Recopilar o capturar es el primer paso del sistema GTD y el que a mí más me impactó y me ayudó a convertirme en más productivo. Diría incluso que es el más importante.
Hoy te voy a contar qué es esto de recopilar o capturar, para qué sirve y cómo se hace para que tú también puedas convertirte en una máquina productiva y de paso reduzcas o prevengas tu estrés.
QUÉ ES RECOPILAR
Recopilar es el acto de sacar de tu mente cualquier cosa que se te pueda pasar por ella y que en ese momento no te sirva para nada, para que así no tengas que estar pendiente de ello.
En concreto se trata de sacarlo de tu mente anotándolo en un sistema externo en el que confíes plenamente y puedas volver a él cada vez que lo precises.
QUÉ TIENES QUE RECOPILAR
Las cosas a las que me refiero que debes recopilar -anotar- son por ejemplo:
- Tareas que tengas que hacer
- Temas de conversación que tengas o quieras mantener con alguien
- Ideas que se te ocurran de cualquier tipo
- Cosas que tengas que comprar
- Lugares que quieras visitar
- Libros que quieras leer
- Una frase que te haya hecho gracia
y en definitiva, absolutamente cualquier cosa, que como ya he dicho, se te venga a la mente y no te sirvan para nada en ese momento.
Pero no sólo has de recopilar aquello que te llegue a la mente, también has de hacerlo con las cosas físicas que te llegan y que tampoco puedes gestionar en ese momento.
Me estoy refiriendo a cosas como facturas, folletos publicitarios, emails, correo físico, etc.
Aunque en el caso de la recopilación física de cosas, en lugar de anotarlo funcionará mejor utilizar lo que en GTD se denomina «Bandejas de Entrada» y de las que hablaré un poco más adelante.
Otra cosa que has de tener en cuenta es que no hay pensamientos o ideas malas, tú recopílalo todo aunque pienses que es una absurdez, pues ya tendrás tiempo después de decidir si en verdad lo era o no.
Casi te diría incluso que sobre-recopiles, pues es preferible perder esos segundos en anotar el pensamiento y después a la hora de procesarlo descartarlo, que lamentar no haberlo anotado.
Al fin y al cabo no tienes ningún tipo de compromiso ni tampoco nadie mira aquello que recopilas. Así que poco tienes que perder y sí mucho que ganar.
CÓMO HAS DE RECOPILAR
El método más recomendado para recopilar es utilizar un bloc de notas y un bolígrafo, aunque hoy día quizá sea más útil usar el smartphone. En esto cada uno ha de usar aquello que mejor se le adapte a sus necesidades.
Además del bloc de notas y el smartphone, existe otra serie de objetos que también te pueden ayudar en la recopilación, como por ejemplo: una grabadora o una cámara de fotos.
La única condición y quizá también lo más importante de todo el acto de recopilar no está en el objeto que utilices para ello, sino que está en el hecho de que siempre lo recopiles en el mismo lugar para que cuando decidas ir a buscarlo sepas dónde está, pues ello dotará a tu mente de la tranquilidad necesaria que hace que puedas estar más concentrado en cualquier cosa que estés haciendo.
LAS BANDEJAS DE ENTRADA
Una bandeja de entrada en GTD es el lugar o sistema físico y determinado por ti, en el que vas a depositar aquello que recopiles tú mismo o te llegue desde el exterior.
Una bandeja de entrada puede ser la libreta en la que anotas las cosas, el smartphone, el inbox de tu cuenta de email, el buzón físico de Correos, la mesa de tu despacho, el recibidor de la entrada de tu casa, etc.
Cuántas bandejas de entrada has de usar
No es cuestión de cuántas debas tener, es más una cuestión de que tengas muy claro cuáles son, para que puedas procesarlas periódicamente y así poder mantener la confianza en el sistema.
Las bandejas de entrada las eliges tú, pues eres tú quien debe determinar el modo en que quieres que te llegue la información que procesarás más tarde.
Las bandejas de entrada más habituales son:
- El inbox de cada una de tus cuentas de email (tantas como cuentas de email tengas o compruebes)
- El buzón donde recibes el correo físico
- El recibidor, la mesa o la bandeja física que tengas en tu casa donde tú y tu familia depositáis todos esos papeles, facturas, tickets y demás.
- La bandeja física en la mesa de tu puesto de trabajo
- El bloc de notas o libreta que utilizas para anotar lo que se te ocurra o te pidan
- Tus redes sociales
- Las notas de voz de tu smartphone
- La cámara de tu smartphone
- La aplicación de tareas o notas de tu smartphone
Como consejo personal, te diría que cuantas menos bandejas de entrada tengas, más fácil te será gestionarlas. Sin embargo deberás tener las suficientes como para no dejarte nada.
POR QUÉ ES IMPORTANTE RECOPILAR
Supongo que estarás de acuerdo conmigo en que la mente humana no es la mejor gestora de información que existe. De hecho incluso te diría que es bastante pésima. Va a su bola totalmente. Te recuerda lo que tienes que hacer después y lo que tendrías que haber hecho antes, pero no siempre te recuerda lo que tienes que hacer en el momento presente.
¿No te ha ocurrido nunca acordarte en el trabajo que cuando te vayas para casa tienes que comprar el pan, pero cuando llegas al supermercado compras de todo menos pan, y cuando ya estás de vuelta es cuando te acuerdas que tendrías que haber comprado el pan?
Pues ahí tienes el motivo más importante para recopilar, no dejar que sea tu mente la que tenga que acordarse de las cosas.
Si utilizas un sistema externo de recopilación, cuando en el trabajo te acuerdes que tienes que comprar el pan, te lo anotas, así cuando llegues al supermercado no tienes que hacer ningún esfuerzo por recordar, bastará con que mires tu sistema para ver lo que necesitas.
RECOPILAR ES CUESTIÓN DE ACTITUD
Sin embargo, para que todo esto que te he contado funcione, has de adquirir los hábitos necesarios. Es decir, has de decidir que cada vez que pienses algo que no debería estar en tu cabeza en ese momento, habrás de anotarlo allí donde previamente hayas decidido y olvidarte de ello por el momento.
Y esto ha de pasar en todos y cada uno de los momentos de tu vida, estés donde estés. Pues recopilar no es una cuestión de trabajo. ¿O sólo te vienen a la cabeza las cosas que tienes por hacer o las ideas cuando estás trabajando? Porque a mí personalmente también me llegan cuando estoy en la playa o comiendo con los amigos.
Recopilar más que una actitud es un estilo de vida que cuando la adquieres completamente te la cambia a mejor, pues logras que tu mente se centre sólo en aquello que estés haciendo, indistintamente que sea la elaboración de un importante proyecto o una conversación con tu pareja.
De hecho, estoy convencido que después pensarás que cómo es posible haber vivido antes sin el hábito de recopilar, porque la sensación de libertad, seguridad y despreocupación es tal, que incluso sentirás algo de «lástima» por aquellos que no lo practican.
¿Y AHORA QUÉ?
Bueno, y te preguntarás qué hacer después de haber recopilado, ¿no? Porque pensarás que de poco te va a servir anotarlo y recopilarlo todo si después no haces nada con ello.
Pues estás en lo cierto. El siguiente paso que has de dar para que todo funcione es procesar todas y cada una de las cosas que hayas recopilado y que tendrás en las bandejas de entrada que previamente ya has determinado.
Y aunque esto lo veremos con más detalle en un próximo artículo, sí puedo decirte para que puedas ir avanzando, que has de revisar todas las bandejas de entrada con una periodicidad establecida por tí y que no deberías saltarte.
Por ejemplo, habrá bandejas de entrada (como el bloc de notas, tu smartphone, tu email, etc.) que deberías revisarlas cada día para que el poder de haberlo recopilado no pierda su fuerza. Y otras sin embargo bastaría con que las revisaras una vez a la semana, o cuando tú determines.
CONCLUSIÓN
Si de verdad quieres ser productivo sólo tienes que proponértelo. Y si utilizas sistemas de organización como el expuesto en este artículo, lograrlo se convierte en algo mucho más fácil.
Porque disfrutar de la sensación de estar enfocado totalmente en aquello que estés haciendo y notar cómo avanzas, de verdad que no tiene precio.
Y eso sólo lo vas a poder conseguir si tu mente no tiene nada más en su interior que aquello que hagas.
Así que o bien aprendes métodos de concentración mental, o adquieres el hábito de recopilar, que en definitiva creo que te será más útil.
Yo sólo te puedo contar mi experiencia personal y te aseguro que hay un antes y un después de adquirir ese hábito. De hecho, llega un momento en que cuando te llega algo a la mente, directamente lo anotas sin apenas prestarle atención y sin desconcentrarte de lo que estés haciendo. Es increíble.
Y por hoy es suficiente, porque me pongo y no acabo.
Hasta pronto.