Guía de acogida a nuevos trabajadores

La acogida a nuevos trabajadores es de esas cosas importantes a las que tienes que prestar atención si de verdad quieres que tu empresa no sea como las demás. Porque cada persona que contrates, independientemente del puesto que vaya a cubrir, la estás contratando para que te ayude a lograr el éxito de tu empresa.

La mayoría de las empresas creen erróneamente que contratar un trabajador es tan simple como poner un anuncio, hacer unas cuantas entrevistas y cuando ya lo han elegido hacerle una formación que normalmente no va a superar apenas unas horas.

Pero  si interiorizas el planteamiento de que el éxito o el fracaso de tu empresa va a depender en gran medida de los trabajadores que contrates, tú mismo te darás cuenta que para cubrir cualquier puesto en tu empresa no solo depende de elegir al mejor candidato posible, sino que además ha de estar súper bien formado y no olvidar que deben sentirse motivados para que quieran ir cada día a trabajar a tu empresa.

Así que empieza por convencerte que si el proceso de selección de trabajadores es importante, la acogida a nuevos trabajadores en su primer día de trabajo es igual o más importante si cabe. Y es que el proceso de contratación e incorporación de nuevo personal empieza en el momento en que decides que lo necesitas y hasta que es capaz de ejercer sus funciones sin ayuda de ningún tipo.

 

POR QUÉ ES IMPORTANTE HACER LA ACOGIDA A NUEVOS TRABAJADORES

Es igual de importante hacer la acogida a nuevos trabajadores como lo es que ésta sea una buena acogida. Y las razones principales son:

  • Porque ahorras tiempo. Si realizas una acogida completa y bien estructurada, el nuevo empleado tendrá información mucho antes que si no la realizas. De manera que se evitarán errores, pérdidas de tiempo por preguntas básicas, etc. Y al final, las horas que dediques a la acogida lo ahorrarás con creces en el día a día (sobre todo en las primeras semanas tras la incorporación).
  • Porque reduces el estrés. Los procesos de selección suelen producir altos niveles de estrés en los candidatos y tú lo que necesitas es que la persona que contrates esté 100% operativa cuanto antes. Así que cuanto más fácil le hagas la incorporación a tu empresa, menos estrés sufrirá en sus comienzos y antes se adaptará.
  • Porque das importancia al candidato. Ya sabes el valor que damos las personas a sentirnos queridos y valorados. Por lo que si das a entender y demuestras a todo aquel que contrates que para ti y tu empresa son muy importantes, les subirá la autoestima y les hará sentirse mejor y más receptivos.
  • Porque generas buena imagen de marca. Al crear sensaciones agradables en la acogida favoreces la imagen que el trabajador pueda tener de tu marca, y ten por seguro además que lo trasmitirá.
  • Porque ahorras costes. El trabajo bien hecho desde el principio evita costes a posteriori.

 

EN QUÉ CONSISTE LA ACOGIDA A NUEVOS TRABAJADORES

Para que lo entiendas de una manera resumida, la acogida a nuevos trabajadores consiste literalmente en recibir al nuevo empleado en su primer día de trabajo.

Y cuando digo literalmente es exactamente así, porque de lo que se trata es de que nada más llegar no tenga esa sensación de que llega a un lugar desconocido. Alguien debe encargarse de estar en la recepción (o donde sea que deba empezar) esperándole para recibirle por su nombre.

La idea es evitar que sufran esa fría situación que se vive al llegar a un nuevo puesto de trabajo y tener que decirle a la recepcionista que eres el nuevo trabajador y que empiezas ese día, que haga el favor de avisar a quien corresponda. 

Si lo has vivido sabrás exactamente de lo que estoy hablando. 

Para el caso de que la estructura de tu empresa no te permita tener a alguien esperando al trabajador, lo ideal será que como mínimo informes a la recepcionista de todos los datos necesarios para que cuando llegue el nuevo trabajador, el «trago» le resulte lo más cálido posible. Entendiendo como datos mínimos el comunicarle que empieza un nuevo trabajador, darle el nombre de éste y, de ser posible, también la foto para que al verlo ya lo reconozca.

Y procura en este caso, que desde que la recepcionista avisa de su llegada, el tiempo que deba esperar sea lo más corto posible, siendo lo ideal que no pase de un par de minutos. Que apenas le de tiempo a sentarse a esperar.

Una vez ya ha llegado y se encuentra en la empresa, se debe comenzar sin dilación con la parte práctica de la acogida. Que no consiste en otra cosa más que trasmitir al nuevo empleado de toda la información que le será relevante para el ejercicio de sus funciones y que son distintas de la formación específica.

En concreto la información que hay que dar al trabajador es la siguiente:

 

Historia de la empresa, misión y visión. Es muy importante que el trabajador sepa desde el primer momento en qué empresa está trabajando, cuál es su historia, la misión por la que lucha y la visión que persigue.

A qué se dedica tu empresa. Has de explicarle qué productos o servicios comercializáis. No se trata de darle el detalle y los precios de todo, pues no estás vendiendo. Se trata de que si esa noche alguien le pregunta al trabajador a qué se dedica su nueva empresa, sea capaz de responder sin ningún tipo de dudas.

Cómo conseguís los clientes. Es decir qué métodos de captación de clientes seguís. Quienes van a vender. Dónde buscáis los clientes, etc.

Quién es la competencia. Este punto es muy importante y sin embargo la mayoría de las empresas no lo mencionan. Y es más que interesante que tus trabajadores sepan quién en el mercado es capaz de ofrecer a los clientes lo mismo que ofrecéis vosotros. Y a quienes le compran los clientes que no os compran a vosotros. Y darles los motivos ya sería la panacea.

En qué os diferenciáis. O dicho de otra manera, qué hace a un cliente decantarse por vuestra empresa en lugar de por la competencia. ¿Qué os hace mejores o distintos de los demás?. Piensa que para un trabajador, sentirse orgulloso de la empresa para la que trabaja es importante, así que no escatimes en razones para que lo haga.

Qué objetivos tenéis. En el primer punto ya le has informado de cuál es la meta principal de la empresa al haberle contado cuál es la visión. Pero aquí se trata de informarle de cuáles son los objetivos a corto y medio plazo. Por qué está luchando la empresa a día de hoy. Él también ha de ser partícipe de algún modo en la consecución de los mismos, así que cuanto antes sepa cuáles son, mejor.

Horarios e información operativa de la empresa. Darle toda la información relativa a los horarios de apertura y cierre de las oficinas, etc.

Organigrama de la empresa. Más que contarle quién es quién en la empresa, lo que debes hacer es informarle como mínimo de estos 2 datos importantes del organigrama.

  • Por un lado has de darle a conocer el organigrama general, es decir aquel que informa de quién es el responsable máximo de la empresa y el resto de puestos de la dirección general.
  • Y por otro lado, has de hacerle conocedor de la parte del organigrama que le afecta a él directamente. O dicho de otro modo, decirle de quién depende su trabajo y a quién ha de rendir cuentas.

No olvides informarle también de a quién puede dirigirse para solventar cualquier problema que pueda tener.

Definir y clarificar al máximo sus funciones. Aunque en la entrevista de trabajo y en el anuncio ya diste mucha información al respecto del trabajo a desempeñar, es en este momento en el que hay que detallar un poco más qué es lo que tiene que hacer y cómo ha de hacerlo.

Las condiciones del puesto. Quizá la parte que más interesa al nuevo trabajador es la que tiene que ver directamente con él. Es decir, qué va a cobrar de nómina (bruto y neto para que no haya malos entendidos), comisiones, horarios de trabajo, turnos si los hay, uniformidad y resto de datos necesarios como para que no incurra en equivocaciones ni tenga que preguntar más tarde.

Qué se espera de él. Este punto es casi más importante que sea el responsable directo del trabajador quien lo haga, pero según las circunstancias también puede hacerlo la persona responsable de la acogida. Y consiste en informar al nuevo trabajador de qué es lo que se espera de él como trabajador y como compañero en la empresa. Aprovecha para contarle cuál es la filosofía de la empresa en cuanto a los resultados y las relaciones humanas.

Proceso de formación. Explicarle cómo va a ser la formación para el desempeño de sus funciones. Qué le van a enseñar, cuánto va a durar, quién se la va a dar, dónde va a ser, etc.

Firma de contrato y entrega de documentación. Prácticamente ya está finalizado el proceso de acogida, es ahora cuando se firma el contrato (si es que no se hizo anteriormente) y se le entrega una copia del mismo.

Además hay que entregarle como mínimo la siguiente documentación:

  • Documentación relativa a prevención de riesgos laborales
  • Documento con la información relativa a las distintas formas de contacto con la empresa: Direcciones, teléfonos y mails principalmente. Y también los de las personas relevantes para el ejercicio de su trabajo (compañeros, responsable de departamento, etc.)
  • Documento con la información referente a sus necesidades: Contraseñas, cuenta de mail asignada, teléfono móvil, etc.

Recorrido por las instalaciones. Ahora ya sólo queda mostrarle las instalaciones, su puesto de trabajo e ir presentándole a las personas que pueden resultarle relevantes, además de sus compañeros, el responsable de su departamento y la persona encargada de formarle.

 

Lo ideal sería poder entregarle un «wellcomepack», que no es otra cosa que una carpeta con documentos en los que incluyes toda esta información que se le esté dando de palabra para que lo tenga por escrito, añadiendo además los manuales precisos y algo de merchandising de la empresa.

Este documento no tiene por qué ser muy espectacular, quizá baste con un folio con la información bien clara. Pero así evitas que el trabajador deba estar anotándolo vete tú a saber dónde.

 

QUIÉN DEBE REALIZAR LA ACOGIDA A NUEVOS TRABAJADORES

Este es un tema que va a depender mucho de la estructura u organigrama que tenga tu empresa y del puesto que se vaya a cubrir. Yo te voy a decir lo que yo creo que es lo normal y que hacía yo en mis empresas.

Hay empresas en las que el responsable de la acogida es siempre la misma persona, normalmente alguien de recursos humanos. O también el mentor asignado al nuevo trabajador, el cual se pega a él desde el principio y no lo suelta hasta que ya funciona solo al 100%.

En mi caso la acogida la realizaba habitualmente el responsable del departamento correspondiente si el puesto a cubrir era de base o incluso intermedio.

Y me encargaba yo personalmente de los puestos de dirección o que estratégicamente fueran importantes.

En realidad da igual quién haga la acogida siempre y cuando se siga la idea expuesta más arriba y que se basa en que el nuevo trabajador se sienta verdaderamente importante.

Al fin y al cabo es tu empresa y como te he dicho antes, cada trabajador que forme parte de ella va a aportar su pequeño -o no tan pequeño- granito de arena para que tú consigas los objetivos que te has marcado. Así que decide tú en cada caso quién crees que es la persona más idónea para recibir a cada nueva incorporación.

 

QUÉ HAY QUE TENER PREPARADO PARA LA ACOGIDA

La acogida a nuevos trabajadores no deja de ser un trabajo más que requiere de preparación y coordinación. Así que lo mínimo que tienes que tener preparado (tú o quien sea que se vaya a encargar de realizarla) es:

1- Que la persona que se vaya a encargar de hacerla, se agende el trabajo y bloquee las horas reales necesarias para realizarlo. Imagina la mala imagen que daría tu empresa si la persona encargada de la acogida tuviese que dejarla a medias porque tiene un compromiso.

2- Si disponéis de wellcompack, pues eso. Y si no, pues toda la documentación necesaria: contrato, condiciones económicas, datos de interés, etc.

3- Su puesto de trabajo debe estar listo para su incorporación. Da muy mala impresión que cuando llega aún no tengáis preparada su mesa y deba sentarse en cualquier otro lugar.

4- La tecnología necesaria. Teléfono móvil si váis a entregarle, ordenador, conexiones a redes de la empresa, internet, claves, etc.

5- Los uniformes o los datos necesarios para que pueda ir a adquirirlos.

6- Enviar un comunicado por mail al personal necesario informando de la incorporación del nuevo trabajador. Que deberá ser enviado justo en el momento de su incorporación o como mucho unos minutos después. Piensa que no quedaría muy bien que lo parasen en una puerta porque no saben quién es.

7- Tarjetas de visita si las requiere

 

Y en definitiva, según el puesto que vaya a cubrir y las condiciones del mismo, todo aquello que consideres que necesita. Yo lo único que pretendo hacerte ver es que lo ideal es que todo esté preparado para cuando el trabajador empiece a trabajar y no después.

Has de ser previsor, pues los costes y la imagen de tu empresa están en juego.

 

QUÉ PASA DESPUÉS

El trabajador ya está en su puesto de trabajo, ha finalizado la formación y en teoría ya no precisa de mentor, ya lo hace todo completamente solo. ¿Qué es lo que hay que hacer ahora?

Pues lo ideal es que la misma persona que le hizo la acogida, o bien el responsable de recursos humanos, le haga una evaluación para comprobar que todo se mantiene según lo acordado.

Esta evaluación te ayudará a comprobar qué percepción tiene el trabajador relativa a su puesto de trabajo y a la empresa además de sobre cualquier cosa que tú consideres importante, desde que se le hizo la acogida, pasando por la formación, las condiciones, etc.

La mayoría de las empresas, sobre todo las pequeñas, no hacen este tipo de evaluaciones a las pocas semanas de la incorporación de un nuevo trabajador. Pero te aseguro que es muy valiosa la información que puedes recopilar y que te ayudará a mejorar procesos, sistemas, comportamientos o lo que sea.

Es cierto que conlleva un coste en tiempo (apenas será 1 o 2 horas del del trabajador y de la persona que realizará la evaluación), pero la información que sacarás y la imagen que darás al empleado demostrándole que te preocupas por él, no tiene precio.

 

CONCLUSIÓN

La conclusión es simple, y es que la bienvenida de un nuevo trabajador a tu empresa es tan importante como lo puede ser vender.

Ten en cuenta que para ti tus trabajadores son más tus clientes que tus empleados y tu trabajo debe consistir en que se sientan queridos e importantes para que cada día estén dispuestos a dedicar su tiempo a ti y tu empresa para que tú logres tus sueños.

Así que ese primer contacto serio que vas a tener con tus nuevos trabajadores no lo dejes al azar como si no fuese algo serio. Trátalo igual que tratarías a un cliente al que vas a visitar por primera vez y concienzudamente vas a procurar ofrecerle la mejor imagen de ti, de tu empresa y de los productos que comercializas.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy. Si te ha parecido interesante échame una mano a hacérselo llegar a más personas y compártelo en tus redes sociales.

Y también te invito a que me dejes un comentario y me expreses tu opinión, experiencias o ideas al respecto de la acogida de nuevos trabajadores en una empresa.

Hasta pronto.

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