La acogida a nuevos empleados es de esas cosas importantes que como empresario deberías tener en cuenta si quieres tener más posibilidades de éxito en tu empresa.
Porque la mayoría de los empresarios, y especialmente los más pequeños, creen erróneamente que contratar un nuevo trabajador consiste simplemente en poner un anuncio, hacer unas cuantas entrevistas y, cuando ya lo han elegido, llamarle para decirle qué día tiene que empezar, y ya está.
Sin embargo, la realidad es que esto sólo es una pequeña parte de todo lo que implica contratar un empleado.
Y no hacer todo lo que hace falta, es lo que puede hacer que tus empleados acaben marchándose a la competencia, o a cualquier otro empleo.
O lo que es peor, que su desempeño no sea el que esperas y debas despedirlo, con el coste extra que esto supone para tu negocio.
Y aunque hoy no te voy a contar todo lo que te hace falta para maximizar las posibilidades de que aquellos que contrates se queden.
Sí que te voy a explicar uno de los pasos más importantes que has de dar para que pase, y que por regla general no se tiene muy en cuenta.
Me estoy refiriendo a la acogida a nuevos empleados, que es el primer paso para que su incorporación sea lo más efectiva posible.
La importancia de la acogida a nuevos empleados
No creo que tenga que convencerte de que el buen fin de tu negocio no depende sólo de que vendas mucho.
Sino que, por el contrario, depende casi más de que los trabajadores que contrates, desempeñen todos los puestos de tu empresa del modo más eficiente posible.
Y en base a esto, seguro que no te cuesta demasiado llegar a la conclusión de que sólo con elegir al mejor candidato posible no es suficiente para lograrlo.
Básicamente porque el que el empleado en cuestión sea un profesional como la copa de un pino no implica que éste vaya a funcionar a la perfección.
Y por contra, tú vas a tener que poner de tu parte para que se sienta motivado y quiera ir cada día a trabajar a tu empresa.
Por eso, la recepción que le hagas en su primer día de trabajo es tan importante, porque es lo que, en cierto modo, va a marcar cómo va a ser su futuro en la empresa.
Ahora bien, has de tener en cuenta que es igual de importante hacer la acogida, como el hecho de que esta sea una buena acogida, porque sólo si lo haces con mimo y prestando atención a los detalles, conseguirás el efecto que deberías buscar.
Cómo se hace la acogida a nuevos empleados
Los puntos más importantes que has de dar para hacer una buena acogida a nuevos empleados, y de los que no deberías saltarte ninguno son:
Lo primero de todo, que alguien le espere en la entrada para recibirlo en el primer día de trabajo.
Y una vez que ya lo tienes delante:
Transmítele la información de la empresa
- La historia
- La Misión y la Visión
- Qué productos o servicios comercializáis
- Qué vendéis (que ya sabes que no es lo mismo que lo que comercializáis)
- A qué cliente os dirigís
- Quiénes son vuestros competidores
- En qué os diferenciais de la competencia
- Qué objetivos tenéis para este año
- El organigrama
Dale todos los datos relativos a su contratación y el puesto que ha de desempeñar
- Repasar cuáles son sus funciones y responsabilidades
- Deja claro cuánto va a cobrar en bruto y cuánto en neto, y si va a cobrar comisiones
- Cuál va a ser su horario de trabajo
- Dile lo que se espera de él/ella, cómo debería comportarse, cómo debería vestir, etc. (háblale de la filosofía de la empresa en cuanto a resultados y relaciones humanas)
Cuéntale cómo va a ser su formación
- Cuál va a ser
- Quién se la va a dar
- Cuánto va a durar
- Dónde va a ser
- Etc.
Entrégale la documentación pertinente
- Una copia de su contrato laboral (si es que aún no lo había firmado)
- La documentación relativa a la prevención de riesgos laborales
- Un documento con toda la información de contacto
- Teléfonos, emails, etc, de las personas más relevantes para él/ella
- Horarios de apertura y cierre de la empresa
- Contraseñas y pins de sus cuentas de email, teléfono, etc.
- Un escrito que resuma toda la información de la empresa y que ya que le has dado de palabra
Últimos pasos
- Muéstrale las instalaciones
- Preséntale a todas las personas relevantes para su trabajo
- Llévale hasta su puesto de trabajo
Los preparativos para la acogida a nuevos empleados
A parte de todo lo que le tienes que contar, también hay una serie de cosas que deberías tener preparadas para que la acogida resultara lo mejor posible.
Porque aunque el puesto a cubrir pudiera ser uno de los más básicos, no por ello deja de ser una labor que requiere de preparación y coordinación si lo que buscas es dar la mejor imagen de tu empresa.
Y lo mínimo que ha de estar preparado es:
- Que la persona que se vaya a encargar de hacer la bienvenida, se agende el trabajo y bloquee las horas reales que va a necesitar para realizarlo.
- La carpeta con toda la documentación impresa y lista para entregar
- Que su puesto de trabajo disponga de todos los elementos (mesa, silla, ordenador, etc.)
- Todas las herramientas que vaya a utilizar (teléfono móvil, vehículo de empresa, grapadora, conexiones a internet, destornilladores, etc.)
Y, por supuesto, no te olvides de enviar un comunicado por email a todo aquel personal que sea necesario que esté informado de su incorporación.
Porque no quedaría demasiado bien que, por ejemplo, lo parasen en la puerta porque nadie sabe quién es.
Quién debe hacer la acogida a los nuevos empleados
Aunque es evidente que hemos de tener en cuenta cuál es la estructura de tu empresa, lo normal es que sea de este modo:
A ver, si tienes responsables de departamento, lo normal es que quien se encargue de recepcionar y hacer la acogida, sea el responsable del área en el que vaya a trabajar, o un técnico de recursos humanos, si es que lo tienes en plantilla.
Y si no tienes responsables de departamento ni nadie de recursos humanos, lo que yo hacía, por ejemplo, es hacer que quien se encargara fuera la persona que iba a estar justo por encima de él en el organigrama, y que es quien asumiría las funciones de mentor.
Y si no existía ese puesto, o el empleado iba a cubrir un puesto de dirección, o que fuera estratégicamente importante para mí, pues entonces me encargaba yo personalmente.
Aunque la realidad es que, al final, da igual quién se encargue de esta labor, siempre y cuando se siga la idea que te acabo de exponer y esté preparado para hacerlo.
Porque en caso contrario, no habría garantía de conseguir lo que se pretende con ello, y que no es más que el que el nuevo empleado se sienta verdaderamente importante, y arropado en sus primeras horas en la empresa.
Conclusión
Al final, aunque implantar este tipo de cosas en la empresa no es que sea dicho y hecho, sobre todo al principio cuando eres muy pequeñito, sí que deberías empezar a prestarles atención
Porque no puedes olvidar que, al fin y al cabo, tus clientes son tus empleados y no las personas que compran tus productos o contratan tus servicios.
Y por lo tanto, es a ellos a los que más felices has de tener, porque eso es lo que hará que ellos hagan felices a los que acaban comprándote.
Así que empieza a plantearte poner en marcha ya la acogida de nuevos empleados, y tenlo preparado para cuando tengas que hacer una nueva incorporación.
Porque sólo si evitas dejar al azar el que tus equipos sientan que están en la mejor empresa del mundo, lo podrás conseguir.
Y, por supuesto, no cometas el error de pensar que este tipo de cosas son sólo para grandes empresas, porque es justamente porque se aplican este tipo de cosas, por lo que las grandes empresas lo llegan a ser.
Hasta la próxima.