¿Te imaginas lo fácil que sería organizarte si pudieras ser capaz de elegir las tareas más adecuadas teniendo en cuenta el tiempo disponible, el lugar en el que te encontrases, la herramienta que estés utilizando o la persona con la que estuvieses?
Pues es más simple de lo que te puedas imaginar y si sigues leyendo te voy a explicar cómo lograrlo.
QUÉ SON LOS CONTEXTOS
Los contextos son «criterios» circunstanciales que asignamos a nuestras tareas pendientes para poder filtrarlas y así facilitarnos la elección de qué podemos hacer.
Los contextos son una de las principales bases del sistema de organización personal GTD.
Y desde mi punto de vista son el mayor apoyo que puedes darle a tu sistema si este está basado en listas, independientemente de que utilices GTD o no.
Los contextos son la solución que te permite convertir tus enormes repertorios de tareas en pequeñas listas mucho más manejables para que decidir qué hacer en cada momento te sea muchísimo más fácil.
Sin embargo, hacer tus listas más manejables no es tampoco la única cualidad de los contextos. Quizá lo más grandioso es que te ayudan a realizar las tareas por bloques, que sin lugar a dudas, es una de las formas más productivas de trabajar.
Así pues, un contexto podría ser el resultado a la pregunta que te tienes que hacer cada vez que te enfrentes a una tarea (procesar en GTD):
¿Qué herramienta necesito, en qué lugar he de estar o con qué persona he de tratar para poder ejecutar la tarea de la manera más efectiva posible?
CÓMO SE USAN LOS CONTEXTOS
La media es que una persona tenga más de 100 tareas que quiere hacer lo antes posible.
¿Te imaginas tener que revisar esa enorme lista cada vez que quisieras elegir una para hacer? ¡Es totalmente anti productivo!
Pues para que esto no pase, lo que hay que hacer es asignar a cada una de las tareas que añadamos a nuestra lista de «Próximas Acciones» los contextos que mejor se le adapten según la respuesta que demos a la pregunta antes especificada.
Esta asignación de contextos hemos de realizarla en el momento en que procesamos la tarea. Es decir, cuando queremos decidir qué hacer con ella y la metamos en la lista más adecuada («Próximas Acciones», «A la Espera», «Agenda», etc…)
Y sólo es necesario añadir contextos a las tareas que tengamos en la lista «Próximas Acciones».
Veamos un ejemplo:
Tarea a realizar: «Redactar dossier de ventas»
1ª pregunta: ¿Cuándo queremos realizarla?
– Si no tiene fecha y hora específica y queremos hacerla lo antes que podamos, la lista elegida será: «Próximas Acciones»
2ª pregunta: ¿Qué herramienta necesito, en qué lugar he de estar o con qué persona he de tratar para poder ejecutar la tarea de la manera más efectiva posible?
– Necesito el ordenador y da igual dónde estar (puedo hacerlo también en casa). Así que el contexto elegido sería: @ordenador.
Es importante remarcar que cuantos menos contextos apliquemos a una tarea será mejor. De hecho, lo ideal sería asignar sólo uno. Aunque en ocasiones, según el tipo de tarea que tenemos delante, es interesante -o incluso necesario- añadirle más contextos.
TIPOS Y EJEMPLOS DE CONTEXTOS
Los contextos los dividimos principalmente en 5 categorías:
Herramientas
Lugares
Personas
Tiempo disponible
Energía
De estas categorías, las más «normales» son las 3 primeras. Aunque dependiendo del tipo de trabajo que tengas o de cómo te organices, podría ser que te beneficiase más utilizar los contextos de tiempo disponible y energía necesaria.
Vamos a ver algunos ejemplos de cada lista.
Herramientas
Los contextos basados en herramientas son aquellos referidos a cualquier tipo de herramienta o equipo que necesites utilizar para realizar una tarea.
Un ejemplo típico de contextos con herramientas podrían ser: @teléfono, @ordenador o @taladro.
Sin embargo, a medida que pasa el tiempo, los contextos deberían evolucionar para adaptarse a las necesidades reales del momento.
Por ejemplo, hace unos años el contexto @teléfono tenía sentido porque para poder hacer llamadas necesitabas encontrarte en un lugar en el que tuvieses un teléfono con el que poder llamar (tu oficina, tu casa o incluso una cabina).
Sin embargo, a día de hoy el teléfono va con nosotros a todas partes, por lo que este contexto deberíamos suprimirlo y a cambio añadir a las tareas que requiriesen del uso del teléfono, contextos más adecuados a las necesidades, como podrían ser de lugar (necesidad de estar en un lugar tranquilo pues es una llamada importante) o del tiempo disponible.
Y lo mismo ocurre con el contexto @ordenador, porque yo no sé tú, pero en mi caso el 80% de mis tareas han de realizarse con un ordenador. Así que lo que hago es crear contextos que tienen que ver con él pero de un modo más específico. Divido las tareas a realizar con el ordenador entre las que precisen conexión a internet (@PC_ConConexión) y las que no la precisan (@PC_SinConexión). O incluso en ocasiones por el tipo de software que tengas que utilizar (@Excel, @Powerpoint, @Photoshop, etc…)
Lugares
Los contextos de lugar son los que te ayudan a decidir qué hacer según el sitio en el que te encuentres. Siendo los más habituales: @oficina, @casa, @EnlaCalle, @Ciudad, @supermercado, etc…
Si lo piensas, tiene mucho sentido separar las tareas según el lugar en el que vayas a estar. Pues de poco te ayuda saber que tienes que arreglar la tostadora de tu casa si estás en la oficina. Ya que lo ideal es que esa tarea sólo la veas cuando estés en tu casa.
Es interesante crear tantos contextos como lugares debas tener presentes. Porque por ejemplo, la lista de las cosas que tienes por comprar, podrías ponerlas todas bajo el contexto @comprar. Pero dependiendo del tipo de compras o de la asiduidad, igual te interesa más crear contextos más específicos: @supermercado, @ferretería, @ElCorteInglés, etc…
Incluso también hacerlo con los lugares de tu oficina: @despacho, @administración, @almacén…
O en los medios de transporte: @tren o @bus, para por ejemplo aprovechar para leer.
Personas
Seguro que te ha pasado más de una vez haber estado con alguien durante un rato y acordarte, cuando ya os habéis separado, de que tenías que haberle comentado algo.
Pues con los contextos de persona ya no te pasará. Los más habituales son @Secretaria, @Jefe, @DirectorVentas, @Esposa, @Madre, y cualquiera que te puedas imaginar.
Yo tengo contextos de personas de 2 tipos. Por un lado tengo los habituales (@Esposa, @Secretaria, etc…) y por otro tengo los «esporádicos», que son creados específicamente para alguna persona con la que me voy a reunir o espero verla en algún momento. Es decir, creo un contexto sólo para ese caso y una vez que haya tratado el tema con esa persona elimino el contexto.
Si te organizas con el teléfono móvil, esta es una manera de llevar los temas que quieres tratar con cualquier persona siempre contigo. Así siempre estás preparado por si te encuentras a esa persona en un lugar que no es el esperado.
Tiempo disponible
Los contextos de tiempo y energía se crearon para esos casos en que dentro de un mismo contexto tienes asignadas muchas tareas (por ejemplo mi caso, que casi todo lo hago con el ordenador). Y suelen utilizarse como refuerzo a los contextos principales.
Si sólo tienes 1 hora para trabajar, no tiene mucho sentido que escojas una tarea que te va a llevar 4 horas.
Los contextos de tiempo que yo suelo usar son: @-15min, @-30min, @1h, @+2h. Pero cada uno lo puede adaptar al tipo de tareas que tenga.
Siguiendo con la tarea del ejemplo de antes (Redactar el dossier), le habríamos aplicado los contextos: @PC_SinConexion y @-30min. Pues es un trabajo que nos llevará una media hora y sólo necesitamos el ordenador sin necesidad de conexión a internet.
Energía
Este tipo de contextos se usan para facilitarte la elección de las tareas que puedes realizar basándote en tu estado de ánimo.
No es muy productivo elegir una tarea que requiera de un alto nivel de concentración un viernes por la tarde, cuando tu estado de ánimo ya es cualquier cosa menos el óptimo.
Los contextos de energía más habituales son: @Baja, @Media, @Alta.
Yo he de confesarte que no los utilizo demasiado. Como mucho asigno el contexto de @BajaEnergía a aquellas tareas que no requieren de concentración para cuando estoy «plof» pero no quiero permitirme el lujo de estar parado.
Algunos ejemplos de tareas de este tipo son: buscar información en internet, o leer aquel dossier informativo que te dejaron hace unos días.
CONCLUSIÓN
Usar los contextos sólo requiere por tu parte que cuando procesas la tarea te preguntes qué necesitas para realizarla. Y a cambio lo que te va a reportar es un nivel de productividad mucho más elevado que si no los utilizases.
Como dice el título del post, si pones los contextos en tu vida llegarás a saber lo que de verdad es estar organizado.
Sólo sabrás lo importantes que son los contextos, cuando al no haberlos usado te des cuenta que si lo hubieses hecho te habrías beneficiado mucho.
Hasta la próxima.
