Pon contextos en tu vida y sabrás lo que es estar organizado

Pon contextos en tu vida

¿Te imaginas lo fácil que sería organizarte si pudieras ser capaz de elegir las tareas más adecuadas teniendo en cuenta el tiempo disponible, el lugar en el que te encontrases, la herramienta que estés utilizando o la persona con la que estuvieses?

Pues es más simple de lo que te puedas imaginar y si sigues leyendo te voy a explicar cómo lograrlo.

 

QUÉ SON LOS CONTEXTOS

Los contextos son «criterios» circunstanciales que asignamos a nuestras tareas pendientes para poder filtrarlas y así facilitarnos la elección de qué podemos hacer.

Los contextos son una de las principales bases del sistema de organización personal GTD.

Y desde mi punto de vista son el mayor apoyo que puedes darle a tu sistema si este está basado en listas, independientemente de que utilices GTD o no.

Los contextos son la solución que te permite convertir tus enormes repertorios de tareas en pequeñas listas mucho más manejables para que decidir qué hacer en cada momento te sea muchísimo más fácil.

Sin embargo, hacer tus listas más manejables no es tampoco la única cualidad de los contextos. Quizá lo más grandioso es que te ayudan a realizar las tareas por bloques, que sin lugar a dudas, es una de las formas más productivas de trabajar.

Así pues, un contexto podría ser el resultado a la pregunta que te tienes que hacer cada vez que te enfrentes a una tarea (procesar en GTD):

¿Qué herramienta necesito, en qué lugar he de estar o con qué persona he de tratar para poder ejecutar la tarea de la manera más efectiva posible?

 

CÓMO SE USAN LOS CONTEXTOS

La media es que una persona tenga más de 100 tareas que quiere hacer lo antes posible.

¿Te imaginas tener que revisar esa enorme lista cada vez que quisieras elegir una para hacer? ¡Es totalmente anti productivo!

Pues para que esto no pase, lo que hay que hacer es asignar a cada una de las tareas que añadamos a nuestra lista de «Próximas Acciones» los contextos que mejor se le adapten según la respuesta que demos a la pregunta antes especificada.

Esta asignación de contextos hemos de realizarla en el momento en que procesamos la tarea. Es decir, cuando queremos decidir qué hacer con ella y la metamos en la lista más adecuada («Próximas Acciones», «A la Espera», «Agenda», etc…)

Y sólo es necesario añadir contextos a las tareas que tengamos en la lista «Próximas Acciones».

Veamos un ejemplo:

Tarea a realizar: «Redactar dossier de ventas»

1ª pregunta: ¿Cuándo queremos realizarla?
– Si no tiene fecha y hora específica y queremos hacerla lo antes que podamos, la lista elegida será: «Próximas Acciones»
 
2ª pregunta: ¿Qué herramienta necesito, en qué lugar he de estar o con qué persona he de tratar para poder ejecutar la tarea de la manera más efectiva posible?
– Necesito el ordenador y da igual dónde estar (puedo hacerlo también en casa). Así que el contexto elegido sería: @ordenador.
Es importante remarcar que cuantos menos contextos apliquemos a una tarea será mejor. De hecho, lo ideal sería asignar sólo uno. Aunque en ocasiones, según el tipo de tarea que tenemos delante, es interesante -o incluso necesario- añadirle más contextos.
 
 

TIPOS Y EJEMPLOS DE CONTEXTOS

Los contextos los dividimos principalmente en 5 categorías:
  • Herramientas
  • Lugares
  • Personas
  • Tiempo disponible
  • Energía

De estas categorías, las más «normales» son las 3 primeras. Aunque dependiendo del tipo de trabajo que tengas o de cómo te organices, podría ser que te beneficiase más utilizar los contextos de tiempo disponible y energía necesaria.

Vamos a ver algunos ejemplos de cada lista.

Herramientas

Los contextos basados en herramientas son aquellos referidos a cualquier tipo de herramienta o equipo que necesites utilizar para realizar una tarea.

Un ejemplo típico de contextos con herramientas podrían ser: @teléfono, @ordenador o @taladro.

Sin embargo, a medida que pasa el tiempo, los contextos deberían evolucionar para adaptarse a las necesidades reales del momento.

Por ejemplo, hace unos años el contexto @teléfono tenía sentido porque para poder hacer llamadas necesitabas encontrarte en un lugar en el que tuvieses un teléfono con el que poder llamar (tu oficina, tu casa o incluso una cabina).

Sin embargo, a día de hoy el teléfono va con nosotros a todas partes, por lo que este contexto deberíamos suprimirlo y a cambio añadir a las tareas que requiriesen del uso del teléfono, contextos más adecuados a las necesidades, como podrían ser de lugar (necesidad de estar en un lugar tranquilo pues es una llamada importante) o del tiempo disponible.

Y lo mismo ocurre con el contexto @ordenador, porque yo no sé tú, pero en mi caso el 80% de mis tareas han de realizarse con un ordenador. Así que lo que hago es crear contextos que tienen que ver con él pero de un modo más específico. Divido las tareas a realizar con el ordenador entre las que precisen conexión a internet (@PC_ConConexión) y las que no la precisan (@PC_SinConexión). O incluso en ocasiones por el tipo de software que tengas que utilizar (@Excel, @Powerpoint, @Photoshop, etc…)

Lugares

Los contextos de lugar son los que te ayudan a decidir qué hacer según el sitio en el que te encuentres. Siendo los más habituales: @oficina, @casa, @EnlaCalle, @Ciudad, @supermercado, etc…
 
Si lo piensas, tiene mucho sentido separar las tareas según el lugar en el que vayas a estar. Pues de poco te ayuda saber que tienes que arreglar la tostadora de tu casa si estás en la oficina. Ya que lo ideal es que esa tarea sólo la veas cuando estés en tu casa.
 
Es interesante crear tantos contextos como lugares debas tener presentes. Porque por ejemplo, la lista de las cosas que tienes por comprar, podrías ponerlas todas bajo el contexto @comprar. Pero dependiendo del tipo de compras o de la asiduidad, igual te interesa más crear contextos más específicos: @supermercado, @ferretería, @ElCorteInglés, etc…
 
Incluso también hacerlo con los lugares de tu oficina: @despacho, @administración, @almacén…
 
O en los medios de transporte: @tren o @bus, para por ejemplo aprovechar para leer.
 

Personas

Seguro que te ha pasado más de una vez haber estado con alguien durante un rato y acordarte, cuando ya os habéis separado, de que tenías que haberle comentado algo.
 
Pues con los contextos de persona ya no te pasará. Los más habituales son @Secretaria, @Jefe, @DirectorVentas, @Esposa, @Madre, y cualquiera que te puedas imaginar.
 
Yo tengo contextos de personas de 2 tipos. Por un lado tengo los habituales (@Esposa, @Secretaria, etc…) y por otro tengo los «esporádicos», que son creados específicamente para alguna persona con la que me voy a reunir o espero verla en algún momento. Es decir, creo un contexto sólo para ese caso y una vez que haya tratado el tema con esa persona elimino el contexto.
 
Si te organizas con el teléfono móvil, esta es una manera de llevar los temas que quieres tratar con cualquier persona siempre contigo. Así siempre estás preparado por si te encuentras a esa persona en un lugar que no es el esperado.
 

Tiempo disponible

Los contextos de tiempo y energía se crearon para esos casos en que dentro de un mismo contexto tienes asignadas muchas tareas (por ejemplo mi caso, que casi todo lo hago con el ordenador). Y suelen utilizarse como refuerzo a los contextos principales.
 
Si sólo tienes 1 hora para trabajar, no tiene mucho sentido que escojas una tarea que te va a llevar 4 horas.
 
Los contextos de tiempo que yo suelo usar son: @-15min, @-30min, @1h, @+2h. Pero cada uno lo puede adaptar al tipo de tareas que tenga.
 
Siguiendo con la tarea del ejemplo de antes (Redactar el dossier), le habríamos aplicado los contextos: @PC_SinConexion y @-30min. Pues es un trabajo que nos llevará una media hora y sólo necesitamos el ordenador sin necesidad de conexión a internet.
 

Energía

Este tipo de contextos se usan para facilitarte la elección de las tareas que puedes realizar basándote en tu estado de ánimo.
 
No es muy productivo elegir una tarea que requiera de un alto nivel de concentración un viernes por la tarde, cuando tu estado de ánimo ya es cualquier cosa menos el óptimo.
 
Los contextos de energía más habituales son: @Baja, @Media, @Alta.
 
Yo he de confesarte que no los utilizo demasiado. Como mucho asigno el contexto de @BajaEnergía a aquellas tareas que no requieren de concentración para cuando estoy «plof» pero no quiero permitirme el lujo de estar parado.
 
Algunos ejemplos de tareas de este tipo son: buscar información en internet, o leer aquel dossier informativo que te dejaron hace unos días.
 
 

CONCLUSIÓN

Usar los contextos sólo requiere por tu parte que cuando procesas la tarea te preguntes qué necesitas para realizarla. Y a cambio lo que te va a reportar es un nivel de productividad mucho más elevado que si no los utilizases.
 
Como dice el título del post, si pones los contextos en tu vida llegarás a saber lo que de verdad es estar organizado.
 
Sólo sabrás lo importantes que son los contextos, cuando al no haberlos usado te des cuenta que si lo hubieses hecho te habrías beneficiado mucho.
 
 
Y esto es todo por hoy. Espero que te haya ayudado. Y si crees que esta información podría ser valioso para otras personas, ayúdame a hacérselo llegar compartiéndolo en tus redes sociales.
 
Si quieres hacer algún comentario o una consulta, hazlo a continuación.
 
Hasta la próxima.
 

Con GTD estar organizado es más fácil

Con GTD estar organizado es mas facil

Ser organizado no es sólo una cuestión de estarlo. Sentir que lo estás es igualmente importante. Y a eso GTD puede ayudarte perfectamente.

Hoy te voy a hablar de este sistema que personalmente considero que es con diferencia el más completo y efectivo que existe.

Y aunque lo voy a hacer de una forma bastante simple, será suficiente para que entiendas cómo es e incluso puedas plantearte iniciarte.

Vamos a ello.

 

DE DÓNDE SALE GTD

GTD es un método de productividad personal creado por el consultor americano en productividad David Allen. Y plasmado en un libro bajo el título Getting Things Done -En España «Organízate con Eficacia»-.

En este libro, David Allen expone de una forma bastante detallada un método de productividad personal que ha sido catalogado como el más completo y eficiente sistema de organización personal.

Lo cierto es que si te tomas en serio la posibilidad de empezar a organizar tu tiempo con GTD deberías leer el libro. Aunque también es verdad que con la grandísima cantidad de información, resúmenes, cursos y demás que hay por la red, también podrías apañarte sin hacerlo.

 

EN QUÉ SE BASA GTD

David Allen basa el método en el principio de liberar tu mente de cualquier cosa que pueda rondarla (tareas, ideas, información, etc.) y guardarlas en un sistema externo para poder recuperarlas cuando fuera necesario.

De este modo logras poder estar centrado en cualquier acción que estés realizando sin que nada te distraiga.

Dicho con un vocabulario mucho más simple, el concepto es que cualquier cosa que se te venga a la cabeza lo anotes inmediatamente para no tener que estar acordándote de ella continuamente.

El Sr. Allen se basa -de una manera muy acertada- en que la mente humana no es todo lo efectiva que en realidad creemos y no es capaz de recordar lo necesario en el momento oportuno.

-¿No te ha pasado nunca que te acuerdas que tienes que comprar tomates cuando estás en la oficina y sin embargo cuando estás en el supermercado de lo que te acuerdas es de que tienes que llevar el coche al taller, en lugar de comprar los tomates?-

Pues eso.

En la práctica esto se traduce en una serie de listas en las que se han de «acomodar» cada una de las tareas dependiendo del tipo que sean. Y de un flujo de trabajo basado en 5 etapas gracias a las que se consigue que el resultado sea óptimo.

 

LAS LISTAS EN GTD

Existen 6 listas en GTD que son imprescindibles para poder gestionar el sistema de una manera realmente fiable:

 

Lista de: PRÓXIMAS ACCIONES

Esta es la lista principal. Es en la que vamos a introducir todas las acciones que tenemos o queremos realizar cuanto antes.

 

Lista de: PROYECTOS

En esta lista se introducen todos los proyectos que se tengan en marcha. Teniendo en cuenta que en GTD un proyecto es cualquier cosa que queramos realizar y que requiera de más de una acción para poderla finalizar.

 

Lista de: A LA ESPERA

En esta lista se meten todas las acciones que se han delegado o que por cualquier motivo no se pueden realizar todavía por estar a la espera de que ocurra algo.

 

Lista de: ALGÚN DÍA QUIZÁS

Aquí se meterán todas esas tareas, proyectos o ideas que se quieren realizar en algún momento, pero no ahora. Y cabe de todo, desde cosas como aprender chino, leer un libro cualquiera, hasta ese viaje que llevas posponiendo mucho tiempo.

 

Lista de: AGENDA

Para las tareas que tienen día y hora concretos para su ejecución.

 

Lista de: MATERIAL DE REFERENCIA

Esta más que una lista es una «carpeta», pues aquí se guarda toda la información de referencia necesaria para la correcta ejecución de alguna tarea o proyecto.

 

Como puedes ver, las listas son bastante simples. Incluso me atrevo a apostar que si en alguna ocasión has trabajado con un sistema de listas para organizarte, habrás usado como mínimo la de Próximas Acciones y la de Agenda. Aunque seguramente bajo otro nombre.

Sin embargo, a mi modo de ver, el verdadero éxito de GTD no está solo en sus listas, sino que está en el flujo de trabajo que te voy a exponer a continuación.

 

LAS 5 ETAPAS DE GTD

Todas las etapas que te voy a detallar a continuación son igual de importantes, y lo único que has de tener en cuenta para que todo fluya correctamente es hacerlo según el orden que especificaré.

 

Etapa 1: RECOPILAR

Es la etapa más «liberadora» de todas, pues cuando la tienes bien dominada, te da una sensación de liberación que es difícil de explicar.

Esta etapa consiste en sacar de tu cabeza absolutamente todo lo que tengas en ella. Desde ideas a tareas, pasando por temas pendientes de tratar con alguien, sueños, etc. Y lo deposites todo en un lugar específico al que te dirigirás más tarde y al que denominaremos «Bandeja de Entrada».

 

Etapa 2: PROCESAR

Esta es la etapa en la que tienes que decidir qué es cada una de las cosas que tienes en las bandejas de entrada.

Has de decidir si son acciones, material de referencia o si lo tirarás a la papelera.

Es recomendable que proceses como mínimo una vez al día. Aunque dependiendo del volumen de tareas que manejes quizá hayas de hacerlo más a menudo.

 

Etapa 3: ORGANIZAR

Una vez que has decidido qué es cada una de las cosas, las que no hayas tirado deberás organizarlas metiéndolas en las listas correspondientes dependiendo del tipo de tarea que sea:

Próxima Acción, si has determinado que quieres o tienes que hacerla cuanto antes.

Agenda, si has de hacerla un día y una hora en concreto.

A la Espera, si has de esperar un resultado para darle fin.

Proyecto, si es una tarea que para finalizarla requiere de más de una acción.

Algún día, si es algo que quieres hacer, pero ahora no es el momento.

Material de referencia, si es información que necesitarás para la ejecución de alguna tarea o proyecto.

Además de elegir a qué lista debe ir cada cosa, también puedes subdividirlas según contextos de lugar, herramienta, persona, etc. Aunque para no complicarte la vida ahora, esto te lo explicaré con más detalle en otra entrada.

 

Etapa 4: EVALUAR

Cuando ya está todo bien organizado, tienes que ir revisando periódicamente el sistema para asegurarte de que está actualizado, pues si no sería difícil que te ayudase de verdad.

Estas evaluaciones periódicas hay que hacerlas como mínimo 1 vez a la semana, en lo que denominamos «La revisión semanal». Y que consiste básicamente en revisar cada una de las listas que tienes para reorganizarlas si ello fuera necesario.

Además, debes echar un vistazo cada día a la lista de próximas acciones para facilitarte la toma de decisiones y mantenerte al día.

 

Etapa 5: HACER

Ya que lo tienes todo bien organizado y bajo control sólo te falta HACER, que en definitiva es el fin de cualquier método de gestión de tareas.

 

CONCLUSIONES

Estar organizado es en gran medida una cuestión de actitud, de querer estarlo. Y GTD se creó para facilitar la vida a esas personas que queremos tener bajo control nuestros pendientes.

Y aunque aquí sólo te he expuesto un resumen del sistema, éste es más que suficiente para que puedas empezar a aplicarlo y experimentar.

Aún así, también voy a intentar hacerte más fácil el entendimiento de cómo se debería aplicar en la práctica, creando la secuencia de la gestión de una tarea cualquiera.

Paso 1: Te viene a la cabeza el recuerdo de que tenías que enviar un mail a tu cliente X.

Paso 2: Anotas en tu sistema de recopilación (bandeja de entrada que perfectamente podría ser una libreta, tu smartphone, etc.) lo que tienes que hacer, pero sin complicarte mucho la vida. Bastará con anotarlo de manera que cuando lo vuelvas a leer (procesarlo) entiendas qué es lo que significa.

Paso 3: Cuando llegas a tu despacho (o donde tengas determinado hacerlo), revisas tus bandejas de entrada y encuentras esta anotación de enviar el mail a tu cliente X.

Paso 4: Redactas la acción de manera que te motive a realizarla y la depositas en la lista correspondientes, que en este caso sería la de «Próximas Acciones», pues tienes la intención de hacerlo lo antes posible.

Paso 5: En una de tus revisiones a la lista de «Próximas Acciones», ves esta tarea y decides que vas a realizarla en ese momento. Así que redactas el mail, lo envías y lo tachas de tu lista.

Paso 6: Creas una tarea recordatorio en la lista «A la Espera» en la que indicas que has enviado el mail y que estás esperando que te contesten.

Y a partir de aquí el trabajo consiste en revisar de vez en cuando esta lista para recordar que estás a la espera de la contestación, tomando las decisiones oportunas según el resultado.

¡Y listo!

 

Sacar todo el jugo a GTD requiere de algo más que esto que te he contado, pero como te he dicho antes sí que te sirve para empezar.

En siguientes entradas iré profundizando en la forma de trabajar con este sistema y también en cada una de las etapas y conceptos.

Espero que esta información te ayude a mejorar tu productividad. Y si crees que podría ayudar a más personas, échame una mano a hacérselo llegar y compártelo en tus redes sociales.

 

Si quieres hacer cualquier comentario o pregunta, hazlo a continuación.

Hasta la próxima.

10 fórmulas para mejorar tu espacio de trabajo

10 FORMULAS PARA MEJORAR TU ESPACIO DE TRABAJO

El lugar en el que más tiempo pasas de seguido es, casi con toda seguridad, tu espacio de trabajo en la empresa. Y según un estudio, el que tu lugar de trabajo esté bien diseñado puede aumentar tu productividad entre un 15% y un 20%.

Por eso he decidido que hoy te voy a hablar de cómo puedes mejorar ese lugar en el que tanto tiempo pasas. Y te voy a contar 10 fórmulas que puedes implementar o cambiar para que estar en él sea más agradable y productivo.

Y aunque es más que probable que alguno de estos aspectos tú ya los conozcas, es probable que no los hayas implementado porque pienses que no son tan importantes o simplemente porque te haya dado pereza.

Pero la confortabilidad y usabilidad de tu espacio de trabajo son fundamentales para que quieras estar en él. Pues ya sólo el hecho de que no te desagrade ir a trabajar es un punto a favor de tu productividad.

Vamos a ello.

 

1. EL ESPACIO DISPONIBLE

Es importante que cuentes con el suficiente espacio de maniobra. Es decir, no es necesario que tengas que tener a tu alrededor 20m2 para estar cómodo. Pero sí que necesitas unos mínimos.

Por ejemplo, el espacio para tu silla (el que va desde el borde de tu mesa y hasta la pared o el mueble que tengas a tu espalda) debe de tener como mínimo 80cm. siendo lo aconsejable 1m.

Esto evita que te sientas encajonado, y te provoque efecto de encierro y estrés.

Lo ideal es estar mirando hacia la puerta. O como mínimo que ésta no quede a tu espalda. Para evitar la sensación de indefensión y/o falta de privacidad.

Las herramientas que utilices más habitualmente (grapadora, bolígrafos, calculadora, etc.) han de estar al alcance de la mano. Y las que menos uses lo mejor es que estén fuera de la mesa, aunque fácilmente recuperables.

Al final se trata de que levantarte de tu sitio sea fundamentalmente para descansar o para salir de la oficina a un recado o reunión. Y evitar lo máximo posible tener que levantarte para ir a buscar algo que normalmente tienes que utilizar.

Si quieres información más técnica, puedes echar un vistazo a lo que dice el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo y que muy bien ha desarrollado CEREM International Business School en este artículo.

 

2. LOS MUEBLES

Los muebles más importantes en cualquier espacio de trabajo son con diferencia la silla y la mesa. Y elegirlas correctamente es básico, pues no tienen las mismas necesidades un delineante que un telefonista o un administrativo.

La mesa debe adaptarse a las necesidades del puesto. Y opino que ésta, como segundo mueble principal, no puede tener unas dimensiones por debajo de los 140cm. de largo x 80cm. de ancho. Y casi te diría que las dimensiones perfectas (al menos para mí) son de 160cm. x 80cm. Ya que una mesa más grande que estas medidas, puede que resulte muy bonita, pero sólo sirve para tenerla llena de trastos.

La silla, que está considerada como la pieza más importante de todo el conjunto de muebles para el trabajo, ha de posibilitarte una postura correcta para no afectar a tu salud. Y además ha de ser lo suficientemente cómoda como para que estar muchas horas en ella no te suponga un suplicio.

Sin embargo en la gran mayoría de los casos, las sillas se eligen más por estética o por precio que pensando en el bienestar. Y quizá habría que valorar la posibilidad de una baja por culpa de un mueble mal elegido, con el consiguiente coste para la empresa.

 

3. LOS EQUIPOS DE TRABAJO

En el caso de los ordenadores, estos han de tener la potencia suficiente necesaria para el trabajo que se vaya a desempeñar. Pues no es lo mismo trabajar sólo con hojas de cálculo que con tratamiento de imágenes.

Ahora bien, para el caso de impresoras, fotocopiadoras y escáneres, yo soy de la opinión (ante un uso normal) que siempre deben tener una potencia lo más alta posible. Sino, sólo tienes que recordar esa imagen de un administrativo delante de la fotocopiadora durante mucho rato. Es anti productivo total, además de muy caro.

Este es de esos costes que no se suelen evaluar, porque se da por sentado que es un mal necesario. Pero existen muchas opciones en el mercado, que aunque en un primer momento puedan parecer caras, a la larga pueden ahorrar muchos costes y ganar en productividad.

Un ejemplo de esto sería poner 2 fotocopiadoras en lugar de 1

 

4. LA DECORACIÓN

La decoración es importante desde el momento en que las personas nos sentimos más dispuestas a estar en un lugar si la decoración nos resulta agradable.

Y sí, ya sé que estamos hablando de un espacio de trabajo. Pero no me estoy refiriendo a poner sofás de diseño por toda la oficina (o sí). Me refiero que además de que la imagen corporativa debe usarse con gusto cuando se utiliza como decoración, hay otra serie de elementos decorativos que ayudan a que uno se sienta «orgulloso» de trabajar en esa oficina.

Estoy hablando por ejemplo de cuadros, iluminación o plantas.

Y para el caso concreto de las plantas, decir que éstas además de ofrecer un punto decorativo bastante interesante, ayudan a que:

  • Reduzcamos el estrés
  • Aumentemos la productividad
  • Nos concentremos con mayor facilidad
  • Y de paso, limpien el aire y proporcionen oxígeno

 

5. LOS COLORES DE LA ESTANCIA

A la hora de elegir los colores de nuestro despacho u oficinas, solemos dejarnos llevar por nuestro propio gusto o por los colores de nuestra marca corporativa. Y dedicamos muy poco tiempo, o ninguno, a pensar en cómo podría ayudarnos positivamente la elección de los colores para nuestra productividad.

Y reconozco que muchas veces el uso de los colores corporativos hace que todo quede muy bonito y acorde con nuestra marca. Pero eso, en todo caso, debemos dejarlo para los lugares en los que vamos a recibir los clientes. 

Para el caso de las oficinas y despachos, hemos de pensar en el bien de la empresa y de los trabajadores. Y al igual que es un error poner el color que te guste a ti en tu logotipo en lugar del color que más llame la atención a tu cliente objetivo, también es un error no utilizar la estrategia del color para el aumento de la productividad en las oficinas y despachos.

Cada color tiene significado y ofrece un beneficio distinto, que vemos a continuación:

Blanco, color que aporta claridad y limpieza. Además da sensación de amplitud y modernidad. Y aunque a muchos no se lo parezca, promueve la creatividad y te aleja del negativismo.

Amarillo, color que infunde buen humor e inspiración. Ayuda a la concentración, la creatividad y la comunicación.

Naranja, color que estimula el movimiento, la diversión y el apetito. Inspira alegría y elocuencia. (En pequeñas áreas es estimulante y genera bienestar. Aunque usado en exceso puede resultar irritante).

Rojo, color peligroso en el uso en oficinas y espacios de trabajo. Pues aunque es un color que inspira energía y actividad, también hace que pueda aparecer la agresividad y la sobre excitación.

Azul, color que beneficia la relajación, la serenidad y la confianza. Se recomienda para lugares en los que puede existir un alto nivel de estrés (salas de call center o salas de reuniones).

Verde, color equilibrante y fresco. Favorece la concentración, la apertura de mente y tiene efectos relajantes.

Los expertos aconsejan que en las zonas de trabajo utilicemos como base un color neutro, como puede ser el blanco o un crema, y según el espacio de trabajo y lo que se quiera lograr, jugar con otras tonalidades.

 

6. LA ILUMINACIÓN

La iluminación es de esos aspectos que demuestran sus beneficios claramente. Y tiene 4 efectos directos:

  • Nos permite trabajar con comodidad y sin que tengamos que forzar la vista.
  • Evita que cometamos errores.
  • Resalta los colores de la decoración.
  • Y por último, también contribuye en el estado de ánimo de las personas.

Dando igual que trabajes en un despacho o en una amplia sala, la buena iluminación es siempre imprescindible.

Lo ideal es la iluminación natural, aunque como no siempre es posible, para suplirla, lo mejor son las luminarias con tonos blancos (fluorescencia preferiblemente), evitando en la medida de lo posible los tonos amarillentos, ya que crean ambientes cálidos que relajan.

 

7. LA AROMATIZACIÓN

El olfato es el sentido más poderoso que tenemos y el que más influye en la actividad cerebral. Y bien utilizado puede llegar a aumentar la productividad hasta un 14% y reducir los errores hasta un 21%, pues ayuda a mejorar el rendimiento, la concentración y la convivencia.

Por lo general, la utilización de aromas en un espacio de trabajo se usa con la intención de tapar olores, o dar un toque fresco. Pero en contadas ocasiones se utiliza para favorecer la productividad.

Cada aroma tiene unas cualidades distintas de las que te podrías beneficiar, por ejemplo:

Limón, facilita la concentración y tiene propiedades calmantes.

Lavanda y Jazmín, controla el estrés emocional por tener propiedades calmantes. Además de tener efectos reconfortantes que ayudan a aliviar la tensión y la depresión.

Romero, aroma revitalizante que te ayuda a levantarte. Y también a mejorar la retención de la memoria y tiene propiedades estimulantes que combaten el cansancio físico.

Canela, ayuda a combatir la fatiga mental y a mejorar la concentración.

Menta, potencia la energía y vigoriza la mente. Promueve la concentración y estimula el pensamiento.

 

​8. LA MÚSICA

Según un estudio canadiense, se reveló que las personas que trabajan escuchando música, son un 20% más rápidas en la ejecución de sus tareas.

Sin embargo hay que tener en cuenta varios detalles para que este resultado sea así y no justamente el contrario.

  • Cuando tengas que realizar tareas que requieran concentración, no utilices tu música preferida, ya que te distrae. Este tipo de música déjalo para cuando hayas de hacer tareas repetitivas.
  • Lo ideal es que la música no sea la protagonista de la estancia. El volumen debe ser suave, que se escuche pero que no sobresalga. Y a ser posible, que no sean hits con letra.
  • Los sonidos de fondo con ruidos de la naturaleza, ayudan a concentrarse. Una buena opción podría ser Noisli.com

 

9. LA TEMPERATURA

Hay un dicho que dice algo así como «yo paso calor en función del frío que pasa el que tiene el control de la calefacción».

La temperatura en las oficinas suele generar bastante controversia, porque cada persona somos un mundo en lo que refiere al calor y al frío.

Y es que, en las pequeñas empresas, lo que se suele hacer es encender los equipos de climatización justo cuando se inicia la jornada. Por lo que durante un buen rato y, hasta que la temperatura de adecúa, los trabajadores no están a gusto, pasando frío o calor. Con la consiguiente bajada de productividad.

La solución pasa por programar el temporizador para que se ponga en marcha un rato antes de abrir las puertas, y así cuando el personal se incorpore, las estancias ya estén a la temperatura adecuada.

Y el sobrecoste que puede conllevar esto a la empresa es ínfimo si lo comparamos con el coste que pueda causar que los trabajadores no ejerzan al 100% sus labores durante unas horas cada mañana.

En cualquier caso, lo ideal es que la temperatura esté fija entre los 21º y 22º.

 

10. LA LIMPIEZA Y EL ORDEN

Por mucho que algunos se empeñen en creer que tienen control sobre su desorganización, esto no deja de ser una creencia que se han auto-impuesto para defender la desorganización habitual por pereza.

No hay nada más efectivo a la hora de trabajar (y en cualquier situación) que tenerlo todo bien ordenado y fácil de encontrar. Pues esto ayuda a recuperar lo necesario casi sin pensar y en muy poco tiempo.

Trabajar en tu escritorio teniendo sólo aquello que necesitas, ni un sólo documento o elemento de más, favorece la concentración y con ello la productividad.

Si no lo has hecho nunca, pruébalo. Quita de tu mesa absolutamente todo lo que no necesites (todo, todo) para hacer la siguiente tarea, y verás como serás capaz de hacerla más rápidamente.

Cada día cuando acabe tu jornada, dedica unos minutos (que generalmente no serán más de 5) a dejar tu mesa vacía de elementos que no tengan que estar, y a guardar o archivar la documentación. Así al día siguiente cuando llegues te dará la sensación de claridad y te costará menos iniciar la tarea planificada.

 

CONCLUSIÓN

Lograr ser productivos tiene tantos frentes posibles, que quizá sería más fácil encontrar qué es lo que no nos ayuda a mejorar la productividad.

El problema está en que no somos conscientes de que cosas como la iluminación, los colores, los aromas, etc. nos puedan ayudar a hacer las cosas más rápido y con menor esfuerzo. Pero así es.

Para conseguir el éxito es necesario como mínimo levantarse y caminar. Pero es mucho más inteligente apoyarse en cualquier cosa que te ayude a lograrlo antes y con menor esfuerzo. Es más fácil llegar a la meta basándote en la productividad.

Y hasta aquí la larga entrada de hoy. 

Espero que te ayude en el logro de tus metas. Y si crees que podría ayudar a otras personas, échame una mano para hacérselo llegar y compártelo en tus redes sociales.

Si utilizas otros sistemas que ayuden a mejorar el espacio de trabajo y quieres contármelo,  deja un comentario a continuación.

Hasta la próxima.

Cómo vaciar tu mente para lograr excelentes resultados

Cómo vaciar tu mente para obtener excelentes resultados

¿Sabes cuál creo yo que es el principal secreto -y si no es el principal, está entre los 3 más importantes- para lograr el éxito de cualquier cosa que emprendas? 

Tu capacidad para enfocarte en ello. 

Claro que ser capaz de concentrarse en lo que uno quiere no es tan fácil de conseguir. Para ello necesitas como mínimo de 2 circunstancias:

  1. No tener que estar pendiente de lo que pasa a tu alrededor.
  2. Vaciar tu mente para que ningún pensamiento te distraiga.

Sinceramente no sabría decirte cuál de las 2 es más importante. Pero en cualquier caso, hoy te voy a contar cómo lo hago yo para vaciar mi cabeza y estar así más concentrado en cualquier cosa que esté haciendo.

 

EN QUÉ CONSISTE ESO DE VACIAR LA MENTE (RECOPILAR EN GTD)

Vaciar la mente consiste en sacar de tu cabeza absolutamente todo lo que te esté rondando para no tener que estar pensándolo o recordándolo continuamente y así poder dedicarte a lo que estés haciendo en ese momento sin ningún tipo de distracción.

Vaciar la mente no implica decidir. Sólo has de anotar en aquella herramienta o aplicación que hayas decidido previamente, cualquier idea, pensamiento, tarea o lo que sea que te «ataque» la mente. Y más tarde ya decidirás qué hacer con eso que has anotado.

Sólo has de preocuparte de anotarlo de manera que cuando lo vuelvas a leer entiendas a qué se refiere.

Recopilar es en definitiva un estilo de vida, y no hacerlo conlleva como único problema que sigas estando como hasta ahora. Y sólo tú puedes determinar si estás bien o puedes mejorar.

 

QUÉ BENEFICIOS TE APORTA RECOPILAR

Los beneficios son varios, aunque quizá los más importantes sean:

Te centras en lo que estés haciendo y sólo en eso. Eres más efectivo

Al tener tu cabeza vacía de pensamientos que te incordien, eres capaz de centrarte mucho más en lo que estés haciendo. Y eso implica que tus resultados son mejores y los logres en menor tiempo.

Ya no olvidarás nada

A mí me pasa que si lo que se me ocurre no lo anoto en el mismo momento, las posibilidades de olvidarlo son altísimas. 

De hecho, muchas veces he perdido grandes ideas porque he querido acabar de hacer lo que estuviera haciendo antes de anotarlo.

Coger el hábito de apuntar cualquier cosa que pienses, veas o te digan, hará que ya no te olvides de nada.

Te da sensación de control

Cuando te acostumbras a anotarlo todo, en especial cuando lo haces sin pensar, ganas seguridad porque sabes que no se te va a olvidar nada y además tampoco vas a perder la concentración en lo que estés haciendo.

 

CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE  Y QUÉ HEMOS DE RECOPILAR PARA QUE SEA EFECTIVO

Como ya he dicho anteriormente, recopilar es un estilo de vida, y como tal, forma parte de ti en todos los sentidos. Es decir, que para ti recopilar debería ser algo tan habitual como lo podría ser respirar. Ha de salirte de una manera automática y sin pensarlo.

Qué hemos de recopilar

La respuesta es obvia: TODO. Cualquier cosa que se nos ocurra por muy tonta que pueda parecernos. Lo importante es no desenfocarse de lo que estés haciendo. Ya tendrás oportunidad más tarde, cuando proceses lo capturado, si lo que recopilaste realmente no te sirve para nada o si se va a convertir en algo relevante para cualquier otro tema.

Además, no existen las malas ideas. Sólo las que no te sirven.

Lo más común a la hora de capturar es:

  • Tareas
  • Ideas o información para referencia
  • Lecturas para más tarde (webs principalmente)

Cuándo hemos de recopilar

Continuamente. No hay hora, ni momento, ni lugar. Y eso es así, porque tu mente sigue trabajando aunque tú estés descansando.

Así que aunque estés tumbado en la playa descansando, si piensas en algo, sácalo de tu cabeza inmediatamente y sigue a lo tuyo.

Cómo hemos de recopilar

La forma de recopilar ha de ser del modo más simple posible. Sólo consiste en que anotes el pensamiento o la información que veas o te den del modo más rápido y sin pensar en absoluto en ello. Lo único importante es que lo escribas de manera que cuando lo vayas a procesar entiendas lo que pone. Y no solo me refiero a la caligrafía, ha de tener sentido la anotación.

Dónde hemos de recopilar

Puede que te pases el día delante del ordenador, o que por el contrario tu día a día se desarrolle en movilidad. Así que voy a decirte cómo lo hago yo en cada caso y así tienes todas las posibilidades.

Aquí lo más importante es elegir un sistema que sea siempre el mismo. Puedes elegir usar una libreta, el smartphone, o lo que tú quieras. La única condición necesaria es que debe ser algo a lo que tengas acceso inmediato en cualquier momento.

Yo por ejemplo cuando no estoy frente a mi ordenador, utilizo mi smartphone para recopilar, pues siempre va conmigo a todos lados.

Que sea siempre el mismo sistema o herramienta, tiene que ver con la tranquilidad que te aporta el saber dónde has apuntado todo.

 

QUÉ APLICACIONES UTILIZO YO PARA RECOPILAR

Los sistemas que te voy a exponer están basados en cómo lo hago yo y con las herramientas y aplicaciones que yo utilizo. Pero seguro que te pueden dar una idea de cómo hacerlo con otras plataformas o aplicaciones.

En concreto, las que uso principalmente son:

Todoist para recopilar tareas: Todoist es un gestor de tareas multiplataforma. Que para sacarle el máximo partido, lo ideal es hacerlo funcionar en el navegador Chrome e instalar la extensión para el mismo.

OneNote para capturar ideas e información de referencia: OneNote es un gestor de notas muy potente, con el que puedes trabajar online u offline con la aplicación de escritorio. Aunque por agilidad, en el ordenador que uses habitualmente, yo te aconsejo que utilices la aplicación de escritorio. Pues es mucho más ágil y además sincroniza muy bien.

Pero también tengo instalada la extensión para el navegador Chrome.

Pocket para capturar webs que quiero leer más tarde: Pocket es una aplicación de lectura que te permite guardar los artículos encontrados en internet para leerlos cuando mejor te convenga. Y al igual que con las otras aplicaciones, también tengo instalada la extensión en el navegador Chrome.

 

ASÍ CAPTURO YO: TAREAS

Cómo recopilo tareas en el ordenador

Cuando estoy trabajando con el ordenador y se me ocurre cualquier cosa, o si de lo que esté haciendo en ese instante surge una nueva tarea, lo que hago es lo siguiente:

1- Si estoy en la pestaña del navegador en la que tengo Todoist, hago click con el ratón en los botones que tiene la aplicación dispuestos para ello.

 

2- O lo que es más rápido, pulso la tecla «q» y se abre una ventana para introducir una tarea rápida.

 

3- Si estoy en el navegador, pero no en la pestaña donde está Todoist, las opciones son:

  1. Te vas a la pestaña que tiene abierto Todoist y sigues los pasos indicados anteriormente, o…
  2. Utilizas los atajos de teclado: Ctrl+q y se te abre una ventana. Y después o haces click en los botones correspondientes, o bien pulsas la tecla «q» y comienzas a escribir el texto de la tarea.

 

Cómo recopilo tareas con un teléfono Android

Con un teléfono Android y Todoist hay 3 posibilidades de capturar una tarea:

Opción 1: Si tienes la versión de Android 7.0 o un launcher que te lo permita, pulsas y mantienes sobre el icono de Todoist, y se te abre un menú con varias opciones, entre la que está «añadir tarea». Pulsas y empiezas a escribir.

Opción 2: Deslizas hacia abajo la barra de notificaciones (previamente habrás de activar esta opción siguiendo esta secuencia en Todoist: Configuración>notificaciones>añadir rápido) y haces click en la opción «añadir tareas» y empiezas a escribir.

Opción 3: Desde dentro de la misma aplicación, abajo a la derecha hay un botón para añadir. Haces click y empiezas a escribir.

 

Cómo recopilo tareas con un Iphone

Al igual que con Android, con Iphone también existen 3 posibles formas de capturar tareas:

Opción 1: Pulsado y mantenido el icono de Todoist, se despliega un menú que te da la opción de «añadir tarea». Haces click y empiezas a escribir.

Opción 2: Deslizas el panel de notificaciones desde la izquierda o desde arriba (previamente habrás de tener activado el widget de la aplicación) y haces click sobre el botón «añadir tarea» y empiezas a escribir.

Opción 3: Desde dentro de la misma aplicación, abajo a la derecha hay un botón para añadir. Haces click y empiezas a escribir.

 

ASÍ CAPTURO YO: IDEAS, INFORMACIÓN O MATERIAL DE REFERENCIA

En OneNote se puede recopilar prácticamente todo, desde notas de texto o manuscritas, pasando por imágenes, grabación de voz, recortes de pantalla y páginas web. Y yo capturo de todo.

Cómo recopilo notas con el ordenador

Tenemos 2 opciones:

Opción 1: Desde dentro de la aplicación, damos al botón de «agregar página»

 

Opción 2: Desde cualquier pantalla del ordenador en la que estés trabajando, pulsas la combinación de teclas: Windows + Alt + n   y se abre una ventana de nota nueva en la que puedes empezar a escribir directamente.

Para cerrarla, o le das al aspa de cierre, o pulsas Alt + F4

 

Cómo recopilo recortes (capturas parciales) de pantalla en el ordenador

OneNote te permite capturar sólo un trozo de la pantalla que estés viendo. Y para ello, has de pulsar la combinación de teclas: Windows + n  y se abrirá una pequeña ventana con las 3 opciones de captura que ofrece el acceso rápido. Y entre ellos puedes elegir con el ratón la opción de recorte de pantalla, o bien pulsas la tecla «s»

 

Seguidamente la pantalla se torna blanquecina y ya puedes con el ratón elegir el trozo de pantalla que quieres recortar. Y te lo envía directamente a OneNote.

 

Cómo capturo páginas web en el ordenador

Lo primero es instalar la extensión de OneNote en Chrome, y así tienes hasta 4 opciones distintas para capturar una página web:

  1. Capturar la página completa
  2. Capturar sólo una parte de la pantalla (recortar)
  3. Capturar el artículo (quita imágenes, publicidad, etc…)
  4. Capturar el link y una pequeña explicación de la web

 

Captura de página completa

 

Captura de artículo

 

Recorte de pantalla

 

Captura del marcador (link)

 

Cómo recopilo notas con teléfono Android

Opción 1: Abres la aplicación y eliges el tipo de nota que quieres capturar (texto, lista, grabación de voz o imagen).

Opción 2: También se puede hacer mediante lo que llaman Orbe. Que te mantiene un globo flotante en cualquier pantalla del teléfono en la que te encuentres y puedes acceder a ese acceso directo estés donde estés, incluido desde la pantalla de bloqueo.

Aunque en este Orbe, sólo se puede capturar texto o imágenes.

 

Cómo recopilo notas con un Iphone

Opción 1: Abres la aplicación y das a la opción “nueva página”

Opción 2: Pulsas mantenido el icono de OneNote y se te abre una lista de opciones, entre las que puedes elegir si crear nota de texto, imagen o lista.

Opción 3: Desde cualquier pantalla, deslizas la cortina de notificaciones desde la izquierda o desde arriba y desde el widget (que debes haber activado previamente) te aparecen las mismas opciones de captura (nota, imagen o lista).

 

ASÍ CAPTURO YO: PÁGINAS WEB PARA LEER MÁS TARDE

Cómo capturo páginas web para leer más tarde desde el ordenador

Cuando te encuentras frente a un artículo que quieres leer pero en ese momento no puedes, das al botón de la extensión de Pocket y se guarda automáticamente.

 

Cómo capturo páginas web para leer más tarde desde el smartphone (Iphone y Android)

Lógicamente, habrás de tener descargada la aplicación en el teléfono.

Si la tienes, cuando estés navegando y encuentres una página que quieres leer más tarde, te vas a las opciones del navegador que estés utilizando (probado en navegadores Chrome y Safari), das a compartir y eliges la aplicación Pocket. Y ya está.

 

RESUMEN

Al final, de lo que se trata es de que puedas concentrarte en aquello que hagas. Da igual la aplicación o herramienta que utilices, pues lo importante no es cómo lo haces, sino hacerlo.

Yo te he contado con qué aplicaciones lo hago yo. Pero esto no quiere decir que sean las mejores ni las únicas. Son sólo las que mayores satisfacciones me ofrecían después de haber probado muchas.

Se trata de interiorizar un hábito que lo que hace es darte tranquilidad. Y aunque sea un hábito, que ya sabemos lo que cuesta cogerlos, este es de los fáciles, porque te reporta beneficios inmediatos.

Y poco más puedo contarte. Solamente que te «acuerdes» de no dejar nada en tu cabeza. ¡¡Anótalo!!

Si crees que esta información es interesante y podría beneficiar a alguien más, échame una mano a hacérselo llegar y compártelo en tus redes sociales.

Si quieres hacer un comentario o una consulta, no lo dudes y hazlo.

Hasta la próxima.

Cómo es un día productivo perfecto y cómo lograrlo

Como es un dia productivo perfecto y como lograrlo
Un día productivo perfecto es aquel que cuando llegas a tu casa al final de la jornada, te sientes totalmente satisfecho con lo que has hecho y con lo que has conseguido. Estás además convencido de que vas directo hacia el cumplimiento de tus objetivos. Y tienes una sensación de total control sobre el trabajo que tienes por delante.
 
Los días productivos son esos, en los que tu estado es cualquiera menos el de estresado. Y la percepción es parecida a la que tienes cuando vas a enfrentarte a algo que realmente controlas. Sabes lo que hay que hacer, cómo hay que hacerlo y, además lo has visualizado.
 
¿Pero qué es la productividad?
 
 

¿QUÉ ES LA PRODUCTIVIDAD?

La definición estándar podría ser algo así como:

«La productividad es ser capaz de generar mayores resultados en la actividad a realizar, con el menor esfuerzo y en la menor cantidad de tiempo posible».

Evidentemente, se puede ser productivo con cualquier tipo de actividad. No es necesario que esta haya de ser siempre importante.
Incluso fregando platos puedes llegar a ser productivo.
 
Y teniendo esto en cuenta, la siguiente afirmación también podría servirnos como definición extra:
«Ser productivo significa hacer lo que quieres -o tienes que- hacer y que te salga como tú habías planificado o incluso mejor.
 Lo que desde luego NO es la productividad es generar mayores resultados a cambio de haber tenido que dedicar más tiempo.
 
Y desde luego, para medir la productividad primero habremos de marcar qué queremos conseguir.
 
 

PERO, ¿PARA QUÉ QUERRÍA ALGUIEN SER MÁS PRODUCTIVO?

Querer mejorar el nivel de productividad suele deberse a una cuestión de ambición o de ética profesional. No podemos fijarnos entonces, en las personas que se toman su trabajo bajo el simple prisma de cumplir con su horario y no tienen la más mínima motivación por aportar nada que pueda ayudar a mejorar.
 
Las personas que son productivas planifican y no van acelerados por el mundo. Trabajan bajo un sistema y esto les permite obtener mejores resultados.
 
Y son las personas que sí están motivadas por mejorar y crecer, las que buscan con más ahínco aumentar su productividad. Pues como mínimo esto es lo que les va a reportar:
  • Disfrutar de la agradable sensación que te queda después de haber realizado con éxito la tarea planificada. Sobre todo si la has logrado con menos esfuerzo o en menos tiempo.
  • Ser capaces de generar más trabajo sin la necesidad de estar más horas ocupados.
  • Abarcar nuevos proyectos. 
  • Crecer profesionalmente.
  • Tener control sobre sus trabajos y sus vidas.

 

¿QUÉ SE NECESITA HACER, SABER O TENER PARA DISFRUTAR CONTINUAMENTE DE DÍAS PRODUCTIVOS PERFECTOS?

Para que la mayoría de tus días sean perfectos productivamente hablando, lo primero de todo que has de hacer es QUERER.
 
Sí efectivamente, ser productivo es una cuestión de actitud, y sólo si tienes una postura pro-activa hacia el ser productivo podrás lograr serlo y disfrutar de las agradables sensaciones que ello produce.
 
En cualquier caso, para ser productivo se requiere de unas condiciones mínimas:
  1. Tener unos objetivos claros y bien definidos.
  2. Manejar un eficiente sistema de gestión del tiempo.
  3. Planificar. No dejar nada al azar.
  4. Crear sistemas y protocolos de actuación para tu gente o empresa.
  5. Dedicarte principalmente a realizar tareas que te lleven directamente al cumplimiento de tus objetivos.
 
Voy a definirlos con más detalle:
 
 

1- Tener los objetivos claros y bien definidos

Tener objetivos es básico para poder medir la productividad. Pero tenerlos perfectamente definidos es imprescindible para poder lograrlos.
 
No puedes tener claridad a la hora de planificar qué has de hacer, si los objetivos son ambiguos o sólo están expresados como un sueño. Han de ser lo suficientemente nítidos como para que al leerlos no tengas dudas de qué ha de pasar para que se den como cumplidos.
 
Para definir los objetivos, el sistema más famoso y el que a día de hoy a mí me parece más efectivo es el denominado SMART, que convierte los deseos en: eSpecíficos, Medibles, Alcanzables, Realistas y limitados en el Tiempo.
 
 

2- Utilizar un eficiente sistema de gestión del tiempo

Desde mi punto de vista, el quid de la productividad está en usar las herramientas perfectas para cada trabajo. Y una de ellas es sin duda un buen sistema de gestión del tiempo.
 
Para mí, el mejor sistema es aquel que te permite concentrarte al 100% en lo que tengas que hacer. Y para ello es fundamental no tener nada en tu cabeza que te esté rondando y molestando.
 
Existen sistemas, que mediante una serie de hábitos te ayudan con este proceso. Te permiten un elevado control de las tareas que hayas de realizar, y te habilitan el poder determinar con muchísima más claridad cuales son las tareas más importantes a realizar y cómo priorizarlas.
 
En próximas entradas hablaré de los que para mí los mejores sistemas de gestión del tiempo.
 
 

3- Planificar

Si no planificas, todo queda al azar y tienes cualquier cosa menos control.
Planificar te permite poder tomar decisiones en el corto, el medio y el largo plazo y te aclaran el camino que has de tomar.
 
Sin planificar también podrías lograr los objetivos. Pero planificando los lograrás con menor esfuerzo y sin estrés.
 
Si planificas, el control lo tienes tú, no lo olvides.
 
 

4- Crear sistemas y protocolos de actuación para tu gente o tu empresa.

Debes dejar claras las pautas de actuación para cada uno de los procesos que deban realizarse, y estos deben estar por escrito para asegurar la perfecta ejecución.
 
Es decir, cada una de las personas que trabaja para ti o contigo, ha de tener muy claro qué ha de hacer en su trabajo y ante las posibles situaciones que puedan aparecer. Fíjate sino en las grandes empresas y franquicias, en las que toda tarea está definida bajo un sistema escrito.
 
Esto verdaderamente lleva mucho trabajo por tu parte, pero una vez que lo tengas realizado, podrás permitirte el lujo de no tener que estar presente. Y ya no te molestarán con temas que podrán solucionar sin tu ayuda.
Piensa además en la cantidad de tiempo que pierdes solucionando situaciones que podría perfectamente resolver cualquier otra persona, si tan sólo se le diera el sistema para hacerlo.
 
Hazme caso, si aún no tienes los sistemas y protocolos de actuación creados para tu gente, ve planteándote en serio el implantarlos. Pues este es de esos proyectos estratégicos importantes que tienes que llevar a cabo para lograr el verdadero éxito de tu empresa y el tuyo como persona productiva.
 
 

5- Dedicarte principalmente a tu trabajo. ¡DELEGA!

Tu trabajo consiste en pensar y en ejecutar tareas estratégicas y de planificación. No puedes perder el tiempo con tareas rutinarias y menos importantes. Y muchísimo menos si tienes personal a tu cargo que podría hacerlo.
 
Si no confías en tu personal o no están preparados para hacerlo, ya sabes, ponte a solucionarlo urgentemente. Porque cada minuto que dedicas a realizar tareas rutinarias o de poca importancia, es un minuto que no estás dedicando a lo que de verdad es importante, AVANZAR.
 
Además, si calculas el coste económico que esto tiene para ti o para tu empresa, te darás cuenta del agujero tan grande que supone.
 
 
Ser productivo es un trabajo en sí mismo, pero es más fácil lograrlo si tienes una actitud pro-activa.
 
Las condiciones que te he expuesto antes, no son las únicas necesarias para lograr un nivel de productividad alto, pero sí que son quizá las más importantes. Y si te centras en ellas, podrás lograr disfrutar de muchos días de productividad perfecta.
 
 

Y ya me despido de ti por hoy. Si te ha gustado esta entrada, por favor compártelo en tus redes sociales. Y si quieres darme tu opinión o hacer algún comentario, no lo dudes, hazlo más abajo.
 
Un saludo y hasta la próxima.

Cómo dedicarte sólo a hacer lo más importante

Dedícate a lo que es importante

Cómo hacer sólo lo más importante, es el estandarte que enarbolan aquellos que son más productivos. Es lo que les hace distintos.

Te voy a dar una cuantas pautas para que sepas diferenciar lo que es importante de lo que solo es urgente y qué es lo que has de hacer para que te dediques a lo que de verdad importa.

Trabajar sobre lo importante requiere de disciplina y de asumir una serie de hábitos que nos ayudarán a lograr los resultados más óptimos.

Yo soy de la opinión que de pequeñitos deberían de enseñarnos no a diferenciar entre lo importante y lo urgente, pero sí que hacer que nuestra mente se decantase por lo que importa y dejase para después lo que sólo es urgente.

Porque lograr el éxito es mucho más fácil si dedicas el tiempo a lo que más te ayuda a conseguirlo. Y qué duda cabe que con seguridad eso será lo importante.

¿Tienes claro qué es urgente y qué es importante?

Definición de URGENTE

Urgente es la necesidad que se tiene de realizar cualquier acción para no termine suponiendo un problema.

Es una circunstancia determinada principalmente por la necesidad, y que está ligada directamente al tiempo, en concreto a una fecha tope. Y se determina la urgencia en función de la fecha tope, el esfuerzo necesario y el tiempo inevitable para su ejecución.

Existen 2 tipos de urgencias:

  • Las imprevistas, que se escapan a tu control.
  • Y las causadas por tu propia desidia.

Definición de IMPORTANTE

Importante es aquella acción que proporcionará un beneficio determinado al ser ejecutada.

Es una circunstancia determinada por la conveniencia o el interés y está asociada directamente al resultado. Siendo este más importante cuanto mayor es el beneficio que se obtiene. Y si de lo que hablamos es de objetivos, estas serán más o menos importantes según cuánto te acercan a los mismos.

El error de confundir URGENCIA con IMPORTANCIA

En nuestra sociedad cometemos con mucha asiduidad el error de cometer estos términos. Pues definimos como importante cualquier cosa que sea urgente. Cuando la realidad es que la urgencia no determina la importancia.

Una tarea se convierte en urgente, cuando por no haberle prestado la correspondiente atención, debemos correr para que no se convierta en un problema.

Confundir estos conceptos se puede convertir en una preocupación cuando por culpa de ello vives en un bucle continuo de urgencias.

están tan pendiente de que las urgencias no se conviertan en problemas, que dejas de prestar atención a lo que de verdad importa, corriendo el riesgo de que esto se convierta también en una urgencia.

Vivir así es lo que coloquialmente denominamos como «trabajar de bombero», que te pasas la vida apagando fuegos y no tienes tiempo de prevenirlos.

Si este es el estilo de vida que estás viviendo y quieres cambiarlo, sigue leyendo.

Haz que otro haga lo urgente y tú ocúpate de lo importante

Hacer lo que de verdad importa es sólo una cuestión de decidirlo. Has de tomar la determinación de que vas a hacer sólo lo que te lleva hacia tus objetivos.

Al fin y al cabo, la productividad no es más que un estilo de vida. Una cuestión de elegir.

Para tomar el control y poder decidir, necesitas poner en práctica continua estas 5 máximas:

  1. Tener muy claro qué es lo importante y qué no lo es.
  2. Querer hacerlo. Evitar la desidia.
  3. Planificar
  4. Crear protocolos que determinen cómo se deben solucionar las urgencias.
  5. Delegar eficazmente.

1- Tener muy claro qué es lo importante y qué no lo es

Has de tener unos objetivos muy claramente definidos, porque sino, tomar decisiones acertadas será muy difícil.

Define unos objetivos claros y específicos.

2- Querer hacerlo. Evitar la desidia

Si los objetivos marcados no te motivan, será muy fácil que caigas en la desidia y acabes trabajando apagando fuegos.

Por el contrario, si encuentras motivos suficientes para lograr tus objetivos, serás capaz de tomar decisiones acertadas que te llevarán al éxito.

Recuerda que las personas actuamos principalmente por 2 motivos: El miedo o el placer.

Algunos miedos que hacen que nos movamos pueden ser:

  • Miedo al dolor físico
  • Miedo a quedarnos sin trabajo
  • Miedo a perder
  • Miedo a la ruina

Algunos placeres que hacen que actuemos pueden ser:

  • Placer por ganar
  • Placer por tener algo en concreto
  • Placer por el reconocimiento social
  • Placer por disfrutar experiencias

Encuentra la motivación que necesitas para lograr tus objetivos

3- Planificar

Planificar es el corazón de este sistema, porque saber qué es lo más importante y tener la motivación para hacerlo no suele ser suficiente.

Hay que determinar claramente cómo se ha de lograr, qué recursos van a ser los necesarios y cuando hay que ejecutar cada una de las tareas.

Dedica el tiempo necesario a la planificación pues si lo haces correctamente, rara vez planificarás urgencias.

4- Crear protocolos que determinen cómo han de solucionarse las urgencias

Tener unos objetivos motivantes te predisponen necesariamente a su logro. Y esto sin duda facilita que te dediques casi en exclusiva a las tareas importantes.

Sin embargo, existen una serie de urgencias procedentes de imprevistos, que se escapan a tu control, pero que requieren atención. (Por ejemplo, la baja de un empleado, la rotura de stock de un proveedor, la avería de un vehículo, etc…)

Para evitar tener que dedicar demasiado tiempo a solucionar estos imprevistos, que si bien no son muy habituales sí que ocurren, el sistema que debes seguir es el de tener creados unos protocolos de actuación para que tu gente sepa cómo ha de actuar ante estas situaciones.

Esto no significa que tú debas ser un dios capaz de prever absolutamente todas las posibilidades de imprevistos. Pero sí es necesario que seas lo suficientemente previsor como para que la atención que hayas de prestar sea la mínima posible.
Como mucho, para dirigir el procedimiento, dar el visto bueno y controlar el resultado.

Involucra activamente a tu personal para que sean capaces de solucionar los imprevistos ellos solos

5- Delega eficazmente

Esta es en sí una de las tareas más importantes que has de realizar.

Debes elegir con sabiduría las personas más adecuadas para la ejecución de los trabajos que te llevarán a tus objetivos. Y también es importante que realices periódicamente el seguimiento de los avances.

No voy a decir que sea la tarea más importante. Pero sin ella, lograr el éxito se te tornará más difícil.

¡Delega!

Conclusión

Para resumir, insisto en mi opinión de que dedicarte a la ejecución de las tareas más importantes para ser productivo, no es nada fácil.
Pero si de verdad quieres, lo lograrás.

La otra opción ya sabes que es pasarte la vida apagando fuegos.
Elige bien tus objetivos. Se proactivo en su consecución. Planifica para el éxito. Cúbrete las espaldas dando a tu gente herramientas. Y delega con sabiduría.

Si sigues estas pautas, te aseguro grandes éxitos. Pero sobre todo, te garantizo que disfrutarás del poder llegar a tu casa cada día, con la seguridad de haber avanzado y de que tienes el control.
Si crees que esta información podría ayudar a más gente, échame una mano a hacérselo llegar compartiéndolo en tus redes sociales

Si quieres opinar o hacer algún comentario, hazlo más abajo, no te cortes.

Hasta la próxima.

¿Quieres saber cómo marcar objetivos que se cumplan?

Descárgate la GUÍA PARA MARCAR OBJETIVOS y aprende paso a paso cómo marcarlos y cómo crear el plan de ejecución necesario, para que conseguir aquello que te propongas sea más fácil.