Los 5 mejores métodos para organizarte

Mejores métodos para organizarte

¿No te has preguntado nunca cómo es posible que algunos empresarios sean capaces de gestionar sin problemas varios negocios a la vez, o grandes corporaciones, y sin embargo tú, aunque le dediques 10 o 12 horas al día a tu empresa, vayas saturado?

Pues si quieres saber por qué y cómo solucionarlo, sigue leyendo porque hoy te lo voy a contar.

 
 

 

Por qué no eres productivo

Cuando yo me hice empresario hace ya casi 30 años, me preguntaba que cómo eran capaces los grandes empresarios a los que yo admiraba, de gestionar esas enormes empresas y, sin embargo, vivir como si estuvieran en unas eternas vacaciones.

Y después de darle muchas vueltas e investigar, descubrí que no era porque fueran más listos que yo, ni porque tuviesen muchos más estudios, ni tampoco tenían mucho más dinero cuando empezaron que el que tenía yo.

Lo que hace realmente diferentes a los grandes empresarios de éxito, del resto de los mortales, es la capacidad que éstos tienen para ser productivos y hacer más y mejores cosas en el mismo tiempo que los demás. 

Ahora bien, probablemente pienses que tú también gestionas tu tiempo, y que aún así no consigues esos niveles de productividad. Pero déjame que te diga que el problema quizá lo tengas en que lo que intentas es gestionar el tiempo, en lugar de gestionar las tareas, lo cual te dificulta una elección inteligente de lo que tienes que hacer y la consiguiente falta de efectividad en el resultado.

Por lo que yo te aconsejaría que dejaras de intentar gestionar tu tiempo, porque por mucho que lo intentes no lo vas a lograr. Y a cambio, céntrate en buscar un sistema de organización que esté bien estructurado y que se adapte a tus necesidades específicas. Porque eso es lo que más te va a ayudar a encontrar la productividad que necesitas.

 

Los 5 mejores métodos para organizarte

Y para ayudarte a encontrar uno que se adapte bien a ti, te voy a hablar de los 5 mejores métodos para organizarte, y en qué circunstancias puede ser mejor uno u otro, para que puedas elegir el que más te convenga.

Método ABC

El primer método es el más simple de todos y es el llamado ABC o 123, y es con el que la inmensa mayoría de las personas solemos empezar a organizarnos, obviando por supuesto el uso del calendario.

Y su funcionamiento consiste en marcar cada una de las tareas que tengas que realizar con una letra o un número, según sea el nivel de urgencia que le quieras aplicar. Siendo por regla general la A o el 1 para las tareas más urgentes y la C o el 3 para las que menos urgencia tienen.

Y por su simpleza, se suele utilizar cuando el nivel de tareas pendientes es muy bajo o el tipo de trabajo es muy repetitivo. 

Técnica Pomodoro

Este, más que un método es una técnica, como bien indica su nombre.

La técnica Pomodoro consiste en abordar las tareas por bloques de tiempo, dedicando 25 minutos para trabajar a tope y 5 minutos a descansar. Y cada 4 repeticiones iguales, es decir, cada 2 horas de trabajo, descansar 10 minutos en lugar de 5.

Esta técnica se suele utilizar cuando el tipo de tareas que tienes son muy grandes y que requieren de bastante tiempo de dedicación continuada. Por lo que es perfecto para abogados, estudiantes, ingenieros y profesionales de ese estilo.

Y debo decirte que si ese es tu caso, esta técnica te va a ayudar muchísimo. Aunque también debes saber que no sirve para ser utilizada como método de organización central, si no que solo es adecuado como apoyo.

Matriz de Eisenhower

La Matriz de Eisenhower es un método inventado por el presidente norteamericano Dwight D. Eisenhower, y consiste en separar las tareas según su nivel de importancia y urgencia.

  • Donde las tareas importantes y urgentes son las que te llevan hacia tus objetivos y además tienes que hacerlas lo antes posible.
  • Las importantes pero no urgentes, son las que también te llevan a tus objetivos, pero no es urgente que las hagas.
  • Las urgentes y no importantes, son las que tienes que hacer cuanto antes, pero no te sirven para el avance de tus objetivos
  • Y las no urgentes y no importantes, son las que si no las hicieras, no pasaría absolutamente nada.

Este es de los métodos más completos y utilizados, porque dentro de su simplicidad, funciona bastante bien. Y si no quieres complicarte demasiado la vida, este puede ser tu método.

Time blocking

Otro método muy utilizado es el llamado Time blocking, que se trabaja directamente en el calendario, y consiste en bloquear espacios de tiempo para hacer cada una de las tareas que tengas pendientes. 

Es un método que funciona muy bien si tu trabajo es estático y lo realizas siempre en el mismo lugar. Pero si tienes que estar para un lado y para otro, no es el más adecuado.

Método GTD

Y el último método del que te voy a hablar, es el método GTD, que es probablemente el más utilizado de todos los que te he mencionado, al menos por aquellos que más ocupados están. Pues es capaz de adaptarse a todas las circunstancias, y todos los tipos de niveles de trabajo. Y aunque es el más complejo de todos, una vez que lo dominas es un antes y un después en cuanto a productividad.

Este método se basa en la no asignación de prioridades a las tareas, y se centra en la idea de que es necesario liberar la mente para poder trabajar totalmente concentrado en lo que tengas que hacer. Proponiendo para ello el guardar todas las tareas que tengas pendientes en un lugar físico, digital o no, que sea siempre el mismo y al que puedas acudir cuando mejor te convenga.

Y divide las tareas en distintas listas según el tipo del que sean, clasificándolas a su vez por contextos, para que elegir qué hacer en cada momento se convierta en algo mucho más simple.

Y el proceso de trabajo consiste en 5 etapas que hay que seguir en el orden adecuado para que funcionen…

Siendo la primera etapa la de la recopilación, que es en la que sacas de tu cabeza cualquier idea, tarea o pensamiento, y la coloques en un lugar específico elegido por ti previamente y que se llaman bandejas de entrada.

La segunda etapa es en la que se procesa todo lo que hayas metido en esas bandejas de entrada, para decidir qué cosas son y así, convertirlas en acciones, guardarlas o desecharlas.

La tercera etapa es en la que se organiza todo metiendo cada cosa en la lista más adecuada según del tipo que sea y, separándolas por contextos.

La cuarta etapa es la de evaluar, que consiste en revisar periódicamente todas las listas para mantenerlas actualizadas y en orden, siendo esta etapa la que otorga el verdadero control al sistema.

Y la quinta y última etapa es la de la ejecución, que es en definitiva para lo que está creado este método. Aunque intentando hacerlo siempre de la manera más eficiente que sea posible.

Evidentemente este es un método mucho más complejo de lo que yo he expuesto, pero al menos te servirá para hacerte una idea.

Porque en mi opinión es el mejor método, con diferencia, de todos los que he probado, y te aseguro que he probado muchos. 

 

Conclusión

Para finalizar, simplemente decirte que, si lo que quieres es mejorar tu productividad, tienes que adoptar sí o sí un método de organización. Así que elige alguno de los que he expuesto hoy aquí o busca por internet uno que se te adecue más y ponte manos a la obra a organizarte. Porque cada día que pasa que no estás bien organizado y no eres productivo, es un día que estás retrasando el éxito de tu empresa.

 
Y hasta aquí la entrada de hoy que, si te ha parecido interesante, te pido que me eches una mano para hacérsela llegar a más gente, compartiéndola en tus redes sociales. 
 
Y si te apetece, puedes dejarme un comentario y contarme qué método de organización utilizas tú y por qué.
 
 
Un saludo y hasta la próxima.
 
 

Por qué organizarte con tecnología

Por qué organizarte con tecnología

La respuesta más habitual que suelen darme aquellos a los que les pregunto que por qué siguen organizándose con una agenda de papel o con una libreta, en lugar de con un sistema más tecnológico, es que no tienen tiempo para pararse a aprender.

Y eso es como si dijeran que no se paran a repostar porque están demasiado ocupados conduciendo.

Otra respuesta que también suelen darme mucho, es que la tecnología no les gusta y que así les va bastante bien. Aunque en ese caso, yo creo que no es más que una excusa porque, en su mayoría, ni siquiera han llegado a probarlo o, si lo han hecho, ha sido muy por encima.

 

 

El mejor sistema para organizarte

Organizarse con una agenda de papel o con una libreta, no es que sea ningún problema. De hecho, si así te sientes más cómodo o es lo que de verdad te gusta, mi recomendación es que sigas con ello.

Pero también opino que facilitar el camino a la competencia, por no querer utilizar las mejores herramientas que puedas tener a tu alcance para ser más productivo, es una decisión, cuando menos, poco acertada. Sobre todo si tenemos en cuenta que cada día que pasa es más difícil mantenerse y no digamos ya crecer. 

Sin embargo, muchas veces no avanzamos, porque no somos capaces de ver a la primera los beneficios que nos ofrece algo, sobre todo cuando no lo conocemos más que de pasada.

Y por eso he pensado que si te relaciono algunos de los beneficios más importantes que puedes obtener si optas por organizarte con tecnología, quizá te ayude a ser más productivo y conseguir mayores resultados con menor esfuerzo.

 

Razones para organizarte con tecnología

1º- Las herramientas ya las tienes

La primera de las razones es que, para organizarte con tecnología, no precisas hacer ningún tipo de desembolso, porque todo lo que necesitas ya lo tienes a tu disposición. Pues solo con tu teléfono móvil y con tu ordenador ya te basta para hacerlo. Y si me apuras, ni siquiera necesitas el ordenador, ya que solo con tu móvil ya puedes ser súper productivo.

Además, tampoco necesitas adquirir ninguna aplicación, pues con las que ya trae el teléfono de serie, te bastan. Y si quisieras una más completa, tienes cientos de opciones gratuitas o con costes fácilmente asumibles. Sobre todo si tenemos en cuenta el ahorro en tiempo que vas a obtener.

Y tampoco tienes que preocuparte de si utilizas iPhone o Android, o si el sistema operativo que utiliza tu ordenador es Mac o Windows, pues la inmensa mayoría de las aplicaciones ya son multiplataforma y se sincronizan entre sí, sin que tú tengas que preocuparte de nada más que no sea introducir datos.

Y el mayor problema que vas a tener, si es que lo podemos llamar un problema, es que tendrás que dedicar un tiempo a aprender cómo manejarlo. 

Aunque te aseguro que el tiempo que utilices para ello, será un tiempo más que bien invertido por los grandes beneficios que obtendrás una vez que te desenvuelvas con soltura. Créeme.

2º- Tienes mayor control sobre lo pendiente

La segunda de las razones por las que usar la tecnología para organizarte es una decisión acertada, es que vas a tener a tu disposición cientos y cientos de aplicaciones distintas que te van a facilitar el trabajo. Tanto si las quieres para tu uso propio, como si también quieres involucrar a tus colaboradores y así tener un mayor control sobre los avances y lo que esté pendiente de hacer.

3º- Te permite ser productivo en cualquier momento y lugar

La tercera razón, es que la tecnología te permite ser productivo en cualquier momento del día y en cualquier lugar en el que te encuentres, y sin que para ello hayas de portar nada más que lo que ya llevas habitualmente. Es decir, tu teléfono móvil.

Siendo indiferente que estés en tus propias instalaciones, en tu casa, en la calle, en las oficinas de un cliente, o en la playa con la familia. Pues te basta con sacar el teléfono del bolsillo para visualizar qué es lo que tienes por hacer, o para anotar alguna nueva tarea.

4º- Dejarás de tener notas por todos lados

Al poder anotarlo todo en tu teléfono, ya no tienes que estar haciéndolo en post-its, servilletas, trozos de papel o donde sea que pilles. Aportándote una gran tranquilidad por saber que no la vas a perder. Pues, aunque extraviases el teléfono, al estar siempre sincronizado, podrías recuperar la información sin ningún tipo de problemas.

5º- Eres mucho más ágil

La quinta razón es que vas a ser mucho más ágil gracias a poder visualizar tus pendientes de una manera mucho más clara, tanto por las posibilidades de organizar por colores que aportan algunas aplicaciones, como por los sistemas de jerarquía que utilizan.

Además, vas a poder encontrar cualquier dato que busques en cuestión de segundos, en lugar de perder el tiempo buscando entre el montón de páginas de tu agenda o libreta de papel.

6º- No tienes que recordar nada

Y la sexta y última razón es que gracias a la tecnología ya no te hace falta esforzarte por recordar ningún compromiso, pues prácticamente todas las aplicaciones de organización disponen de sistemas de recordatorios que te permiten añadir alarmas para aquellas tareas o citas que necesites que te recuerde.

Y la tranquilidad que te aporta el saber que no se te va a pasar nada, te permite enfocarte mucho más a fondo en cualquier cosa que tengas que hacer, consiguiendo con ello acabarlo antes.

 

Conclusión

Al final, sólo se trata de adaptarte al hoy y usar las herramientas que ya tienes a tu alcance para ser más productivo.

Porque, aunque seas un fanático del papel, creo que solo con las razones que te he dado para pasarte a la tecnología, ya tienes suficientes motivos como para al menos probarlo.

Y si ya la usabas, pero lo haces de una manera muy superficial, plantéate dedicarle un poco de tiempo, porque al fin y al cabo, esto no es una cuestión de modas, si no de convertirse en alguien mucho más productivo capaz de lograr mayores resultados con menor esfuerzo.

Y hasta aquí la entrada de hoy. Si crees que pueda resultar útil para otras personas, échame una mano y compártelo en tus redes sociales.

Si tienes algún comentario o un aporte que nos ayude a ser más productivos, no te cortes y hazlo a continuación.

Hasta la próxima.

 

4 motivos que te impiden delegar

4 motivos que te impiden delegar

¿No te has preguntado nunca porqué si sabes cómo se delega, no lo haces?

Porque delegar en realidad no es tan difícil, de hecho es una técnica que cuando la has aplicado unas cuantas veces ya la dominas sin problemas.

Sin embargo, infinidad de empresarios se pasan la vida ejecutando tareas que no son propias de sus funciones, convirtiéndolos así en muy poco productivos.

Así que he pensado que, en lugar de contarte cómo tienes que delegar, voy a decirte cuáles son las 4 razones principales que te impiden hacerlo.

Porque muchas veces no es una cuestión de saber cómo se hace algo, sino de saber por qué no se hace.

 

 

Tu trabajo como empresario

Una de las principales funciones que tienes como empresario, consiste en lograr que se realice el trabajo que haya que hacer en tu empresa, de la manera más eficiente y rentable posible. 

Y para ello, una de las armas con las que cuentas, es la de delegar. Porque conseguir que tu empresa sea eficiente, rentable y productiva, no implica que debas ser tú quien ejecute las tareas.

Sin embargo, la inmensa mayoría de los empresarios no lo hacen, o lo hacen muy poco.

Los que no saben cómo hacerlo aún tienen una excusa. 

Pero los que sí saben cómo se delega y no lo hacen, eligiendo ser ellos quienes ejecuten tareas que perfectamente podría hacer otra persona, han de asumir que, aunque sí es posible que logren la eficiencia requerida, desde luego no consiguen la rentabilidad y la productividad. 

Porque al realizar tareas que no son propias de sus funciones como empresario, están mermando la capacidad de crecimiento del negocio, o tienen que dedicar muchísimas más horas a la empresa, de las que en realidad deberían ser necesarias.

Por lo que la pregunta que tendrían que hacerse es, ¿por qué si saben cómo delegar, no lo hacen?. Y eso es lo que te voy a contar a continuación.

 

Qué es delegar

Delegar es la acción de repartir tareas a subordinados, empleados, compañeros, jefes, etc, para que realicen funciones y así no tengas que ser tú quien las realice, pudiéndote dedicar a otras más adecuadas al logro de tus objetivos.

Lo que pasa es que muchas veces piensas que delegar es dejar de hacer tu trabajo, cuando la realidad es que delegar es tu trabajo. Porque al hacerlo, te puedes quitar de encima tareas, más o menos rutinarias, que por las circunstancias de las mismas, no es imprescindible que las realices tú. Y al hacerlo, puedes dedicarte a esas tareas que sólo puedes realizar tú y no se pueden delegar.

Pero como te he dicho, hoy no te voy a enseñar cómo delegar, si no que te voy a intentar explicar cuáles son los motivos por los que no lo haces.

 

Qué te impide delegar

Cuestión de ego

Y el primero de ellos, suele ser por una cuestión de ego, porque aunque yo opino que para ser empresario hay que tener un importante nivel de ego, también pienso que no siempre lo utilizamos en nuestro favor.

Y eso nos lleva en ocasiones a creer que somos imprescindibles al pensar que lo que hacemos, lo hacemos muy bien, y que difícilmente otros podrían llegar al nivel de perfección y resultados que logramos nosotros mismos.

Y esta es la razón por la que muchas veces mantenemos esa desacertada afirmación de “si quiero que se haga bien, tengo que hacerlo yo mismo”.

Prefiriendo utilizar nuestro tiempo en ejecutar nosotros mismos la tarea antes que tener que asumir la responsabilidad de que aquel en quien pudiésemos delegar la función, no la realizase según los parámetros de excelencia que estableciésemos para cada caso.

Desconfianza

Otro motivo por el que no delegamos es por desconfianza, ya que muchas veces no confiamos en que las personas que trabajan con nosotros cumplan con la profesionalidad necesaria para acometer determinadas tareas.

Ya sea porque desconocen los procesos, porque van saturados en su trabajos habituales o porque directamente no nos termina gustar cómo asumen sus funciones.

Lo que nos lleva a que, si queremos que la tarea en cuestión cumpla con unos parámetros concretos y esté lista para cuando nosotros determinamos, acabemos por hacerla nosotros mismos.

Y esto suele ocurrir porque, sobre todo al principio, se contratan personas que esperamos que sean hombres orquestas en lugar de especialistas, o cuando para ahorrarnos un dinero en el sueldo, optamos por trabajadores junior que tienen poca experiencia, en lugar de seniors, que ya son bastante más resueltos.

Aunque yo te aseguro que la diferencia de sueldo que has de pagarles está más que justificada, siempre que le delegues las tareas adecuadas.

Percepción errónea del coste

Tampoco delegamos muchas veces por una percepción errónea del coste, pues es evidente que si la persona en quien pensamos delegar no está preparada para ejecutarla, o al menos así lo creemos, difícilmente podrá ofrecernos un resultado satisfactorio.

Conduciéndonos entonces a pensar que nos va a salir mucho más rentable hacerlo nosotros mismos, que tener que perder el tiempo en enseñarle. Creyendo que, aunque le enseñásemos, tampoco íbamos a obtener un resultado mínimamente aceptable las primeras veces.

Así que decidimos asumir nosotros la tarea para no perder el tiempo, teniendo como fin que, como nunca nos paramos a enseñarle, nunca dejaremos de ser nosotros quienes hagamos siempre esas tareas.

Y en este punto es importante que recuerdes que cada vez que haces tú una tarea que perfectamente podría realizar alguien con una categoría laboral inferior a la tuya, estás perdiendo dinero.

Miedo

Y el último de los motivos por el que no se delega es, por el miedo que da que otros sean capaces de mejorar los resultados que tan bien creías que te salían a ti. Sobre todo cuando eres especialista en esa tarea y estás menos preparado para el resto. Pues te lleva a pensar que si encuentras a alguien que es capaz de hacerlo igual o mejor que tú, ¿a qué te vas a dedicar tú?

 

Conclusión

Y ya está. Estos son los principales motivos por los que no delegas y que no son más que creencias limitantes que suelen provocar la reducción de la productividad de tu empresa, al convertirte a ti en el cuello de botella más grande que tiene tu negocio.

Porque si estás dedicando tu tiempo a realizar las tareas que debería hacer otra persona, puede que te quedes más tranquilo, pero desde luego eres poco rentable como empresario.

Así que quítate esa venda de los ojos y ponte a delegar como si no hubiera un mañana, porque si tienes alguna intención de que tu empresa crezca y obtenga éxito, es imprescindible que tú te dediques a las cosas que son de verdad importantes y que sólo tú puedes realizar.

Y hasta aquí la entrada de hoy. 

Si consideras que la información que te aporto es interesante y podría ayudar a otras personas, échame una mano y compártela en tus redes sociales.

Y te invito también, a que me dejes un comentario y me cuentes si tú eres de los que no delega y por qué.

Hasta la próxima.

Cómo controlar tu productividad según la hora que sea

Controla tu productividad segun la hora que sea

Si viviésemos en un mundo perfecto, sería ideal poder apretar un botón que nos convirtiese en seres súper eficientes y productivos cuando más nos apeteciese.

Pero la realidad es que la productividad no es algo que se pueda iniciar con tan solo apretar un botón.

Cosa que, por otro lado es todo un alivio. Pues imagínate lo que supondría estar todo el día al 100% de tu capacidad de productividad…acabarías reventado de verdad.

Y yo no me imagino a ningún empresario que quiera tener éxito, que no tuviese el botón de la productividad activo constantemente.

Ahora bien, el hecho de que no podamos activar nuestra productividad dándole a un botón, no significa que no podamos controlar aquellos momentos en que más lo somos.

Y por eso hoy te voy a contar cómo puedes llegar a ser más productivo dependiendo de la hora que sea.

 

 

Cuándo dicen los expertos que somos más productivos

Muchos estudios y también la inmensa mayoría de los expertos en productividad, coinciden en que por las mañanas se es mucho más productivo. En concreto las 2 o 3 primeras horas justo después de despertarte.

Sin embargo para mí esta es una afirmación demasiado generalista. Porque, aunque yo también te recomiendo que abordes tus tareas más importantes por la mañana a primerísima hora, creo que es importante remarcar que esta no es una regla perfecta.

Y no lo es, porque casi nunca se tiene en cuenta el tipo de trabajo que se desempeña, ni tampoco la hora estimada en la que uno se levanta. Pues seguro que coincidirás conmigo en que no es lo mismo levantarse a las 7 de la mañana que a las 11. Y, de igual manera, en lo que respecta a la productividad, no es lo mismo un empresario, que un directivo o que un empleado de base.

De todas formas, esta afirmación sí serviría si en lugar de tener en cuenta el tipo de trabajo que se desempeña, se tuvieran en cuenta los objetivos personales. Y siempre más en base a las circunstancias personales de cada uno, que a la hora que sea.

Porque está más que demostrado que los picos de mayor productividad se consiguen en aquellos momentos del día en que nada ni nadie nos puede molestar o interrumpir.

Siendo de ahí de donde sale que, si quieres ser más productivo, te levantes un par de horas antes de lo que sería tu hora habitual, que no es porque por levantarte antes vayas a ser más lúcido, si no porque a según qué horas de la mañana es bastante difícil que te interrumpan, al menos laboralmente hablando. 

Sin embargo, hay gente que en lugar de madrugar prefiere conseguirlo a última hora después de finalizar la jornada. Pues así también logra lo mismo que si madrugase, pero sin tener que hacer el esfuerzo de levantarse antes. Basándose principalmente en que a esas horas tampoco le van a llamar o va a venir nadie a molestarle.

 

En realidad, ¿cuándo somos más productivos?

Por lo tanto y según todo esto, ¿cuál podríamos considerar que es el mejor momento del día para ser más productivo, madrugando por la mañana, o quedándote después de finalizar la jornada?

A esta pregunta sólo puedes responderte tú mismo y, para ello, lo primero que tendrías que hacer es reflexionar sobre cómo es un día normal en tu vida, intentando determinar cuáles son las circunstancias en que eres menos molestado y te puedes concentrar con mayor facilidad.

Y en caso de no encontrar ninguna, es cuando la solución ha de pasar por forzar esos momentos, teniendo en cuenta que la principal diferencia que existe entre levantarte más temprano o quedarte al finalizar la jornada, está en la energía que vas a tener disponible.

Y es que, por la mañana, aunque te cueste más empezar debido a la sensación de somnolencia, lo cierto es que tienes las energías renovadas después de haber descansado, y de forma natural, estarás más dispuesto a afrontar momentos de enfoque. Aunque por contra sabrás que a partir de cierta hora, la vorágine del día te va a absorber y habrás de ceder.

Por contra, si optas por querer hacerlo al finalizar la jornada, tus energías no estarán tan frescas. Pero el saber que no tienes límite de tiempo para trabajar sin molestias, te permitirá trabajar más relajado.

Así pues, y aunque cada persona es un mundo, yo insisto en recomendarte que las mañanas te aportarán mayores beneficios. Pues el esfuerzo de levantarte antes en realidad no es tan duro, y una vez que el hábito forma parte de ti, incluso llegarás a decirte a ti mismo que porque no lo habías empezado a hacer antes.

Y en base a esta lógica, te voy a dar unas cuantas ideas de cómo puedes repartir tus tareas en tu día a día si al final optas por las mañanas para forzar tus momentos de productividad.

Por la mañana a primerísima hora

Por las mañanas nada más levantarte, aprovecha el tiempo que necesitas para despejarte, para tomar el café y para hacer esas tareas simples y rutinarias que haces cada día. Cosas como revisar el email, revisar tu calendario y listas de tareas, mirar tus cuentas bancarias y, en definitiva, para hacer cualquier pequeña tarea que no requiera de que estés 100% concentrado para ejecutarla.

Un vez que estás más despejado es cuando te tienes que poner con las tareas más importantes, que tú mismo hayas establecido previamente. Procurando adelantarlas tanto como te sea posible antes de que inicies tu jornada habitual, pues una vez que empiece tu día laboral común, ya no te será tan fácil mantener la concentración necesaria.

Durante la mañana

Durante la mañana, ve bloqueándote espacios de tiempo, de por ejemplo una hora -o media si no te puedes permitir una hora seguida- para que continúes con tus tareas más importantes. Ya sea encerrándote en tu despacho, apartándote del mundo, o simplemente poniéndote unos auriculares.

Y de la forma más inteligente posible, elegir qué más puedes hacer, teniendo en cuenta el tiempo del que dispongas, el contexto en el que te encuentres y la importancia que cada tarea tenga para ti.

Por la tarde

Por las tardes después de comer tu energía ya habrá disminuido bastante y, además, habrás de sumar la modorra tonta que nos da después de comer. Por lo tanto, aprovecha para adelantar esas tareas que requieren de menor energía, pero que también han de ser realizadas.

Y al finalizar la jornada, unos minutos antes de volver a casa, dedícalos a ordenar tu mesa, a revisar tu calendario para el día siguiente y para elegir las tareas con las que quieres trabajar a primera hora. Así, cuando empiece el nuevo día, no tendrás que perder el tiempo teniendo que elegir qué puedes hacer. Con lo que conseguirás mayor control sobre el trabajo que tienes que hacer y no dejando que sea éste el que tenga el control de tu persona.

Por la noche

Y ya por las noches cuando hayas acabado, dedícate a tu familia y amigos, a ver la televisión, a leer, o a cualquier otra cosa que te apetezca hacer, pero que no sea trabajo. Porque parte de ser productivo también pasa porque tengas tus propios momentos de ocio y disfrute personal.

Y en los ratos muertos…

Por otro lado, también has de tener en cuenta los ratos muertos que durante el día te vas a encontrar, porque es algo que hasta al más organizado le aparecen.

Y ante esto, de lo que se trata es de que los tengas previstos como una parte más de tu trabajo para que no te cojan desprevenido, y los dediques a cosas como revisar las redes sociales, aprovechar para hacer llamadas, actualizar las listas de tareas, hacer búsquedas por internet, leer artículos, o simplemente, para descansar y que te relajes. Que, en cualquier caso, no es lo mismo estar ocioso, que decidir conscientemente relajarte.

 

Conclusión

Ya para ir finalizando, simplemente decirte que la productividad es más una cuestión de actitud que de otra cosa y que, como ya te he adelantado antes, lograrás ser más productivo en función de lo tranquilo y poco molestado que puedas llegar a estar en el momento de abalanzarte sobre esas tareas que requieren de todo tu yo para ejecutarlas. 

Y siempre, por supuesto, sin olvidar que si lo que tienes que hacer es algo que quieres hacer, te va a costar mucho menor esfuerzo que si tienes la obligación de hacerlo.

Así que ahora la pelota está en tu tejado y eres tú quien tiene que reflexionar y decidir cuál es el mejor momento del día para ser más productivo. Porque si quieres lograr el éxito, la productividad te va a ayudar mucho más de lo que te imaginas.

Y hasta aquí la entrada de hoy, la cual espero que te ayude a tener el control de tu productividad.

Si consideras que la información que te aporto podría servir a otras personas, échame una mano y compártela en tus redes sociales.

Y por supuesto, te invito a que me dejes un comentario y me cuentes cuándo eres tú más productivo y qué circunstancias se deben dar para ello.

Hasta la próxima.

¿Qué está robando tu tiempo?

Ladrones de tiempo

El tiempo es ese bien preciado que mal gestionado puede hacer caer la productividad estrepitosamente hasta al más organizado.

Y una de las peores maneras de gestionarlo, es dejar a merced de los ladrones de tiempo lo que por derecho es tuyo y que necesitas sí o sí, si quieres tener resultados eficaces en tu empresa.

Sin embargo, muchas veces se lo ponemos tan fácil a estos cacos, que somos descarados merecedores de tal hurto.

Así que lo que voy a hacer hoy, es contarte cuáles son los ladrones de tiempo que con más asiduidad te lo están robando y cómo puedes evitarlo.

 

 

Qué son los ladrones de tiempo

Cuando algo no nos cuesta nada, o nos cuesta muy poco, no solemos valorarlo por todo lo que vale. Y, por lo tanto, si lo llegamos a perder, no nos duele del mismo modo que si hubiésemos tenido que esforzarnos para conseguirlo.

Y en este sentido, el tiempo es de las cosas que menos valoramos cuando las perdemos. Básicamente porque no tenemos conciencia real de su pérdida. Al menos no, hasta que ya es demasiado tarde y nos damos cuenta que no lo vamos a poder recuperar nunca.

Aunque una cosa es perderlo y otra muy distinta dejar que te lo roben. Sin embargo, los expertos aseguran que al menos el 50% de la jornada laboral se pierde por culpa de los ladrones de tiempo, que son esas circunstancias que de cualquier manera te entretienen y te quitan tu tiempo sin que a cambio te aporten ningún valor.

Y aunque cada uno de nosotros nos hemos buscado los nuestros, existen una serie de ladrones de tiempo que suelen ser comunes a todo el mundo y contra los que es posible luchar.

 

¿Qué está robando tu tiempo?

Las llamadas telefónicas

Uno de los más conocidos y peores, son las llamadas telefónicas. Porque, aunque es verdad que cada vez se utilizan menos, en pos de las aplicaciones de mensajería, aún hay gente que prefiere usarlas, sobre todo cuando se trata de temas que para ellos son urgentes o importantes.

Y recalco lo de ellos, porque el hecho de que para alguien signifique que un tema es urgente o importante, no significa que para ti también haya de serlo. Sin embargo, quien emite la llamada, no suele pararse a pensarlo.

La cuestión es que este ladrón es relativamente fácil de tenerlo controlado, pues basta con que, cuando tengas que enfrascarte en una tarea que requiera de tu máxima atención, pongas el teléfono en silencio, o incluso mejor lo pongas en modo avión desviando todas las llamadas al buzón de voz.

Y si eres de los que no puedes permitirte el lujo de poner el modo avión, la opción más plausible que tienes, es la de cambiar el tono de llamada para aquellos contactos a los que no quieras atendérselas.

El correo electrónico

Otro ladrón de tiempo muy conocido, es el correo electrónico. Al cual tenemos muy mal acostumbrado, por la importancia que le hemos estado dando durante todos los años que lo hemos tenido como el principal medio de comunicación para el trabajo. 

Y es que, solemos tener la aplicación de email abierta, y las notificaciones activadas continuamente, tanto en el ordenador como en el smartphone. Y en cuanto suena, tenemos que dejarlo todo para ir a ver quién o qué nos han escrito. ¡No vaya a ser que sea urgentísimo!.

Aunque está demostrado que más del 70% de los correos que recibimos, no tienen nada que ver con el trabajo que estemos realizando, ni desde luego se pueden considerar urgentes o importantes.

En este caso, la solución más fácil y utilizada para que no te quite lo que es tuyo, es tener la aplicación del ordenador cerrada y los avisos del móvil desconectados. Y marcarte 3 o 4 momentos a lo largo del día para comprobar lo que haya llegado a la bandeja de entrada.

Porque, si analizas tus correos, llegarás a la conclusión de que la inmensa mayoría de los que te escriben no es para temas urgentes, y prácticamente todos podrían esperar 2 o 3 horas a que les respondieses.

Porque, puedes estar seguro que si alguien tuviera que comunicarte algo que de verdad fuera urgente, no utilizaría este medio para contactarte.

Y si tú fueras de esos que no puede vivir sin el correo electrónico activo, al menos reduce la presión que te ejerce, dándote de baja de aquellas listas de correo que no te aportan nada, pues así bajarás el volumen de recepción y lo que recibas estará más en la línea de tu trabajo.

El Whatsapp

Dentro también de los medios de comunicación, tenemos uno de los ladrones de tiempo más peligrosos que hay hoy en día, que es el Whatsapp, porque es un método que cada vez se está utilizando más para comunicarnos a nivel profesional, pero a la vez, también es el sistema de comunicación social que más utilizamos.

Por lo que cada vez que suena el famoso tilín, tenemos que ir a mirar si nos están escribiendo por un tema de trabajo. Y si no le és, pues ya que estamos respondemos, y nos enzarzamos en conversaciones que no vienen al caso, ni en el momento oportuno.

Y la solución en este caso es simple, y es que basta con que silencies aquellas personas o grupos que no te vayan a aportar nada que no sea trato social.

Las interrupciones de otras personas

Otro ladrón de tiempo muy molesto, son las interrupciones de compañeros, empleados, colaboradores, etc. 

Pues es bastante típico que estés en tu despacho o en tu mesa y alguien se te acerque    -porque pasaba por allí- y se dirija a ti para decirte cualquier cosa que, por regla general, poco tiene que ver con lo que estés haciendo, y que normalmente no es importante y perfectamente podría esperar a después.

Y estarás conmigo en que es bastante desesperante que estés concentrado en lo que estés haciendo y venga el colega de turno a sacarte de esa situación. Sobre todo, teniendo en cuenta lo que nos suele costar entrar en modo enfoque total.

Para este caso, la solución depende mucho de cómo tengas configurada la distribución de tu empresa. Porque, si tienes despacho y secretaria, basta con que le digas a ésta que durante un rato no te moleste nadie.

Si tienes despacho, pero no tienes secretaria, la solución es que informes a todo el mundo de que si tienes la puerta cerrada no se te puede molestar a no ser que sea un tema muy importante. Aunque también habrás de informarles antes de lo que se entiende por muy importante.

Y si no tienes despacho y tu mesa está en zona abierta, una opción que puedes utilizar es la de ponerte auriculares de música, aunque no estés escuchando nada. Pues por regla general, cuando vemos a alguien con auriculares, no nos dirigimos a él porque pensamos que no nos va a escuchar.

Las redes sociales

Otro de los ladrones de tiempo más peligrosos que te acechan, son las redes sociales. Porque entras con la idea de mirar tu timeline y estar solo 1 minuto, y cuando te das cuenta has estado más de 1 hora.

Aunque aquí la solución sí que es fácil, porque basta con que no lo hagas y punto. Y si de verdad te importan los resultados de tu empresa, no te costará demasiado tomar la decisión de entretenerte con estas cosas sólo durante tus momentos de ocio.

Las falta de planificación

Por otro lado, tenemos un ladrón de tiempo que nos lo quita bajo el método del descuido. Y es el de la falta de planificación. Ya que no nos damos cuenta que no haber planificado lo que hemos de hacer, es una de las formas de perder el tiempo más grandes que existen.

Y aunque la solución no es de las más simples de implementar, sí que te recomiendo que te lo tomes en serio y lo intentes, pues al poco tiempo notarás la mejoría en tu día a día. Y consiste en que cada tarde a última hora, revises tu calendario de mañana y tus listas de tareas y determines qué es lo que tienes o quieres hacer al día siguiente. Así, cuando llegue el mañana, no tendrás que perder el tiempo, ni en pensar qué has de hacer, ni tampoco en preparar lo necesario para hacerlo.

La multitarea

Y el último ladrón de tiempo del que te voy a hablar hoy, es la multitarea. Y es que las personas nos empeñamos en intentar hacer más de una cosa a la vez, creyendo que gracias a eso vamos a poder avanzar más rápido, cuando justamente lo que conseguimos es todo lo contrario. Y si no me crees, haz la prueba y mide los tiempos.

Y la solución en este caso, es que no lo hagas, porque no funciona. Elige lo que sea más prioritario y hazlo lo primero. Y una vez que lo hayas finalizado, empieza con lo siguiente, y se acabó.

 

Conclusión

Ya para finalizar, simplemente recalcar que la productividad es una cuestión de actitud. Porque si tú mismo te predispones a no perder el tiempo, al final lo logras. Que, aunque está claro que muchas veces no es tan fácil hacerlo como decirlo, desde luego te aseguro que sí que es posible.

Aunque también es verdad que estarás más o menos predispuesto a perder el tiempo según lo que te guste aquello que tengas que hacer, o la motivación que tengas por alcanzar tus objetivos. Porque, si de verdad quieres lograrlos, difícilmente podrán entretenerte mucho más de lo que tú mismo permitas.

Y recuerda, en cualquier caso que, un minuto perdido por ti, es un minuto que tu empresa está perdiendo y con ello mermando su rentabilidad. Así que tenlo en cuenta.

Y hasta aquí el post de hoy. Si crees que podría ayudar a alguien, y me ayudas a hacérselo llegar compartiéndolo en tus redes sociales, te lo agradeceré mucho.

Si quieres hacer un comentario o una consulta, hazlo a continuación.

Hasta la próxima.

Cómo hacer que tus reuniones sean productivas y rentables

Reuniones productivas y rentables

¿Te has parado a pensar alguna vez, la cantidad de veces que te reúnes cada semana y el coste tan alto que esto tiene para ti y para tu empresa?

¿De verdad crees que todas las reuniones son necesarias, o simplemente te reúnes porque es la costumbre?

Porque, si obviamos aquellas reuniones que mantienes con tus clientes, estoy seguro de que a la mayoría de las veces que te has reunido, se podrían haber solucionado con un simple email. Sobre todo si fueras consciente del coste económico que estas tienen para ti.

Ahora bien, como también estoy seguro de que vas a tener que seguir realizando muchas reuniones, te voy a contar cómo puedes hacerlo para que, si definitivamente tienes que realizar una reunión, esta sea lo más productiva y rentable que se pueda.

 


Por qué las reuniones deben ser productivas

Hasta hace 20 años más o menos, reunirse era casi el único medio que existía en las empresas para poder avanzar en determinados temas.

Pero a día de hoy, con el nivel de tecnología que existe y la conciencia de productividad que tenemos todos, reunirse presencialmente no tiene demasiado sentido, al menos en la mayoría de los casos.

Y no solo porque el coste de una reunión suele ser muy alto en comparación con el beneficio que se le saca, si no, porque incluso puede llegar a ser contraproducente.

Y no es porque reunirse sea malo, ni mucho menos. Pero hacerlo indiscriminadamente y sin preparación, no solo no es beneficioso, si no que encima nos hace perder dinero.

Porque, por ejemplo, ¿Te has parado a pensar que el coste mínimo que tiene una reunión, es al menos, el del coste por hora de cada uno de los asistentes?

Es decir, si convocas una reunión con 4 de tus empleados y cada uno de ellos tiene para ti un coste de unos 20€ la hora, reunirte con ellos durante 1 hora, te va a costar 80€, más el coste de tu propio tiempo como mínimo.

Y a eso, súmale la pérdida de tiempo habitual del antes y el después de la reunión y de los suministros que pudieras utilizar. Sin olvidar el coste de la oportunidad, que es muy difícil de calcular.

Por lo tanto, muy a grandes rasgos y según este ejemplo, una reunión con 4 de tus empleados te va a costar entre 100 y 150€ como mínimo.

¿Cómo para que no se solucionen los temas, no?

 

Cómo hacer que las reuniones sean productivas

En cualquier caso, sabiendo que sí o sí te vas a tener que seguir reuniendo, lo ideal es que sepas qué y cómo tienes que hacerlo para que en estas, se resuelvan temas, sean productivas y así minimices todo lo que puedas su coste.

Antes de la reunión

Y lo primero que tienes que hacer antes que nada, es preguntarte a ti mismo si realmente es necesario que os reunáis. Y si es que sí y no tenéis otra opción, lo siguiente que te tienes que plantear es si el beneficio que le vas a sacar a la reunión es superior al coste de realizarla.

Es decir, haz un cálculo aproximado de lo que te va a costar económicamente hablando y de lo que podrías sacar a grandes rasgos si el resultado de la reunión fuera el que esperas. Porque si no va a ser rentable, más vale que no te reúnas.

Una vez que lo tienes claro, crea un planning de la reunión en el que deberá aparecer cuál es el objetivo que persigues, porque toda reunión tiene que tener un objetivo. Y también un orden del día que deje muy claros cuáles son los temas que se tienen que tratar. Además del tiempo máximo que debe durar la reunión y, si te es posible, cuánto tiempo se le va a dedicar a cada tema.

A la hora de decidir quién debe asistir a la reunión, tienes que hacerlo con inteligencia, definiendo quiénes has de convocar y cuál es la razón por la que deben asistir. Porque cuando a una reunión asisten personas que no tendrían por qué hacerlo, además del coste añadido que tendría, podrían llegar a ser incluso más un freno que una ayuda.

Y no te dejes llevar por los títulos o el puesto que desempeñe en el organigrama. Sé práctico y repasa el objetivo para saber quién puede o no aportar algo.

E intenta siempre que puedas, no sobrepasar los 6 asistentes en total, pues a partir de este número, ya se hará más difícil que todos puedan aportar algo.

Seguidamente, tienes que preparar la reunión con la suficiente antelación. Porque es muy frustrante asistir a una reunión que no cuenta con todo lo necesario, ya sea porque se ha convocado en el último momento, o porque no se le ha prestado atención a su planificación. 

Y estarás conmigo en que no es muy inteligente tener a tu personal perdiendo el tiempo porque no has preparado bien la reunión.

Para ello, preocúpate de que la sala esté lista, y cuente con las mesas y sillas necesarias. Que la pizarra tenga papel o haya rotuladores, que los documentos que debas entregar estén impresos y que, si vas a dar refrigerios, estos estén en la sala.

Por otro lado, tienes que elegir bien el horario en que vas a realizar la reunión, pues en mi opinión, una mala elección de la hora es uno de los principales motivos de que esta sea improductiva.

Siendo lo ideal que la convoques a primera hora del día, nada más llegar, o de la tarde después de comer, o también, poco antes de que se tengan que marchar a comer. Evitando hacerlas en lunes por la mañana o viernes por la tarde, pues la mente de tus empleados no estará para esos trotes. Ni tampoco las hagas a media mañana o tarde, para no cortar la rutina de trabajo habitual.

A la hora de convocar a los asistentes, hazlo con la suficiente antelación y siempre por escrito, pues no te puedes olvidar que ellos también tienen su propia agenda.

Y en este comunicado, has de adjuntar el planning de la reunión con el orden del día, los asistentes convocados, la hora de inicio y de final y si han de aportar algo en concreto.

Durante de la reunión

Tienes que exigir puntualidad. Y no vale eso de los 5 minutos de cortesía. Hay que empezar a la hora planificada, que para eso has hecho una convocatoria con suficiente tiempo. Y que uno llegue tarde implica que todos están perdiendo un tiempo que para ti tiene un coste.

Has de dedicar los primeros minutos de la reunión a aclarar los puntos fundamentales que se van a tratar, recalcando el objetivo de la reunión, lo que se espera conseguir, así como el método que se va a seguir durante todo el tiempo que dure la reunión.

También tienes que esforzarte por seguir el orden del día establecido, que se cumplan los plazos que has marcado para cada tema y que participen todos los convocados, evitando que solo unos pocos acaparen la reunión.

Y haz que se tomen notas, o hazlo tú mismo, de las intervenciones más importantes que se realicen para poder levantar acta de lo que se trate. Poniendo todo tu empeño en evitar que se traten temas que no estén especificados en el orden del día. Pues es muy habitual empezar a divagar por temas que no estaban previstos en el orden del día, que lo único que hacen es quitar tiempo a lo que de verdad es el motivo por el que se ha convocado la reunión.

Para que todos puedan llegar a participar, designa un moderador que se encargue de controlar el tiempo de exposición de cada uno de los temas y también de los participantes, para así evitar que solo unos pocos acaparen la mayoría del tiempo.

Antes de finalizar la reunión, que tienes que intentar por todos los medios que acabe a la hora prevista, tienes que dejar un tiempo para que quien quiera exponer dudas o sugerencias, lo puedan hacer.

A continuación repasa los temas tratados, las conclusiones esenciales y las tareas que se hayan podido marcar.

Después de la reunión

Asegúrate de enviar a cada uno de los asistentes un email con el resumen de lo tratado y las tareas asignadas a cada uno. 

Y, si fuera necesario, con la convocatoria de una posible siguiente reunión para hacer seguimiento del trabajo a realizar resultante.

 

Conclusión

Ya para ir acabando, solo me queda decirte que lo ideal sería que evitaras las reuniones siempre que pudieras. No solo por el ahorro económico que tendrías, si no también, porque de alguna manera afecta a la moral y la productividad de tu personal.

Y en cualquier caso, si tienes que realizarlas, ya has visto que no es tan simple como decir “nos reunimos esta tarde y lo hablamos”, pero tampoco es tan complicado como para que no las planifiques a conciencia.

Así que espero que a partir de ahora, cuando hagas una reunión seas capaz de hacer que esta sea más beneficiosa que negativa para tu empresa.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy. Espero que te ayude a seguir creciendo y a mejorar tu empresa.

Si crees que puede resultar de ayuda para más gente, ayúdame a hacérselo llegar compartiéndolo en tus redes sociales.

Y si te apetece, déjame un comentario, una consulta o cuéntame cómo lo hacéis en vuestra empresa.

 

Hasta la próxima.

Sé un empresario productivo

Se un empresario productivo

Si eres empresario y te pasas la mayor parte del día dedicado a las labores técnicas típicas de tu negocio, o pegado al teléfono móvil y al email solucionando marrones varios, seguramente tu productividad como empresario será muy baja.

Pero no porque lo que haces esté mal hecho o seas lento al realizarlo, ni mucho menos. Si no, porque estas tareas no forman parte de tus funciones como empresario y, por lo tanto, las que de verdad lo son no están siendo ejecutadas por nadie o, como mucho, les estás dedicando muy poco tiempo.

Y, el mayor problema, en cualquier caso es que, el ser improductivo, no solo afecta al buen funcionamiento y desarrollo de tu empresa, si no que, también afecta a tu vida personal, porque vives en un constante estrés que no te deja disfrutar de tu negocio, ni de la vida en general.

Así que hoy te voy a contarte algunas cosas que puedes hacer para mejorar tu productividad como empresario y que así tu negocio pueda prosperar y tú vivas mucho mejor.



Ser empresario es una profesión como otra cualquiera

No cabe duda que dirigir una empresa no es una tarea nada fácil, sobre todo si eres primerizo y no tienes experiencia o te faltan conocimientos.

Sin embargo, has de tener claro que ser empresario es una profesión como otra cualquiera y, como tal, también requiere de que se desempeñen determinadas tareas que sólo puede realizar el propio empresario.

Pero lo bueno de ser empresario es que, si realizas estas funciones de la manera correcta, al principio tendrás que trabajar y esforzarte mucho, pero a medida que vayas avanzando podrás delegar la mayoría de estas tareas y vivirás mejor.

Y para ello, lo que necesitas es ser capaz de enfocarte en tu trabajo como empresario y ejecutarlo de la manera más productiva que te sea posible, pues cuanto más productivo seas, antes podrás llegar a donde tú quieras.

 

El ojo del amo NO engorda el caballo

Lo que pasa es que, la posible falta de conocimientos y también determinadas creencias, hace que la mayoría de los pequeños empresarios no sean capaces de actuar según el papel de empresario que ellos mismos han elegido, dedicando la mayor parte de sus esfuerzos a la realización de tareas técnicas, que difícilmente les permiten avanzar. 

Lo cual provoca que se pasen el día haciendo muchas cosas, pero que no les llevan a ningún sitio, desembocando así en la falta de productividad que comentaba al principio del vídeo.

Y una de las principales creencias que hace que algunos empresarios actúen así, es aquella que dice que el ojo del amo engorda el caballo, que básicamente quiere decir que tu negocio sólo puede funcionar bien si tu estás presente para que ocurra. 

Cosa que está muy lejos de la realidad, porque si esto fuera así, no podrían existir los grandes imperios empresariales.

¿O acaso tú has visto alguna vez al dueño de El Corte Inglés o de Zara en algunas de sus tiendas?

 

La cuestión es que este tipo de creencias suele hacer que el empresario actúe en modo excesivamente controlador, lo cual hace que tus trabajadores no sean felices. Algo que, como ya deberías saber, es una de las cosas por las que tienes que luchar con mayor empeño. Pues, al fin y al cabo, los empleados son los que harán que tu negocio prospere.

Y la experiencia nos demuestra que un trabajador descontento, antes o después, va a suponerte un coste extra. Ya sea porque se marcha a la competencia en busca de más cariño, o porque disminuye deliberadamente su ritmo de trabajo, y con ello su productividad.

Por otro lado, el tener que dedicar tiempo a controlar todo lo que hace el personal, hace que el crecimiento del negocio se limite a la capacidad de control máxima que tengas como empresario. Obligándote además, a dejar para después todas esas tareas que sólo puedes hacer tú, ralentizando así el avance del negocio y restándote horas que podrías dedicar a tu familia, o a tus hobbies.

 

Empresario productivo

Sin embargo, quiero asumir que tu principal motivación cuando decidiste convertirte en empresario, era la de hacer crecer y desarrollar su empresa hasta que ésta te permitiera vivir según los parámetros de libertad y comodidad financiera que algún día soñaste. 

Y es eso por lo que deberías obligarte a hacer sólo aquellas tareas que son más importantes y que sólo tú puedes realizar en tu empresa. Intentando evitar por todos los medios que tu empresa llegue a depender de ti como trabajador.

Pues, si bien es cierto que si eres tú quien ejecuta determinadas tareas, estas te van a aportar mayor tranquilidad, también es cierto que si el centro de tu empresa eres tú, aunque al final llegases a ganar dinero, sería a cambio de vivir en una especie de cárcel que no te permitiría ponerte enfermo demasiados días seguidos, ni tampoco marcharte de vacaciones.

Por eso, una de las cosas más importantes que tienes que poner en práctica para lograr ser un empresario productivo, es la de dedicarte a hacer el trabajo por el que te pagas. Es decir, el de empresario. Y que, en ningún caso, es el de un empleado más de tu empresa. 

Debiendo dedicarte casi en exclusiva a gestionar y dirigir el negocio, y a crear las estrategias necesarias que te permitan hacer de tu empresa el negocio que quieres.

Crea sistemas y manuales

Y dentro de las tareas como empresario que te ayudarán a conseguir lo que quieres, está la de crear sistemas y manuales de procedimiento, que dejen muy claro a todos tus empleados, qué es lo que tienen que hacer y cómo tienen que hacerlo. 

Y tienes que crearlos tanto para las tareas típicas de cada uno de los puestos, como para que sepan cómo han de responder ante cualquier circunstancia que pueda surgir, de manera que no precisen de tener que contactarte para solucionar cualquier contratiempo.

Contrata siempre a los mejores

Por otro lado, a la hora de contratar personal, tienes que intentar siempre que este sea el más cualificado que te puedas permitir, aunque procurando no depender de las habilidades o cualidades de determinadas personas, para evitar limitarte. Y no dudes nunca a la hora de invertir recursos para su formación, pues cuanto más preparados estén, más te beneficiará a ti.

Crea sistemas de control

También tienes que crear todos los sistemas de control que consideres necesarios, ya que te permitirán saber en todo momento cómo está marchando todo y esto te aportará la tranquilidad necesaria. Permitiéndote no tener que estar presente para saber que se están obteniendo los resultados esperados. 

Confía en el sistema

Y por último, tienes que confiar. Que, aunque no se trata de que cierres los ojos y confíes ciegamente en todo, sí que consiste en que dejes hacer a los demás. Pues, en cualquier caso, están siguiendo los manuales que tú mismo te has encargado de crear.

Además, piensa que si tu personal está contento, ellos mismos serán los primeros interesados en que todo vaya sobre ruedas. 

Y al demostrarles que confías en ellos, reforzarás esta actitud.

 

Conclusión

Y ya está por hoy, simplemente para ir acabando, insistir en que ser empresario y dirigir una empresa no es tan sencillo como pensarlo, sobre todo si tienes aspiraciones de llegar a lo más alto. Sin embargo, poderse, se puede, y no es una cuestión de suerte, si no de saber qué es lo que hay que hacer.

Por eso, yo he pretendido hoy hacerte ver que tu trabajo como empresario va mucho más allá de la ejecución de las tareas que podría realizar un empleado. Y que, al final, no es una cuestión de recursos, si no de la mentalidad que tú tengas al respecto de cuáles son tus funciones y por qué estás desempeñando el trabajo que estás desempeñando.

Así que, mi recomendación es que te pares y reflexiones sobre cuál es tu actuación como empresario y si precisas de realizar algunos cambios.

Y, si necesitas ayuda, siempre puedes contar conmigo. Y basta con que me escribas para que agendemos una sesión estratégica para valorar cómo podría ayudarte.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy con la que espero haberte aportado valor.

Si crees que esta información podría resultar interesante para más gente, échame una mano y compártela en tus redes sociales.

Si quieres, puedes dejarme un comentario a continuación sobre tu forma de ver este tema.

Hasta la próxima.

Consejos para perder el miedo a vender

Como perder el miedo a vender

¿Te da miedo vender?

¿Te sudan las manos o te tiemblan las piernas sólo con pensar que tienes que ir a visitar clientes?

Si quieres saber cómo superarlo, continúa leyendo, porque hoy te voy a dar unos cuantos consejos que te ayudarán a conseguirlo.

Porque si eres empresario, la venta para ti no es una opción, si no una obligación.

 

 

De dónde nos viene el miedo a vender

La mayoría de los empresarios cuando empiezan, no suelen tener ni idea de vender. 

Incluso muchos ni siquiera se plantearon entonces, que tuvieran que hacerlo. Y es básicamente porque creen que como son muy buenos profesionales en lo suyo o tienen un producto innovador, los clientes les van a llover.

Lo que pasa es que, el hecho de que seas muy bueno en lo tuyo, o tengas el mejor producto del mercado no te asegura que consigas clientes. Porque una vez que se te acaban tus contactos más cercanos, la única posibilidad que tienes de generar más facturación es captando nuevos clientes.

Y es entonces, cuando después de los primeros intentos de venta con resultados negativos, empiezan a ponerse excusas del estilo de que para vender hay que nacer o que, hay que ser una persona con mucho desparpajo, facilidad de palabra y poder de convicción.

Cosas que, a la mayoría de los mortales, no nos asignan cuando nacemos. Y por lo que al final, podemos traducir estas excusas como miedo al rechazo.

De hecho, a algunos empresarios les asusta tanto la venta, que incluso prefieren dejar a la suerte del boca a boca esta tarea, antes que tener que enfrentarse a ella. Con el alto riesgo de incrementar las estadísticas de cierre de empresas que eso conlleva.

Sin embargo, la de vender es una profesión como otra cualquiera y como tal, se puede aprender. Y que tengas miedo solo es una cuestión de falta de formación y de experiencia en ese campo. Porque estoy seguro de que en lo que tú dominas, no te tiembla la mano.

 

Algunos consejos que te ayudarán a perder el miedo a vender

Así que lo que voy a hacer a continuación, es darte algunos consejos que te ayudarán a reducir e, incluso eliminar, el miedo que puedas tener a la hora de enfrentarte a tus posibles clientes.

Y el primero y probablemente el más importante, es que tienes que asumir que tú no vendes nada, si no que lo que haces es ofrecer a otras personas la posibilidad de mejorar sus vidas o las de sus empresas a través de los productos o servicios que comercializas.

Y si interiorizas esto y te lo crees ciegamente, cuando vayas a visitar clientes estarás mucho más seguro de ti mismo y no te sentirás tan mal si te rechazan. Porque tu intención en todo momento ha sido la de ayudar, y no la de vender nada.

El segundo es que tienes que dejar de venderle a todo el mundo y centrarte en aquellos clientes que más necesitados estén de lo que tú comercializas. Pues estas personas estarán encantadas de escuchar lo que tengas que contarles.

Para ello, simplemente tienes que identificar lo mejor que puedas a tu cliente objetivo y centrarte exclusivamente en ellos.

El tercero es que tienes que sentirte orgulloso y cómodo con lo que vendas, pues eso te dará seguridad y también la tranquilidad de que, si te rechazan, son ellos los que se lo pierden. 

Y el mejor modo de conseguirlo es teniendo una buena propuesta que te diferencie de la competencia y que te haga especial.

El cuarto es que no puedes ver el rechazo en la venta como un tema personal, pues por regla general no tendrá nada que ver contigo como persona. Si no que será más una cuestión de que, lo que les estás ofreciendo…o no lo necesitan, o las condiciones que les ofreces no mejoran las que ya tienen, o simplemente que no les gusta lo que les ofreces y punto. Pero raramente tendrá que ver contigo como persona.

 

Por otro lado, también tienes que asumir que la mayoría de las ventas no se las va a llevar aquel que tenga el mejor producto o servicio, si no el que más preparado esté. Por ello, es fundamental que aprendas técnicas y crees procesos de venta. Entre los que se encuentran:

En primer lugar, la preparación, que consiste en que antes de visitar un cliente tienes que conocer al dedillo, además de tus propios productos, los de tus competidores. Organizar todo lo que necesitas y también informarte todo lo que puedas sobre aquel al que vas a visitar.

En segundo lugar, tienes que prepararte una buena presentación, que sea muy clara y llamativa y en la que digas quién eres, a qué empresa representas y cómo puedes ayudarles a grandes rasgos. Pues necesitas captar su atención para que te la preste al 100% todo el tiempo que esté contigo.

En tercer lugar tienes que ser capaz de hacer las preguntas oportunas que te aporten la información que necesitas para saber si puedes ayudarle y cómo puedes hacerlo. Para lo que te aconsejo que las tengas preparadas y así no olvides ninguna.

Y recuerda que es más importante escuchar que hablar, porque mientras tú hablas no estás escuchando y puedes perderte información muy valiosa. 

En cuarto lugar, y en base a la información que te ha aportado el cliente en el paso anterior, tienes que hacer la argumentación de tus productos o servicios, pero adaptándola a las necesidades concretas del cliente y centrándote en todo momento en los beneficios y no en las características que no le interesan nada.

En quinto lugar, tienes que ser capaz de rebatir todas las objeciones que te pueda poner el cliente a la propuesta que le estés haciendo. Para lo que te recomiendo que te hagas una lista lo más grande que puedas de todas las posibles objeciones que te pudiera hacer un cliente, así como las respuestas correspondientes, y te las aprendas. Porque al sabértelas, te sentirás mucho más seguro de ti mismo y por lo tanto, darás una imagen mucho más profesional.

Y en sexto lugar, si se lo has explicado todo y le has solucionado todas las objeciones que te haya podido poner, no tienes que dudar en sacar el contrato o el bloc de pedidos para que lo firme y así pueda empezar a disfrutar cuanto antes de las magníficas condiciones que le has prometido.

 

Ya para ir finalizando, simplemente decirte que una de las cosas que descubres cuando por fin te decides a visitar clientes es que, en la inmensa mayoría de las ocasiones, al final no era para tanto.

 

Y ya está por hoy.

Si quieres aportar tu visión, tu experiencia o cualquier otro comentario, no te cortes y hazlo a continuación.

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Hasta la próxima.

Por qué no se cumplen los objetivos y cómo hacerlo para que se cumplan

Como marcar objetivos

A estas alturas del año ya deberías tener marcados tus objetivos, pero si aún no lo has hecho, quizá sea porque…o bien te has olvidado, o no sabes hacerlo o, bien te pasa como a una gran mayoría de pequeños empresarios y emprendedores, que por mucho que te marques objetivos no consigues que estos se cumplan y, además, no tienes muy claro el por qué.

Así que probablemente optes por ni siquiera marcarlos, o sí hacerlo, pero sin mucha confianza en obtener resultados positivos.

En cualquier caso y sea cual sea la razón por la que no los has marcado, o incluso si sí te los has marcado pero no estás seguro de haberlo hecho correctamente, si sigues leyendo descubrirás porqué no se cumplen los objetivos que no se cumplen y qué pasos tienes que dar para conseguirlos.

Por qué marcarte objetivos

Probablemente pienses que marcar objetivos está sobrevalorado, porque por mucho que te esfuerzas en cumplir las indicaciones que algún día te dieron para marcarlos, no consigues que estos se cumplan.

Y el problema no es tanto que no se cumplan, si no que no eres capaz de determinar por qué, y por lo tanto, no puedes modificar el método y solucionarlo.

Porque, no hay duda de que marcarte objetivos es imprescindible para que puedas conseguir el éxito, tanto a nivel personal como profesional, pues es lo que te da el mapa de ruta y la línea de trabajo que tienes que seguir.

Sin embargo, los malos resultados que hayas podido obtener cada vez que te los has marcado, quizá haga que optes por marcarte objetivos a principio de año, pero solo porque te han dicho que hay que hacerlo, pero no porque pienses que los vayas a conseguir.

Y esto hace que, aunque al principio del año sí estés muy motivado con la posibilidad de lograrlos, al cabo de los 2 o 3 primeros meses, en el mejor de los casos, ya no les haces ningún caso y empiezas a ir como pollo sin cabeza a través de los meses, confiando en acabar el año con un resultado al menos un poco mejor que al principio, o incluso conformándote con no empeorar.

La cuestión es que, por regla general, que no se cumplan los objetivos que te marcas está relacionado directamente contigo y con cómo te los hayas planteado.

Y como al final es igual de importante conseguir los objetivos como saber por qué no se cumplen aquellos que no se cumplen, voy a decirte cuáles son las principales causas que hacen que los objetivos que te marcas no funcionen.

Por qué no se cumplen los objetivos

Y el principal motivo, aunque pueda parecerte sorprendente, es que no consigues aquello que te propones, básicamente porque no lo deseas con las suficientes ganas.

Que esto no quiere decir que no te gustaría lograr aquello que te marcas, pero en realidad, si no lo consigues, tampoco va a pasar nada grave. Y ahí es donde empieza el primero de los problemas.

Y te voy a poner un ejemplo para que lo entiendas mejor.

Imagina que te marcas como objetivo económico para este año, el de aumentar la facturación de tu empresa en un 20%. Lo que pasa es que, en realidad, has marcado un 20%, como podrías haber marcado un 50%. Porque al fin y al cabo no tienes un motivo poderoso para que sea un 20% y lo que de verdad te importa, es mejorar los resultados con respecto al periodo anterior, conformándote incluso con un 5%.

El problema aquí, es que al no tener ese motivo que te empuje a lograrlo, hace que actúes de una manera poco ambiciosa y conformista, no creando las acciones concretas y necesarias, ni esforzándote lo suficiente, corriendo un alto riesgo incluso, de ni siquiera lograr aumentar la facturación.

Otra cosa sería que necesitases adquirir nueva maquinaria o contratar más personal, y que para ello precisases aumentar el 20%, lo cual sí te daría un motivo de peso para lograrlo.

Quizá con otro ejemplo lo veas más nítido…

Imagina que quieres adelgazar 10kgs. Así que te apuntas al gimnasio y te propones empezar a comer más sano, evitando dulces y comida rápida.

Pero al cabo de unas semanas, ir al gimnasio da pereza. Siempre hay algún motivo que te permite tener una excusa para no hacerlo.

Y, además, desde que estás a dieta parece que el universo se haya confabulado para que no pares de tener compromisos sociales en los que hay comida por todos lados, pero raramente sana.

Y, por lo tanto, cuando te pesas, probablemente ves que no solo no has adelgazado, si no que encima has engordado. Por lo que, al cabo de unas semanas abandonas.

Pero abandonas porque en realidad no tienes un motivo suficientemente poderoso para adelgazar esos kilos que te sobran. De hecho, incluso casi que te da igual. Porque, sí que te gustaría verte más esbelto, pero al fin y al cabo, tampoco estás tan mal.

Sin embargo, ahora imagina ese mismo objetivo, pero que quien se lo marca es una chica a la que le faltan unos meses para casarse. Pues bien, esa novia sería capaz de dejar de comer literalmente, si a cambio de ello pudiera ponerse un vestido 2 tallas menor.

Y eso es porque tiene un motivo muy poderoso para hacerlo, que es estar lo más guapa que le sea posible en el día de su boda, en el que será el centro de atención de un montón de gente. Por lo que podemos estar seguros de que no va a haber nada en el mundo que le impida conseguir lo que se ha propuesto.

Pero otra cosa que te impide lograrlos, es que, por regla general los sueles marcar muy por encima de lo que en realidad podrías conseguir en circunstancias normales.

Y esto es porque, cuando te pones a marcar los objetivos, no te has parado antes a analizar fríamente cuál es el esfuerzo real que te va a implicar conseguirlos. Sobre todo cuando el resultado tiene que ver con temas económicos, donde solemos pecar todos de exceso de optimismo.

Y cuando te das cuenta que te equivocaste y que te resultará muy difícil, por no decir imposible, conseguirlos, directamente los abandonas y esperas hasta el año siguiente para volver a marcarlos.

Aunque perfectamente podrías replantearlos a una circunstancia más realista y seguir luchando por ellos.

Y por último, otro de los motivos que hacen que no se cumplan tus objetivos, es que no has creado un plan detallado que los soporte.

Y es que, entre la pereza que da crearlo y el exceso de optimismo del que te hablaba antes, hace que caigas en el error de crear un plan básico del estilo: “para aumentar la facturación este año voy a vender más”, creyendo que con eso será suficiente. 

Sin embargo, ese tipo de planes básicos no suelen servir, porque…qué significa vender más? 

¿Es hacer más visitas a clientes?, ¿Es contratar más personal comercial?, ¿Es aumentar los pedidos de los clientes?, ¿Es todo eso a la vez?

La cuestión es que es imprescindible determinar concretamente qué acciones has de realizar para lograr aquello que quieres, porque si no, no hay plan que funcione.

Y, a todo esto hay que sumar que, habitualmente, marcas los objetivos a largo plazo, pero no te marcas los hitos intermedios -en formato de sub-objetivos- que has de conseguir para alcanzar el objetivo final.

Por lo que, al verlos tan lejanos, piensas que ya te pondrás a ello más adelante, pues crees que tienes tiempo de sobra. Solo que, cuando al final decides ponerte a ello, ya se te ha echado la fecha encima y no puedes hacer nada.

Seguramente podría seguir enumerando motivos por los que no se cumplen los objetivos que te marcas, pero creo que ya te haces una idea de lo que pasa.

Así que creo que es más interesante que nos pongamos con lo que sí hay que hacer para conseguir que los objetivos se cumplan, ¿no crees?

Los 10 pasos para marcar objetivos

La mayoría de la gente, como he comentado más arriba, se centra en redactar el objetivo, pero se olvidan de otra serie de acciones que son imprescindibles para marcarlos. Y yo los divido en 10 pasos necesarios que, además, con todos ellos, podrás dar respuesta a las 3 preguntas básicas que has de responder para marcar un objetivo y que son:

  • QUÉ quieres,
  • POR QUÉ lo quieres
  • CÓMO vas a conseguirlo. 

Y ahora vamos con los 10 pasos:

Paso 1: 

El primer paso es el de analizar cuál es tu situación en el momento en que te marcas el objetivo y para ese objetivo en concreto. Porque si no lo tienes claro, difícilmente vas a poder ser todo lo específico que es necesario, ni tampoco vas a poder medir los resultados.

Paso 2: 

El segundo paso, es el de poner por escrito qué es lo que quieres conseguir, pero redactándolo de una forma concreta. Para lo que yo te recomiendo que utilices el método SMART que, como bien sabrás, es un acrónimo inglés que significa “inteligente” y en el que cada una de sus iniciales corresponde a una característica esencial que tiene que tener todo objetivo para su éxito. 

  • Siendo la S de específico, por el que debes indicar lo más exactamente que puedas qué es lo que quieres conseguir, evitando redacciones del estilo: “quiero facturar más”, o “quiero adelgazar”. Y usando redacciones más concretas del estilo “voy a facturar un 20% más que el año anterior”, o “voy a adelgazar 10kgs.”
  • La M corresponde a que los objetivos deben ser medibles, para que podamos medirlos y comprobar si estamos cumpliendo con ellos o detectar desviaciones.
  • La A corresponde a que tienen que ser alcanzables, debiendo ser posible lograrlos dentro de tu realidad, pues de no ser así, no te motivarán y por lo tanto, no te esforzarás lo suficiente.
  • La R implica que han de ser realistas y humanamente posibles de alcanzar.
  • Y la T, que han de estar acotados en el tiempo, debiendo tener una fecha límite para su cumplimiento.

Paso 3: 

El tercer paso es en el que te preguntas por qué lo quieres conseguir y listas las razones poderosas por las que quieres conseguir ese objetivo en concreto.

Paso 4: 

En el cuarto paso, has de determinar qué pasará cuando logres el objetivo, pero también, qué pasaría si no lo lograses. Pues estas razones te darán un extra de motivación, tanto para conseguirlo, como para evitar lo que pasaría si no lo consiguieses.

Paso 5: 

En el quinto paso, has de dividir el objetivo final, si te lo has marcado a un año, en sub-objetivos trimestrales, indicando qué habrás de conseguir cada trimestre para alcanzar el objetivo final.

Paso 6: 

En el sexto paso ya empiezas con la planificación más a corto plazo y, centrándote exclusivamente en el primer trimestre, olvidando todo lo demás, habrás de hacer una lista lo más completa que puedas de cuáles son los hitos principales que habrás de cumplir para lograr el objetivo de ese trimestre.

Paso 7: 

En el séptimo paso, harás una lista de los sub-objetivos que tienes que alcanzar en cada uno de los 3 primeros meses.

Paso 8: 

El octavo paso es para hacer un plan lo más detallado que puedas de todas las tareas específicas que tendrás que hacer durante el primer mes para lograr el objetivo de ese mes.

Y, a continuación las ordenas por prioridad o plazo de tiempo y las incorporas a tu sistema de organización, dividiéndolas por semanas y días. Centrándote a partir de ese momento únicamente en ese mes y olvidándote de todo lo demás.

Y te tienes que olvidar de todo lo demás, por 2 razones principalmente. La primera es que no tiene sentido que estés pendiente mucho más allá del mes en el que estás, porque las circunstancias pueden cambiar de un día para otro, y si planificaras detalladamente a medio o largo plazo, probablemente perderías el tiempo.

Y la segunda, es porque es más fácil trabajar y enfocarte en un objetivo a muy corto plazo, porque, además, si vas cumpliendo mes a mes con lo que tú mismo te hayas marcado, al final lograrás el objetivo final casi sin darte cuenta.

Paso 9: 

El noveno paso es para que crees un sistema de seguimiento de los objetivos para que puedas ir midiendo periódicamente los avances y así puedas hacer variaciones de ser necesario.

El sistema de seguimiento puede ser, desde una hoja de excel hasta un checklist básico en una libreta. Pero es muy importante que tengas un método de control de los avances, pues te dirá en qué estás acertando, dándote un extra de motivación, pero también te dirá en qué estás fallando para que puedas solucionarlo.

Paso 10: 

Y por último, el décimo paso es para que te crees los recordatorios semanales, mensuales y trimestrales para recordarte que tienes que analizar los resultados y también para planificar los periodos restantes.

Además de estos 10 pasos, es muy importante que todo lo tengas por escrito y cerca de ti para que puedas acceder a ello de una manera fácil y rápida. Siendo indiferente que lo hagas en una libreta, en un archivo en tu ordenador, o en unos folios dentro de una carpeta. Aquí lo importante es que lo tengas plasmado por escrito.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Conclusiones

Como última reflexión para ir finalizando, es que tienes que asumir que uno de tus trabajos más importantes como empresario es el de planificar y medir resultados, para lo que tendrás que dedicar el tiempo necesario para hacerlo.

Pues no es lo mismo salir a la calle cada día a verlas venir, que salir con un plan previamente definido. Porque las circunstancias pueden cambiar de un momento a otro muy fácilmente, y no es lo mismo estar preparado para adelantarte y hacerlas frente más fácilmente, que ser sorprendido y vacilar.

Al final es una cuestión de que decidas si quieres ser tú quien tenga el control de tu empresa, o de que sea tu empresa la que tenga el control sobre ti.

Y esto es todo por hoy que, como ves, no es tan simple como poner lo que quieres por escrito, pero tampoco es tan complicado como para no hacerlo e ir a la deriva.

Sólo es cuestión de que hagas tu trabajo y tomes la decisión de planificar y crear lo necesario para avanzar.

Si te ha gustado esta entrada, compártela en tus redes sociales y así más personas se podrán beneficiar de esta información.

Y, si quieres hacerme un comentario o una consulta, no dudes en hacerlo a continuación.

Hasta la próxima.

Descárgate la GUÍA PARA MARCAR OBJETIVOS

Querer o tener que hacer, cuestión de objetivos

Casi me siento ridículo al plasmar la siguiente afirmación, pero es que muchas veces se nos olvida: «Para lograr las cosas, tienes que hacer algo»

Lo que pasa, es que no siempre quieres hacer lo que tienes que hacer para lograrlo. Porque estarás conmigo en que no es lo mismo querer hacer que tener que hacer.

Todo es cuestión de objetivos

La verdad es que cuando quieres hacer las cosas, todo es mucho más fácil y llevadero. El estado de ánimo es positivo y te sientes mucho más imaginativo y proactivo.

Cuando quieres hacer, levantarte por las mañanas es menos doloroso, y tu actitud es positiva y orientada al logro.

Sin embargo, cuando tienes que hacer las cosas, la sensación es más de presión, y no es tan agradable (aunque tampoco tiene por qué ser desagradable).

Lo habitual es que cuando quieres hacer las cosas es porque tú decides que vas a hacerlo, normalmente porque la recompensa te va a merecer la pena.

En cambio, cuanto tienes que hacer, lo normal es que sea por obligación, ya sea porque tú mismo te obligas, o porque hay un ente externo a ti que te está obligando. Y los resultados, más que una recompensa suelen ser una necesidad. Como por ejemplo, cuando tienes que cumplir con un horario de trabajo para percibir una nómina a final de mes con la que poder pagar la hipoteca.

Por lo tanto, el placer o el agobio que te produzca hacer lo que haya que hacer, va a venir supeditado a los objetivos que tú mismo tengas y la recompensa final que logres con ello.

 

Te voy a poner un ejemplo un tanto tonto, pero con el que lo entenderás perfectamente.

Imagínate que a 30 km de donde tú estás, se encuentra la persona de la que estás enamorado, y sabes que si vas hoy, te va a dar tu primer beso. Pero tú no tienes vehículo, ni tampoco existe transporte posible, por lo que la única opción que te queda es ir caminando hasta allí donde esté.

Así que, por mucha pereza que te pudiese dar caminar esa distancia, al final lo harías ágil y con muchísimo gusto, porque sabes que la recompensa que te espera seguramente va a merecer la pena.

E incluso la vuelta no te sería tan dura, porque estarías regresando de un éxito y tu actitud sería la de un vencedor que ha conseguido lo que quería.

Ahora imagina que a la misma distancia, está la bolsa que contiene tu comida para hoy, y aunque todos sabemos que alimentarse es importantísimo, lo cierto es que si no comes un día, tampoco te va a pasar nada. Así que la recompensa no es lo suficientemente buena como para el esfuerzo que requiere obtenerla.

Pero si por cualquier motivo tu hambre fuera feroz y decidieses ir a buscar la bolsa, seguramente irías todo el camino de ida refunfuñando, y ya no te cuento el camino de vuelta.

Y es que, aunque necesites la comida para sobrevivir, como sabes que no te vas a morir si no comes, optas por quedarte quieto. Sin comer, pero sin cansarte.

Esto nos lleva a pensar que, las recompensas siempre van a ir en función de las circunstancias que tengas en cada momento. Si no, vuelve a plantearte la opción de recibir un beso de la persona amada, solo que este ya no sería el primero ni el segundo..¿a que ya no merecería tanto la pena el esfuerzo?

Y del mismo modo, si llevases 5 días sin comer, la caminata sería igual de dura, pero lo parecería menos.

Cómo querer hacer lo que tienes que hacer

Entonces, ¿cómo podríamos querer hacer lo que tengamos que hacer?

Pues es simple, aunque no es fácil. Y consiste en convertir las recompensas a obtener en suficientemente motivantes como para moverte hacia ellas. Y crearte los objetivos de forma muy clara para que entiendas que merecerá la pena.

No sé, quizá podrías verlo desde el punto de que gracias a realizar ese trabajo menos apetecible, lo que vas a conseguir a cambio será una experiencia que te servirá, como mínimo para algo.

Definitivamente, son las recompensas, y no los objetivos, los que harán que te muevas y conviertas cualquier esfuerzo que tengas que hacer (levantarte más temprano, estudiar en lugar de irte de copas, etc.) en querer hacer.

Conclusiones

La conclusión es bien simple, y es que si trabajas porque quieres trabajar, los resultados suelen ser mucho mejores y normalmente más rápidos.

Por lo tanto, encuentra el modo de querer hacer lo que tengas que hacer y así te irá mucho mejor en la vida. O como mínimo, si tuviese que doler, dolería menos.

Y hasta aquí la entrada de hoy.

Te invito a que me dejes un comentario y me cuentes cómo percibes tú esta reflexión que he hecho y si tienes un sistema que te ayude a lograr las cosas con menor esfuerzo, lo digas.

Hasta la próxima.

Cómo mejorar el contexto @ordenador

Para aquellos que conozcáis el método GTD y además lo uséis, entenderéis perfectamente de lo que voy a hablar. Y para los que no lo tengáis muy claro, podéis echar un vistazo aquí.

Yo utilizo GTD desde hace muchos años ya, y desde el principio, el uso de los contextos es de las cosas que más me ayudaron en la organización.

Pero con el paso del tiempo, el avance de la tecnología y los cambios necesarios en la manera de trabajar, he llegado a la conclusión que algunos de los contextos que antes daba como imprescindibles, a día de hoy más que ayudarme lo que hacen es entorpecerme. Y en concreto me refiero al contexto @ordenador.

¿Y por qué no funciona?, pues porque actualmente es demasiado genérico. Porque a no ser que la parte principal de tu trabajo la realices en movimiento, estoy casi convencido que estarás más tiempo delante del ordenador que con cualquier otra herramienta. Al menos a mí me pasa así.

Esto me lleva a que prácticamente todas mis tareas tienen añadidas el contexto @ordenador, y claro, a la hora de filtrar por contexto, no consigo ningún beneficio.

Eso me llevó en su momento a dar prioridad a las tareas para tener un modo de diferenciarlas, pero, entre que en GTD el concepto prioridad de las tareas no existe y que yo tampoco me sentía demasiado cómodo con ello, hizo que abandonase la opción de priorizar para separar las tareas.

Y fue un día en un aeropuerto en que no tenía conexión a internet cuando se me iluminó la bombilla. Porque al querer elegir tareas para poder hacer en ese rato, me encontraba teniendo que desechar muchísimas de ellas porque no podía realizarlas al no disponer de conexión.

Así que voy a explicarte cómo mejorar el contexto @ordenador, por si a ti también te estuviese pasando algo parecido a mi.

 

Cómo utilizo yo el contexto @ordenador

Como te he dicho, la inmensa mayoría de mis tareas que no son en movimiento, las he de realizar -por necesidad o preferencia- con el ordenador.

Así que, lo que he hecho ha sido dividir este contexto en tantos como opciones de uso podría darle, de manera que me ayudasen a reducir las listas todo lo que pueda.

Y el resultado es el siguiente:

@Ordenador_Internet

Bajo este contexto, añado las tareas que tengo, o prefiero realizar con el ordenador y que para ello preciso una conexión a internet.

Por ejemplo, cuando voy a trabajar con alguna aplicación que está en web, o que precisa de sincronizarse y no quiero esperar a tener conexión para que sincronice.

@Ordenador_sin_Internet

Bajo este contexto, añado las tareas que tengo o prefiero realizar con el ordenador, pero que para ello no preciso tener conexión a internet.

Por ejemplo, cuando escribo mis artículos, creo presentaciones, o manejo hojas de cálculo.

@Ordenador_Revisar

Y este contexto, es para esas tareas en las que tengo que revisar alguna documentación, hoja de cálculo, etc., y que por su volumen o tipo de información, me es más cómodo hacerlo desde el ordenador en lugar de, por ejemplo, la tablet.

Conclusiones

El gran poder de los contextos reside en la ayuda que te aporta a la hora de determinar qué acciones puedes hacer según las circunstancias en las que te encuentres. Pero si estos son demasiado genéricos, no solo no te ayudarán, sino que acabarás por dejar de utilizarlos. Y eso sería como quitarle las ruedas a un coche.

Para aclarártelo un poco más, voy a utilizar una comparación un tanto absurda:

Imagínate que utilizases tu coche para desplazarte, pero no lo arrancases y tuvieses que ir empujándolo…¿a que dejarías de utilizarlo?

Por lo tanto, y ya para finalizar, lo que yo te recomiendo es que reflexiones sobre cuáles son tus necesidades concretas y pienses en cómo puedes mejorar tus contextos para crearte el entorno que más se adapte a ti y lo perfecciones hasta lograr que te ayude a sacar cuanto más trabajo mejor y así avanzar hacia tus objetivos.

Y hasta aquí la entrada de hoy.

Si te parece que la información que te aporto podría ayudar a otras personas, échame una mano y compártela en tus redes sociales.

Y te invito a que me dejes un comentario y me cuentes cómo utilizas tú los contextos, a ver si puedo aprender de ello yo también.

Hasta la próxima.

Todoist, quizá el mejor gestor de tareas que exista

Yo llevo con esto de querer ser productivo prácticamente toda mi vida profesional consciente. Y usando el método GTD al menos 15 años.

Pero querer ser productivo y utilizar métodos excepcionales, normalmente no basta para conseguir lo que uno quiere. Es por ello es que existen casi infinitas herramientas y aplicaciones que nos ayudan, a los que no tenemos una mente privilegiada, a organizarnos mejor y que nos sea más sencillo hacer lo que queremos hacer.

Y de entre todas las herramientas disponibles, la que yo considero como principal, es aquella que te ayuda a gestionar las tareas, que si logras encontrar la que más se adapte a ti, tendrás a tu lado al mejor escudero posible para tu productividad.

 

La importancia del gestor de tareas

Resta decir que en todo momento me estoy refiriendo a herramientas tecnológicas. Porque aunque es verdad que hay personas que prefieren manejarse con herramientas analógicas (agendas y libretas de papel básicamente), yo opino que a estas alturas de la tecnología, no aprovecharse de los valores que nos ofrecen, en comparación con el papel, es un error.

Pero como siempre, para gustos, los colores.

Muchos expertos en productividad dicen que la herramienta no es lo más importante, que lo que de verdad importa es el método de organización que utilices. Y yo estoy totalmente de acuerdo. Pero también te digo, que si la herramienta que utilizas trabaja para ti, y además consigues adaptarla a tus necesidades específicas y al método que utilices, los resultados a obtener se multiplican exponencialmente.

A la vez te reconozco, que yo quizá sea un «agonías» con esto de los gestores de tareas. Y eso me ha llevado a dedicar muuuuuchas horas de mi vida a la búsqueda del gestor de tareas perfecto. Por lo que he probado infinidad de opciones distintas de las que he encontrado por ahí. Pero sin duda, y sin haber llegado a probar todas las que hay en el mercado, lo que yo te puedo decir es que la mejor hasta ahora para mí es Todoist. Y es la que estoy utilizando en mi día a día desde hace ya bastante tiempo.

Todoist_logo

Todoist tiene al menos 3 cosas que para mí la hacen una herramienta fantástica:

  1. Es muy completa (por no decir la más completa)
  2. La personalización e integración con otras aplicaciones de uso habitual es muy buena
  3. Y para rematar, la curva de aprendizaje es bastante corta.

Claro, que si no sigues ningún método de organización y lo único que buscas es una aplicación en la que anotar tus tareas, quizá Todoist sea un poco «grande». Y no es que no te pueda servir, todo lo contrario. Pero es como desperdiciar el montón de posibilidades que te ofrece, en comparación a si la haces servir a un método, como por ejemplo a GTD.

Así que voy a contarte cuáles son esas cualidades que tiene Todoist y que la hacen para mí la mejor herramienta hasta el momento.

 

Características principales de Todoist

Todoist es multiplataforma

Esto ya empieza a ser un habitual es prácticamente todas las aplicaciones de gestión de tareas. Pero en este caso es que es muy buena en cualquiera de los sistemas que utilices. Pues no solo está para IOS, Android y web. Es que además tiene aplicación para Windows y Mac, lo que te facilita el uso para esos momentos en que no tienes conexión a internet

Todoist tiene un diseño minimalista y claro

Quizá esta sea la parte que a mí menos me gusta de la aplicación. Pero es que a mí me gustan las cosas un poco más «recargadas». Aunque debo reconocer que ello ayuda a verlo todo muy claro y sin distracciones.

Todoist te permite crear sub-tareas y sub-proyectos

Para mí es una opción que considero imprescindible. Sobre todo si el método que utilizas es GTD. Porque así, aquellos proyectos que sólo tienen 2 o 3 tareas como mucho, no tienes que crearlos como tales.

Todoist permite el uso de contextos (etiquetas)

Esto no es novedoso, sobre todo en comparación con aquellas aplicaciones pensadas para GTD. Pero son fáciles de añadir y además permite que puedas usar más de un contexto por tarea.

Todoist te permite la personalización por colores

Te permite dar color a las carpetas (proyectos), a las etiquetas y a los filtros. Y por otro lado, también a la interfaz.

Todoist ofrece hasta 4 niveles de prioridad

GTD defiende la política de no aplicar prioridades a las tareas. Sin embargo, en este caso, más que para dar prioridad, se pueden utilizar para diferenciar las tareas que serían tus próximas acciones de las demás. Algo que en otras aplicaciones suele hacerse mediante una estrella.

Con Todoist puedes añadir recordatorios a las tareas

Esto también podrías pensar que no es novedoso, sobre todo si lo comparamos con otras aplicaciones de un nivel decente. Pero debo decirte que en Todoist, los recordatorios están muy logrados. Y además de poder marcarlos según el día y la hora, también puedes hacerlo según la ubicación.

Todoist sincroniza con Google Calendar

La sincronización es total. Es decir, si tú creas una tarea y le marcas una fecha y una hora, esta tarea te aparecerá como cita en tu calendario de Google. Y si lo que haces es crear la cita en Google Calendar, también te aparecerá en Todoist.

Las tareas que hayas creado en Todoist para una fecha, pero sin marcarle ninguna hora, aparecerán en el apartado de «todo el día» de Google Calendar.

Debo decir, que esta es una de las últimas actualizaciones grandes de la aplicación y que a mí en concreto me viene genial. Pues me ayuda a no tener que estar mirando 2 aplicaciones para ver mi día. Me basta con mirar una de las 2, y que habitualmente es Todoist.

Todoist facilita la introducción de fechas de manera inteligente

Al principio se hace raro, pero cuando te acostumbras se convierte en algo muy cómodo. Y es que puedes introducir la fecha en la tarea de manera manual, es decir, sin tener que irte al apartado del calendario para elegir el día. Basta con que escribas qué día quieres para esa tarea a la vez que escribes el enunciado. (Ejemplo: Llamar «mañana» a Luis. Donde mañana desaparece del texto y se marca como fecha en su espacio, quedando la tarea así: Llamar a Luis)

Todoist permite la creación de tareas recurrentes

Esta opción está genial, pues te permite casi infinitas maneras de marcar la concurrencia. Y aunque en realidad es una opción que está en casi todos los gestores de tareas, la forma de hacerlo en esta es muy cómodo.

En Todoist puedes añadir notas y archivos a las tareas

Esto no tiene demasiada explicación. Es tan simple como acceder al espacio de notas y escribir lo que precises.

Y para el caso de los archivos, en concreto te permite añadir cualquier archivo desde tu ordenador, tu Dropbox o tu Google Drive.

Yo es una opción que no utilizo por mi manera de gestionar los archivos, pero reconozco que para algunas personas puede ser una opción necesaria.

Con Todoist puedes compartir proyectos y tareas con otras personas

Esta es otra de esas maravillosas opciones de la aplicación. Y es que puedes compartir un proyecto con otra persona para esas ocasiones en que varias personas son las que pueden ejecutar las tareas.

Un ejemplo de uso es compartir la lista del supermercado con tu pareja, en la que se van añadiendo productos a comprar, y el primero que va al supermercado va tachando a medida que va comprando, así se evita, por ejemplo, comprar 2 veces el mismo producto.

Otro ejemplo muy válido es el del directivo que comparte la lista de tareas con su secretaria o con algunos subordinados para ver la evolución de su trabajo sin tener que estar preguntándoles.

Todoist dispone de un potente filtrado de tareas

Una vez que te haces con el sistema de filtrado, es de esas cosas que más utilizas, pues te permite diferenciar las enormes listas de tareas según las circunstancias concretas que tengas en cada momento.

Con Todoist tienes widgets de inserción rápida para IOS y Android

En ambos sistemas dispones de una opción para poder agregar tareas de manera inmediata, desde cualquier pantalla en la que te encuentres. Algo que facilita mucho la captura de tus pensamientos para convertirlos en tareas, sin tener que estar cambiando de pantalla constantemente.

Todoist tiene aplicación para Gmail

Si utilizas Gmail, esta es otra de esas opciones, que junto con la sincronización de Google Calendar, hace que la aplicación sea maravillosa.

Cuando recibes un email, te da la opción desde el mismo mail de crear una tarea con él. Podrás cambiarle el título a la tarea (o dejar el que aparece en el asunto por defecto) para así saber exactamente a qué hace referencia. Y lo mejor es que desde la aplicación Todoist, podrás acceder al mail gracias al link que te llevará directamente hasta Gmail y te abrirá el email.

Aunque también puedes reenviarte el mail a Todoist y en la sección de notas te aporta el link para poder acceder a él.

Esta opción es especialmente buena cuando lo que quieres es hacer seguimiento de algún mail que hayas enviado.

Con Todoist puedes crear páginas web como tareas

De entre la gran cantidad de opciones para crear tareas que te ofrece la aplicación, esta es otra de las que yo más utilizo.

Imagínate que estás navegando por internet y ves una información que quieres revisar más tarde, pues es tan simple como crear la web como tarea y te crea un link (que también puedes personalizar cambiando el texto) que te llevará directamente a esa web.

Y no es lo mismo que guardarte la web para leerla más tarde, pues eso lo puedes realizar con otras aplicaciones mejores para ello (como por ejemplo Pocket). Es más para acceder a la web sin tener que buscarla. Por ejemplo, cuando quieres hacer seguimiento de un envío que esperas, te creas la página de seguimiento como tarea y accedes a ella desde tu aplicación de tareas.

 

Qué es lo que menos me gusta de Todoist

Por muy maravillosa que sea la aplicación, también tiene cosas que pienso que serían mejorables. Aunque te diré que se actualiza constantemente y que van añadiéndole nuevas opciones y mejoras.

Las cosas que a mí menos me gustan o más me molestan, son:

  • Las sub-tareas y sub-proyectos no hacen referencia a las tareas y proyectos de los que cuelgan, cuando los ves como unidad, por lo que te obliga a detallar mucho para no tener que buscar a qué hace referencia
  • El espacio para escribir los proyectos es escaso, lo cual no entiendo, pues dejan demasiado espacio sin usar que podría como mínimo permitirnos modificar a nuestro antojo.
  • El uso de los colores de personalización de los proyectos, las tareas y los filtros es excesivamente simple. Y aunque es suficiente, creo que podría dar la opción de ser más visible. Por ejemplo, coloreando el texto.
  • las tareas que tienen fecha y hora, aparecen arriba del todo de la pantalla «Hoy», sin embargo, considero que por la importancia que tienen, deberían ser muchísimo más visuales. Quizá dentro de un recuadro de color, o algo así.
  • Aunque el filtrado de tareas es muy potente, la verdad es que permite pocas opciones de personalización visual
  • La aplicación de Gmail debería tener también opción directa cuando envías un email. Así no tendrías que irte hasta la bandeja de enviados para crear el email como tarea.

 

Conclusiones

La conclusión como has podido ver, es que Todoist es una aplicación completísima. Y aunque no te he contado al 100% todo lo que se puede hacer, sí que te he puesto los puntos que para mí son más importantes y que la convierten en mi principal compañera para la gestión de mis tareas.

En próximas entradas, te iré contando con más detalle cómo utilizo yo la aplicación por si ello pudiera ayudarte a decidirte por ella, o para mejorar el uso que ya le estés dando.

 

Y hasta aquí por hoy.

Si crees que la información que te aporto podría ser interesante para otras personas, échame una mano y compártela en tus redes sociales.

Y también te invito a que me dejes un comentario y me cuentes cómo la estás utilizando tú, o qué otra aplicación utilizas que pudiera compararse a esta.

Hasta la próxima.

¿Quieres saber cómo marcar objetivos que se cumplan?

Descárgate la GUÍA PARA MARCAR OBJETIVOS y aprende paso a paso cómo marcarlos y cómo crear el plan de ejecución necesario, para que conseguir aquello que te propongas sea más fácil.