Procesar es el segundo paso del Sistema GTD, y es con el que empiezas a tomar decisiones que definirán el camino hacia el logro de tus metas.
QUÉ ES PROCESAR
Procesar es coger cada una de las cosas que hayas recopilado en tus bandejas de entrada, definir qué son y decidir qué es lo que vas a hacer con ellas.
O dicho de otra manera, determinar si las cosas que tienes en las bandejas de entrada requieren de alguna acción o no.
- ¿Es algo que tienes que hacer?
- ¿Es un tema que tienes que hablar con alguien?
- ¿Es algo que tienes que comprar?
- ¿Es una información que quieres guardar?
- ¿Es un material que te servirá para ejecutar un proyecto futuro?
- ¿Es un compromiso con alguien?
- ¿Es…
CÓMO HAS DE PROCESAR
Procesar es un sistema, y como tal, requiere de que sigas una serie de pautas y reglas.
Lo primero de todo es, que para cada una de las cosas que vayas a procesar, te hagas las siguientes preguntas:
- ¿Qué es esto?
- ¿He de hacer algo con ello?
Es importante además, que cuando proceses y te hagas las preguntas, tengas en mente cuáles son tus metas, para que así darles respuesta se convierta en algo más fácil al hacerlo en base a algo que quieres conseguir.
Por otro lado, seguir las siguientes reglas, te ayudarán a que procesar se convierta en un hábito más llevadero.
Las reglas al procesar
#1- Empieza siempre por el principio, dando igual que el principio sea la cosa de más arriba o la primera que se depositó en la bandeja de entrada. Lo único importante es que sigas un orden y que no vayas saltándote las cosas.
Has de pensar, que en el momento de procesar, todas las cosas tienen el mismo nivel de importancia y que no es el momento de cribar según la importancia que tú crees que tiene. Ya tendrás ocasión de hacerlo más adelante.
#2- Procesa sólo una cosa a la vez, siendo la idea que te puedas concentrar así al 100% en el elemento que hayas empezado a procesar para que puedas determinar con mayor facilidad qué es y qué es lo que quieres o tienes que hacer con ello.
Procesando varios elementos a la vez lo único que conseguirás es dispersarte y no ejecutar este paso con toda la fiabilidad necesaria. Además de que seguramente tardarás bastante más en acabar.
#3- Una vez que lo coges, no lo devuelves a la bandeja, y esto es literal. Es decir, que una vez que coges un elemento, has de esforzarte por contestarte a las preguntas de qué es y qué es lo que vas a hacer con ello.
La idea es que sólo hayas de procesar una vez cada cosa. Y si cayeses en la tentación de devolverla a la bandeja de entrada porque te es complicado decidir o por cualquier otra razón, lo único que estarás diciendo a tu mente es que eso se puede hacer y por lo tanto dejarás de procesar correctamente, pasando a hacerlo sólo con las cosas que te son fáciles de hacer.
#4- Cuando empiezas a procesar no pares hasta acabar, debiendo dejar las bandejas de entrada vacías cada vez que te pongas a hacerlo, pues es el único modo en que podrás estar seguro y dejar tu mente tranquila de que cualquier cosa que recopiles tendrá su procesamiento adecuado y en el momento oportuno.
#5- Procesa ágilmente, y no pierdas el tiempo intentando ejecutar en ese momento, pues no es el momento de hacerlo. Dedícate sólo a determinar qué es y si requiere o no una acción.
Así que no te enrolles demasiado y no dediques más de un par de minutos a cada una de las cosas.
LOS RESULTADOS DE PROCESAR
Cuando proceses, obtendrás con total seguridad estos 2 tipos de resultados:
- Cosas que sí tienes o quieres hacer
- Cosas que no requieren que hagas nada
Y para cada uno de estos resultados, también obtendrás una serie de opciones que vamos a ver a continuación.
Cosas que sí requieren acción
Las cosas que sí requieren que hagas algo, se dividen a su vez en 2 tipos:
#1- Acciones: Es decir, aquellas cosas que requieren de realizar alguna acción para que sea completada, siendo indistinto que hayas de realizarla tú o cualquier otra persona. Como por ejemplo: elaborar un informe, hacer una llamada, ir a algún lugar, comprar algo, etc. Y que pondrás en alguna de tus listas.
#2- Compromisos: O lo que es lo mismo, una acción que se ha de ejecutar un día y una hora en concreto. Y que pondrás en tu agenda.
Cosas que no requieren acción
En este caso, las cosas que no requieren que hagas nada se dividen a su vez en 3 tipos:
#1- Archivo: Que son las cosas que quieres o tienes que guardar por cualquier razón para poder recuperarlo o consultarlo cuando sea necesario.
#2- Incubar: Que son las cosas que hoy no necesitan acción pero que es probable que algún día sí lo necesiten. Así que se destinan a una lista de cosas no accionables para que puedas recuperarlas y activarlas en su momento.
#3- Eliminar: O lo que es lo mismo, aquellas cosas que en realidad no te sirven absolutamente para nada, como por ejemplo, el folleto de una oferta que ya ha pasado.
LA REGLA DE LOS 2 MINUTOS
Esta regla consiste en ejecutar las acciones que, encontrándolas mientras procesas, realizarlas te supondría dedicar 2 minutos o menos de tu tiempo (o 3 o 4 minutos, dependiendo un poco de ti)
La idea principal de esta regla, es que si procesar, organizar y recuperar más adelante para su ejecución te va a suponer más tiempo y esfuerzo que hacerla en este mismo momento, lo más inteligente es hacerla ahora, aunque no se tratase de nada urgente o prioritario.
CUÁNDO HAS DE PROCESAR
La periodicidad a la hora de procesar es algo que te tienes que marcar tú mismo, aunque la lógica te empujará a hacerlo según las siguientes circunstancias:
- La importancia que tengan para ti cada una de las bandejas de entrada
- El volumen de cosas que llegan a cada una de las bandejas de entrada
En principio te diría que como mínimo deberías procesar una vez al día cada una de tus bandejas. Sin embargo, hay bandejas que por el volumen de cosas que le llegan -como por ejemplo el email- quizá necesites procesarlas 3 o 4 veces al día.
Y también tendrás el caso contrario, pues quizá el buzón de correspondencia física de tu casa, bastase con que lo revisases una vez a la semana.
Lo más importante de la periodicidad para procesar, es que sea fija. Es decir, que no vale que una bandeja la mires sólo cuando te acuerdes, pues perdería todo su efecto. Has de marcarte cada cuánto vas a hacerlo para estar tranquilo y te puedas enfocar.
¿Te imaginas el estrés al querer recopilar algo en una bandeja que no estás seguro cuándo vas a procesarla?
CONCLUSIONES
Queda claro que al igual que en el caso de recopilar, lo más importante de este paso es que crees el hábito de hacerlo para que realizarlo sea algo natural.
Ahora ya conoces 2 de los pasos del sistema GTD. En un próximo artículo te hablaré del tercero de los pasos, con el que podrás decidir dónde colocar y organizar todo lo que hayas procesado.
Hasta la próxima.