependerá parte del éxito de tu empresa.

 

Ahora que ya sabes detectarlos, si te parece y, mientras publico la segunda parte de este artículo, puedes intentar localizar si tienes algún incompetente en tu empresa.

En la próxima ocasión te daré algunas ideas para solucionarlo y para evitar que vuelva a pasar.

 

Mientras tanto, si crees que la información que te estoy dando podría servir a más gente, échame una mano y compártelo en tus redes sociales.

Y también te animo a que me dejes un comentario y me digas qué piensas sobre este tema o me aportes tu visión.

 

Hasta la próxima

Guía de acogida a nuevos trabajadores

Guía básica de acogida a nuevos trabajadores

La acogida a nuevos trabajadores es de esas cosas importantes a las que tienes que prestar atención si de verdad quieres que tu empresa no sea como las demás. Porque cada persona que contrates, independientemente del puesto que vaya a cubrir, la estás contratando para que te ayude a lograr el éxito de tu empresa.

La mayoría de las empresas creen erróneamente que contratar un trabajador es tan simple como poner un anuncio, hacer unas cuantas entrevistas y cuando ya lo han elegido hacerle una formación que normalmente no va a superar apenas unas horas.

Pero  si interiorizas el planteamiento de que el éxito o el fracaso de tu empresa va a depender en gran medida de los trabajadores que contrates, tú mismo te darás cuenta que para cubrir cualquier puesto en tu empresa no solo depende de elegir al mejor candidato posible, sino que además ha de estar súper bien formado y no olvidar que deben sentirse motivados para que quieran ir cada día a trabajar a tu empresa.

Así que empieza por convencerte que si el proceso de selección de trabajadores es importante, la acogida a nuevos trabajadores en su primer día de trabajo es igual o más importante si cabe. Y es que el proceso de contratación e incorporación de nuevo personal empieza en el momento en que decides que lo necesitas y hasta que es capaz de ejercer sus funciones sin ayuda de ningún tipo.

 

POR QUÉ ES IMPORTANTE HACER LA ACOGIDA A NUEVOS TRABAJADORES

Es igual de importante hacer la acogida a nuevos trabajadores como lo es que ésta sea una buena acogida. Y las razones principales son:

  • Porque ahorras tiempo. Si realizas una acogida completa y bien estructurada, el nuevo empleado tendrá información mucho antes que si no la realizas. De manera que se evitarán errores, pérdidas de tiempo por preguntas básicas, etc. Y al final, las horas que dediques a la acogida lo ahorrarás con creces en el día a día (sobre todo en las primeras semanas tras la incorporación).
  • Porque reduces el estrés. Los procesos de selección suelen producir altos niveles de estrés en los candidatos y tú lo que necesitas es que la persona que contrates esté 100% operativa cuanto antes. Así que cuanto más fácil le hagas la incorporación a tu empresa, menos estrés sufrirá en sus comienzos y antes se adaptará.
  • Porque das importancia al candidato. Ya sabes el valor que damos las personas a sentirnos queridos y valorados. Por lo que si das a entender y demuestras a todo aquel que contrates que para ti y tu empresa son muy importantes, les subirá la autoestima y les hará sentirse mejor y más receptivos.
  • Porque generas buena imagen de marca. Al crear sensaciones agradables en la acogida favoreces la imagen que el trabajador pueda tener de tu marca, y ten por seguro además que lo trasmitirá.
  • Porque ahorras costes. El trabajo bien hecho desde el principio evita costes a posteriori.

 

EN QUÉ CONSISTE LA ACOGIDA A NUEVOS TRABAJADORES

Para que lo entiendas de una manera resumida, la acogida a nuevos trabajadores consiste literalmente en recibir al nuevo empleado en su primer día de trabajo.

Y cuando digo literalmente es exactamente así, porque de lo que se trata es de que nada más llegar no tenga esa sensación de que llega a un lugar desconocido. Alguien debe encargarse de estar en la recepción (o donde sea que deba empezar) esperándole para recibirle por su nombre.

La idea es evitar que sufran esa fría situación que se vive al llegar a un nuevo puesto de trabajo y tener que decirle a la recepcionista que eres el nuevo trabajador y que empiezas ese día, que haga el favor de avisar a quien corresponda. 

Si lo has vivido sabrás exactamente de lo que estoy hablando. 

Para el caso de que la estructura de tu empresa no te permita tener a alguien esperando al trabajador, lo ideal será que como mínimo informes a la recepcionista de todos los datos necesarios para que cuando llegue el nuevo trabajador, el «trago» le resulte lo más cálido posible. Entendiendo como datos mínimos el comunicarle que empieza un nuevo trabajador, darle el nombre de éste y, de ser posible, también la foto para que al verlo ya lo reconozca.

Y procura en este caso, que desde que la recepcionista avisa de su llegada, el tiempo que deba esperar sea lo más corto posible, siendo lo ideal que no pase de un par de minutos. Que apenas le de tiempo a sentarse a esperar.

Una vez ya ha llegado y se encuentra en la empresa, se debe comenzar sin dilación con la parte práctica de la acogida. Que no consiste en otra cosa más que trasmitir al nuevo empleado de toda la información que le será relevante para el ejercicio de sus funciones y que son distintas de la formación específica.

En concreto la información que hay que dar al trabajador es la siguiente:

 

Historia de la empresa, misión y visión. Es muy importante que el trabajador sepa desde el primer momento en qué empresa está trabajando, cuál es su historia, la misión por la que lucha y la visión que persigue.

A qué se dedica tu empresa. Has de explicarle qué productos o servicios comercializáis. No se trata de darle el detalle y los precios de todo, pues no estás vendiendo. Se trata de que si esa noche alguien le pregunta al trabajador a qué se dedica su nueva empresa, sea capaz de responder sin ningún tipo de dudas.

Cómo conseguís los clientes. Es decir qué métodos de captación de clientes seguís. Quienes van a vender. Dónde buscáis los clientes, etc.

Quién es la competencia. Este punto es muy importante y sin embargo la mayoría de las empresas no lo mencionan. Y es más que interesante que tus trabajadores sepan quién en el mercado es capaz de ofrecer a los clientes lo mismo que ofrecéis vosotros. Y a quienes le compran los clientes que no os compran a vosotros. Y darles los motivos ya sería la panacea.

En qué os diferenciáis. O dicho de otra manera, qué hace a un cliente decantarse por vuestra empresa en lugar de por la competencia. ¿Qué os hace mejores o distintos de los demás?. Piensa que para un trabajador, sentirse orgulloso de la empresa para la que trabaja es importante, así que no escatimes en razones para que lo haga.

Qué objetivos tenéis. En el primer punto ya le has informado de cuál es la meta principal de la empresa al haberle contado cuál es la visión. Pero aquí se trata de informarle de cuáles son los objetivos a corto y medio plazo. Por qué está luchando la empresa a día de hoy. Él también ha de ser partícipe de algún modo en la consecución de los mismos, así que cuanto antes sepa cuáles son, mejor.

Horarios e información operativa de la empresa. Darle toda la información relativa a los horarios de apertura y cierre de las oficinas, etc.

Organigrama de la empresa. Más que contarle quién es quién en la empresa, lo que debes hacer es informarle como mínimo de estos 2 datos importantes del organigrama.

  • Por un lado has de darle a conocer el organigrama general, es decir aquel que informa de quién es el responsable máximo de la empresa y el resto de puestos de la dirección general.
  • Y por otro lado, has de hacerle conocedor de la parte del organigrama que le afecta a él directamente. O dicho de otro modo, decirle de quién depende su trabajo y a quién ha de rendir cuentas.

No olvides informarle también de a quién puede dirigirse para solventar cualquier problema que pueda tener.

Definir y clarificar al máximo sus funciones. Aunque en la entrevista de trabajo y en el anuncio ya diste mucha información al respecto del trabajo a desempeñar, es en este momento en el que hay que detallar un poco más qué es lo que tiene que hacer y cómo ha de hacerlo.

Las condiciones del puesto. Quizá la parte que más interesa al nuevo trabajador es la que tiene que ver directamente con él. Es decir, qué va a cobrar de nómina (bruto y neto para que no haya malos entendidos), comisiones, horarios de trabajo, turnos si los hay, uniformidad y resto de datos necesarios como para que no incurra en equivocaciones ni tenga que preguntar más tarde.

Qué se espera de él. Este punto es casi más importante que sea el responsable directo del trabajador quien lo haga, pero según las circunstancias también puede hacerlo la persona responsable de la acogida. Y consiste en informar al nuevo trabajador de qué es lo que se espera de él como trabajador y como compañero en la empresa. Aprovecha para contarle cuál es la filosofía de la empresa en cuanto a los resultados y las relaciones humanas.

Proceso de formación. Explicarle cómo va a ser la formación para el desempeño de sus funciones. Qué le van a enseñar, cuánto va a durar, quién se la va a dar, dónde va a ser, etc.

Firma de contrato y entrega de documentación. Prácticamente ya está finalizado el proceso de acogida, es ahora cuando se firma el contrato (si es que no se hizo anteriormente) y se le entrega una copia del mismo.

Además hay que entregarle como mínimo la siguiente documentación:

  • Documentación relativa a prevención de riesgos laborales
  • Documento con la información relativa a las distintas formas de contacto con la empresa: Direcciones, teléfonos y mails principalmente. Y también los de las personas relevantes para el ejercicio de su trabajo (compañeros, responsable de departamento, etc.)
  • Documento con la información referente a sus necesidades: Contraseñas, cuenta de mail asignada, teléfono móvil, etc.

Recorrido por las instalaciones. Ahora ya sólo queda mostrarle las instalaciones, su puesto de trabajo e ir presentándole a las personas que pueden resultarle relevantes, además de sus compañeros, el responsable de su departamento y la persona encargada de formarle.

 

Lo ideal sería poder entregarle un «wellcomepack», que no es otra cosa que una carpeta con documentos en los que incluyes toda esta información que se le esté dando de palabra para que lo tenga por escrito, añadiendo además los manuales precisos y algo de merchandising de la empresa.

Este documento no tiene por qué ser muy espectacular, quizá baste con un folio con la información bien clara. Pero así evitas que el trabajador deba estar anotándolo vete tú a saber dónde.

 

QUIÉN DEBE REALIZAR LA ACOGIDA A NUEVOS TRABAJADORES

Este es un tema que va a depender mucho de la estructura u organigrama que tenga tu empresa y del puesto que se vaya a cubrir. Yo te voy a decir lo que yo creo que es lo normal y que hacía yo en mis empresas.

Hay empresas en las que el responsable de la acogida es siempre la misma persona, normalmente alguien de recursos humanos. O también el mentor asignado al nuevo trabajador, el cual se pega a él desde el principio y no lo suelta hasta que ya funciona solo al 100%.

En mi caso la acogida la realizaba habitualmente el responsable del departamento correspondiente si el puesto a cubrir era de base o incluso intermedio.

Y me encargaba yo personalmente de los puestos de dirección o que estratégicamente fueran importantes.

En realidad da igual quién haga la acogida siempre y cuando se siga la idea expuesta más arriba y que se basa en que el nuevo trabajador se sienta verdaderamente importante.

Al fin y al cabo es tu empresa y como te he dicho antes, cada trabajador que forme parte de ella va a aportar su pequeño -o no tan pequeño- granito de arena para que tú consigas los objetivos que te has marcado. Así que decide tú en cada caso quién crees que es la persona más idónea para recibir a cada nueva incorporación.

 

QUÉ HAY QUE TENER PREPARADO PARA LA ACOGIDA

La acogida a nuevos trabajadores no deja de ser un trabajo más que requiere de preparación y coordinación. Así que lo mínimo que tienes que tener preparado (tú o quien sea que se vaya a encargar de realizarla) es:

1- Que la persona que se vaya a encargar de hacerla, se agende el trabajo y bloquee las horas reales necesarias para realizarlo. Imagina la mala imagen que daría tu empresa si la persona encargada de la acogida tuviese que dejarla a medias porque tiene un compromiso.

2- Si disponéis de wellcompack, pues eso. Y si no, pues toda la documentación necesaria: contrato, condiciones económicas, datos de interés, etc.

3- Su puesto de trabajo debe estar listo para su incorporación. Da muy mala impresión que cuando llega aún no tengáis preparada su mesa y deba sentarse en cualquier otro lugar.

4- La tecnología necesaria. Teléfono móvil si váis a entregarle, ordenador, conexiones a redes de la empresa, internet, claves, etc.

5- Los uniformes o los datos necesarios para que pueda ir a adquirirlos.

6- Enviar un comunicado por mail al personal necesario informando de la incorporación del nuevo trabajador. Que deberá ser enviado justo en el momento de su incorporación o como mucho unos minutos después. Piensa que no quedaría muy bien que lo parasen en una puerta porque no saben quién es.

7- Tarjetas de visita si las requiere

 

Y en definitiva, según el puesto que vaya a cubrir y las condiciones del mismo, todo aquello que consideres que necesita. Yo lo único que pretendo hacerte ver es que lo ideal es que todo esté preparado para cuando el trabajador empiece a trabajar y no después.

Has de ser previsor, pues los costes y la imagen de tu empresa están en juego.

 

QUÉ PASA DESPUÉS

El trabajador ya está en su puesto de trabajo, ha finalizado la formación y en teoría ya no precisa de mentor, ya lo hace todo completamente solo. ¿Qué es lo que hay que hacer ahora?

Pues lo ideal es que la misma persona que le hizo la acogida, o bien el responsable de recursos humanos, le haga una evaluación para comprobar que todo se mantiene según lo acordado.

Esta evaluación te ayudará a comprobar qué percepción tiene el trabajador relativa a su puesto de trabajo y a la empresa además de sobre cualquier cosa que tú consideres importante, desde que se le hizo la acogida, pasando por la formación, las condiciones, etc.

La mayoría de las empresas, sobre todo las pequeñas, no hacen este tipo de evaluaciones a las pocas semanas de la incorporación de un nuevo trabajador. Pero te aseguro que es muy valiosa la información que puedes recopilar y que te ayudará a mejorar procesos, sistemas, comportamientos o lo que sea.

Es cierto que conlleva un coste en tiempo (apenas será 1 o 2 horas del del trabajador y de la persona que realizará la evaluación), pero la información que sacarás y la imagen que darás al empleado demostrándole que te preocupas por él, no tiene precio.

 

CONCLUSIÓN

La conclusión es simple, y es que la bienvenida de un nuevo trabajador a tu empresa es tan importante como lo puede ser vender.

Ten en cuenta que para ti tus trabajadores son más tus clientes que tus empleados y tu trabajo debe consistir en que se sientan queridos e importantes para que cada día estén dispuestos a dedicar su tiempo a ti y tu empresa para que tú logres tus sueños.

Así que ese primer contacto serio que vas a tener con tus nuevos trabajadores no lo dejes al azar como si no fuese algo serio. Trátalo igual que tratarías a un cliente al que vas a visitar por primera vez y concienzudamente vas a procurar ofrecerle la mejor imagen de ti, de tu empresa y de los productos que comercializas.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy. Si te ha parecido interesante échame una mano a hacérselo llegar a más personas y compártelo en tus redes sociales.

Y también te invito a que me dejes un comentario y me expreses tu opinión, experiencias o ideas al respecto de la acogida de nuevos trabajadores en una empresa.

Hasta pronto.

Ser improductivo no es una opción

Ser improductivo no es una opción

Si hay algo verdaderamente improductivo a nivel empresa es que tú como propietario hayas de estar presente para asegurarte de que todo se hace correctamente.

Y es que para que puedas dedicarte a lo que de verdad es importante, una parte «necesaria» de tu trabajo consiste en lograr que tu personal sea capaz de sacar adelante los trabajos que les hayas asignado.

Porque está claro que tienes que supervisar y estar pendiente de que todo se haga correctamente. Pero lo que no está tan claro es que esto haya de ocuparte en exceso.

Tu tiempo es demasiado valioso como para dedicarlo a la supervisión continua y más existiendo sistemas que pueden suplir tu presencia.

Así que si tu idea es hacer crecer tu empresa, desde luego no puedes permitirte el lujo de actuar bajo la creencia de «El ojo del amo engorda el caballo».

De mantenerte en esa postura lo que seguramente lograrás, además de ser improductivo, es que tu gente haga las cosas que les has pedido que hagan como tú quieres que se haga, pero no estarás dedicándote a lo que de verdad debe ser tu trabajo, que no es más que la estrategia y la dirección de tu negocio.

 

YA NO SE MANDA, AHORA SE LIDERA

Pensemos por un momento qué razones podrían empujarte a actuar bajo un sistema tan improductivo y anticuado de gestión empresarial.

Al menos encuentro 3 motivos posibles:

 

1- Es lo que te enseñaron en tu etapa como empleado

Hace no tanto tiempo ser líder era considerado como debilidad. ¡El amo tenía que mandar!

Así que puedo imaginarme la posibilidad de que en tus comienzos fueras a parar a las manos de uno de esos duros jefes cuya visión de negocio pasaba por estar convencido que si no estaba pendiente de lo que hicieras, esto no se haría «como Dios manda».

 

2- Eres desconfiado por naturaleza

La perfección está genial siempre y cuando ésta no se convierta en una obsesión, pues caer en ello puede provocar que en lugar de avanzar te estanques o incluso retrocedas.

Quizá deberías pararte a reflexionar y pensar que tus empleados tienen también mucho interés en que las cosas salgan bien, pues su futuro también está en juego.

Además, no necesitas confiar si no quieres. Si entregas a tu gente un manual perfectamente detallado de cómo se tiene que hacer todo aquello que les encomiendes, verás como no tienes ningún problema en que las cosas salgan como tu quieres.

 

3- Tus empleados no saben tanto como tú

Es posible que al contratar a tus empleados tu situación económica no te haya dado para elegir al mejor para cada puesto, o incluso que sin querer te hayas equivocado con el candidato elegido.

Pero quizá también pueda ser que simplemente tú no hayas sabido transmitir a la perfección qué es exactamente lo que quieres.

Ten presente que supervisar es una de tus más importantes funciones, pero desde luego no es ni la única ni tampoco la más importante.

 

CONSECUENCIAS DE MANTENER ESTA POSTURA

Ser improductivo de este modo te puede acarrear como mínimo alguna de estas situaciones:

Que tus trabajadores no sean felices

Ya deberías saber que una de tus principales funciones es mantener a tus empleados con el nivel de felicidad más alto posible.

Porque la postura esa de que han de hacer lo que se les pida ya que cobran por ello, para lo único que sirve es para que ejecuten el trabajo, pero no para que lo hagan con ganas. Y la experiencia demuestra que un trabajador descontento es un coste extra para la empresa.

Puedes estar seguro que un empleado que no esté feliz en tu empresa, antes o después va a suponerte un coste. Ya sea porque se marcha a la competencia en busca de más cariño, o porque disminuye deliberadamente su ritmo de trabajo y con ello su productividad.

Hacer crecer tu empresa te sea mucho más difícil aunque dediques más esfuerzos

Si dedicas demasiado tiempo al control, además de imporductivo, te empujas a ti mismo a dejar de lado las otras importantes funciones que has de desempeñar.

Esto te obligará a trabajar fuera de horas para poder ejercer tareas tan serias como la estrategia y desarrollo del negocio. Horas que le estarás quitando a tu familia, amistades y hobbies.

Además, llegará un momento en que no tendrás tiempo suficiente para controlar a todos los trabajadores a tu cargo, con lo que habrás llegado a tu tope de crecimiento.

Estoy seguro que si cuando creaste tu empresa te hubiesen dicho que ibas a acabar trabajando más horas que cualquiera de tus empleados y con muchísimos más quebraderos de cabeza que cuando trabajabas por cuenta ajena, igual te lo hubieras replanteado.

Aunque bueno, no te preocupes, de alguna manera esto nos ha pasado a casi todos los que hemos empezado un negocio sin tener experiencia.

Y todo tiene solución. De hecho la solución es mucho más simple de lo que te puedas imaginar. Aunque simple no significa fácil de implementar.

 

DEDÍCATE A HACER EL TRABAJO POR EL QUE TE PAGAS

Si empresas tan importantes como Zara o McDonalds tuvieran tu misma visión de control de sus trabajadores, ya me dirás cómo habrían logrado llegar hasta donde lo han hecho.

En una empresa en la que todo esté claro, y no tiene por qué ser una multinacional, todo el mundo sabe lo que tiene que hacer desde el minuto uno en que empieza a trabajar, y muy raramente verás al gerente por allí.

La razón de que esto sea así es porque todos los procesos están sistematizados y manualizados y cada trabajador tiene claramente definidas sus funciones y cómo han de desempeñarlas.

Así que ya sabes, para poder dejar de estar pendiente de la ejecución de un trabajo primero has de determinar con precisión qué es lo que hay que hacer y cómo hay que hacerlo.

Y para ayudarte a definir cómo se hace esto, te invito a que continúes leyendo.

 

Contrata al personal más adecuado

Yo soy de los que opina, que si necesitas de cualidades/habilidades especiales en una persona para que pueda desempeñar un trabajo, tienes un problema de limitación. (Salvando lógicamente las que precisan de titulación reglada (abogados, médicos, ingenieros, etc.).

Determina con la mayor exactitud posible qué puesto hay que cubrir, qué tareas deberá realizar, qué condiciones ofrecerás y cuál sería el perfil idóneo del trabajador a contratar. Y después realiza una selección acorde a estas necesidades marcadas previamente.

Lo siguiente ya es cuestión de una formación adecuada y de entregar al trabajador un completo manual de procedimientos.

 

Sistematiza y crea manuales de procedimiento

Sólo si trabajas bajo sistemas claramente especificados en manuales escritos podrás lograr que tu empresa crezca sin limitaciones.

¿No te has preguntado nunca por qué una linterna tiene manual de instrucciones y tu empresa con lo compleja que es no lo tiene?

Este no es un trabajo rápido ni fácil de realizar, pero tiene la misma o mayor importancia que el vender o llevar las cuentas al día.

Además, piensa que cuando tu personal tenga un manual al que dirigirse cuando tenga una duda, tu teléfono dejará de sonar tan asiduamente.

 

Crea también el sistema de control

Aunque hayas creado los más completos manuales no te garantiza que alguien pueda equivocarse o incluso mal interpretar lo que está escrito. Así que otra de las tareas que has de completar es la de crear un sistema de control periódico que te permita averiguar que todo va según tú quieres que sea.

Los sistemas de control pueden ser tan simples como un correo electrónico periódico enviado por una persona designada por ti, pasando por una máquina de control de accesos o el cuadro de control financiero.

Los controles los defines tú y de lo que se trata es que también estén automatizados y que con una simple mirada seas capaz de determinar si todo va según tus criterios.

 

Confía

Ten por seguro que si tu personal está contento serán los primeros interesados en que todo vaya sobre ruedas.

Dales la confianza y demuéstrales que crees que son más que capaces de ejecutar las tareas para las que los has contratado.

En la mayoría de los casos te llevarás más alegrías que disgustos.

En el mundo de la empresa todo ha de tener su justa medida. Es tan malo desconfiar de todo y de todos como pecar de exceso de confianza.

 

CONCLUSIÓN

Está claro que dirigir una empresa no es una tarea fácil, sobre todo cuando tienes aspiraciones de llegar lo más alto posible.

Pero como con la linterna, también existen manuales de procedimientos para los empresarios. Lo que pasa es que estamos tan metidos en el día a día que no tenemos tiempo para estudiarlos, dejándonos llevar por la intuición.

Párate, reflexiona, y haz los cambios que sean necesarios, pero en cualquier caso, deja de basar la gestión de tu empresa en un sistema improductivo que no te permite tener libertad ni para soñar.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy con la que espero haberte aportado valor.

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Si quieres, puedes dejarme un comentario a continuación sobre tu forma de ver este tema.

Hasta la próxima.

¿Conoces las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades (DAFO) que tiene tu negocio?

DAFO

Acertar en la toma de decisiones de cualquier empresa es una de las cosas que más preocupan a sus dueños. Aunque para ayudar en esa tarea tan importante se inventó el DAFO.

[bctt tweet=»Pon un DAFO en tu empresa y todo te irá mejor #empresas #negociosperfectos» username=»rafavalero_»]

Hacer un DAFO ayuda muchísimo y además no es tampoco demasiado difícil de realizar. Lo complicado viene cuando hay que interpretar la información para tomar las decisiones.

Pero vamos a ver a continuación qué es un DAFO y qué puede hacer por ti y por tu empresa.

 

QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE UN DAFO

DAFO es una herramienta estratégica empresarial que sirve para la realización del análisis del estado de una empresa y cuyas iniciales corresponden a:

Debilidades, que son los aspectos que determinan los puntos más flojos de tu empresa. Suponen una amenaza y has que controlarlos y procurar que dejen de ser una debilidad. (Ejemplos: la falta de tesorería, personal poco preparado, ubicación del local, etc.)

Amenazas, que es cualquier cosa interna o externa que supone un riesgo para tu negocio. (Ejemplos: la competencia, cambio de leyes, etc.)

Fortalezas, que es cualquier cosa que haga que tu empresa obtenga ventajas competitivas y ayuden a lograr sus objetivos. (Ejemplos: la ubicación del local, experiencia en el sector, mucha tesorería, etc.)

Oportunidades, que son cualquier circunstancia que pueda llegar a convertirse en una mejora para tu empresa. (Ejemplos: la quiebra de un competidor, cambio de leyes, etc.)

 

El DAFO se representa habitualmente según la siguiente imagen:

Matriz DAFO
Matriz DAFO

 

Y aunque lo más habitual es utilizarlo para analizar el estado de una empresa frente a posibles decisiones estratégicas importantes, también se puede usar para cualquier otra cosa que no sea necesariamente la empresa en sí. Por ejemplo puedes hacer un DAFO de un área de negocio, de un candidato a un puesto importante de tu empresa, o de un proyecto.

 

CÓMO SE HACE UN DAFO

Hacer un DAFO es una de las cosas más fáciles que existen en una empresa, aunque evidentemente es imprescindible que aquel que lo elabore deba conocer a la perfección la empresa. Porque de no ser así, podrían omitirse datos importantes o incluso equivocarlos, lo cual podría finalizar en una toma de decisiones errónea con posibles terribles consecuencias.

[bctt tweet=»Lo difícil del DAFO no es cumplimentarlo, es interpretarlo. #negociosperfectos» username=»rafavalero_»]

La realización del análisis se realiza incluyendo en cada uno de los huecos de la matriz todo aquello que se te ocurra y que pueda suponer una debilidad, una amenaza, una fortaleza o una oportunidad para tu empresa.

Y para facilitarte el trabajo, te dejo algunas preguntas que te puedes hacer y que te ayudarán a obtener la información:

Preguntas para Debilidades:

  • ¿Qué podrías mejorar?
  • ¿Tienes todo lo que deberías de tener?
  • ¿Qué factores hacen que estés como estás?
  • ¿Qué deberías evitar?
  • ¿Hay algo que deberías dejar de hacer?
  • ¿Qué perciben los demás como una debilidad aunque en realidad no lo sea?

Preguntas para Amenazas:

  • ¿Qué está haciendo tu competencia?
  • ¿Qué factores internos o externos podrían crearte un problema?
  • ¿Qué opinión tienen tus clientes de tu empresa?

Preguntas para Fortalezas:

  • ¿Cuál es tu propuesta diferenciadora frente a tu competencia?
  • ¿Qué tiene tu empresa que no tenga la competencia?
  • ¿A qué tienes acceso tú que no tengan los demás?
  • ¿Qué se percibe en tu mercado como una fortaleza?

Preguntas para Oportunidades:

  • ¿Existe alguna tendencia en el mercado que te favorezca?
  • ¿Hay alguna circunstancia interna o externa que te aporte valor?

 

Lo recomendable es que realices este análisis periódicamente en tu empresa para poder ir  observando los cambios y poder realizar redirecciones de ser necesario. 

Lo habitual es hacerlo semestralmente, aunque dependiendo del estado de tu empresa puedes variar esta periodicidad. Yo por ejemplo lo hago trimestralmente.

El fin evidentemente es lograr tener el menor número posible de debilidades y amenazas y el mayor número que puedas de fortalezas y oportunidades.

 

CONCLUSIONES

El análisis DAFO, pese a lo simple que es, está considerado como uno de los principales ejercicios para la elaboración de cualquier estrategia empresarial.

Te ayuda a elegir qué acciones llevar a cabo para dirigir tu empresa hacia el mejor estado posible. Tanto hacia la excelencia, como hacia la salida del túnel en el que pueda estar metida.

Y en respuesta a la pregunta sobres si tu empresa podría vivir sin un DAFO, evidentemente es un sí, pero encuentro que tiene poco sentido no utilizar todas las herramientas que tengas a tu alcance para lograr que tu empresa no sea una más. Y lo más importante, para no ser un ignorante de tu propio negocio.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy que espero que te ayude a mejorar tu empresa y la vida que quieres vivir gracias a ella.

Si quieres aportar algún comentario, por favor hazlo a continuación.

Por otro lado, si piensas que esta información podría ayudar a alguien más, échame una mano y compártelo en tus redes sociales.

 

Hasta la próxima.

 

¿Estás perdiendo negocio por no tener bien definido tu cliente objetivo?

PIERDES NEGOCIO POR NO DEFINIR TU CLIENTE OBJETIVO

La falta de definición del cliente objetivo es una de las principales razones por las que un negocio puede fracasar.

Como empresario debes asumir cuanto antes que no todos los clientes que hay ahí fuera son compradores potenciales de tu producto o servicio. Y que definir a quién vas a venderle es la decisión estratégica más importante que debes tomar.

Si no te paras a reflexionar y decidir a quién vas a venderle en concreto, todas las demás decisiones que puedas tomar (estrategia de precios, imagen corporativas, ubicación de los locales, motivos diferenciadores, etc.) es más que fácil que puedas errarlas.

Por raro que pueda parecerte, intentar satisfacer a todos los que entren por la puerta de tu negocio es la forma más fácil de no llegar a satisfacer a ninguno. Por lo que al final acabarías utilizando una agresiva estrategia basada en el precio, que es con diferencia, la peor estrategia de todas.

No olvides nunca que el que mucho abarca poco aprieta

 

QUÉ ES EL CLIENTE OBJETIVO

El cliente objetivo, también llamado cliente ideal, es aquella persona o empresa que tiene una necesidad específica por la que está dispuesto a pagar y que tu negocio puede solucionar a la perfección, tanto por servicio como por precio.

Si tu empresa ya está en marcha, éstos suelen ser aquellos clientes que más rentables te son y que menos «problemas» te generan.

Son el tipo de cliente con el que más te gusta trabajar, pues son los que mejor se adaptan a tus condiciones de servicio, precio, formas de pago, etc. Es decir, aquellos que elegirías si pudieras hacerlo.

Algunos ejemplos de clientes ideales podrían ser:

  • Para una tienda de chucherías, serían niños de 4 a 14 años.
  • para una inmobiliaria, serían personas que necesitasen comprar o alquilar una vivienda.
  • Para una granja de pollos, serían las tiendas de venta de pollos al ast.

 

POR QUÉ ES TAN IMPORTANTE QUE TENGAS BIEN DEFINIDO TU CLIENTE OBJETIVO

Para que entiendas más fácilmente por qué es tan importante definir tu cliente objetivo, voy a relatar un ejemplo basado en el inicio de un negocio de venta de chucherías:

Tras darle muchas vueltas, Luis ha decidido abrir ese negocio de venta de chucherías que tan claro tiene que va a tener éxito. Y ha cumplido con todos los pasos necesarios para iniciarlo:

  • Ha pensado en el nombre: se llamará Chuchelandia.
  • Tiene un boceto del diseño del logotipo y de los colores: que será una piruleta verde y azul, que son los colores que más le gustan a él.
  • Ha preparado un presupuesto exhaustivo: basado en un nivel de venta bajo pero diario.
  • Ha negociado con los mejores proveedores del mercado y ha logrado que le apliquen los mejores precios posibles: ha comprado la oferta del pack de apertura que tienen, que aunque la mitad de ellos está formado por helados, el precio es impresionante.
  • Ha encontrado una gran oferta para la compra de los muebles, que se adaptan a la perfección a lo que quería: son de color madera, pero muy bonitos.
  • Y encima ha encontrado el local ideal para montar la tienda: pues tiene las dimensiones perfectas, unos grandes ventanales para poner publicidad y el precio es inmejorable.

Lo tiene todo listo y no quiere posponerlo más. Se lanza a la piscina y abre su tienda de chucherías.

Pasan los días y las semanas y apenas hace unas pocas ventas a algunos ancianos que compraron algunas chuches para sus nietos.

No lo entiende…¡si lo tiene todo tal y como lo había planeado!. Así que se pone a investigar qué puede estar pasando.

Y de repente descubre cuál ha sido su error, descubre qué es lo que está haciendo que venda tan poco.

Decidió alquilar un local que se adaptaba a la perfección a las necesidades del negocio que había imaginado, pero no se fijó bien en la zona en la que estaba, montando una tienda de chucherías a las afueras de la ciudad junto a un geriátrico. Además, utilizó para colmo unos colores que no llamaban la atención de los pocos niños que pasaban.

Resultado: FRACASO

 

Quizá este ejemplo sea un poco exagerado, aunque seguro que alguna vez has visto alguna barbaridad por el estilo. Pero refleja perfectamente la importancia que tiene definir el cliente objetivo desde el principio, antes incluso de pensar en el nombre o en el mismísimo producto.

Si el empresario del ejemplo hubiese pensado primero en el cliente objetivo al que quería venderle, habría buscado un pequeño local junto a un parque o un colegio, habría utilizado colores llamativos para los niños y los muebles serían de colores chillones.

En el ejemplo el cliente objetivo es muy obvio y fácil de determinar, pero cuando se trata de montar un negocio cuyo cliente ideal no es tan claro, definirlo detalladamente se torna todavía muchísimo más importante.

Y para el caso de que tu empresa esté en marcha, deberías detenerte cuanto antes a comprobar si tienes bien claro a quién quieres venderle, porque de no ser así cada vez que tomes una decisión corres un alto riesgo de equivocarte.

 

EN QUÉ BENEFICIA A TU EMPRESA TENER PERFECTAMENTE DEFINIDO EL CLIENTE OBJETIVO

Yo te voy a poner a continuación sólo los beneficios que son más importantes, pero si te detienes a pensar un poco en la realidad de tu empresa, seguramente encontrarás muchos más.

Da claridad a la hora de tomar decisiones, pues saber con seguridad a quién le quieres vender te facilita tomar decisiones acertadas, sobre todo en el momento de hacer promociones. No es lo mismo vender a hombres que a mujeres, ni tampoco lo es vender a niños o a adultos.

Es más fácil diseñar productos, servicios y precios, pues al conocer los gustos de tus clientes puedes centrarte en satisfacerlos más acertadamente y con menor esfuerzo. Sabes lo que quieren y sabes cómo dárselo.

Tus clientes te perciben como experto más rápidamente, pues estás tan enfocado en cubrir sus necesidades concretas, que haces que se sientan seguros de que eres capaz de cubrirlas a la perfección. Y ya sabes que esa es una de las razones principales que hace que un cliente te compre.

Ahorras tiempo y dinero, al no perder el tiempo con clientes que no se adaptan a tus productos, servicios y precios. Ya que no tienes que estar adaptando nada para ellos, ni discutiendo sobre descuentos, etc. Y ese tiempo que ahorras lo aplicas a reforzarte de cara a tus clientes elegidos.

Los resultados de las campañas de publicidad son más efectivos, pues te puedes permitir hacer anuncios claros y directos, dejando de lado las campañas generalistas. Así quien capta el mensaje de tu campaña está seguro de si es para él o no.

 

CÓMO HAS DE DEFINIR A TU CLIENTE OBJETIVO

Lo primero que has de asumir es que no se trata de adaptar a un tipo de cliente al producto que tú tienes. Es justamente al contrario, has de adaptar el producto o servicio que tienes a aquel cliente al que quieres vender.

Para determinar un cliente objetivo has de investigar y buscar toda la información que puedas sobre ellos, pues cuanto más sepas sobre sus necesidades más fácil te será venderle.

Has de conocer qué problemas tiene pues es el único modo que puedas llegar a solucionárselos.. Pues si no los conoces, ¿cómo pretendes ayudarle?

A continuación te dejo una serie de preguntas que deberías contestar dependiendo de si tu cliente es una persona o una empresa.

Y piensa que quizá no puedas responderlas todas, ya sea porque no es fácil encontrar respuesta o bien porque para el cliente que buscas no requieres la información. Pero de todas formas intenta por todos los medios contestar cuantas más mejor.

Información que necesitas si vendes a personas

  • Es hombre o mujer?
  • Dónde vive? (en tu ciudad, en tu provincia, en tu país…)
  • Qué edad tiene?
  • Nivel de estudios?
  • Poder adquisitivo?
  • A qué se dedican?
  • Qué es lo que desea?
  • A qué le tiene miedo?
  • Situación marital?
  • Tienen hijos?
  • Cuáles son sus objetivos?
  • Cuáles son sus frustraciones?
  • Qué lee?
  • A qué dedican el tiempo libre?
  • Para qué utiliza lo que te comprara?
  • A quién le está comprando ahora lo que tú vendes?.

 

Información que necesitas si vendes a empresas

  • Dónde están ubicados? (ciudad, país…)
  • Qué tamaño de empresa tienen? (nº de oficinas, tiendas, etc.)
  • Cuántos trabajadores tienen en plantilla?
  • A qué se dedican?
  • Cuánto facturan?
  • Cuánto tiempo llevan en el mercado?
  • A quién le compran si no te compran a ti?
  • Tienen más de un proveedor? Por qué?
  • Qué les parece más importante, calidad de servicio o precio?

 

Para completar la información referente a empresas, también sería interesante que conocieras los datos de la persona que decidirá si te va a comprar a ti, ya sea del gerente, del jefe de compras, del director de área, etc.

Insisto en que se trata de que determines al detalle lo más posible a quién quieres venderle. Has de estrechar el embudo todo lo que puedas, afinando cuanto más mejor.

 

3 EJEMPLOS DE DEFINICIONES DE CLIENTES OBJETIVOS

A continuación te pongo 3 ejemplos de definiciones de clientes objetivos para que veas más o menos cómo debería ser y también para que veas las diferencias entre los tipos de clientes.

 

Cliente ideal de una tienda que vende chucherías: Personas

  • Son niños y niñas de edades comprendidas entre los 4 y los 14 años, que viven en un radio aproximado de 1 kilómetro de la tienda.
  • Sus padres tienen un poder adquisitivo medio-alto, lo cual les permite comprar frecuentemente.

 

Cliente ideal de un consultor de negocio: Personas-Empresarios

  • Son hombres de entre 25 y 50 años, casados y con un nivel socio-cultural medio. Empresarios dueños de un negocio ubicado en España, de cualquier tipo y sector y que llevan abiertos al menos 2 años teniendo contratados 3 o más empleados.
  • Su sistema de organización es bastante bajo y trabajan 10-12 horas diarias enfrascados en el día a día de su empresa, pasándolos básicamente atendiendo llamadas y mensajes de sus empleados, proveedores y clientes. Dedicando así muy poco tiempo a lo que de verdad es importante, que es el desarrollo del negocio.
  • Su objetivo principal es hacer que su empresa crezca hasta convertirse en un referente en su sector. Que le genere los suficientes beneficios como para que le financie el estilo de vida que siempre ha querido vivir y le permita además poder ausentarse el tiempo que le apetezca pues está seguro que la empresa continuará funcionando perfectamente sin que él tenga que estar presente.
  • Su mayor preocupación es no tener ni el tiempo ni los conocimientos necesarios para hacer que su empresa llegue al nivel que imaginó cuando la puso en marcha.

 

Cliente ideal de una mensajería: Empresas

  • Son empresas de cualquier tamaño y sector que tienen una necesidad continua de enviar paquetes no más pesados de 3kgs. Que realizan un mínimo de 3-4 envíos a la semana a cualquier destino nacional y mediante el tipo de servicio urgente.
  • El contenido de los envíos en ningún caso es material perecedero, peligroso o fácil de romper.
  • Son empresas que valoran la calidad del servicio por encima del precio.
  • Tienen la central administrativa y los órganos de dirección en nuestra ciudad y utilizan como forma de pago la transferencia a 30 días fecha factura. Y tienen como preferencia a la hora de contratar proveedor para sus envíos la de concentrar el 100% de los mismos en una sola empresa.
  • El margen medio que obtenemos de los envíos de estos clientes supera el 30% y les realizamos visitas periódicas de cortesía una vez al trimestre.

 

Piensa que al determinar a tu cliente objetivo debes soñar en cuál sería el ideal de los ideales para ti y tu empresa.

 

CONCLUSIONES

Estarás pensando que definir un tipo de cliente específico te resta la posibilidad de poder vender a más gente. Pero es justamente al contrario, pues tus puertas están abiertas para cualquiera que quiera entrar a comprar. Pero tus tácticas, estrategias y acciones están enfocadas en aquellos que clientes a los que tú consideras que más puedes ayudar y que más beneficio te van a reportar.

Para reforzar este argumento, piensa en el siguiente ejemplo:

¿Pondrías carteles publicitarios en un barrio pobre si tu producto fuera de alto standing? Lógicamente no. Pero eso no quiere decir que si alguien con unas condiciones económicas fastidiadas pasase algún día por una zona donde tú hubieses publicitado tus productos, pudiera ahorrar durante un tiempo para poder ir a comprarte.

 

Por lo tanto, creo que he plasmado suficientes argumentos como para que si tienes una empresa en activo o tienes idea de montarla en un futuro, te tomes muy en serio dedicar esfuerzos para definir a quién le quieres vender.

Si tu empresa está en marcha y crees que no estás logrando vender todo lo que deberías, quizá sería interesante que revisases cuanto antes si el cliente al que pretendes venderle es al que de verdad quieres venderle. E incluso es posible que hayas de plantearte tener que decir a algún cliente que ya no le vas a servir más porque no te es rentable por cualquier razón, ya sea por los descuentos que les tienes aplicados, el tiempo que habéis de dedicarle, por estar en una zona alejada, etc.)

 

Y hasta aquí la entrada de hoy que espero que te haya servido de ayuda.

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Hasta la próxima.