Los 7 ladrones de tiempo que restan tu productividad

A nadie le gusta que le quiten lo que es suyo, aunque en muchas ocasiones somos nosotros mismos quienes facilitamos la sustracción.

Estoy hablando en este caso de nuestro bien más preciado: EL TIEMPO.

El tiempo es ese valor que mal gestionado puede hacer caer estrepitosamente la productividad el más organizado.

Así que dejar que los ladrones de tiempo te quiten lo que por derecho es tuyo y que además necesitas sí o sí, es totalmente contraproducente si quieres resultados eficaces en tu trabajo.

A continuación voy a detallarte qué son los ladrones de tiempo y cuales creo yo que son los más peligrosos para que puedas intentar evitarlos.

 

QUÉ SON LOS LADRONES DE TIEMPO

Los ladrones de tiempo son esas circunstancias que de alguna forma te quitan tiempo y a cambio no te aportan ningún valor. Y como ya debes saber, el tiempo una vez perdido es imposible de recuperar.

Cada uno de nosotros nos hemos buscado -inconscientemente- nuestros propios ladrones de tiempo. Para unos son las reuniones improductivas, para otros los atascos, y para otros es la televisión. Pero todos tenemos los nuestros.

De todas formas, hay una serie de ladrones de tiempo que son comunes a casi todas las personas, y contra esos sí existe forma de lucha.

Veamos cuáles son:

 

Las llamadas telefónicas

Evidentemente si tu trabajo depende del teléfono, esto no podemos considerarlo un ladrón de tiempo. Pero en caso contrario, el teléfono viene a ser uno de los peores que existen.

Es cierto, que cada vez más se utiliza la mensajería instantánea y el correo electrónico para comunicarnos. Sin embargo, aún hay gente que prefiere utilizar el teléfono para determinados temas. Normalmente los urgentes o importantes.

La solución:

La opción más utilizada para solucionarlo es poner el teléfono en modo avión y desviar todas las llamadas entrantes al buzón de voz. Pero no siempre podemos permitírnoslo.

Para esos casos en que tenemos que dejar la línea abierta, la posibilidad más plausible es la de cambiar el tono de llamada a aquellos contactos a los que no queramos atender llamadas.

 

El Whatsapp

Este es uno de los peores ladrones de tiempo que existe, sobre todo porque somos nosotros mismos quienes fomentamos que nos lo robe.

En Whatsapp, la gran mayoría de contactos que tenemos son por asuntos sociales, aunque es verdad que cada vez más le estamos dando un uso profesional. Así que entre grupos de amigos o colegas y los típicos mensajes de ya cualquier persona, el Whatsapp es un no parar.

La solución:

La solución es simple. Si no puedes silenciar el teléfono al completo porque esperas posibles llamadas, al menos sí puedes silenciar el Whatsapp.

A todos nos gusta divertirnos, pero si quieres rendir en aquello que estés haciendo no hay más remedio que apagar las distracciones.

 

El correo electrónico

Este ladrón es al que peor hemos acostumbrado, pues hemos permitido que se meta en nuestras vidas como casi el principal medio de comunicación para el trabajo. Aunque el Whatsapp ya está casi alcanzándolo.

Solemos tener la aplicación de correo abierta continuamente. Y por si no fuera poco, además tenemos activados los avisos del mismo PC y los del teléfono móvil.

Y lo peor es que al menos el 70% de los correos que recibimos no tienen nada que ver con el trabajo que estemos realizando.

La solución:

La más fácil y utilizada es la de tener la aplicación de correo electrónico del PC apagada y los avisos en el móvil desconectados. Y marcarse una serie de momentos a lo largo del día (3 o 4 bastará) para comprobar la bandeja de entrada.

La verdad es que no hay nada tan urgente que te envíen por mail que no pueda esperar 2 o 3 horas.

Y si crees que no puedes permitirte el lujo de tener el correo cerrado porque mucha parte de tu trabajo depende de lo que te llega a través de él, al menos sí que deberías hacer una buena limpieza de listas de correos y como mínimo borrarte de las que no te interesan, pues lo único que hacen en llenar tu bandeja de entrada y hacerte perder tiempo.

 

Las interrupciones de otras personas (compañeros, empleados, etc.)

Es bastante típico que estés en tu despacho trabajando y alguien se acerque hasta tu puerta para decirte algo que normalmente no es importante.

O que pase por el lado de tu mesa y te haga un comentario de algo que puede ser de trabajo o no, pero que perfectamente podría esperar.

Y no hay nada más desesperante que estar concentrado y que venga alguien a sacarte de esa situación. Sobre todo si te ha costado mucho entrar en ella. Porque después te va a costar un rato volver a concentrarte.

La solución:

Las posibles soluciones tienen mucho que ver con tu estatus o situación en la empresa.

Por ejemplo, si tienes despacho y secretaria, puedes decirle que no te moleste nadie -inclusive ella- a no ser que sea muy importante. Aunque previamente habrás de haber dejado claro qué es importante.

Si tienes despacho pero no tienes secretaria, el sistema de la puerta abierta-cerrada es el mejor.

Yo siempre trabajaba con la puerta abierta, y cuando quería reunirme conmigo mismo o concentrarme en alguna tarea, cerraba la puerta. Previamente había informado a todo el mundo de este proceso mío.

Otros directamente ponían un cartel en sus puertas de “No molestar”. Aunque algunos ladrones parecen estar ciegos.

Si no tienes despacho, usar auriculares para escuchar música mientras trabajas también es una buena opción para que nadie te moleste. Primero porque no les escuchas y segundo porque cuando te ve alguien con auriculares, como cree que no le vas a escuchar, directamente no se dirige a ti.

 

Las redes sociales

El problema de las redes sociales, es que entras con la idea de estar un minuto y revisar el timeline por encima, y acabas estando más de 1 hora.

La solución:

Directamente NO entres en las redes sociales mientras estés trabajando.

Recuerda que tu tiempo tiene un coste para tu empresa, aunque seas el dueño. Y las redes sociales, como su nombre perfectamente indica, son para socializar. Así que sólo se miran cuando estás fuera de horario laboral.

Lógicamente, también tienes que desconectar las notificaciones.

 

La falta de planificación

Este ladrón nos roba el tiempo bajo el método del descuido, ya que no nos damos cuenta que no haber planificado lo que hemos de hacer, es uno de los mayores ladrones de tiempo que existe.

No saber qué hemos de hacer o no tener preparado lo que nos va a hacer falta para trabajar, hace que tengas que perder mucho tiempo que podrías evitar sólo creándote el hábito de la planificación.

La solución:

La solución es igual de simple que en los demás casos, aunque has de implementar un hábito que quizá te cueste algo más. Este hábito es el de planificar la tarde anterior lo que tienes que hacer al día siguiente.

A última hora de tu jornada laboral, debes echar un vistazo a tu calendario del día siguiente y a tu lista de tareas y planificar qué tienes o quieres hacer mañana.

Y si hubieras de preparar algo, dejarlo ya listo. Así cuando llegues al día siguiente, no perderás tiempo ni en pensar qué has de hacer, ni en preparar lo necesario para hacerlo.

Te sorprenderás de lo que te cunde el tiempo si lo aplicas.

 

La multitarea

Las personas nos empeñamos continuamente en intentar hacer a la vez más de una cosa, con la intención siempre buena de avanzar más rápido.

Pero es que no funciona. No sólo no te ayuda a ir más rápido, sino que te ralentiza. Y si no compruébalo, mide los tiempos.

La solución:

Cero multitarea. No hay más opción.

Elige qué es más prioritario y hazlo primero. Y una vez lo hayas acabado, empieza con lo siguiente. Punto.

 

CONCLUSIÓN

Los expertos aseguran que el 50% de la jornada laboral se pierde por culpa de los ladrones de tiempo, basándose en que buena parte de él lo dedicamos a lo que en realidad no es nuestro trabajo y en lo que tardamos después en volver a concentrarnos en la tarea.

Al final, como con casi todo, es más una cuestión de actitud. Si tú te predispones a que te roben la menor cantidad de tiempo posible, al final lo lograrás. No es fácil, pero si quieres lo consigues.

En cierto modo tiene mucho que ver con cuánto te gusta aquello que estés haciendo. Si te aburre, estarás más predispuesto a ser robado que si te encanta.

En cualquier caso, la profesionalidad te empuja a que intentes esquivarlos todo lo que puedas para ser capaz de sacar la máxima cantidad de trabajo en el menor tiempo posible.

La profesionalidad exige productividad.

Y hasta aquí el post de hoy. Si crees que podría ayudar a alguien, y me ayudas a hacérselo llegar compartiéndolo en tus redes sociales, te lo agradeceré mucho.

Si quieres hacer un comentario o una consulta, hazlo a continuación.

Hasta la próxima.

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