El tiempo es ese bien preciado que mal gestionado puede hacer caer la productividad estrepitosamente hasta al más organizado.
Y una de las peores maneras de gestionarlo, es dejar a merced de los ladrones de tiempo lo que por derecho es tuyo y que necesitas sí o sí, si quieres tener resultados eficaces en tu empresa.
Sin embargo, muchas veces se lo ponemos tan fácil a estos cacos, que somos descarados merecedores de tal hurto.
Así que lo que voy a hacer hoy, es contarte cuáles son los ladrones de tiempo que con más asiduidad te lo están robando y cómo puedes evitarlo.
Qué son los ladrones de tiempo
Cuando algo no nos cuesta nada, o nos cuesta muy poco, no solemos valorarlo por todo lo que vale. Y, por lo tanto, si lo llegamos a perder, no nos duele del mismo modo que si hubiésemos tenido que esforzarnos para conseguirlo.
Y en este sentido, el tiempo es de las cosas que menos valoramos cuando las perdemos. Básicamente porque no tenemos conciencia real de su pérdida. Al menos no, hasta que ya es demasiado tarde y nos damos cuenta que no lo vamos a poder recuperar nunca.
Aunque una cosa es perderlo y otra muy distinta dejar que te lo roben. Sin embargo, los expertos aseguran que al menos el 50% de la jornada laboral se pierde por culpa de los ladrones de tiempo, que son esas circunstancias que de cualquier manera te entretienen y te quitan tu tiempo sin que a cambio te aporten ningún valor.
Y aunque cada uno de nosotros nos hemos buscado los nuestros, existen una serie de ladrones de tiempo que suelen ser comunes a todo el mundo y contra los que es posible luchar.
¿Qué está robando tu tiempo?
Las llamadas telefónicas
Uno de los más conocidos y peores, son las llamadas telefónicas. Porque, aunque es verdad que cada vez se utilizan menos, en pos de las aplicaciones de mensajería, aún hay gente que prefiere usarlas, sobre todo cuando se trata de temas que para ellos son urgentes o importantes.
Y recalco lo de ellos, porque el hecho de que para alguien signifique que un tema es urgente o importante, no significa que para ti también haya de serlo. Sin embargo, quien emite la llamada, no suele pararse a pensarlo.
La cuestión es que este ladrón es relativamente fácil de tenerlo controlado, pues basta con que, cuando tengas que enfrascarte en una tarea que requiera de tu máxima atención, pongas el teléfono en silencio, o incluso mejor lo pongas en modo avión desviando todas las llamadas al buzón de voz.
Y si eres de los que no puedes permitirte el lujo de poner el modo avión, la opción más plausible que tienes, es la de cambiar el tono de llamada para aquellos contactos a los que no quieras atendérselas.
El correo electrónico
Otro ladrón de tiempo muy conocido, es el correo electrónico. Al cual tenemos muy mal acostumbrado, por la importancia que le hemos estado dando durante todos los años que lo hemos tenido como el principal medio de comunicación para el trabajo.
Y es que, solemos tener la aplicación de email abierta, y las notificaciones activadas continuamente, tanto en el ordenador como en el smartphone. Y en cuanto suena, tenemos que dejarlo todo para ir a ver quién o qué nos han escrito. ¡No vaya a ser que sea urgentísimo!.
Aunque está demostrado que más del 70% de los correos que recibimos, no tienen nada que ver con el trabajo que estemos realizando, ni desde luego se pueden considerar urgentes o importantes.
En este caso, la solución más fácil y utilizada para que no te quite lo que es tuyo, es tener la aplicación del ordenador cerrada y los avisos del móvil desconectados. Y marcarte 3 o 4 momentos a lo largo del día para comprobar lo que haya llegado a la bandeja de entrada.
Porque, si analizas tus correos, llegarás a la conclusión de que la inmensa mayoría de los que te escriben no es para temas urgentes, y prácticamente todos podrían esperar 2 o 3 horas a que les respondieses.
Porque, puedes estar seguro que si alguien tuviera que comunicarte algo que de verdad fuera urgente, no utilizaría este medio para contactarte.
Y si tú fueras de esos que no puede vivir sin el correo electrónico activo, al menos reduce la presión que te ejerce, dándote de baja de aquellas listas de correo que no te aportan nada, pues así bajarás el volumen de recepción y lo que recibas estará más en la línea de tu trabajo.
El Whatsapp
Dentro también de los medios de comunicación, tenemos uno de los ladrones de tiempo más peligrosos que hay hoy en día, que es el Whatsapp, porque es un método que cada vez se está utilizando más para comunicarnos a nivel profesional, pero a la vez, también es el sistema de comunicación social que más utilizamos.
Por lo que cada vez que suena el famoso tilín, tenemos que ir a mirar si nos están escribiendo por un tema de trabajo. Y si no le és, pues ya que estamos respondemos, y nos enzarzamos en conversaciones que no vienen al caso, ni en el momento oportuno.
Y la solución en este caso es simple, y es que basta con que silencies aquellas personas o grupos que no te vayan a aportar nada que no sea trato social.
Las interrupciones de otras personas
Otro ladrón de tiempo muy molesto, son las interrupciones de compañeros, empleados, colaboradores, etc.
Pues es bastante típico que estés en tu despacho o en tu mesa y alguien se te acerque -porque pasaba por allí- y se dirija a ti para decirte cualquier cosa que, por regla general, poco tiene que ver con lo que estés haciendo, y que normalmente no es importante y perfectamente podría esperar a después.
Y estarás conmigo en que es bastante desesperante que estés concentrado en lo que estés haciendo y venga el colega de turno a sacarte de esa situación. Sobre todo, teniendo en cuenta lo que nos suele costar entrar en modo enfoque total.
Para este caso, la solución depende mucho de cómo tengas configurada la distribución de tu empresa. Porque, si tienes despacho y secretaria, basta con que le digas a ésta que durante un rato no te moleste nadie.
Si tienes despacho, pero no tienes secretaria, la solución es que informes a todo el mundo de que si tienes la puerta cerrada no se te puede molestar a no ser que sea un tema muy importante. Aunque también habrás de informarles antes de lo que se entiende por muy importante.
Y si no tienes despacho y tu mesa está en zona abierta, una opción que puedes utilizar es la de ponerte auriculares de música, aunque no estés escuchando nada. Pues por regla general, cuando vemos a alguien con auriculares, no nos dirigimos a él porque pensamos que no nos va a escuchar.
Las redes sociales
Otro de los ladrones de tiempo más peligrosos que te acechan, son las redes sociales. Porque entras con la idea de mirar tu timeline y estar solo 1 minuto, y cuando te das cuenta has estado más de 1 hora.
Aunque aquí la solución sí que es fácil, porque basta con que no lo hagas y punto. Y si de verdad te importan los resultados de tu empresa, no te costará demasiado tomar la decisión de entretenerte con estas cosas sólo durante tus momentos de ocio.
Las falta de planificación
Por otro lado, tenemos un ladrón de tiempo que nos lo quita bajo el método del descuido. Y es el de la falta de planificación. Ya que no nos damos cuenta que no haber planificado lo que hemos de hacer, es una de las formas de perder el tiempo más grandes que existen.
Y aunque la solución no es de las más simples de implementar, sí que te recomiendo que te lo tomes en serio y lo intentes, pues al poco tiempo notarás la mejoría en tu día a día. Y consiste en que cada tarde a última hora, revises tu calendario de mañana y tus listas de tareas y determines qué es lo que tienes o quieres hacer al día siguiente. Así, cuando llegue el mañana, no tendrás que perder el tiempo, ni en pensar qué has de hacer, ni tampoco en preparar lo necesario para hacerlo.
La multitarea
Y el último ladrón de tiempo del que te voy a hablar hoy, es la multitarea. Y es que las personas nos empeñamos en intentar hacer más de una cosa a la vez, creyendo que gracias a eso vamos a poder avanzar más rápido, cuando justamente lo que conseguimos es todo lo contrario. Y si no me crees, haz la prueba y mide los tiempos.
Y la solución en este caso, es que no lo hagas, porque no funciona. Elige lo que sea más prioritario y hazlo lo primero. Y una vez que lo hayas finalizado, empieza con lo siguiente, y se acabó.
Conclusión
Ya para finalizar, simplemente recalcar que la productividad es una cuestión de actitud. Porque si tú mismo te predispones a no perder el tiempo, al final lo logras. Que, aunque está claro que muchas veces no es tan fácil hacerlo como decirlo, desde luego te aseguro que sí que es posible.
Aunque también es verdad que estarás más o menos predispuesto a perder el tiempo según lo que te guste aquello que tengas que hacer, o la motivación que tengas por alcanzar tus objetivos. Porque, si de verdad quieres lograrlos, difícilmente podrán entretenerte mucho más de lo que tú mismo permitas.
Y recuerda, en cualquier caso que, un minuto perdido por ti, es un minuto que tu empresa está perdiendo y con ello mermando su rentabilidad. Así que tenlo en cuenta.
Hasta la próxima.