En esta entrada vamos a analizar la importancia de los paneles de control en una empresa, porque…
¿Te imaginas conducir un coche sin poder ver el velocímetro, lo que te queda de gasolina o todo ese montón de lucecitas y relojes?
Porque aunque no siempre sabemos para lo que sirven, sí que sabemos que si están ahí es por algo
Se haría raro, ¿verdad?
Sin embargo, la cuestión es que, si lo pensamos, en realidad no ver toda esa información no nos imposibilita el poder conducir y desplazarnos.
Que es para lo que, en definitiva, nos sirve un coche.
Tenemos el volante, tenemos el acelerador, el freno, el asiento, los retrovisores, y todo lo demás necesario para ir de un sitio a otro.
Ahora bien, no tener esos datos haría que circular fuera poco inteligente.
Porque aunque muchas veces sólo los miramos de pasada, o directamente no les hacemos ni caso, lo cierto es que los necesitamos.
Ya que si no, a ver cómo ibas a saber la velocidad a la que vas, o si te queda poca gasolina.
Menuda angustia, ¿no?, ir por esas carreteras sin saber si con la gasolina que tenemos podremos llegar a nuestro destino.
O si la velocidad a la que circulamos está por encima de la permitida y que nos pueda multar.
Y todo esto, sin contar con que al no tener acceso a determinada información, quizá hasta te cargas el motor y te quedas sin coche.
Simplemente por no haber podido ver a tiempo un pilotito rojo.
Dirigir un negocio sin paneles de control puede llegar a ser angustioso
Seguramente estarás pensando que si es que ahora me voy a dedicar a la automoción, o algo así. Pero no, no es ese el caso.
Todo este rollo que te he soltado de los paneles de control del coche, no es más que una analogía de lo que puede que te esté ocurriendo con tu empresa.
Porque si la pilotas sin tener la información mínima necesaria, es más que probable que esa sensación de angustia que te comentaba, también la padezcas.
Pero en este caso, de una manera mucho más intensa, pues no podemos comparar la importancia de tu negocio, que es el que da de comer a tu familia.
Con el de tu coche, que aunque lo utilices para trabajar, si se rompe siempre vas a poder cambiarlo mucho más fácilmente que la empresa.
Así que lo que voy a hacer a continuación, es contarte más en detalle qué es esto de los paneles de control y cómo y para qué utilizarlos.
Para que si tú no los tienes puedas empezar a implementarlos desde ya.
Y si sí que los tienes, que puedas comprobar si están acordes a lo que de verdad necesitas.
No tener paneles de control en la empresa es la forma más segura de que un negocio se vaya a pique
Hay empresarios, muchos más de los que debería, que simplemente no viven agobiados por la falta de información de su negocio.
Y esto es básicamente porque siempre han vivido así y creen que ese es el estado natural de un empresario.
Sin embargo, al igual que con la comparativa que te hacía antes con los paneles de control del coche.
Intentar dirigir una empresa sin tener la información mínima necesaria, es el modo más seguro de que un negocio se vaya a pique.
Porque es que, hay empresarios que no sólo no saben lo que ganan, sino que ni siquiera saben lo que facturan.
Y no estoy hablando de que no sepan lo que facturan por línea de negocio o por tipo de producto.
Sino que directamente no tienen ni idea de lo que facturan, ni tampoco de lo que gastan.
Ellos miran en el banco, y si hay dinero es porque todo funciona y si no lo hay es porque algo va mal.
Pero creo que no es necesario que te explique que sólo con esa información no basta para determinar si una empresa funciona correctamente o no.
Y yo me pregunto por qué tantos empresarios, nóveles y no tan nóveles, no se dan cuenta de que si para manejar un coche, un avión, un barco.
O cosas más pequeñas como una simple lavadora, hace falta disponer de unos paneles de control con los indicadores mínimos para saber si todo está correcto.
Cómo es que para controlar los resultados de su empresa, que son el indicativo más claro de si van a ganar dinero, van a malvivir, o incluso van a arruinarse.
No tienen muchas veces ni un dato tan básico como la facturación o los gastos.
Bueno, en realidad sí que sé la respuesta, y es que como siempre han tenido acceso sin tener que poner de su parte.
Pues no se paran a pensar que si no los tuvieran no podrían manejarlos con la misma soltura.
Porque ya te digo yo, que si cada uno que se comprase un coche tuviese que configurar el panel de control, otro gallo nos cantaría.
Lo más seguro es que la mayoría irían por la vida sin saber a qué velocidad van, o habría un montón de coches tirados en la carretera por falta de combustible.
Los paneles de control en la empresa, la herramienta imprescindible
Bueno, la cuestión es que los paneles de control, también llamados cuadros de mando o dashboard, son una herramienta imprescindible para cualquier empresario.
Independientemente de que la empresa sea gigantesca o diminuta.
Y son imprescindibles, porque con la información que aporten, va a ser capaz de tomar decisiones más rápidamente y con menos posibilidades de errar.
Qué información han de aportar los paneles de control
Ahora bien, ¿qué y cuánta información ha de tener ese panel de control para que sea verdaderamente efectivo?
Pues la respuesta es que depende.
Depende del tamaño de la empresa, de las áreas o departamentos que tenga, de lo que se quiera controlar…
En cualquier caso, el panel principal debería tener como mínimo la siguiente:
- La facturación y los gastos del mes y el acumulado del año
- Cuánto dinero tienes disponible
- Y cuánto tienes por cobrar y por pagar en las próximas fechas
A partir de aquí, todo lo que puedas añadir será bienvenido.
Aunque es importante que no te emociones metiéndole información, porque lo único que lograrás es que te sature y no veas claramente la que de verdad te interesa.
De todas formas, yo opino que no debería faltar tampoco la información general de las distintas áreas que puedas tener.
Como por ejemplo, lo resultados de ventas o acciones online, y las comparativas con al menos el período anterior.
Después, lo ideal es que tengas paneles de control más detallados para cada área, departamento o tipo de información que quieras controlar.
Dónde colocar la información
En cuanto a dónde tener esta información, la verdad es que da igual siempre que puedas acceder a ella cuando te interese o lo necesites.
Por lo que podrías utilizar desde una hoja de papel escrita a bolígrafo, pasando por la tan aprovechable hoja de cálculo, o lo que últimamente se está poniendo muy de moda, que son los software y aplicaciones específicas para ello.
La cuestión es que lo tengas como lo tengas, los paneles de control han de aportarte lo que necesitas.
Porque sino, más te vale ser la persona con más suerte del mundo si no quieres llevarte un buen susto.
Lo mínimo que necesitas para crear tus paneles de control
En cuanto a lo que necesitas para crear tu panel de control, hay 3 cosas imprescindibles a tener en cuenta.
La primera, decidir en qué formato o aplicación tenerlo.
Que si no quieres complicarte demasiado la vida, al principio podrías hacerlo en un Excel o en una hoja de cálculo de Google.
Y más adelante ya verías la necesidad o no de pasarte a una aplicación específica.
Lo segundo que necesitas es decidir qué es lo que quieres medir.
Es decir, qué kpi’s deberían aparecer en ese panel.
Y lo tercero a tener en cuenta, es determinar cómo van a entrar los datos en ese panel, y cada cuánto tiempo va a ser.
Es decir, qué persona será la encargada de picar los datos o hacer copia y pega.
O qué sistema de automatización tendrás para que la información aparezca cuando tú quieres.
Que esto es algo de lo que se olvidan muchos, y claro, cuando los datos que muestran los paneles no están actualizados, no sirve para nada por muy fantásticos y bien diseñados que estén.
Los paneles de control siempre bien visuales
A parte de esto, mi consejo es que lo hagas lo más visual que puedas para que mirarlo te resulte agradable y fácil de leer.
Porque si es así, no te dará pereza mirarlo continuamente, que es algo que de verdad necesitas.
Los beneficios de disponer de paneles de control
Lo que está claro es que lo hagas como lo hagas, gracias a estos paneles de control vas a tener una sensación de dominio de tu empresa como no te puedes llegar a imaginar.
Podrás saber no sólo si ganas o pierdes, sino que también podrás descubrir más fácilmente a qué se debe.
Sabrás si puedes o no hacer inversiones, o cuándo podrás hacerlas.
Podrás hacer un seguimiento real del avance de los objetivos para decidir si has de dar un golpe de timón o mantenerte como vas.
Y, por supuesto, ahorrarás tiempo, dinero y quebraderos de cabeza por no entender según qué situaciones.
Conclusión
Reconozco que la información que te doy está bastante resumida.
Pero es que, aunque parezca que no, la verdad es que todo lo que tiene que ver con los paneles de control puede llegar a dar para mucho.
Sin contar con que cada empresa tiene sus propias circunstancias y entrar al detalle se me hace complicado.
Por eso, me comprometo a hablarte otro día más en profundidad de otros aspectos de los paneles de control.
Hasta la próxima.