En este post te voy a contar cuáles son las claves del método GTD.
Porque si eres empresario y tu intención es tener éxito con tu empresa, no te queda otra que ser productivo.
Y para ser productivo, una de las cosas que necesitas sí o sí, es seguir un método de organización que te ayude a conseguirlo.
Aunque como con casi todo, con los métodos de organización tampoco puedes esperar que todos se adapten a ti.
Pues aunque la mayoría de los métodos son muy parecidos entre sí, lo cierto es que cada uno está pensado para un tipo de usuario concreto.
Y aunque yo no puedo saber qué tipo de método necesitas tú para lograr la máxima efectividad.
Sí puedo darte las claves de algunos de ellos para que, al menos, sepas si se te podrían adaptar a tu estilo de vida o trabajo.
Y del que te voy a hablar hoy es del método GTD, que es el que con diferencia más se utiliza a nivel mundial.
E incluso dicen, que es probablemente el mejor y más completo método de organización que existe.
De dónde sale y en qué se basa el método GTD
Este método fue desarrollado en los años 80 por un experto en productividad norteamericano llamado David Allen.
Y lo hizo a través de un libro al que tituló «Getting Things Done», que es de ahí de donde salen las siglas GTD.
Aunque en España se publicó bajo el título de “Organízate con eficacia”.
Y se basa en que una persona necesita liberar su mente, para poder enfocarse por completo en lo que esté haciendo.
Para lo propone que se guarden las tareas y los proyectos que se tengan pendientes, en un lugar específico fuera de ella, y que sea siempre el mismo.
De manera que no sea necesario recordar nada de lo que se tenga por hacer.
Porque este hombre afirma que nuestra memoria es del todo ineficiente, basándose en que ésta nos recuerda las cosas cuando mejor le parece, pero generalmente no, cuando realmente las necesitamos.
Típico ejemplo de lo que hace nuestra memoria
Que si lo piensas tiene toda la razón, porque seguro que te ha pasado alguna vez estar, por ejemplo, trabajando en tu oficina, y de repente acordarte de que tienes que comprar tomates, o lo que sea.
Que está genial acordarte, pero mientras trabajas, o vas conduciendo, de poco te sirve hacerlo porque no puedes hacer nada por solucionarlo.
La cuestión es que cuando sales del trabajo, te acuerdas que tenías que comprar algo, pero ahora ya no recuerdas el qué.
Así que decides dirigirte al supermercado con el absoluto convencimiento de que cuando estés allí te acordarás.
Cuando llegas, como sigues sin acordarte, piensas, voy a ir recorriendo los pasillos mientras cojo otras cosas, que seguro que cuando lo vea me acuerdo.
Así que empiezas a caminar por los pasillos y a empezar a meter cosas en el carro.
Y mientras lo haces, recuerdas que tienes que cambiarle el aceite al coche y, también, que has de llamar a un cliente. Pero de los tomates, nada de nada.
Al final das la compra por finalizada sin haber cogido los tomates, pagas la cuenta y te marchas a casa.
¿Y cuando te acuerdas de los tomates?
Pues normalmente, cuando ya te has marchado del supermercado y volver supone más molestia que un beneficio.
Al final, este ejemplo que es a la par absurdo y cotidiano, es por lo que David Allen opina que no podemos depender de nuestra mente para organizarnos.
La necesidad de un sistema externo a la memoria
El método GTD aboga por que se disponga de un sistema organizativo completamente externo a nuestra memoria.
En el que podamos confiar plenamente, y que nos permita recordar las cosas que hemos de recordar en el momento preciso y no en otro.
Buscando con ello que nuestra mente obtenga la tranquilidad necesaria por saber que no se le va a escapar nada.
Y que así podamos dedicarnos por completo a trabajar en lo que estemos haciendo en cada momento, de una manera más eficiente y creativa.
Todo esto, con el fin de que se adopte un estado que en GTD se denomina como de “alerta perfecta”.
Y que parte de la filosofía de mantener “la mente como el agua”, haciendo un símil con el agua en reposo y que, en definitiva, pretende decir que hemos de intentar siempre mantener nuestra mente transparente y limpia.
Para que enfocarnos en lo que de verdad es importante y requiere de nuestra plena atención nos resulte mucho más fácil.
Y pensándolo bien, la verdad es que no plantea ninguna tontería, porque nuestra mente es bastante buena para pensar y ser creativa.
Pero como sistema de recordatorio deja bastante que desear.
Y por mucho que intentemos engañarla, lo único que vamos a conseguir es estrés y preocupación.
La fuerza del método GTD
Por lo tanto, y según todo esto, podemos afirmar que la fuerza del método GTD está en que se basa en unos principios suficientemente simples para que cualquiera pueda aplicarlos.
Pero, a la vez, lo suficientemente complejos como para no dejarnos nada en el tintero.
Y también, en que la forma de centrarse en las tareas y no en el tiempo, hace que sea mucho más sencillo decidir qué es lo siguiente a ejecutar, y que nos podamos enfocar en ello al 100%.
Ahora bien, igual que con otros sistema de organización bien estructurados, para implementar y dominar este, hay que adquirir una serie de hábitos.
Que, si bien son algo estrictos e inflexibles, una vez interiorizados y aplicados correctamente, te permitirán multiplicar tu productividad de una manera difícil de imaginar.
Y aunque sólo por escuchar la palabra hábitos nos echemos para atrás pensando que nos supondrá un trabajazo, la verdad es que tampoco es tanto.
De todas formas, el proceso tampoco es mucho más distinto que cuando, por ejemplo, quieres aprender a tocar un instrumento como el violín, o a dominar un deporte como el tenis.
Que evidentemente, no es llegar y ponerte a dar raquetazos a la primera.
Sino que antes has de aprenderte unas técnicas, que junto con la disciplina y la dedicación, te permitirán conseguir un revés suficientemente decente, o un sonido medianamente agradable.
Además, tampoco es que estos hábitos sean completamente desconocidos.
Sino que, en su gran mayoría, son más bien habituales en la vida de cualquier profesional.
Y lo único que hay que hacer es adoptarlos en el orden adecuado para que surtan su efecto.
Tenemos de 2 tipos de hábitos:
Los hábitos de control
Los hábitos de control te ayudarán justamente a eso, a controlar.
En concreto a controlar el día a día y también las tareas que tengas por hacer.
Y son principalmente 5, que además son los mismos pasos o etapas del método, y por eso quizá sean un pelín más fáciles de adoptar.
El hábito de recopilar
El hábito de recopilar es el más liberador de todos y consiste en sacar de tu cabeza y apuntar en un sistema físico externo, que siempre sea el mismo, cualquier cosa que se te pase por ella.
Que a lo que te ayuda este hábito, como te he dicho antes, es a no tener nada rondando en tu mente para que así puedas concentrarte en aquello que estés haciendo.
El hábito de procesar
Procesar consiste en coger todo eso que hayas apuntado en tu sistema externo, para decidir si son tareas, proyectos, ideas, o simplemente no te sirve para nada.
El hábito de organizar
Organizar es en el que decides dónde vas a meter todo eso que has procesado, para que puedas elegir hacerlas en el momento más oportuno para ti.
Y para ello, se proponen 5 listas en las que tendrás que meter cada cosa en función de 3 tipos de tareas:
- Las que tienes o quieres hacer cuanto antes
- Las que tienes o quieres hacer pero pueden esperar
- Y por último, aquellas que son solo deseos.
En cuanto a las listas, tenemos las siguientes:
La lista de proyectos, que es en la que debes anotar el título de aquellos proyectos que quieras o tengas que ejecutar en algún momento.
Que sobre esto de los proyectos, has de saber que en GTD los proyectos no son lo que habitualmente entendemos como tales.
Sino que, por contra, en GTD se le llama proyecto a cualquier resultado que para conseguirlo se deben realizar 2 o más acciones.
La lista de próximas acciones, que es la que podemos catalogar como la principal, y es en la que vas a meter todas aquellas acciones que quieres o tienes que hacer cuanto antes.
Entendiendo cuanto antes, como a un máximo de 1 semana.
La lista de a la espera, que es donde pondrás todo aquello que, por cualquier razón no puedes ejecutar por estar a la espera de algo o alguien.
La lista de algún día tal vez, que es en la que anotarás todo aquello que no quieras o puedas hacer próximamente.
Así como cualquier cosa a largo plazo, como un viaje, comprarte algo, iniciar nuevos proyectos, o lo que sea.
La lista de calendario, que es donde meterás aquellas acciones que deban realizarse en una fecha en concreto.
El hábito de evaluar
El hábito de evaluar es el corazón del sistema y consiste en revisar periódicamente la organización de todo lo que tienes apuntado.
Porque si no revisas y actualizas todo lo que tienes anotado perderás el control, y al final irás perdido y desorganizado.
El hábito de ejecutar
Y el último hábito es el de ejecutar, que es, en definitiva, para lo que uno se organiza.
Porque de muy poco te sirve tener el mejor sistema de organización y tenerlo todo muy controlado, si después no dedicas la mayor parte de tu tiempo a ejecutar lo que hayas organizado.
Los hábitos de perspectiva
Los de perspectiva son los que te permiten obtener, de alguna manera, el control sobre el futuro y lo que esperas obtener.
Porque para ser realmente productivos no podemos basarnos solamente en tener el control del día a día.
Sino que, también, hemos de coger suficiente perspectiva para saber si lo que estamos haciendo va en la dirección adecuada.
Y en este caso GTD propone lo que llama “los seis niveles de altitud”, con los que de una forma metafórica divide las distintas etapas de avance.
De manera que…
A ras de suelo, como pista de aterrizaje, están las tareas que se pueden hacer en el mismo momento, en un mismo sitio y de una sola vez.
A 3000 metros de altura, están los proyectos.
Que como te he dicho, en GTD no son lo que generalmente entendemos como tales, sino que son cualquier resultado que necesite de 2 o más acciones para ser completado
A 6000 metros, están las áreas de enfoque, que definen cómo estas comprometido con el día a día.
Es decir, que muestran los compromisos que has adquirido, tanto contigo mismo, como con otras personas.
A 9000 metros, están las metas y los objetivos, que definen dónde quieres llegar y cómo vas a hacerlo.
Y es importante que estos estén vinculados a tu misión personal.
A 12000 metros, está tu visión personal, que como sabes, sirve para tener claras las líneas generales de lo que quieres tener a largo plazo, a partir de 3-5 años.
A 15000 metros, están tu propósito y principios.
- El propósito es el conjunto de circunstancias que definen por qué haces lo que haces.
- Los principios, son los comportamientos por los que te riges, y los valores que quieres respetar.
Y lo más importante que has de tener en cuenta de este segundo tipo de hábitos, es que cada uno de estos niveles debe estar siempre alineado justo con su nivel superior.
Además de que, en la medida de lo posible, nunca deberías estar trabajando sobre nada que no te ayude a acercarte a lo que de verdad quieres conseguir.
Una analogía para que lo entiendas mejor
Al final, lo que el método GTD pretende es que adoptes la capacidad para lidiar con soltura ante cualquier cosa que tengas pendiente en cualquier faceta de tu vida.
Ayudándote a moverte con confianza, fluidez y maestría frente a los distintos compromisos e intereses que se te planteen.
Y, con fluidez y maestría no me refiero a que debas adoptar ningún tipo de estado de paz o iluminación zen.
Sino que, más bien me refiero a la capacidad para lograr claridad y enfoque cuando lo desees o lo necesites, con independencia de las circunstancias.
Porque si recordamos lo que te comentaba antes sobre lo de “la mente como el agua”, en ningún momento se dice que esta haya de estar siempre tranquila.
Sino que, por contra, lo más probable es que haya turbulencias, y de lo que se trata, es de que tú estés también preparado para eso.
Por tanto, tu dominio de GTD se reflejará, sobre todo, en tu capacidad para aplicar estos principios y técnicas frente a las situaciones del día a día.
Que pueden ir desde algo tan básico como limpiar el garaje, hasta la incertidumbre de lo que pasará cuando te jubiles, pasando por las exigencias propias del día a día de tu negocio.
Y si quisiéramos hacer una analogía sobre esto, la podríamos hacer perfectamente con nuestra propia experiencia de conducir un coche.
Porque al principio, lo que hemos de hacer es controlar lo más básico para circular sin hacernos daño a nosotros o a los demás.
Una vez controlado, ya nos podemos sacar el carnet y, a partir de ese momento todo cambia radicalmente a mejor.
Porque ahora ya podemos ir y venir a nuestro antojo y hacer cosas que antes no podíamos.
Lo siguiente es que somos capaces de circular por cualquier carretera casi sin tener conciencia real de que lo estamos haciendo.
Pues lo tenemos tan interiorizado que ya nos sale casi automático.
Y, por último, adquirimos un coche mejor, que de alguna manera se convertirá en una especie de prolongación de nuestro cuerpo y que nos permitirá disfrutar de mayores cotas de satisfacción.
Conclusión
En definitiva, como casi con todo lo que nos merece la pena en la vida, para obtener cosas mejores hay que esforzarse.
Si quieres moverte a tu aire por la ciudad, tienes que sacarte el carnet de conducir y comprarte un coche.
Si quieres ser ingeniero tienes que estudiar varios años y después trabajar por una miseria para poder coger experiencia.
Y si quieres estar bien organizado y ser productivo, tendrás que aprender una serie de técnicas y adquirir unos cuantos hábitos que te lo faciliten.
Aunque créeme que especialmente en este caso merece mucho la pena.
Porque a grandes rasgos, las claves principales de este impresionante método, aunque es algo complejo de dominar, cuando lo tienes controlado hace que tu vida sea mucho más clara y simple de gestionar.
Que si lo miramos desde el punto de vista de ser empresario, con la enorme exigencia que implica gestionar eficazmente una empresa, lo cierto es que es casi obligatorio que seas un profesional productivo.
Y que, como mínimo, conozcas este método para que puedas determinar si se adapta bien a lo que necesitas, o no.
Pues como ya he mencionado antes, buena parte de tu éxito, va a depender, y mucho, de la capacidad que tengas para organizarte.
Y no cabe duda de que para ello, es imprescindible que cuentes con el mejor método que te sea posible.
Hasta la próxima.