Cómo escribir correos electrónicos eficazmente

Escribir correos electrónicos, es quizá la tarea más repetitiva que realices a lo largo de tu jornada laboral. Y por eso, yo me pregunto por qué algo que haces tantas veces en tu día, no lo intentas mejorar.

Seguramente sea porque nadie te ha dicho que lo estás haciendo mal. O quizá sí lo sepas, pero es que no tienes tiempo para pararte a aprender. O lo más probable es que creas que después de escribir los miles y miles de correos electrónicos que has redactado, eres un experto.

Por ello, hoy te quiero contar cómo escribir correos electrónicos de manera eficaz, que te ayudará, no solo a mejorar tu propia productividad, sino que además lograrás ayudar a mejorar la productividad de quienes los reciban. Y ya de paso, conseguirás que los destinatarios los lean siempre -o casi-.

 

Un lobo disfrazado de cordero

El correo electrónico es ese lobo disfrazado de cordero que convive en nuestro día a día y que según cómo lo utilicemos afectará de mejor o peor manera en nuestra productividad.

Hay gente que cree ciegamente que el correo electrónico es un corderito que le acompaña y le ayuda en su día a día. Pero por otro lado, hay otras personas que saben con total seguridad que de cordero no tiene absolutamente nada y que en realidad es un lobo feroz, pero aun así lo tratan como si fuera un cordero. Seguramente porque es más cómodo creerlo así, que enfrentarse a él con el fin de mejorar el modo de utilizarlo.

Al fin y al cabo, es el sistema más utilizado por todo el mundo. ¿O no?

En cualquier caso, lo que está más que claro, lo creas o no, es que el correo electrónico lo estamos utilizando mal, muy mal. Y si no lo sabes y te estás enterando ahora, quizá con este artículo pueda ayudarte a mejorar su uso, aunque sea un poquito.

En cambio, si ya lo sabías y aun así sigues utilizándolo mal, en realidad dará igual que leas o no este artículo, pues simplemente no mejoras porque no quieres. Sin embargo, también quiero escribir para ti, porque quizá mi forma de exponerlo, que no me he inventado yo, pudiera servirte para reflexionar y plantearte un cambio.

 

Nadie -o casi- nos enseña a manejar el correo electrónico

Como ya ha quedado claro, el correo electrónico es la herramienta profesional más utilizada en el mundo. Lo cual me lleva a preguntarme, ¿por qué nadie nos enseña a utilizarla profesionalmente? 

Y me estoy refiriendo en concreto a las empresas para las que trabajamos, pues sin ninguna duda, son las más interesadas en que se utilice bien, pues repercute directamente en la productividad de las personas que lo utilizan y con ello en la mejora de la rentabilidad de las propias empresas.

Yo incluso soy de la creencia, de que cuando un nuevo trabajador empieza a trabajar en una empresa, igual que se le enseña cómo debe utilizar las herramientas y aplicaciones típicas de la empresa, también se le debería dar, al menos, una pequeña formación que le instruyese sobre cómo utilizar correctamente el correo electrónico. Como mínimo desde el punto de vista de la empresa. Aunque sólo fuera por equiparar el uso al del resto de empleados.

Aunque claro, si tenemos en cuenta que la inmensa mayoría de las empresas no suelen dar formación de organización personal y mejora de la productividad a sus empleados, poco podemos creer que vayan a hacerlo sobre el correo electrónico, que al fin y al cabo «consiste solo en escribir lo que tengas que contar y leer lo que te quieran contar a ti».

Es cierto que en ocasiones nos dan tips de uso -unos mejores que otros-, pero que normalmente no son suficientes para el uso tan masivo que se le da al correo electrónico.

Así que he decidido poner mi granito de arena para continuar con la mejora de tu productividad y voy a contarte cómo puedes mejorar el uso que le das al correo electrónico, aunque hoy lo haré específicamente en la parte de los mails que has de enviar. Para que sepas cómo redactarlos de manera eficaz.

 

Cómo escribir correos electrónicos de manera eficaz

Ante todo, habrás de plantearte antes de enviar un mail, si en realidad ese es el mejor modo de comunicación que puedes utilizar para ese caso concreto.

Es decir, ¿es mejor escribir una parrafada que hacer una llamada por teléfono, o que escribir una escueta frase en Whatsapp?

(Obviamos por supuesto, aquellos casos en que precisas que quede constancia escrita por cualquier motivo)

Y bueno, si efectivamente el correo electrónico es el mejor sistema que crees que debes utilizar…que al menos sea lo más eficaz posible y logres justo aquello que quieres conseguir.

 

El asunto:

Lo primero de todo que tienes que aprender es a escribir un asunto que sea lo suficientemente claro. Pues la idea es que quien reciba tu email, sólo mirando el asunto, tenga la seguridad de qué es lo que se va a encontrar dentro.

Existen 2 ideas de manera general a la hora de escribir el asunto. Unos piensan que es lo primero que se debe escribir, y en base a ello escribir el cuerpo del correo.

Otros, sin embargo, piensan que es mucho mejor escribir primero aquello que quieren contar, y luego escribir el asunto.

La realidad es que da exactamente igual cómo lo hagas, siempre y cuando lo que diga el asunto haga referencia directa a lo que estás contando. Logrando con ello que la persona que lo va a recibir al menos no pierda el tiempo.

Recuerda pues, que el asunto debe ser cuanto más escueto mejor, y si te lo puedes permitir, sin ningún tipo de florituras o palabros extraños.

 

El cuero del email:

Ahora toca el momento de qué es lo que quieres comunicar.

Lo mejor es que no escribas nunca más de 2 o 3 líneas. Pues de ser más extenso, probablemente te interesaría más realizar una llamada, que te llevaría mucho menos tiempo y además te permitiría expresar más claramente aquello que quisieses comunicar.

Pero si de todas formas, prefirieses -o necesitases- enviar un mail, y lo que tuvieses que comunicar no bastase con 2 o 3 líneas, lo que deberás procurar es escribirlo con muchísima claridad, utilizando frases fáciles de entender y utilizando párrafos y espacios que den «aire» a los textos, facilitando así su lectura.

Procura ser claro y directo evitando irte por las ramas. y aprovecha las primeras frases del primer párrafo para comunicar lo más importante que quieras comunicar. Evita ser como esas personas que escriben un tochazo y no te cuentan hasta el final qué es lo que te querían comunicar o pedir. Lo cual te habrá hecho perder un montón de tiempo, muchas veces para casi nada.

Recuerda además, que tu profesionalidad también se demuestra cuando te preocupas de no hacer perder el tiempo a los demás.

Y, si el motivo del correo electrónico que envías es el de asignar una tarea, asegúrate que incluyes como mínimo:

  • Qué quieres que se haga
  • Cómo quieres que se haga
  • Y para cuándo quieres que esté hecho

 

Poner en copia o no

Mi opinión es que cuanta más gente vaya en copia del correo electrónico, menos peso e importancia tendrá este. Además de que con ello, llenarás de «ruido» las bandejas de entrada de las personas que vayan en copia.

Por lo tanto, evita poner en copia a todo el mundo. Y si has de poner en copia a alguien, pues hazlo, que para eso está la opción. Pero que no sea una costumbre.

 

Conclusiones

La conclusión para este caso es bien simple, y es que para mejorar tu productividad e indirectamente la de otras personas, cuanto mejor sepas manejar las herramientas necesarias, más tiempo ahorrarás.

Y hasta aquí la entrada de hoy.

Si crees que esta información pudiera ser interesante para otras personas, échame una mano y compártela en tus redes sociales.

Y te invito a que me dejes un comentario y me cuentes cómo utilizas tu el correo electrónico y si te es efectivo.

Hasta la próxima.

Haz que las reuniones comerciales también sean productivas

Seguro que no es nuevo para ti si te digo que para que cualquier empresa crezca en su sector, o como mínimo quiera mantenerse, es imprescindible que cuente con un equipo comercial.

Es además evidente, que según el tamaño de la empresa o de las aspiraciones de crecimiento que esta tenga, el volumen del equipo comercial deberá ser más o menos grande. Partiendo de un comercial y hasta un número infinito.

Pero lo que voy a tratar en este artículo va de cómo se gestionan esos comerciales, y en concreto de la parte que tiene que ver con las reuniones de equipo que se hacen -o deberían hacerse- de manera periódica.

Porque buena parte de la rentabilidad de una empresa pasa por un uso efectivo del tiempo de su personal, y las reuniones con los comerciales es una de esas partes que no siempre se realiza del modo más productivo posible.

Y eso lo podemos achacar a muchas cosas, aunque generalmente tiene que ver con los ideales del empresario, o incluso del gerente de ventas, que se agarran a la tan fatídica barandilla del: «es que siempre lo hemos hecho así».

Aunque también podría ser porque el responsable comercial esté anticuado, tenga creencias equivocadas, o le falten conocimientos.

En cualquier caso, lo que pretendo no es decirte por qué se está haciendo mal. Mi idea es hacer una reflexión sobre cómo se está haciendo y darte una idea de cómo se podría mejorar.

 

Para qué se hacen las reuniones de equipos comerciales

La reflexión me lleva en un principio a plantearme por qué se hacen las reuniones de equipo comercial. Entre otras cosas, porque las reuniones mal planificadas son anti productivas de todas todas, y no suele ser muy normal que estas de las que estamos tratando se planifiquen como toca.

Entre otros motivos porque como son habitualmente diarias, se toman más como una tarea más que como lo que son en realidad.

Los motivos más comunes por los que se realizan las reuniones comerciales son:

  • Para hacer seguimiento particular del trabajo de cada vendedor
  • Para que los vendedores sean conscientes de que se les está controlando
  • Para que los vendedores puedan entregar un rapport del trabajo realizado
  • Para comentar resultados y previsiones
  • Para marcar objetivos
  • Para hacer mini formaciones

Otros asuntos que también se suelen comentar, y que no he indicado en la lista por ser menos habituales, son: Ayudar a los vendedores ante posibles problemas con clientes, comentar temas sobre gestión de cobros a clientes, control o aclaración de comisiones, etc.

Todos los mencionados y algunos más, son temas que necesariamente hay que tratar con los comerciales, aunque según mi experiencia, hay formas mucho más productivas de gestionarlos, con los que se pierde menos tiempo y se logran mejores resultados. Aunque los trataremos en otra ocasión.

 

Cómo suelen ser las reuniones de equipo comercial, según sea el estilo de la empresa

Otro punto de la reflexión, tiene que ver con cómo se realizan las reuniones comerciales, desde el punto de vista de la mentalidad o estilo de la empresa. Y en muchos casos, las del responsable comercial.

Las reuniones en empresas «exigentes»

En este tipo de empresas, el responsable comercial suele obligar a su equipo de vendedores a realizar, no sólo una reunión diaria por la mañana, es que además les obliga a realizar otra reunión cuando van a finalizar la jornada laboral a última hora de la tarde.

El fin principal de este sistema, es el de atar bien corto a los vendedores. Algo en mi opinión contraproducente, y aunque es probable que en algunos sectores pudiera ser necesario debido a las circunstancias del negocio (como aquellos que deben entregar el dinero cobrado durante la jornada), opino que existen otros métodos menos «abusivos».

En estas empresas, la reunión de la mañana se suele realizar para confirmar qué va a hacer cada vendedor durante el día. Y las de última hora, se comenta qué es lo que en realidad han hecho.

Para mí, lo peor de este sistema ni siquiera es el excesivo control del vendedor por parte de su responsable. Es sobre todo, por la enorme pérdida de tiempo de trabajo efectivo de venta que se obtiene. Y que en definitiva es para lo que se contratan comerciales.

Porque, o bien los vendedores han de trabajar más horas de las que serían normales según sus condiciones laborales, o bien se están perdiendo como mínimo entre 1 y 2 horas de trabajo de venta. ¡Una barbaridad!

Además de estas reuniones de control diario, también realizan la de control mensual para evaluar resultados y marcar objetivos para el mes siguiente. E incluso en muchas ocasiones, también hacen una semanal -los viernes habitualmente- para valorar la semana.

Seguro que te parece exagerado, pero yo conozco más de una empresa que funciona según este método. Y aunque funcionar, funcionan, también es verdad que suelen tener una altísima rotación de vendedores.

Y en cualquier caso, es una aberración de horas perdidas que va totalmente contra la productividad y la rentabilidad de la empresa.

Las reuniones comerciales en empresas «estándar»

Estas son las más habituales, y su sistema consiste en realizar una reunión diaria a primera hora de la mañana, en la que se tratan los resultados del día anterior y la estimación del trabajo del día que van a empezar.

Y como en el caso anterior, también suelen realizar la reunión de evaluación mensual y en algunos casos también la de control semanal.

Las reuniones comerciales en empresas «liberales» o «modernas»

Por último, tenemos las empresas que se podrían considerar como más modernas o liberales y en las que únicamente se realiza una reunión semanal de control, además de la mensual de evaluación.

En la mayoría de los casos, estas empresas funcionan con vendedores autónomos, a los que no se les puede «obligar» a realizar reuniones periódicas, básicamente por las connotaciones implícitas que lleva el concepto de autónomo.

Aunque esto tampoco es un freno para algunas empresas como las anteriores mencionadas.

 

Y ¿por qué se hacen así las reuniones de ventas?

Lo curioso es que la mayoría de los gerentes de ventas que realizan reuniones periódicas diarias con sus equipos, lo hacen con la verdadera intención de ayudarles a lograr más ventas -además, por supuesto, para hacer seguimiento y control-.

Pero si ya de inicio le están restando tiempo de trabajo efectivo de ventas y además comúnmente les cargan de presión para que logren los objetivos marcados, quizá deberían replantearse, no el hacer menos reuniones o menos duraderas, sino el por qué hacen estas reuniones y lo que podrían lograr con ellas.

Porque…si tenemos en cuenta que vender no es algo con lo que se nace, sino que se aprende, y a todos los vendedores se les hace la misma formación -si es que se les hace-, ¿a qué podríamos achacar que unos vendedores obtengan mayor éxito que otros?

Y me estoy refiriendo a los que destacan mucho por arriba y también a los que destacan por abajo de manera estable.

Para empezar, habría que recordar que cada comercial es un mundo, con unas circunstancias y necesidades totalmente diferentes a los demás. Y también, que unos aprenden más rápido que otros -tanto de la parte teórica como de la experiencia- y además captan las técnicas unas de mejor manera que otras.

Sin embargo, cuando se les forma, se hace normalmente siguiendo el concepto formativo de equipo y no el individual.

 

Gestiona los POR QUÉS

Quizá, como idea, en lugar de utilizar las reuniones para preguntar qué hicieron ayer y qué van a hacer hoy, y presionarles para mejorar, habría que preguntarse por qué los que tienen mucho éxito lo consiguen y también por qué los que no tienen tanto éxito no lo logran.

Porque si el trabajo del jefe de ventas es lograr que su equipo comercial venda más, lo que de verdad debería hacer es preguntarse constantemente por qué pasan las cosas que pasan y centrarse en mejorarlas.

Así que si te ves reflejado en esta reflexión que hago, empieza a preguntarte a ti mismo y por supuesto a cada uno de los comerciales de tu equipo: ¿por qué venden los que venden? y ¿por qué no venden los que no venden?

Y posteriormente, dedícate a ayudar a los que más venden a mejorar aún más, y a los que no venden, a incorporar la metodología de los que más éxito tienen para intentar equipararlos.

 

Una idea para que las reuniones comerciales sean mucho más productivas

Con todo lo expuesto hasta ahora, te habrás podido hacer una idea de que soy bastante contrario a la realización de este tipo de reuniones comerciales. Al menos no tantas. Aunque también te digo que no siempre fue así. Hubo un tiempo que yo pensaba que estas reuniones eran de lo más beneficiosas para mi empresa.

Aunque no nos engañemos, a los comerciales también les gusta sentirse controlados. Quizá no de una manera extrema, pero sí necesitan saber que hay alguien detrás que les ayuda a empujar y les marca los límites de los que no deben salirse.

Y puesto que eliminar las reuniones comerciales no es algo que uno se pueda plantear como máxima, y ya que hay que hacerlas, lo que sí que se puede hacer es convertirlas en reuniones productivas.

Un método bastante eficaz de conseguir que estas reuniones sean productivas, es siguiendo un poco el formato de la metodología ágil SCRUM, y que consiste en lo siguiente:

  • Las reuniones deben durar un máximo de 15 minutos (se entiende que un equipo comercial no debería superar los 6 u 8 comerciales como máximo), en las que cada comercial del equipo deberá aportar la siguiente información:
    • Qué ha hecho el día anterior (nº de visitas, nº de contratos cerrados, etc.)
    • Qué va a hacer en el día de hoy (nº de visitas concertadas, nº de visitas de cortesía, zona que va a trabajar, etc.)
    • Qué problemas le han surgido como consecuencia de su trabajo
  • Las reuniones para ser efectivas de verdad, deben realizarse de pie, con lo que se consigue que los vendedores no se acomoden. Y se debe procurar ser lo más estricto posible en cuanto a la duración de la reunión.

Otro punto importante a tener en cuenta al hacer las reuniones comerciales, es realizarlas fuera del horario habitual de los clientes que se van a visitar. Es decir, si el cliente objetivo son comercios que abren sobre las 9 de la mañana, la reunión no puede hacerse a esa hora, habría que hacerla antes. Pues a las 9 los comerciales ya deberían estar en su zona de trabajo, e incluso en casa de los clientes.

 

Conclusiones

Al final me he extendido muchísimo más de lo que pretendía, y si has llegado hasta aquí, no puedo más que agradecértelo.

Pero es que me emociono, y…

Como conclusión sólo puedo recalcar los puntos más importantes de todo lo expuesto:

  • Si has de hacer reuniones, que no sea porque siempre se ha hecho así. Intenta encontrar puntos que se puedan mejorar y trabaja para ello.
  • Busca también otros medios para que los vendedores a tu cargo puedan presentar los rapports, para que la reunión no se alargue por este motivo.
  • Y para finalizar, pregúntate a ti mismo y también a cada uno de tus vendedores POR QUÉ consiguen lo que consiguen.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy.

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Y te invito a que me dejes un comentario y me cuentes qué piensas de las reuniones comerciales, cómo las hacéis vosotros y si conocéis algún sistema que ayude a otros a mejorar.

Hasta la próxima.

Cómo evitar procrastinar

Procrastinar es una palabra fea. A mí al menos no me gusta nada, y menos aún si tenemos en cuenta el significado que tiene.

Procrastinar significa postergar conscientemente cualquier tarea que tengas que hacer, poniéndote a ti mismo cualquier excusa para no hacerla, y con la firme intención de ejecutarla más tarde.

Lo curioso es que la firme intención de hacerlo sí que la tienes, porque además suelen ser cosas que «tienes» que hacer. Sin embargo, las excusas para aplazarlo suelen ser mucho más poderosas que la tarea en sí.

Y no, no es algo que te pase a ti solo. Nos pasa a todo el mundo. A mí por ejemplo me está costando horrores planificar los objetivos del próximo año. Que los tengo muy claros y definidos, pero siempre encuentro una razón para no pararme a planificarlos. Y lo peor es que se está acabando el año…

Así que he pensado que lo mismo tú también estás en esta situación ahora mismo y estás procrastinando como un profesional para no hacer eso que tengas que hacer.

 

Por qué procrastinamos

Bueno, motivos para procrastinar hay muchos, pero los que yo considero que son los más habituales, o al menos más potentes, son los siguientes:

La tarea que tienes que hacer no te gusta nada.

De estas hay muchas, y no hay que irse muy lejos para encontrar una. Basta con pensar en el dentista o en la elaboración de un dossier de resultados.

La solución a esta situación es relativamente simple:

  • Si te lo puedes permitir, delégala. Aunque por ejemplo, la opción del dentista no sería posible.
  • Puedes hacer una lista de motivos o ventajas por los que tienes que hacerlo. Pues es posible que se haya olvidado cuáles son.
  • Lo más fácil en cualquier caso, suele ser hacerlo lo antes posible. Márcate la tarea para hacerla a primera hora de la mañana y quítatela de encima cuanto antes.

La tarea es gigante

Puede que la tarea sea de las muy grandes, o también es posible que más que una tarea sea un proyecto mal redactado. En cualquier caso, es cierto que las tareas de larga duración suele dar mucha pereza atacarlas.

Para solucionarlo, lo más fácil es dividir la tarea en trozos. Es decir, si te va a llevar 4 horas hacerla, divídela en 4 partes y haz una parte cada vez. Así impacta menos y hacerla no duele tanto.

Te da miedo hacerlo mal

Hasta los más valientes pasan miedo alguna vez. Y es verdad que hay tareas que, ya sea porque no dominamos el modo de hacerla, o porque del resultado dependen cosas más importantes, la cuestión es que imponen mucho y nos parece más fácil dejarlas para más adelante, para de algún modo esperar a que nos llegue la valentía como por arte de magia.

La solución, más que fácil es simple: HAZLO

Tienes demasiadas tareas pendientes

Cuando tus listas de tareas son enormes, procrastinar suele ser más una cuestión generalizada y no debido a una tarea en concreto. Y es que agobia ver esas largas listas de cosas por hacer. Sobre todo cuando no tienes muy claro qué hacer primero y qué hacer después. Así que lo que hacemos es emborracharnos de redes sociales, a ver si cuando volvamos a nuestras listas las vemos más pequeñas.

Para solucionar esta situación lo primero de todo es dejar de decir a todo que sí. Que no eres un superhombre. Y ya ves que hacerlo, lo único a lo que te lleva no solo es a procrastinar, sino que seguramente también te hace quedar mal con más de uno.

Y otra solución es organizar correctamente tus listas de tareas y añadir contextos a las acciones pendientes, pues así te será más fácil filtrar y ver las listas más concretas según las circunstancias que tengas en ese momento.

 

Conclusiones

El problema más serio de procrastinar, es que te genera estrés debido a la sensación de fracaso que te produce no hacer lo que tienes que hacer, rompiendo tu planificación y haciéndote desorganizado.

Y eso sólo significa que el simple hecho de que anotes en listas todo aquello que tienes o quieres hacer, no basta para ir organizado por la vida. Es más una cuestión de tener muy claro a dónde quieres llegar, tener unos objetivos muy bien definidos y que te motiven a moverte.

Aunque tampoco se va a acabar el mundo si de tanto en tanto procrastinas. Pero eso sí, si lo haces que sea totalmente consciente por tu parte y seas tú mismo y no el gamberro de tu cerebro el que lo decida.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy. Si consideras que la información e ideas que te aporto podrían ayudar a más personas, échame una mano y compártela en tus redes sociales.

Y por otro lado, también te invito a que me dejes un comentario y me cuentes si procrastinas y por qué crees que lo haces.

 

Hasta la próxima.

Cómo aprovechar tus ratos muertos

Aprovechar los ratos muertos es de esas cosas que si lo miras con ojos de oportunidad, te pueden ayudar en la búsqueda y consecución de tu productividad personal. Y es tan así, que si eres capaz de hacer que esos ratos muertos que todos tenemos desaparezcan de tu vida, tu nivel de efectividad aumentará de un modo que no te imaginas.

Así que vamos a ver cómo puedes hacerlo para que tus ratos muertos también te ayuden a conseguir lo que quieres.

 

Qué son los ratos muertos

Los ratos muertos son esos espacios de tiempo que, por las circunstancias que sean, te dejan «colgado» sin nada por hacer durante un periodo de tu vida, y que pueden ir desde los 5 minutos y hasta 1 hora o incluso más.

Los más habituales son:

  • Los viajes en transporte público
  • Los atascos
  • El tiempo que pasas en las salas de espera, aeropuertos o haciendo colas
  • Cuando la persona con la que te has de reunir te deja plantado y te avisa con muy poco tiempo (o no te avisa)
  • El tiempo que hay entre reunión y reunión, cuando no lo has planificado bien o acaba antes del tiempo previsto
  • Etc.

Y los llamamos ratos muertos, porque durante ese tiempo te quedas sin nada que hacer. Dejando a la mayoría de las personas como bloqueadas porque no saben cómo ocupar ese rato que les «ha aparecido» de repente.

Porque no hacer nada de vez en cuando no está del todo mal, pero has de ser tú mismo quien decida utilizar tu tiempo no haciendo nada. Pues si te viene impuesto por las circunstancias, es cuando sientes esa sensación de estar perdiendo el tiempo. Tiempo que ya jamás podrás recuperar.

 

Cómo evitar los ratos muertos

Para empezar, el mejor modo de evitar un rato muerto es dejar de verlo como tal. Es decir, si cuando planificas tu día a día lo haces de una manera proactiva de verdad, los ratos muertos dejan de serlo para convertirse en tiempo activo para realizar tareas.

Está claro que durante esos minutos quizá no puedas abordar tareas de las que consideramos importantes por el tiempo y la concentración que requieren. Pero sí que puedes hacer otro tipo de tareas que, aunque no sean tan importantes, sí que necesitas realizar para avanzar en dirección a tus objetivos, y que de no hacerla en estos momentos «perdidos», al final acabarías por no realizarlas o lo que podría ser peor…hacerlas en el tiempo que deberías dedicar a las que sí son importantes de verdad.

Por lo tanto, y para no enrollarme mucho más con este punto, lo fundamental es que estos ratos muertos no te pillen desprevenido. Porque tenerlos los vas a tener, de eso no hay ninguna duda. Pero si cuando ocurren tú estás preparado, harás que lo que en principio podría ser un fastidio, se convierta en un aliado tuyo para seguir avanzando.

 

Cómo aprovechar los ratos muertos

Una vez que hemos visto cómo puedes evitar los ratos muertos, ahora te voy a contar qué cosas puedes hacer para aprovecharlos cuando aparezcan, tanto si los tenías previstos como si han aparecido sin que los esperases.

Pues es en estos momentos cuando puedes ejecutar tareas menos «duras» y de corta duración, como por ejemplo:

  • Revisar tus listas de tareas y actualizarla
  • Hacer llamadas que no requieran de alta concentración
  • Revisar tu bandeja de entrada del Email
  • Responder correos electrónicos y mensajes de Whatsapp
  • Leer noticias
  • Leer los artículos de blogs que tengas guardados
  • Revisar las redes sociales
  • Hacer búsquedas en internet
  • Leer libros en formato digital
  • Descansar y/o reflexionar
  • Escribir en tu diario
  • Etc…

 

Qué aplicaciones te pueden ayudar en tus ratos muertos

Lo más habitual es que los ratos muertos los consideremos como tales cuando te pillan fuera de tu espacio habitual de trabajo. Por lo que la herramienta que tendrás a tu disposición es, casi con toda seguridad, tu smartphone. Y es con él con el que mayoritariamente habrás de aprovechar el momento.

Por ello es interesante que lleves en él una serie de aplicaciones que te ayuden a mantener tu nivel de productividad alto también en esos ratos.

Algunas de las aplicaciones que yo utilizo para estos casos, además lógicamente del gestor de email, el teléfono para hacer llamadas, el Whatsapp, Facebook, Twitter y el gestor de tareas, son las que a continuación te expongo y a las que te propongo que les eches un vistazo por si no las conocieses (todas tienen versiones para todos los sistemas operativos):

  • Para leer noticias puedes utilizar Flipboard, que te permite crear «revistas» por categorías. Y en la que yo por ejemplo las tengo separadas por: noticias de mi ciudad, tecnología/gadgets, además de permitirme tener también las listas que tengo creadas para seguir en Twitter.
  • Para hacer seguimiento de los blogs que más te interesen puedes utilizar Feedly, que a mí me parece de las más completas, fáciles y cómodas de utilizar. Y te permite, entre otras cosas, leer los artículos al momento de aparecer, guardarlos para más leerlos más adelante y agruparlos por categorías.
  • Para leer artículos guardados o revisar webs para más adelante, puedes usar Pocket, que además se integra perfectamente con todos los navegadores (al menos todos los más usados).

 

Conclusiones

Ser productivo es una cuestión de actitud, y por ello, para cualquiera que se considere como tal, cuando aparece un rato muerto no lo ve como un problema. Casi que al contrario, es una fantástica oportunidad de ejecutar tareas «menos importantes» que de otro modo se quedarían ahí colgadas, o relegadas a ejecutarlas en tu tiempo libre o como he dicho anteriormente, restándole tiempo a las tareas que sí que son muy importantes para el logro de tus objetivos.

Así que aplícate la máxima de que detrás de todo problema hay una oportunidad y mira con ojos de oportunidad cualquier momento que aparezca en tu vida que te permita avanzar, aunque no lo hubieses planificado.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy. Si consideras que podría ser interesante para otras personas, échame una mano y compártela en tus redes sociales.

También te invito a que me dejes un comentario y me cuentes cómo aprovechas tú los ratos muertos que te aparecen y qué aplicaciones o herramientas usas para ello.

 

Hasta la próxima.

Cómo planificar eficazmente

Saber cómo planificar es básico para lograr el éxito que buscas. Porque ser productivo no es una cuestión de echar cuantas más horas mejor. De hecho es casi que lo contrario. La realidad dice que es más una cuestión de hacer exactamente las cosas que tienes que hacer y dejar lo demás.

El que no planifica, en realidad está planificando fracasar.

 

Qué es planificar

Planificar es elegir con suficiente antelación qué acciones se tienen o se quieren realizar y el modo en que se tendrían que ejecutar para obtener un logro concreto. (Si quieres ver una definición más extensa, puedes ver aquí qué dice la Wikipedia). Y se asumirán las consecuencias que tendrán tanto las cosas que quieres realizar, como lo que decides dejar de realizar.

A la hora de planificar nos encontramos con 2 escenarios básicos: planificación a largo plazo y planificación a corto plazo

 

Qué es la planificación a largo plazo

La planificación a largo plazo, también denominada planificación estratégica, es el conjunto de líneas maestras que van a ayudarte a conseguir que tus metas y objetivos de largo plazo (1, 3, 5 años o más) lleguen a buen puerto.

Este es probablemente el tipo de planificación más difícil de ejecutar porque requiere de algo de experiencia y también de la capacidad suficiente para anteponerse a los posibles problemas. Pero también es el tipo de planificación que necesitas para lograr lo que quieres.

La principal ventaja de realizar una planificación a largo plazo radica en que te permite siempre disponer de un «faro» que te guíe en los momentos de duda e incertidumbre. Para que si en algún momento sientes que has perdido el rumbo o que las cosas no van según te habías planteado, puedas volver a tu plan estratégico y retomar la dirección correcta.

Durante la planificación estratégica, además de marcar las líneas maestras adecuadas a la dirección que quieres tomar, también puedes -debes- planificar los recursos que precisarás durante ese amplio periodo de tiempo, lo cual te permitirá trabajar en la adquisición de los mismos desde el minuto uno y así aprovechar las oportunidades que se te presenten.

 

Cómo planificar a largo plazo

El método para planificar a largo plazo más habitual y que mejor me ha ido a mi, está compuesto por 5 pasos que te detallo a continuación:

 

#1 Determina qué quieres

Ante todo, y aunque parezca una obviedad, lo primero que tienes que tener muy claro es Qué Quieres conseguir, pues en caso contrario te va a ser muy difícil determinar qué habrás de hacer para conseguirlo.

 

#2 Determina por qué lo quieres conseguir

Saber qué quieres conseguir es fácil, sin embargo no siempre iniciamos un proyecto habiendo asumido netamente por qué es que lo queremos conseguir.

Haz el ejercicio de visualizar los beneficios que te aportaría conseguir aquello que quieres, porque muchas de las decisiones que habrás de tomar muchas veces estarán directamente relacionadas con el propósito.

 

#3 Determina cómo lo quieres conseguir

Teniendo clarísimo qué quieres conseguir y por qué lo quieres conseguir, llega el momento de determinar cómo lo quieres lograr.

Haz lluvias de ideas para descubrir cuántas formas de obtener tu objetivo vas a tener, incluso apóyate en los mapas mentales para ayudarte a ello.

Ten presente que capturarlo por escrito es importante para ayudarte a mantener el enfoque, y no te preocupes por si las ideas que te vienen a la cabeza son en su inicio descabelladas, pues al final todo puede valer. Y en este paso lo más importante es tener cuanto más material mejor para tener una buena base con la que elaborar tu plan.

 

#4 Organiza las ideas

Cuando ya no eres capaz de generar más ideas, llega el momento de dar orden a las que hayas anotado.

Fíltralas y organízalas según el tipo, crea sub-objetivos, asígnales prioridades, y decide qué recursos serán necesarios para cada cosa.

 

#5 Determina las siguientes acciones

Por último tienes que desglosar las actividades en siguientes acciones físicas que puedas ejecutar, añadiéndolas a tus listas de tareas que posteriormente planificarás a corto plazo.

Este paso lo puedes realizar tanto a nivel completo a la vez que planificas, o poco a poco según vaya avanzando el proyecto

 

Qué es la planificación a corto plazo

La planificación a corto plazo, también denominada planificación operativa, es aquella con la que planificamos qué pasos vamos a dar hoy, mañana y a una semana máximo.

Este es el tipo de planificación a la que estamos más acostumbrados, y es el que nos ayuda a llevar un orden en el día a día para mantener la línea de actuación en dirección a nuestros objetivos según nuestras planificaciones a largo plazo.

En definitiva, es la planificación que suele traducirse en listas de tareas y en citas en nuestros calendarios.

 

Cómo planificar a corto plazo

El método de planificación a corto plazo, yo lo divido en 2 partes: lo que me permite decidir qué tengo o quiero hacer hoy, y la que creo más importante que es decidir qué es lo que tengo o quiero hacer mañana.

Y el sistema para hacerlo es el siguiente:

 

Paso #1 – Para determinar lo que quiero o tengo que hacer HOY

Lo hago a primera hora de la mañana y durante el resto del día:

  • Reviso la agenda para comprobar cuáles son las citas con hora cerrada tengo
  • Una vez finalizadas las tareas más importantes que tenga planificadas previamente, reviso las listas de tareas filtrándolas por contextos y elijo las tareas que según mis circunstancias de ese momento: dónde esté, el tiempo disponible y las energías que tenga, más me ayuden a lograr mis objetivos.

 

Paso #2 – Para determinar lo que quiero o tengo que hacer MAÑANA

Lo realizo siempre al finalizar la jornada dedicando unos 15 minutos a:

  • Revisar la agenda para comprobar cuáles son las citas con hora cerrada que tendré
  • Reviso las listas de tareas y elijo las 2-3 tareas más importantes (TMI) que me ayudarán a avanzar en dirección a mis objetivos y que realizaré a primera hora de la mañana, antes de hacer cualquier otra cosa.

Y hay que tener en cuenta que es importante no cargarte de citas y de tareas en un día, para dejar así espacio a los imprevistos que con casi toda seguridad te aparecerán.

 

Conclusiones

Planificar eficazmente es el combustible necesario que te ayudará a avanzar en la dirección correcta según los resultados que desees lograr.

Y ten por seguro, que tener el control de lo que tienes o quieres hacer te motivará mucho más que si has de actuar de manera reactiva por culpa de no haber dedicado el tiempo adecuado a planificar lo que quieres hacer.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy. Si te parece interesante esta información y piensas que con ella podría ayudar a más gente, échame una mano y compártelo en tus redes sociales.

Te invito además a que me dejes un comentario y me cuentes cuál es tu experiencia en este tema.

 

Un saludo.

Cómo revisar tus tareas para tener el control

La revisión en GTD

Sacar las cosas de tu cabeza, procesarlas y organizarlas no es suficiente para obtener todo el potencial posible de cualquier método de gestión de tareas, sea el que sea, y aún menos lo es si el método que sigues es GTD.

Por lo tanto hoy, te voy a contar cómo se debe hacer -cómo lo hago yo- el paso que más seguridad y confianza aporta en el sistema. Te voy a hablar de cómo revisar tus tareas para tener el control total.

Revisamos nuestras finanzas y nuestros vehículos para que estén al día y operativos, pero no siempre revisamos nuestros pendientes.

Para empezar te diré, que sólo si revisas periódicamente tus pendientes tendrás alguna posibilidad real de tener éxito en aquello que quieras conseguir.

Porque el sistema has de mantenerlo vivo y actualizado para que te pueda aportar el control necesario, tanto de las cosas que tienes que hacer como de las que quieres hacer. En caso contrario, puede que lo anotes todo y lo organices en listas, pero no tienes seguridad de actuar en base a la dirección que quieres seguir.

Para ello, hay que hacer 2 tipos de revisiones periódicas y constantes, sin contar la que hacemos -o deberíamos hacer- cada año. Y son:

  • La revisión diaria, que es la que te permite decidir qué tienes o quieres hacer.
  • La revisión semanal, que es con la que podrás mantener el sistema actualizado y fiable.

Y a continuación vamos a ver cada una de ellas para que sepas cómo has de hacerlas del modo correcto para sacarles todo el jugo.

 

La revisión diaria

Esta revisión está a su vez conformada de 2 pasos: el que te permite saber qué hacer en cada momento y el que te permite elegir con antelación qué hacer mañana.

¿Qué hacer a continuación?

Esta es la revisión que más hacemos todos y que conocemos como «mirar la agenda y las listas de tareas constantemente» para decidir qué hacer a continuación.

Lo normal es hacerla tantas veces como sea necesario durante el día, y yo la hago del siguiente modo:

  • A primera hora de la mañana compruebo (para recordármelo) qué citas con hora estipulada tengo, y también reviso cuáles son las tareas más importantes que había decidido realizar hoy.
  • Una vez finalizadas mis tareas más importantes, reviso las listas de tareas filtrándolas por contextos para ejecutar las acciones que más se adapten a mis circunstancias en ese momento.

Haciendo esto, lo que consigo es no dejar al azar las cosas que puedo hacer durante el día, teniendo yo el control total de mi día.

Y otro punto a tener muy en cuenta, es que me permite conocer no sólo lo que quiero o tengo que hacer, sino que además me hace consciente de qué es lo que estoy decidiendo dejar de hacer. Que aunque pueda parecer a priori menos «importante», te aseguro que lo es tanto como hacer lo que hayas decidido.

¿Qué quiero o tengo que hacer mañana?

Yo soy de esas personas a las que las sorpresas les gustan bastante poco, y por ello procuro siempre que puedo anticiparme a los acontecimientos. Por eso, cada día a última hora reviso qué he hecho en el día de hoy y planifico lo que quiero o tengo que hacer mañana.

Los pasos que doy para ello son los siguientes:

  • Recopilo todo lo que pueda tener por ahí pendiente
  • Proceso y organizo cualquier cosa que tenga en mis bandejas de entrada para dejarlas limpias y así empezar el día de mañana desce «cero».
  • Reviso la agenda para comprobar si tengo alguna cita con hora cerrada.
  • En función de los huecos que tenga en la agenda, reviso las listas de tareas filtrándolas por contextos según las circunstancias que espero vivir mañana.
  • Para finalizar, elijo las 3 o 4 (o 1 si es muy grande) tareas que sí o sí decido que quiero hacer mañana y que suelo elegir en función de la importancia que van a tener para el avance de mis objetivos.

Por otro lado, ya sabemos que en GTD no existe el concepto «prioridades» tal y como lo entendemos normalmente. Por eso es que yo prefiero elegir hoy lo que quiero hacer mañana, pues me permite reflexionar con más tiempo y así aplicar la prioridad que yo considere según vayan avanzando mis días.

Esta revisión raramente me lleva más de 10 o 15 minutos.

 

Por qué es importante no saltarte la revisión diaria

Quizá porque seguramente sea el modo más fácil de que seas tú quien tenga el control de tu día, evitando así que vayas como pollo sin cabeza, ejecutando tareas sin ton ni son. Que si bien podrían llevarte en la dirección que quieres, también podrían no hacerlo.

 

La revisión semanal

Esta revisión es menos «agradable» de hacer porque hay que dedicarle más tiempo (habitualmente entre 1 y 2 horas) y porque también hay que estar concentrado en lo que estás haciendo para que sea de verdad efectiva.

El mejor momento para hacerla, al menos para mí, es a última hora del último día laboral de tu semana (en mi caso los viernes), pues así aún tienes bastante fresco qué es lo que ha pasado en los días pasados. Aunque hay personas que prefieren hacer esta revisión los domingos por aquello de que está a punto de empezar la nueva semana.

El modo de hacerlo es relativamente fácil, aunque yo te recomiendo que te fabriques tu propio checklist que se adapte a tus necesidades específicas, para que no se te pase ningún punto de la revisión.

Lo que yo reviso cada viernes a última hora es:

  • Recopilo todo lo que ande suelto por ahí y lo meto en mis bandejas de entrada.
  • Dedico unos minutos a hacer un vaciado de mi mente, ya que siempre hay cosas ocultas en los recovecos de mi cabeza.
  • Proceso y organizo todo lo que haya en las bandejas de entrada hasta dejarlas vacías.
  • Reviso los eventos con hora cerrada que tenía en mi agenda la semana que ha pasado para asegurarme que todo lo he realizado según estaba previsto y reflexionar sobre los resultados si es necesario.
  • Reviso los eventos con hora cerrada que tengo para las próximas 2 semanas, poniendo especial atención a lo que tengo la próxima semana.
  • Reviso cada una de las listas de tareas con las que trabajo: «Próximas acciones», «A la Espera», «Proyectos» y «Esta semana no», y las actualizo eliminando lo que ya esté realizado o se haya quedado obsoleto y moviendo tareas entre listas.

Estarás pensando que se me ha olvidado añadir la lista de «Algún día», pero no es así. Simplemente es que yo reviso esa lista sólo la última semana de cada mes, pues por mi forma de trabajar, yo en ella suelo añadir sólo cosas que estoy seguro que no voy a necesitar poner en marcha en los próximos días o semanas.

 

Por qué es importante no saltarte la revisión semanal

Simplemente porque es el modo más eficaz de confiar en tu sistema y a la vez hacerte consciente de qué es lo que tienes o quieres hacer en tu vida, asegurándote que está actualizado.

Además, te aclara qué cosas vas a poder abordar durante la semana que va a llegar, permitiéndote prepararte con suficiente antelación.

Saltártela es la mejor manera de perder el control de tus pendientes, provocando que poco a poco vayas perdiendo la confianza cuando te das cuenta que hay cosas anotadas que no tendrían por qué estar, y que están ejerciendo ruido en tus listas, y también que hay cosas que no tienes apuntadas y por lo tanto no paran de hacer ruido en tu cabeza.

 

Conclusiones

Las revisiones son la parte del método que más fácilmente se dejan de lado porque son aburridas y muchas veces también tediosas, pero mis años de experiencia en el uso de GTD me han demostrado que son fundamentales para tener lo que quiero: CONTROL

Al fin y al cabo, revisar el sistema no deja de ser una tarea que también has de realizar, al igual que lo es hacer un presupuesto a un cliente o elaborar un informe.

Así que anótatelo en la agenda y cumple con ella, pues la vida te será mucho más simple si eres tú quien la controla.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy. Si crees que esta información podría ayudar a más personas, échame una mano a hacérsela llegar compartiéndola en tus redes sociales.

Te invito además a que me dejes un comentario y me cuentes cómo haces tú la revisión de tu sistema por si pudiese aprender yo también algo de ti.

 

Hasta la próxima.

Cómo y por qué crear procesos en la empresa

Crear procesos en la empresa

Si quieres que tu negocio adquiera unos altos niveles de organización, eficacia, productividad y por supuesto, excelencia, saber cómo crear procesos en la empresa y sistematizarla es algo que no puedes dejar de lado.

Porque estoy seguro que sabes, que lograr que tu empresa tenga éxito, no depende sólo de que seas capaz de vender mucho y mantener un nivel de costes contenido.

Que desde luego es importantísimo y ayuda, está claro, pero no es lo único. También necesitas, entre otras cosas, que mantenga un nivel de calidad y productividad óptimo, para que como mínimo, tus clientes, empleados y proveedores reciban siempre el mismo previsible resultado, y que de haber cambios sean siempre a mejor.

Y da igual que tu empresa esté formada por ti sólo o que tengas cientos de empleados. Al final, crear procesos y sistematizar es una de las mejores opciones que tienes para crecer con solidez.

 

Qué son los procesos

Pero primero de todo, determinemos qué son los procesos en una empresa.

Un proceso es un conjunto de pasos, tareas y/o decisiones que se deben realizar de forma secuencial y siempre del mismo modo, con el fin de conseguir un resultado concreto.

O dicho de otro modo, un proceso es simplemente establecer el modo más óptimo de realizar una tarea para que siempre se obtenga el mismo resultado.

 

Qué características principales tiene un proceso

Procesos hay de muchos tipos, desde los más simples, como podría ser uno que especificase el modo en que se debe cerrar cada día la oficina (qué luces apagar, cómo poner la alarma, cuántas vueltas de llave dar a la cerradura, etc.), hasta los más complicados como el proceso completo de la gestión de venta a un cliente.

Y son varias las condiciones que cumplimentan un proceso para que ofrezca lo que se espera de él. Debiendo como mínimo cumplir con las que expongo a continuación:

 

Los procesos deben tener un principio y un final claro

Cualquier tarea que quieras que funcione sistemáticamente deberá empezar siempre del mismo modo y acabar también del mismo modo, para que el resultado final sea el que hayas estipulado.

Los procesos deben estar documentados

Tener los procesos puestos por escrito es casi la condición más importante de todas. Pues sólo si tienes todas las condiciones y pasos documentados y en el orden correcto podrás estar seguro que se van a realizar según tus indicaciones.

Los procesos deben poder ser repetibles

Crear un proceso sólo tiene sentido si de verdad este ha de realizarse repetidamente. Porque, aunque también es posible crear procesos para usarlos una o dos veces, antes habría que valorar detenidamente si de verdad merece la pena el esfuerzo de crearlo.

Los procesos deben ser medibles

Sólo si puedes medir los resultados de un proceso, podrás saber si el resultado es óptimo y si es posible mejorarlo de algún modo.

Los procesos deben ser fáciles de seguir

Si un proceso es complicado, demasiado largo o contradictorio, las personas que deban llevarlos a cabo no se sentirán motivados a realizarlos según se haya documentado y acabarán por no hacerlo o hacerlo a su criterio, lo cual no ofrecerá el mismo previsible resultado siempre.

 

Cómo se crean los procesos

Crear procesos en una empresa no es una labor sencilla. De hecho, para hacerlo verdaderamente bien, habrás de dedicar muchas horas a observar, implementar y hacer seguimiento una y otra vez hasta obtener el resultado que tú esperas. Y eso, con cada uno de los procesos.

También es verdad que hay procesos que son casi estándar, pero como cada empresa es un mundo, al final siempre hay modificaciones posibles, por lo que copiar lo que hacen otros no es una opción plausible.

Para crear un proceso, lo primero que has de hacer es identificar cuál es esa tarea que se realiza de manera repetida, y tras observar con detenimiento cómo se está ejecutando en la actualidad, responderte a ti mismo a, como mínimo, la siguiente serie de preguntas:

 

¿Cuál es el trabajo que hay que realizar?

Se trata de resumir de la forma más clara y simple qué es lo que hay que hacer.

¿Cuál es el resultado que se espera una vez finalizado el proceso?

Debes dejar muy claro cuál es el objetivo del proceso y cuál es el resultado que deben obtener aquellos que lo ejecuten hasta el final.

¿Qué herramientas, equipos, etc, son necesarias?

Deberás determinar si es necesario utilizar algún tipo de herramienta, aplicación, etc, para realizarlo.

Es interesante en este paso aclarar también cómo podrían realizarlo para el caso en que la herramienta necesaria no esté disponible.

¿Cómo debe hacerse el trabajo?

Lista paso a paso cada una de las subtareas a realizar, dando el orden exacto para ello.

Lo ideal es presentarlo en forma de diagrama de flujo, aunque sí o sí deberá estar la explicación por escrito que aclare posibles dudas.

¿Dónde debe realizarse el trabajo?

Para el caso en que se deba ejecutar en un lugar específico.

¿Quién debe realizar el proceso?

Indica qué tipo de trabajador, o si es uno en concreto, deberá ejecutar el proceso. Y también qué cualidades, habilidades o conocimientos debe tener.

¿A dónde irá el resultado obtenido una vez haya finalizado el proceso?

Puede que el destino sea el almacén, el escaparate, el archivo, etc. O que haya que entregárselo a un departamento o persona en concreto para que continúen con ello.

¿Quién será el responsable y controlará el trabajo?

Definir quién será la persona que deberá revisar que el proceso se realiza según esté estipulado, que será también a quien se deba dirigir el que esté ejecutándolo para el caso en que haya dudas o problemas.

¿Cuándo ha de hacerse el trabajo?

En qué momento del día, la semana, o el mes debe ser realizado. O también si debe iniciarse como resultado de una etapa anterior.

¿Cuáles son las condiciones en que debe realizarse el trabajo?

Debes determinar qué circunstancias se han de dar para que se pueda o deba realizar el trabajo. Puede que el local deba cumplir unas determinadas condiciones (por ejemplo…si llueve…), o los clientes, o los compañeros, etc.

¿Cuánto tiempo ha de usarse para ejecutar el proceso?

Para que un proceso cumpla con su función, éste debe tener un tiempo máximo para su ejecución, y has de determinarlo con antelación para que quien lo deba realizar actúe dentro de ese parámetro.

 

Además de estas, es posible que dependiendo de las circunstancias de tu empresa, del servicio o del producto, hayas de incluir más preguntas, como por ejemplo: ¿cuál será la cantidad que se pague a quien realice el proceso? o ¿cuál es el coste unitario del proceso?

 

En qué beneficia a tu empresa funcionar mediante procesos

Los beneficios estoy seguro que ya los has pensado tú mismo, pero aún así voy a darte los que quizá resulten más a tener en cuenta:

 

Porque acorta los tiempos de ejecución de tareas

Imagina por un momento que cualquier tarea que se debiese realizar en tu empresa dispone de un listado de pasos claramente definidos y en el orden concreto, que explican cómo, cuándo y quién debería realizarla, además del tiempo que deberían tardar en ello.

Casi que podrías plantearte que ni siquiera fuera necesario que fueses a trabajar cada día, ¿no?

 

Porque mejora la calidad

Realizar las tareas siempre del mismo modo exacto, te asegura que la calidad del resultado sea siempre la misma que la que hayas estipulado con antelación.

 

Porque reduce los costes

El simple hecho de acortar y mantener estables los niveles de calidad, los tiempos de ejecución y los materiales a utilizar, te permite con facilidad hacer previsiones y estudiar modos de mejorarlos y reducirlos.

 

Porque delegas con mayor tranquilidad y confianza

Si todo lo que hay que hacer está claramente definido en un documento, te asegura casi al 100% que el resultado será el que hayas previsto, por lo que delegarlo no te supone ningún tipo de estrés por la tranquilidad de saber que si siguen los pasos descritos, el desenlace será el esperado.

 

Porque ahorras tiempo tú y los responsables de los procesos

Al no tener que estar pendiente constantemente te (os) libera de un tiempo precioso que puedes utilizar en tareas más importantes, o simplemente para poder llegar antes a tu casa.

 

Cuál es el mejor momento para crear procesos en tu empresa

Ayer. Y si no pudo ser, hoy.

Pero partiendo de la premisa de que disponer de procesos en la empresa es algo bastante importante, lo cierto es que no hay un momento más adecuado que otro para hacerlo. Quizá lo ideal siempre sería hacerlo desde el principio e ir actualizándolos y mejorándolos a medida que fuesen surgiendo las pegas.

Ten en cuenta, que cuanto antes crees los procesos, antes podrás libérate de determinadas funciones y dedicarte a crear nuevos procesos, investigar o gestionar la estrategia de tu empresa.

Si aún no has empezado, lo primero que habrías de hacer es crear una lista con todas las cosas que hacéis en tu empresa de manera repetitiva, y siguiendo las indicaciones básicas que te he expuesto, comienza ya a crear tus primeros procesos.

Si tienes empleados o equipo a tu cargo, reúnelos y hazlo junto con ellos, pues al involucrar a los participantes activos, será más rápido y fácil de hacer.

 

Conclusiones

Existen múltiples estudios que dicen que el 70% de las franquicias que hay en el mercado tienen éxito. Y aunque es verdad que unas lo hacen mejor que otras, te aseguro que prácticamente todas funcionan en base a procesos.

Así que creo que no necesitas más datos que te demuestren que sistematizar tu empresa mediante procesos es la mejor decisión que puedes tomar en este momento.

Y aunque está claro que no es un trabajo fácil y rápido de hacer, al final los resultados te darán la satisfacción suficiente como para cubrir el esfuerzo realizado.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy. Si crees que la información que aporto podría ayudar a más gente, échame una mano a hacérsela llegar compartiéndola en tus redes sociales.

Te invito además a que me dejes un comentario y me cuentes tus experiencias con la creación de los procesos en tu empresa.

 

Hasta la próxima.

Cómo organizar las tareas pendientes

Oganizar las tareas en GTD

Organizar las tareas pendientes es un paso que no puedes pasar por alto si quieres mantener un orden productivamente alto en tu día a día. Y en el caso de GTD, es una de sus principales etapas.

Hasta ahora hemos visto la primera etapa de GTD, que es cómo has de capturar o recopilar cualquier cosa que aparezca en tu horizonte y que quieras o tengas que hacer.

Y también hemos pasado por la segunda etapa que es procesar todo aquello que hayas recopilado.

Hoy me voy a centrar en cómo has de organizar las tareas, para que tu sistema de organización personal funcione a las mil maravillas.

 

¿Qué es organizar las tareas?

Organizar las tareas es decidir dónde ubicarlas para que puedas acceder a ellas justo en el momento preciso para ejecutarlas.

Y en este caso, el lugar adecuado, si no es la papelera, será en una de las siguientes 6 listas que veremos a continuación y que deberán contener alguno de los 3 tipos de tareas distintas:

  • Tareas que tienes o quieres hacer cuanto antes
  • Tareas que tienes o quieres hacer, pero que pueden esperar
  • Tareas que son sólo deseos

 

Lista de: Próximas Acciones

En esta lista añadirás todas aquellas tareas que tienes o quieres hacer cuanto antes.

Es la lista que utilizarás como principal y que incorporará las acciones que tú mismo determines que son las más importantes o urgentes que hayas de ejecutar en los próximos días.

Es aquí donde darás a cada tarea las características diferenciadoras de los contextos con el fin de que te sea más fácil determinar cuáles de ellas puedes hacer en cada momento según el lugar, la herramienta o la persona con la que estés.

Es importante además, que estés pendiente de lo siguiente para que esta lista cumpla su función a la perfección:

 

1# – No confundir acciones con proyectos

Una vez que decides que lo procesado lo vas a incluir en esta lista, debes tener muy claro no confundir acciones con proyectos, pues de lo contrario, si metes un proyecto (recuerda que un proyecto en GTD es cualquier resultado que requiere de 2 o más acciones para ser completado), al no estar del todo claro qué es lo que tienes que hacer, se quedará en la lista por una eternidad.

Para que lo entiendas mejor, fíjate en el siguiente ejemplo:

Imagina por un momento que tienes que enviar a tu equipo un memorándum con las últimas novedades.

Te haces la siguiente pregunta: ¿Qué tengo que hacer?

La respuesta más directa y rápida, incluso la más lógica, sería esta: «Tengo que enviar el memorándum». ¿Es lo que te habrías contestado, verdad?

Pero no, la realidad es que no es enviar el memorándum lo que tienes que hacer. Ese es el resultado. Pero si lo piensas, en realidad tienes que hacer muchas más cosas. Como por ejemplo:

  • Listar todas las personas a las que se lo quieres enviar para no olvidarte de ninguno
  • Revisar o reescribir el texto para trasladar la información correcta
  • Buscar y añadir posibles adjuntos
  • Enviarlo

Enviar el memorándum es algo abstracto e inexacto. Y si de verdad quieres hacer un trabajo bien hecho, con la calidad y la antelación suficiente, requiere que antes te plantees todos y cada uno de los pasos que has de dar para que el resultado final de hacerlo, que es llegar a tus equipos, se cumpla.

 

2# – Redacta las acciones correctamente

Has de asumir que el modo en que redactes las acciones que quieres realizar determinará su accionabilidad, al menos visualmente hablando.

Es decir, que para que cuando revises la lista de las próximas acciones que quieres hacer, estas te aporten la motivación suficientes para que quieras hacerlas. Y para ello debes redactarlas siguiendo una metodología concreta:

La redacción debe empezar siempre por un verbo, y el enunciado redactado debe dejar cristalino qué es exactamente lo que tienes que hacer.

 

Lista de: A la Espera

En esta lista meterás todas aquellas tareas que por cualquier razón no se pueden realizar porque antes precisan de que alguna circunstancia o persona tome partido.

Un ejemplo de las tareas que pondrías aquí es:

  • Tareas en seguimiento de algo que hayas delegado a otra persona y que estás esperando que la complete. (Al ponerla en esta lista y si la revisas periódicamente, te asegurarás de que no te va a pasar)
  • Tareas que no pueden completarse hasta que no pase una determinada fecha. Por ejemplo la compra de unas entradas que no iniciarán su venta hasta dentro de 15 días.
  • Tareas que no pueden completarse porque dependen de otra persona. Por ejemplo aquellas que requieran de que alguien tome una decisión al respecto. (Un ejemplo muy claro de esto podría ser cuando esperas el «permiso» de tu pareja para poder comprarte un descapotable).

Si tienes trabajadores a tu cargo, o si trabajas con muchos proveedores o clientes distintos, esta lista será para ti tan importante o incluso más que la lista de «Próximas Acciones».

 

Lista de: Agenda

En esta lista meterás todas aquellas tareas que tienen un día y una hora concretos para poder ejecutarse.

Son tareas que no se pueden realizar en ningún otro momento, y que de no hacerlas en esa fecha y hora específicas ya no la podrás ejecutar.

Un ejemplo claro de esto, sería una reunión con un cliente o una cita con el médico.

 

Lista de: Proyectos

Esta es la lista destinada a albergar todos los proyectos que tienes en marcha para tenerlos bien localizados y organizados.

 

Lista de: Esta Semana NO

Seguro que tienes un montón de tareas que quieres o tienes que hacer, pero que no son ni urgentes ni importantes y por lo tanto no tienes que hacerlas en los próximos días.

Esta lista en realidad es una variante de la lista de «Algún día» que veremos a continuación, pero con la salvedad de que puedes utilizarla para aquello que SÍ quieres hacer, pero que por distintas circunstancias decides que no lo vas a hacer cuanto antes, aunque sí quieres tenerlas bien presentes para su ejecución en algún momento.

El estilo de tareas que anotarías aquí podrían ser por ejemplo: la limpieza del garaje u ordenar los cajones de tu escritorio.

 

Lista de: Algún día

En esta lista es donde pondrás aquellas cosas que te gustaría hacer algún día, pero que no hacerlas no te va a suponer ningún tipo de trastorno o problema a nivel profesional o personal.

Las cosas que habitualmente se incluyen en esta lista son del estilo: viajar a la Conchinchina o comprarte un Rólex. Es decir, que podrías considerarlas de algún modo, más un deseo que una tarea.

La explicación del por qué no usar sólo esta lista y así eliminar la anteriormente vista de «Esta semana no», es para que no mezcles las tareas o proyectos que sí quieres hacer aunque no tengan importancia o urgencia, de las que son simplemente deseos, y así aligerarlas de una manera parecida a lo que harías con los contextos.

 

Conclusiones

Es evidente que organizar las tareas correctamente te facilitará el paso más importante de todos y sin el que por mucho que hicieras no lograrías avanzar nada: HACER.

Prestar atención a los pasos previos a la ejecución es necesario para que cuando tengas que actuar te sea más fácil y puedas así mejorar tu productividad.

En los próximos días te contaré cómo has de revisar todo este sistema para que puedas mantenerlo actualizado y te aporte así tranquilidad y seguridad en él.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy.

Si te parece interesante lo que te he contado y crees que podría ayudar a otras personas, ayúdame a hacérselo llegar y compártelo en tus redes sociales.

Y te invito a que dejes un comentario a continuación y me cuentes cómo lo haces tú y aportes tu visión de lo que supone ser productivo para ti.

 

Hasta la próxima.

Cómo llevar un diario en OneNote

Diario en OneNote

Imagino que eres consciente de los innumerables beneficios que tiene para cualquier persona tener el hábito de escribir un diario personal. Pero son aún mayores si quien lo hace tiene grandes responsabilidades, como las de un político o un empresario.

Entre los beneficios que te puede aportar mantener un diario, están el ayudarte a vaciar tu mente, reflexionar, unificar ideas y concentrarte. Y no podemos olvidar tampoco, que anotar lo que te ocurrió durante el día, te hace ver desde un prisma distinto lo que ya has vivido, para afrontar lo que tienes aún que vivir.

Yo particularmente escribo 2 diarios distintos:

  • Por un lado escribo cada mañana uno con el que sólo pretendo vaciar mi cabeza. En este no sigo ningún orden y no cuento necesariamente las experiencias vividas. Simplemente dejo que mi mano plasme palabras que muchas veces no tienen sentido, pero que de alguna forma me ayudan a vaciarme para empezar el día desde cero. Es como si me reiniciara.
  • Y por otro lado, en un lugar distinto, anoto las cosas más importantes que me hayan ocurrido durante el día y que por cualquier razón pienso que me gustaría poder recordarlas algún día. Ya sea por lo importantes que hayan sido, por lo llamativas, o simplemente porque en ese momento me parecen apropiadas para aparecer en mi diario.

Sin embargo, el mayor problema que me he encontrado siempre a la hora de plasmar mis pensamientos en algún lugar, es encontrar la herramienta más idónea para hacerlo. Porque el diario con el que vacío mi cabeza sólo me ayuda si lo hago de manera manuscrita. Y para mí, la gracia del otro está en poder acceder a lo que me ocurrió sin tener necesariamente que llevar la herramienta conmigo.

En un principio, utilizaba una libreta Moleskine para el «vaciado de cabeza» de cada mañana y el resto de vivencias que quería no perder, las anotaba en mi calendario.

Pero este sistema no terminaba de hacerme feliz, porque el hecho de que mi cabeza esté plagada de pensamientos, ideas y vivencias, hacía que llenase las libretas con demasiada rapidez, y se me iban amontonando, pues por alguna razón me cuesta desprenderme de ellas.

Y anotar las vivencias más importantes en mi calendario, como te podrás imaginar, no era el mejor lugar para hacerlo.

Así que en mi «necesidad» por mejorar mi sistema de diario personal, busqué y probé distintas opciones has que por fin encontré una herramienta con la que podía tener todo lo que yo necesitaba y además en un mismo lugar.

Esta herramienta se llama: OneNote

 

DIFERENCIAS ENTRE UN DIARIO ANALÓGICO Y UNO DIGITAL

Antes de nada, veamos cuáles son las diferencias más significativas entre un diario personal analógico (libreta y bolígrafo) y otro digital (cualquier aplicación informática o para smartphone).

La diferencia básica está en que, si bien con una libreta y un bolígrafo puedes obtener sensaciones que un equipo digital no te va a ofrecer por mucho que mejoren la escritura a mano alzada, con una herramienta digital no tienes limitaciones de ni de tamaño, ni de espacio ni casi de posibilidades en cuanto a los formatos de entrada.

Porque sin ir más lejos, en el caso concreto de OneNote, puedes introducir información de, al menos, todas estas formas:

  • Puedes escribir de manera mecánica con un teclado.
  • Puedes escribir a mano alzada con una tableta y un lápiz óptico.
  • Puedes añadir, además de texto: fotografías, notas de voz, y vídeos.

Además:

  • Es multiplataforma, por lo que tengo toda la información en cualquiera de mis equipos en cualquier momento.
  • No es necesario estar conectado a internet para utilizarlo.
  • Puedes introducir información desde el smartphone, la tableta, el ordenador, imprimiendo, desde una web, etc.

 

QUÉ ES ONENOTE (Explicación básica)

Carpesano

Lo primero que tienes que saber de OneNote si no lo conoces, es que este intenta de alguna forma emular los carpesanos o libretas con anillas que todos hemos utilizado en el colegio o el instituto.

La estructura de OneNote, al igual que los carpesanos, está formada por 3 niveles: Carpetas, Secciones y Páginas.

Si haces memoria, cada carpesano que utilizábamos servía para agrupar una serie de asignaturas o curso. Y dentro de este añadíamos los separadores (secciones) de colores con los que dividíamos las asignaturas. Y detrás de cada separador, poníamos tantas hojas como nos fuera necesario, en las que escribíamos o hacíamos garabatos.

 

OneNote es una completísima aplicación de gestión de notas con la que puedes hacer entre otras cosas:

  • Escribir y guardar notas escritas, grabaciones de voz, de vídeo, fotografías, etc.
  • Guardar páginas web, artículos encontrados en internet, recetas, links, etc.
  • Usarlo como archivo de referencia en el que guardar practicamente cualquier tipo de documento.
  • Llevar la gestión de proyectos, incluyendo documentos, notas, imágenes, grabaciones, etc.
  • Llevar un diario
  • Hacer listas de tareas
  • Preparar reuniones (listas de temas a tratar y anotaciones con los resultados)
  • Llevar el seguimiento del personal (fallos, errores, etc.)

 

CÓMO USAR ONENOTE COMO DIARIO

La composición que has de hacer para poder llevar tu diario personal en OneNote, es tan simple como hacer lo siguiente:

#1- Creas una carpeta (Bloc de Notas) a la que, por ejemplo, llamarás: DIARIO

#2- Dentro de la carpeta DIARIO, creas 12 secciones. Una por cada uno de los meses del año.

#3- Dentro de cada sección, creas tantas páginas como días del mes tenga. Y les pones como título el día del mes sin año: por ejemplo: 1 de enero.

 

OneNote Diario

(Yo también tengo una página creada dentro de cada mes en la que hago un resumen del mes).

 

Ya está todo listo, ahora sólo falta empezar a escribir. Y para hacerlo sólo has de escribir al principio de la página el año en curso y escribir debajo. Y al año siguiente, escribes el año justo debajo tal y como aparece en la imagen de a continuación.

OneNote Diario 2

Así cada año, cuando llegues a ese día en cuestión, podrás ver qué ocurrió interesante el mismo día de años anteriores.

 

Existe otro modo de hacerlo, que es creando la carpeta DIARIO, y dentro de esta creamos las secciones como años, haciendo que  las páginas sean los meses, debajo de los cuales crearíamos subpáginas para cada uno de los días.

Aunque este sistema a mí no me convence tanto, porque no permite ver  qué es lo que pasó en años anteriores a la vez que haces tus anotaciones

 

TIPS PARA USAR ONENOTE COMO DIARIO

A continuación te voy a contar unos cuantos truquillos para que usar OneNote como diario sea más completo si cabe.

#1- Puedes introducir la fecha en las páginas de una manera muy rápida utilizando el siguiente atajo de teclado: ALT+MAYÚSCULAS+D

#2- Si tú eres de los que escribes en el diario varias veces durante el día, también puedes hacer que, antes de hacer la anotación, además de la fecha aparezca la hora, usando el siguiente atajo: ALT+MAYÚSCULAS+F

#3- Puedes crear plantillas por si te apetece que la imagen de tu diario sea más visual que una simple página en blanco. De hecho puedes poner desde las típicas rayas de libreta, pasando por cuadrículas, y hasta imágenes de fondo, cajas de checklist, etc.

#4- Lo que escribimos en los diarios siempre es privado aunque no sea importante. Y por ello en OneNote puedes poner una contraseña a cada una de las secciones, para que sólo puedas verlo tú o quien tú quieras.

#5- Si haces como yo y usas también el modo de escritura a mano alzada, puedes copiar el vínculo de la página que hayas escrito y añadirlo como enlace al día del diario que te apetezca. Así lo tendrás todo junto.

 

Hay muchos trucos más, pero los dejo para un artículo que sea más avanzado. De todas formas, para usar la aplicación como diario, estos son más que suficientes.

 

CONCLUSIÓN

Si aún no llevas un diario deberías plantearte empezar hoy mismo. Y si lo llevas, te sugiero que pruebes a hacerlo con OneNote, porque desde luego es una forma distinta de recordar qué cosas, buenas o no tanto, te han ocurrido en tu vida.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy.

Si te ha parecido interesante, échame una mano y compártelo en tus redes sociales para que pueda llegar a cuanta más gente mejor.

Te invito además a que me cuentes en los comentarios cómo llevas tu diario y si tienes alguna curiosidad o truco que pueda ayudarnos a los demás.

 

Hasta la próxima.

Y después de recopilar…procesar

Procesar

Procesar es el segundo paso del Sistema GTD, y es con el que empiezas a tomar decisiones que definirán el camino hacia el logro de tus metas.

 

QUÉ ES PROCESAR

Procesar es coger cada una de las cosas que hayas recopilado en tus bandejas de entrada, definir qué son y decidir qué es lo que vas a hacer con ellas.

O dicho de otra manera, determinar si las cosas que tienes en las bandejas de entrada requieren de alguna acción o no.

  • ¿Es algo que tienes que hacer?
  • ¿Es un tema que tienes que hablar con alguien?
  • ¿Es algo que tienes que comprar?
  • ¿Es una información que quieres guardar?
  • ¿Es un material que te servirá para ejecutar un proyecto futuro?
  • ¿Es un compromiso con alguien?
  • ¿Es…

 

CÓMO HAS DE PROCESAR

Procesar es un sistema, y como tal, requiere de que sigas una serie de pautas y reglas.

Lo primero de todo es, que para cada una de las cosas que vayas a procesar, te hagas las siguientes preguntas:

  1. ¿Qué es esto?
  2. ¿He de hacer algo con ello?

Es importante además, que cuando proceses y te hagas las preguntas, tengas en mente cuáles son tus metas, para que así darles respuesta se convierta en algo más fácil al hacerlo en base a algo que quieres conseguir.

Por otro lado, seguir las siguientes reglas, te ayudarán a que procesar se convierta en un hábito más llevadero.

 

Las reglas al procesar

#1- Empieza siempre por el principio, dando igual que el principio sea la cosa de más arriba o la primera que se depositó en la bandeja de entrada. Lo único importante es que sigas un orden y que no vayas saltándote las cosas.

Has de pensar, que en el momento de procesar, todas las cosas tienen el mismo nivel de importancia y que no es el momento de cribar según la importancia que tú crees que tiene. Ya tendrás ocasión de hacerlo más adelante.

#2- Procesa sólo una cosa a la vez, siendo la idea que te puedas concentrar así al 100% en el elemento que hayas empezado a procesar para que puedas determinar con mayor facilidad qué es y qué es lo que quieres o tienes que hacer con ello.

Procesando varios elementos a la vez lo único que conseguirás es dispersarte y no ejecutar este paso con toda la fiabilidad necesaria. Además de que seguramente tardarás bastante más en acabar.

#3- Una vez que lo coges, no lo devuelves a la bandeja, y esto es literal. Es decir, que una vez que coges un elemento, has de esforzarte por contestarte a las preguntas de qué es y qué es lo que vas a hacer con ello.

La idea es que sólo hayas de procesar una vez cada cosa. Y si cayeses en la tentación de devolverla a la bandeja de entrada porque te es complicado decidir o por cualquier otra razón, lo único que estarás diciendo a tu mente es que eso se puede hacer y por lo tanto dejarás de procesar correctamente, pasando a hacerlo sólo con las cosas que te son fáciles de hacer.

#4- Cuando empiezas a procesar no pares hasta acabar, debiendo dejar las bandejas de entrada vacías cada vez que te pongas a hacerlo, pues es el único modo en que podrás estar seguro y dejar tu mente tranquila de que cualquier cosa que recopiles tendrá su procesamiento adecuado y en el momento oportuno.

#5- Procesa ágilmente, y no pierdas el tiempo intentando ejecutar en ese momento, pues no es el momento de hacerlo. Dedícate sólo a determinar qué es y si requiere o no una acción.

Así que no te enrolles demasiado y no dediques más de un par de minutos a cada una de las cosas.

 

LOS RESULTADOS DE PROCESAR

Cuando proceses, obtendrás con total seguridad estos 2 tipos de resultados:

  • Cosas que sí tienes o quieres hacer
  • Cosas que no requieren que hagas nada

Y para cada uno de estos resultados, también obtendrás una serie de opciones que vamos a ver a continuación.

 

Cosas que sí requieren acción

Las cosas que sí requieren que hagas algo, se dividen a su vez en 2 tipos:

#1- Acciones: Es decir, aquellas cosas que requieren de realizar alguna acción para que sea completada, siendo indistinto que hayas de realizarla tú o cualquier otra persona. Como por ejemplo: elaborar un informe, hacer una llamada, ir a algún lugar, comprar algo, etc. Y que pondrás en alguna de tus listas.

#2- Compromisos: O lo que es lo mismo, una acción que se ha de ejecutar un día y una hora en concreto. Y que pondrás en tu agenda.

 

Cosas que no requieren acción

En este caso, las cosas que no requieren que hagas nada se dividen a su vez en 3 tipos:

#1- Archivo: Que son las cosas que quieres o tienes que guardar por cualquier razón para poder recuperarlo o consultarlo cuando sea necesario.

#2- Incubar: Que son las cosas que hoy no necesitan acción pero que es probable que algún día sí lo necesiten. Así que se destinan a una lista de cosas no accionables para que puedas recuperarlas y activarlas en su momento.

#3- Eliminar: O lo que es lo mismo, aquellas cosas que en realidad no te sirven absolutamente para nada, como por ejemplo, el folleto de una oferta que ya ha pasado.

 

LA REGLA DE LOS 2 MINUTOS

Esta regla consiste en ejecutar las acciones que, encontrándolas mientras procesas, realizarlas te supondría dedicar 2 minutos o menos de tu tiempo (o 3 o 4 minutos, dependiendo un poco de ti)

La idea principal de esta regla, es que si procesar, organizar y recuperar más adelante para su ejecución te va a suponer más tiempo y esfuerzo que hacerla en este mismo momento, lo más inteligente es hacerla ahora, aunque no se tratase de nada urgente o prioritario.

 

CUÁNDO HAS DE PROCESAR

La periodicidad a la hora de procesar es algo que te tienes que marcar tú mismo, aunque la lógica te empujará a hacerlo según las siguientes circunstancias:

  • La importancia que tengan para ti cada una de las bandejas de entrada
  • El volumen de cosas que llegan a cada una de las bandejas de entrada

En principio te diría que como mínimo deberías procesar una vez al día cada una de tus bandejas. Sin embargo, hay bandejas que por el volumen de cosas que le llegan -como por ejemplo el email- quizá necesites procesarlas 3 o 4 veces al día.

Y también tendrás el caso contrario, pues quizá el buzón de correspondencia física de tu casa, bastase con que lo revisases una vez a la semana.

Lo más importante de la periodicidad para procesar, es que sea fija. Es decir, que no vale que una bandeja la mires sólo cuando te acuerdes, pues perdería todo su efecto. Has de marcarte cada cuánto vas a hacerlo para estar tranquilo y te puedas enfocar.

¿Te imaginas el estrés al querer recopilar algo en una bandeja que no estás seguro cuándo vas a procesarla?

 

CONCLUSIONES

Queda claro que al igual que en el caso de recopilar, lo más importante de este paso es que crees el hábito de hacerlo para que realizarlo sea algo natural.

Ahora ya conoces 2 de los pasos del sistema GTD. En un próximo artículo te hablaré del tercero de los pasos, con el que podrás decidir dónde colocar y organizar todo lo que hayas procesado.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy.

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Te invito además, a que me dejes un comentario y me digas qué piensas de este segundo paso del sistema GTD.

 

Hasta la próxima.

Cómo evitar las urgencias en tu empresa

Como evitar las urgencias en la empresa

Si tú eres como la mayoría de los empresarios, una importante parte de tu jornada laboral la pasarás gestionando urgencias, o dicho de un modo más coloquial, «apagando fuegos».

Esto no sería un problema si tuvieses vocación de bombero, pero cuando tu trabajo consiste en dirigir una empresa, gestionar urgencias constantemente es totalmente antiproductivo.

Así que he pensado que puedo darte mi visión por si pudiera ayudarte a que tu día a día en la empresa esté lo más alejada posible de las urgencias.

Pero antes que nada, vamos a definir qué es exactamente una urgencia en tu empresa:

Una urgencia es cualquier circunstancia que, directa o indirectamente, tiene una fecha tope para su ejecución, y que se mide en base a lo cerca que esté esa fecha límite.

 

POR QUÉ SE CREAN LAS URGENCIAS

Las urgencias aparecen por culpa de tus propias decisiones. Es decir, no hay nadie más responsable que tú de que te pases la vida gestionando urgencias. Y me explico…

Seguro que tu día a día estará plagado de constantes decisiones, cuyo resultado productivo dependerá en gran medida del acierto que tengas a la hora de elegir lo más adecuado a los intereses de tu empresa.

Dando por sentado, que lo que más interesa a tu empresa es cualquier cosa que la ayude a cumplir con los objetivos que hayas marcado. Es decir, lo importante.

Veamos antes de continuar cuál es la definición de importante:

Importante es aquello que te lleva directamente hacia donde tú quieres ir, y su valor se determina en base a los beneficios que te aporte una vez que lo hayas logrado.

La cuestión es que no siempre es fácil determinar qué es lo verdaderamente importante de entre todas las circunstancias que se te presentan. Y esto te puede llevar a tomar decisiones equivocadas o incluso a la indecisión, provocando casi siempre como resultado una urgencia.

Vivir en la urgencia es el resultado de no haber elegido la opción más importante en el momento preciso.

 

QUIZÁ EISENHOWER TE AYUDE

El general norteamericano Dwight D. Eisenhower creó un sistema con el que diferenciaba de una manera muy clara las 4 posibilidades que una circunstancia podía tener y con el que tomar una decisión respecto a su ejecución se tornaba mucho más simple.

Matriz Eisenhower

Estas 4 posibilidades son:

#1. Importantes y Urgentes

Que son las circunstancias que te llevan directamente hacia tus objetivos, pero que tienes que ejecutar lo antes posible para que no te genere un problema.

#2. Importantes y No Urgentes

Que son esas circunstancias que te llevan directamente hacia tus objetivos, pero que no es urgente realizarlas.

Esta es la base de la planificación de cualquiera que quiera obtener resultados productivos de verdad y a lo que deberías de dedicar la mayor parte de tus esfuerzos.

Cuanto más tiempo pases en este cuadrante, menos tiempo tendrás que pasar en los demás.

#3. Urgentes y No Importantes

Son circunstancias que no te van a ayudar nada a llegar a tus objetivos, pero que has de solucionar cuanto antes para que no te generen un problema.

Estas son esas cosas que es más interesante que las delegues y así no te quitan tiempo de lo que de verdad debe ser importante para ti.

#4. No Urgentes y No Importantes

Son esas cosas que ni te sirven para cumplir tus objetivos, ni tampoco pasaría nada si no las realizases.

Son ideales para realizarlas cuando tu nivel de energía está por los suelos, fuera de horario laboral, o directamente para desecharlas.

 

CÓMO EVITAR LAS URGENCIAS

El único modo real de evitar las urgencias es dedicando el 100% de tu tiempo a trabajar sobre lo que de verdad es importante. Porque cuanto más tiempo dediques a lo que sin duda te conduce al logro de tus objetivos, menos urgencias tendrás.

Si eliges lo importante eres tú quien maneja el negocio. Pero si eliges lo urgente, es el negocio el que te maneja a ti.

La explicación lógica es que si te concentras en lo que es importante para tus resultados y planificas para el éxito, será muy difícil que pueda aparecer una urgencia. Y en caso de que apareciera, sería casi con toda seguridad por un error tuyo a la hora de planificar.

Es probable que estés pensando que hay muchas urgencias que no se podrían evitar por muy buena y detallada planificación que se realice. Sin embargo debes plantearte que una parte de la planificación también lo es la previsión ante posibles problemas. Es decir, prevenir las urgencias.

En cualquier caso, te invito a que si se te ocurre una urgencia que una detallada planificación no podría evitar, me la indiques en los comentarios y debatimos sobre ello.

 

CONCLUSIONES

La conclusión es que nadie salvo tú puede decidir en cada momento qué es lo más acertado que puedes hacer para lograr aquello que quieres.

Pero lo que sí puedo decirte es que de alguna manera tú ya sabías antes de leer este artículo cómo puedes evitar las urgencias. Pero comprendo, porque lo he vivido antes, que a veces resulta menos duro -aunque sí más estresante- lidiar con las urgencias que tener que tomar el camino de lo importante, porque este es más duro y solitario.

Al final, si lo piensas con detenimiento, cuando de verdad tienes por delante una meta que te motiva en serio, actúas de una manera tal que es difícil que aparezcan urgencias. Porque puede que te equivoques al tomar una decisión, pero se suele solucionar mientras sigue siendo importante y mucho antes de que se convierta en algo urgente.

 

Y esto es todo lo que te sé contar sobre cómo evitar las urgencias en tu empresa, y por qué no, también en tu vida.

Si crees que es un tema interesante que podría ayudar a otros, échame una mano y ayúdame a hacérselo llegar compartiéndolo en tus redes sociales.

Te invito además a que, si te apetece, me dejes un comentario sobre este tema.

 

Hasta la próxima.

La solución a tu estrés es recopilar

Recopila en GTD

Recopilar o capturar es el primer paso del sistema GTD y el que a mí más me impactó y me ayudó a convertirme en más productivo. Diría incluso que es el más importante.

Hoy te voy a contar qué es esto de recopilar o capturar, para qué sirve y cómo se hace para que tú también puedas convertirte en una máquina productiva y de paso reduzcas o prevengas tu estrés.

 

QUÉ ES RECOPILAR

Recopilar es el acto de sacar de tu mente cualquier cosa que se te pueda pasar por ella y que en ese momento no te sirva para nada, para que así no tengas que estar pendiente de ello.

En concreto se trata de sacarlo de tu mente anotándolo en un sistema externo en el que confíes plenamente y puedas volver a él cada vez que lo precises.

 

QUÉ TIENES QUE RECOPILAR

Las cosas a las que me refiero que debes recopilar -anotar- son por ejemplo:

  • Tareas que tengas que hacer
  • Temas de conversación que tengas o quieras mantener con alguien
  • Ideas que se te ocurran de cualquier tipo
  • Cosas que tengas que comprar
  • Lugares que quieras visitar
  • Libros que quieras leer
  • Una frase que te haya hecho gracia

y en definitiva, absolutamente cualquier cosa, que como ya he dicho, se te venga a la mente y no te sirvan para nada en ese momento.

Pero no sólo has de recopilar aquello que te llegue a la mente, también has de hacerlo con las cosas físicas que te llegan y que tampoco puedes gestionar en ese momento.

Me estoy refiriendo a cosas como facturas, folletos publicitarios, emails, correo físico, etc.

Aunque en el caso de la recopilación física de cosas, en lugar de anotarlo funcionará mejor utilizar lo que en GTD se denomina «Bandejas de Entrada» y de las que hablaré un poco más adelante.

 

Otra cosa que has de tener en cuenta es que no hay pensamientos o ideas malas, tú recopílalo todo aunque pienses que es una absurdez, pues ya tendrás tiempo después de decidir si en verdad lo era o no.

Casi te diría incluso que sobre-recopiles, pues es preferible perder esos segundos en anotar el pensamiento y después a la hora de procesarlo descartarlo, que lamentar no haberlo anotado.

Al fin y al cabo no tienes ningún tipo de compromiso ni tampoco nadie mira aquello que recopilas. Así que poco tienes que perder y sí mucho que ganar.

 

CÓMO HAS DE RECOPILAR

El método más recomendado para recopilar es utilizar un bloc de notas y un bolígrafo, aunque hoy día quizá sea más útil usar el smartphone. En esto cada uno ha de usar aquello que mejor se le adapte a sus necesidades.

Además del bloc de notas y el smartphone, existe otra serie de objetos que también te pueden ayudar en la recopilación, como por ejemplo: una grabadora o una cámara de fotos.

La única condición y quizá también lo más importante de todo el acto de recopilar no está en el objeto que utilices para ello, sino que está en el hecho de que siempre lo recopiles en el mismo lugar para que cuando decidas ir a buscarlo sepas dónde está, pues ello dotará a tu mente de la tranquilidad necesaria que hace que puedas estar más concentrado en cualquier cosa que estés haciendo.

 

LAS BANDEJAS DE ENTRADA

Una bandeja de entrada en GTD es el lugar o sistema físico y determinado por ti, en el que vas a depositar aquello que recopiles tú mismo o te llegue desde el exterior.

Una bandeja de entrada puede ser la libreta en la que anotas las cosas, el smartphone, el inbox de tu cuenta de email, el buzón físico de Correos, la mesa de tu despacho, el recibidor de la entrada de tu casa, etc.

 

Cuántas bandejas de entrada has de usar

No es cuestión de cuántas debas tener, es más una cuestión de que tengas muy claro cuáles son, para que puedas procesarlas periódicamente y así poder mantener la confianza en el sistema.

Las bandejas de entrada las eliges tú, pues eres tú quien debe determinar el modo en que quieres que te llegue la información que procesarás más tarde.

Las bandejas de entrada más habituales son:

  • El inbox de cada una de tus cuentas de email (tantas como cuentas de email tengas o compruebes)
  • El buzón donde recibes el correo físico
  • El recibidor, la mesa o la bandeja física que tengas en tu casa donde tú y tu familia depositáis todos esos papeles, facturas, tickets y demás.
  • La bandeja física en la mesa de tu puesto de trabajo
  • El bloc de notas o libreta que utilizas para anotar lo que se te ocurra o te pidan
  • Tus redes sociales
  • Las notas de voz de tu smartphone
  • La cámara de tu smartphone
  • La aplicación de tareas o notas de tu smartphone

Como consejo personal, te diría que cuantas menos bandejas de entrada tengas, más fácil te será gestionarlas. Sin embargo deberás tener las suficientes como para no dejarte nada.

 

POR QUÉ ES IMPORTANTE RECOPILAR

Supongo que estarás de acuerdo conmigo en que la mente humana no es la mejor gestora de información que existe. De hecho incluso te diría que es bastante pésima. Va a su bola totalmente. Te recuerda lo que tienes que hacer después y lo que tendrías que haber hecho antes, pero no siempre te recuerda lo que tienes que hacer en el momento presente.

¿No te ha ocurrido nunca acordarte en el trabajo que cuando te vayas para casa tienes que comprar el pan, pero cuando llegas al supermercado compras de todo menos pan, y cuando ya estás de vuelta es cuando te acuerdas que tendrías que haber comprado el pan?

Pues ahí tienes el motivo más importante para recopilar, no dejar que sea tu mente la que tenga que acordarse de las cosas.

Si utilizas un sistema externo de recopilación, cuando en el trabajo te acuerdes que tienes que comprar el pan, te lo anotas, así cuando llegues al supermercado no tienes que hacer ningún esfuerzo por recordar, bastará con que mires tu sistema para ver lo que necesitas.

 

RECOPILAR ES CUESTIÓN DE ACTITUD

Sin embargo, para que todo esto que te he contado funcione, has de adquirir los hábitos necesarios. Es decir, has de decidir que cada vez que pienses algo que no debería estar en tu cabeza en ese momento, habrás de anotarlo allí donde previamente hayas decidido y olvidarte de ello por el momento.

Y esto ha de pasar en todos y cada uno de los momentos de tu vida, estés donde estés. Pues recopilar no es una cuestión de trabajo. ¿O sólo te vienen a la cabeza las cosas que tienes por hacer o las ideas cuando estás trabajando? Porque a mí personalmente también me llegan cuando estoy en la playa o comiendo con los amigos.

Recopilar más que una actitud es un estilo de vida que cuando la adquieres completamente te la cambia a mejor, pues logras que tu mente se centre sólo en aquello que estés haciendo, indistintamente que sea la elaboración de un importante proyecto o una conversación con tu pareja.

De hecho, estoy convencido que después pensarás que cómo es posible haber vivido antes sin el hábito de recopilar, porque la sensación de libertad, seguridad y despreocupación es tal, que incluso sentirás algo de «lástima» por aquellos que no lo practican.

 

¿Y AHORA QUÉ?

Bueno, y te preguntarás qué hacer después de haber recopilado, ¿no? Porque pensarás que de poco te va a servir anotarlo y recopilarlo todo si después no haces nada con ello.

Pues estás en lo cierto. El siguiente paso que has de dar para que todo funcione es procesar todas y cada una de las cosas que hayas recopilado y que tendrás en las bandejas de entrada que previamente ya has determinado.

Y aunque esto lo veremos con más detalle en un próximo artículo, sí puedo decirte para que puedas ir avanzando, que has de revisar todas las bandejas de entrada con una periodicidad establecida por tí y que no deberías saltarte.

Por ejemplo, habrá bandejas de entrada (como el bloc de notas, tu smartphone, tu email, etc.) que deberías revisarlas cada día para que el poder de haberlo recopilado no pierda su fuerza. Y otras sin embargo bastaría con que las revisaras una vez a la semana, o cuando tú determines.

 

CONCLUSIÓN

Si de verdad quieres ser productivo sólo tienes que proponértelo. Y si utilizas sistemas de organización como el expuesto en este artículo, lograrlo se convierte en algo mucho más fácil.

Porque disfrutar de la sensación de estar enfocado totalmente en aquello que estés haciendo y notar cómo avanzas, de verdad que no tiene precio.

Y eso sólo lo vas a poder conseguir si tu mente no tiene nada más en su interior que aquello que hagas.

Así que o bien aprendes métodos de concentración mental, o adquieres el hábito de recopilar, que en definitiva creo que te será más útil.

Yo sólo te puedo contar mi experiencia personal y te aseguro que hay un antes y un después de adquirir ese hábito. De hecho, llega un momento en que cuando te llega algo a la mente, directamente lo anotas sin apenas prestarle atención y sin desconcentrarte de lo que estés haciendo. Es increíble.

 

Y por hoy es suficiente, porque me pongo y no acabo.

Espero que la información que te aporto te ayude de algún modo. Y si crees que podría ayudar también a otras personas, compártelo en tus redes sociales y así me ayudas a hacérselo llegar.

Te animo a que me dejes un comentario y me digas qué opinas sobre este tema.

Hasta pronto.

¿Quieres saber cómo marcar objetivos que se cumplan?

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