Qué medir en tu empresa es una de las preguntas que seguramente te hayas hecho más de una vez.
Y es porque seguramente sabes que lo que no se mide, no se puede mejorar.
Y lo que no se mejora, casi obligatoriamente tiende a empeorar.
La importancia de medir en la empresa
Hay empresarios que se pasan la vida rompiéndose la cabeza intentando descubrir por qué sus competidores tienen más éxito que ellos.
Y la verdad es que motivos podrían existir cientos.
Desde por estar en una mejor ubicación, pasando por una mayor experiencia del propietario en el sector o la profesión, y hasta por una mayor capacidad financiera.
Pero de lo que estoy seguro, es de que una de las razones de que estos avancen más rápido que tú es que ellos miden los resultados y establecen planes y estrategias para mejorarlos.
Y es que, si no mides lo que pasa en tu negocio, lo que estás haciendo, aunque no quieras, es comprar números para dejar de existir.
Ahora bien, medir por medir tampoco tiene demasiado sentido.
Porque si no mides con un por qué en la mente, de poco te servirá tanta información.
Y aunque deberías medirlo todo en tu empresa, según lo que quieras conseguir, deberás enfocarte más o menos en cada cosa.
Porque no es lo mismo que quieras aumentar la cartera de clientes, que querer retener los que ya tienes.
Igual que no es lo mismo querer aumentar la facturación, que querer mejorar la rentabilidad.
Ni tampoco, que quieras mejorar el ambiente laboral de tu empresa, para que el personal esté más contento y sea más productivo.
Por eso, y con la intención de echarte una mano para que puedas mejorar tu negocio.
Hoy me he propuesto iluminarte, aunque sea un poco, en todo lo referente al qué medir en tu empresa.
Qué medir en tu empresa
Dentro de todo este mundo del medir, y obviando que deberías medirlo absolutamente todo, hay 4 áreas en tu empresa que son imprescindibles que las tengas bien controladas:
- Finanzas
- Marketing
- Ventas
- Procesos.
Qué medir en las finanzas
Aunque parezca una obviedad decirlo, a nivel financiero, lo que has de medir, como mínimo, es la facturación, los costes y la rentabilidad.
Pero no basta con medir cuánto has facturado, gastado y ganado en un período de tiempo determinado.
Sino que también has de saber en qué.
Es decir, que has de saber cuánto has facturado por tipo de servicio, cuánto has gastado por tipo de gasto, y cuánto beneficio te dejó cada servicio vendido.
Además, si tienes distintas áreas en la empresa, también has de saberlo por áreas.
Por otro lado, no te quedes sólo en los euros facturados o gastados.
Sino que tienes que fijarte también en las unidades vendidas, o en las veces que haces pedidos a los proveedores.
Y también en cualquier otro dato que te pueda servir como estadística para tomar decisiones de mejora.
A parte de esto, tampoco podemos obviar algo importantísimo que no todos controlan, que es todo lo referente a la tesorería.
O dicho en un idioma plano, la pasta que tienes, y la que te falta por cobrar o pagar.
Porque si no tienes esto bien controlado, da igual que sepas cuánto facturas.
Porque difícilmente podrás tomar decisiones de compra, inversión, o casi de lo que sea.
Sin contar con que te puedes llevar más de un susto si confundes la facturación con los cobros.
Pues puede hacerte creer que estás perdiendo dinero cuando no es así.
O que estás ganando más de lo que en realidad ganas, cuando quizá te esté pasando todo lo contrario.
Así que, para evitar errores, pon especial atención al tema de los saldos, y compáralos con lo que facturas y con lo que has de pagar.
Qué medir en las ventas
En cuanto a las ventas, lo que has de medir no es sólo cuánto has vendido, cuánto vende cada comercial, o cuánto vendes por servicio.
Sino que, además has de saber, por ejemplo:
- El número de llamadas ha de hacer un vendedor para que le acepten una visita.
- Cuántas visitas ha de hacer para presentar un presupuesto.
- Los presupuestos que se han de enviar para que se acepten uno
- Número de visitas que hay que realizar a un mismo cliente hasta que compra
- El tiempo en total que se dedica a cada venta
- O Cuál es el coste de adquisición de un cliente
Y también,
- Cuántas ventas cruzadas se consiguen
- El número de rechazos que se tienen y sus respectivos motivos
- Cuál es la media de pedidos por cliente, y la facturación media por venta
- Cuánto dura el ciclo medio de vida de un cliente
- O Cuál es el volumen de impagados
Y toda esa información has de tenerla de manera global, y también por:
- Vendedor
- Tipo de servicio o producto
- Area de negocio
- Etc.
Porque así sabrás, entre otras cosas, si tienes que contratar más comerciales, despedir a alguno, o por qué unos venden más que otros.
Qué medir en el marketing
A nivel de marketing, y siguiendo con la misma tónica de medirlo todo, has de saber, para empezar, cuál es el resultado de cada una de las tácticas que pongas en marcha.
Ya sean de pago, como la publicidad, o acciones que realices en tus establecimientos, como podría ser encuestas a los clientes.
Y, por supuesto, no puedes olvidar la actividad online, que podemos centrar básicamente en:
La web, controlando básicamente los datos que ya te aporta Google Analitycs, como por ejemplo:
- Visitas a tus páginas
- Número de usuarios
- Sesiones
- O el porcentaje de rebote.
Y también,
- Tasas de conversión
- Calidad de los leads
- Visitas al blog
- O el rendimiento de las acciones de email marketing, si es que lo haces.
Y a nivel de las redes sociales, deberías medir:
- Periodicidad de las publicaciones que haces
- Los «me gustas» que te den
- La cantidad de comentarios que te hagan
- Cuántas veces se comparten
- Y, por supuesto, la cantidad de seguidores que tengáis.
Qué medir en los procesos
Y ya por último, en lo que tiene que ver con los procesos, deberías medir al menos:
- Los tiempos que se dedica a cada tarea
- Fallos que se cometan
- O la eficacia general del personal.
A parte de todo esto, también deberías echar un vistazo y tener bien controladas aquellas cosas que tienen que ver con el personal.
Como por ejemplo:
- Los días de vacaciones han disfrutado y los que les quedan pendientes
- Cuántas veces han llegado tarde, o han faltado por cualquier motivo.
- Los días han estado de baja por enfermedad o accidente
- Cuánto les has pagado en concepto de comisiones, incentivos, etc.
- Quién llega antes y quién más tarde por la mañana
Y, en definitiva, cualquier dato al respecto de los trabajadores, que te ayude a dilucidar cuán involucrados están con tu proyecto.
Conclusiones
Como te he dicho, saber qué medir en tu empresa es fundamental.
Y hay tantas cosas por medir y controlar en un negocio, que podría tirarme aquí un buen rato enumerándolas.
Sin embargo, ya podrás decir que tienes un buen control de tu negocio si pones en práctica estas que te he dicho.
Ahora bien, te recuerdo que por mucho que midas, si no tienes un por qué, te va a servir de poco.
Teniendo en cuenta, además, de que a la hora de medir, has de basarte en unidades y o en moneda.
Y que ha de tener una acotación temporal.
Porque de nada te sirve saber que has facturado 100.000€, si no sabes si lo has logrado en 1 semana, 1 mes, o 1 año.
Por lo tanto, para empezar en serio a medir en tu empresa las acciones y los resultados, primero has de marcarte unos objetivos, si es que aún no los tienes.
Y, después, adecuar los paneles de control.
Porque así, la información que obtengas te permitirá saber si los estás consiguiendo, y qué decisiones tomar para mejorarlos.
Hasta la próxima.