Los 5 mejores métodos para organizarte

¿No te has preguntado nunca cómo es posible que algunos empresarios sean capaces de gestionar sin problemas varios negocios a la vez, o grandes corporaciones, y sin embargo tú, aunque le dediques 10 o 12 horas al día a tu empresa, vayas saturado?

Pues si quieres saber por qué y cómo solucionarlo, sigue leyendo porque hoy te lo voy a contar.

Cuando yo me hice empresario hace ya casi 30 años, me preguntaba que cómo eran capaces los grandes empresarios a los que yo admiraba, de gestionar esas enormes empresas y, sin embargo, vivir como si estuvieran en unas eternas vacaciones.

Y después de darle muchas vueltas e investigar, descubrí que no era porque fueran más listos que yo, ni porque tuviesen muchos más estudios, ni tampoco tenían mucho más dinero cuando empezaron que el que tenía yo.

Lo que hace realmente diferentes a los grandes empresarios de éxito, del resto de los mortales, es la capacidad que éstos tienen para ser productivos y hacer más y mejores cosas en el mismo tiempo que los demás. 

Ahora bien, probablemente pienses que tú también gestionas tu tiempo, y que aún así no consigues esos niveles de productividad. Pero déjame que te diga que el problema quizá lo tengas en que lo que intentas es gestionar el tiempo, en lugar de gestionar las tareas, lo cual te dificulta una elección inteligente de lo que tienes que hacer y la consiguiente falta de efectividad en el resultado.

Por lo que yo te aconsejaría que dejaras de intentar gestionar tu tiempo, porque por mucho que lo intentes no lo vas a lograr. Y a cambio, céntrate en buscar un sistema de organización que esté bien estructurado y que se adapte a tus necesidades específicas. Porque eso es lo que más te va a ayudar a encontrar la productividad que necesitas.

Y para ayudarte a encontrar uno que se adapte bien a ti, te voy a hablar de los 5 mejores métodos para organizarte, y en qué circunstancias puede ser mejor uno u otro, para que puedas elegir el que más te convenga.

Método ABC

El primer método es el más simple de todos y es el llamado ABC o 123, y es con el que la inmensa mayoría de las personas solemos empezar a organizarnos, obviando por supuesto el uso del calendario.

Y su funcionamiento consiste en marcar cada una de las tareas que tengas que realizar con una letra o un número, según sea el nivel de urgencia que le quieras aplicar. Siendo por regla general la A o el 1 para las tareas más urgentes y la C o el 3 para las que menos urgencia tienen.

Y por su simpleza, se suele utilizar cuando el nivel de tareas pendientes es muy bajo o el tipo de trabajo es muy repetitivo. 

Técnica Pomodoro

Este, más que un método es una técnica, como bien indica su nombre.

La técnica Pomodoro consiste en abordar las tareas por bloques de tiempo, dedicando 25 minutos para trabajar a tope y 5 minutos a descansar. Y cada 4 repeticiones iguales, es decir, cada 2 horas de trabajo, descansar 10 minutos en lugar de 5.

Esta técnica se suele utilizar cuando el tipo de tareas que tienes son muy grandes y que requieren de bastante tiempo de dedicación continuada. Por lo que es perfecto para abogados, estudiantes, ingenieros y profesionales de ese estilo.

Y debo decirte que si ese es tu caso, esta técnica te va a ayudar muchísimo. Aunque también debes saber que no sirve para ser utilizada como método de organización central, si no que solo es adecuado como apoyo.

Matriz de Eisenhower

La Matriz de Eisenhower es un método inventado por el presidente norteamericano Dwight D. Eisenhower, y consiste en separar las tareas según su nivel de importancia y urgencia.

• Donde las tareas importantes y urgentes son las que te llevan hacia tus objetivos y además tienes que hacerlas lo antes posible.
• Las importantes pero no urgentes, son las que también te llevan a tus objetivos, pero no es urgente que las hagas.
• Las urgentes y no importantes, son las que tienes que hacer cuanto antes, pero no te sirven para el avance de tus objetivos
• Y las no urgentes y no importantes, son las que si no las hicieras, no pasaría absolutamente nada.

Este es de los métodos más completos y utilizados, porque dentro de su simplicidad, funciona bastante bien. Y si no quieres complicarte demasiado la vida, este puede ser tu método.

Time blocking

Otro método muy utilizado es el llamado Time blocking, que se trabaja directamente en el calendario, y consiste en bloquear espacios de tiempo para hacer cada una de las tareas que tengas pendientes. 

Es un método que funciona muy bien si tu trabajo es estático y lo realizas siempre en el mismo lugar. Pero si tienes que estar para un lado y para otro, no es el más adecuado.

Método GTD

Y el último método del que te voy a hablar, es el método GTD, que es probablemente el más utilizado de todos los que te he mencionado, al menos por aquellos que más ocupados están. Pues es capaz de adaptarse a todas las circunstancias, y todos los tipos de niveles de trabajo. Y aunque es el más complejo de todos, una vez que lo dominas es un antes y un después en cuanto a productividad.

Este método se basa en la no asignación de prioridades a las tareas, y se centra en la idea de que es necesario liberar la mente para poder trabajar totalmente concentrado en lo que tengas que hacer. Proponiendo para ello el guardar todas las tareas que tengas pendientes en un lugar físico, digital o no, que sea siempre el mismo y al que puedas acudir cuando mejor te convenga.

Y divide las tareas en distintas listas según el tipo del que sean, clasificándolas a su vez por contextos, para que elegir qué hacer en cada momento se convierta en algo mucho más simple.

Y el proceso de trabajo consiste en 5 etapas que hay que seguir en el orden adecuado para que funcionen…

Siendo la primera etapa la de la recopilación, que es en la que sacas de tu cabeza cualquier idea, tarea o pensamiento, y la coloques en un lugar específico elegido por ti previamente y que se llaman bandejas de entrada.

La segunda etapa es en la que se procesa todo lo que hayas metido en esas bandejas de entrada, para decidir qué cosas son y así, convertirlas en acciones, guardarlas o desecharlas.

La tercera etapa es en la que se organiza todo metiendo cada cosa en la lista más adecuada según del tipo que sea y, separándolas por contextos.

La cuarta etapa es la de evaluar, que consiste en revisar periódicamente todas las listas para mantenerlas actualizadas y en orden, siendo esta etapa la que otorga el verdadero control al sistema.

Y la quinta y última etapa es la de la ejecución, que es en definitiva para lo que está creado este método. Aunque intentando hacerlo siempre de la manera más eficiente que sea posible.

Evidentemente este es un método mucho más complejo de lo que yo he expuesto, pero al menos te servirá para hacerte una idea.

Porque en mi opinión es el mejor método, con diferencia, de todos los que he probado, y te aseguro que he probado muchos. 

Para finalizar, simplemente decirte que, si lo que quieres es mejorar tu productividad, tienes que adoptar sí o sí un método de organización. Así que elige alguno de los que he expuesto hoy aquí o busca por internet uno que se te adecue más y ponte manos a la obra a organizarte. Porque cada día que pasa que no estás bien organizado y no eres productivo, es un día que estás retrasando el éxito de tu empresa.