Cómo hacer que tus reuniones sean productivas y rentables

Reuniones productivas y rentables

¿Te has parado a pensar alguna vez, la cantidad de veces que te reúnes cada semana y el coste tan alto que esto tiene para ti y para tu empresa?

¿De verdad crees que todas las reuniones son necesarias, o simplemente te reúnes porque es la costumbre?

Porque, si obviamos aquellas reuniones que mantienes con tus clientes, estoy seguro de que a la mayoría de las veces que te has reunido, se podrían haber solucionado con un simple email. Sobre todo si fueras consciente del coste económico que estas tienen para ti.

Ahora bien, como también estoy seguro de que vas a tener que seguir realizando muchas reuniones, te voy a contar cómo puedes hacerlo para que, si definitivamente tienes que realizar una reunión, esta sea lo más productiva y rentable que se pueda.

 


Por qué las reuniones deben ser productivas

Hasta hace 20 años más o menos, reunirse era casi el único medio que existía en las empresas para poder avanzar en determinados temas.

Pero a día de hoy, con el nivel de tecnología que existe y la conciencia de productividad que tenemos todos, reunirse presencialmente no tiene demasiado sentido, al menos en la mayoría de los casos.

Y no solo porque el coste de una reunión suele ser muy alto en comparación con el beneficio que se le saca, si no, porque incluso puede llegar a ser contraproducente.

Y no es porque reunirse sea malo, ni mucho menos. Pero hacerlo indiscriminadamente y sin preparación, no solo no es beneficioso, si no que encima nos hace perder dinero.

Porque, por ejemplo, ¿Te has parado a pensar que el coste mínimo que tiene una reunión, es al menos, el del coste por hora de cada uno de los asistentes?

Es decir, si convocas una reunión con 4 de tus empleados y cada uno de ellos tiene para ti un coste de unos 20€ la hora, reunirte con ellos durante 1 hora, te va a costar 80€, más el coste de tu propio tiempo como mínimo.

Y a eso, súmale la pérdida de tiempo habitual del antes y el después de la reunión y de los suministros que pudieras utilizar. Sin olvidar el coste de la oportunidad, que es muy difícil de calcular.

Por lo tanto, muy a grandes rasgos y según este ejemplo, una reunión con 4 de tus empleados te va a costar entre 100 y 150€ como mínimo.

¿Cómo para que no se solucionen los temas, no?

 

Cómo hacer que las reuniones sean productivas

En cualquier caso, sabiendo que sí o sí te vas a tener que seguir reuniendo, lo ideal es que sepas qué y cómo tienes que hacerlo para que en estas, se resuelvan temas, sean productivas y así minimices todo lo que puedas su coste.

Antes de la reunión

Y lo primero que tienes que hacer antes que nada, es preguntarte a ti mismo si realmente es necesario que os reunáis. Y si es que sí y no tenéis otra opción, lo siguiente que te tienes que plantear es si el beneficio que le vas a sacar a la reunión es superior al coste de realizarla.

Es decir, haz un cálculo aproximado de lo que te va a costar económicamente hablando y de lo que podrías sacar a grandes rasgos si el resultado de la reunión fuera el que esperas. Porque si no va a ser rentable, más vale que no te reúnas.

Una vez que lo tienes claro, crea un planning de la reunión en el que deberá aparecer cuál es el objetivo que persigues, porque toda reunión tiene que tener un objetivo. Y también un orden del día que deje muy claros cuáles son los temas que se tienen que tratar. Además del tiempo máximo que debe durar la reunión y, si te es posible, cuánto tiempo se le va a dedicar a cada tema.

A la hora de decidir quién debe asistir a la reunión, tienes que hacerlo con inteligencia, definiendo quiénes has de convocar y cuál es la razón por la que deben asistir. Porque cuando a una reunión asisten personas que no tendrían por qué hacerlo, además del coste añadido que tendría, podrían llegar a ser incluso más un freno que una ayuda.

Y no te dejes llevar por los títulos o el puesto que desempeñe en el organigrama. Sé práctico y repasa el objetivo para saber quién puede o no aportar algo.

E intenta siempre que puedas, no sobrepasar los 6 asistentes en total, pues a partir de este número, ya se hará más difícil que todos puedan aportar algo.

Seguidamente, tienes que preparar la reunión con la suficiente antelación. Porque es muy frustrante asistir a una reunión que no cuenta con todo lo necesario, ya sea porque se ha convocado en el último momento, o porque no se le ha prestado atención a su planificación. 

Y estarás conmigo en que no es muy inteligente tener a tu personal perdiendo el tiempo porque no has preparado bien la reunión.

Para ello, preocúpate de que la sala esté lista, y cuente con las mesas y sillas necesarias. Que la pizarra tenga papel o haya rotuladores, que los documentos que debas entregar estén impresos y que, si vas a dar refrigerios, estos estén en la sala.

Por otro lado, tienes que elegir bien el horario en que vas a realizar la reunión, pues en mi opinión, una mala elección de la hora es uno de los principales motivos de que esta sea improductiva.

Siendo lo ideal que la convoques a primera hora del día, nada más llegar, o de la tarde después de comer, o también, poco antes de que se tengan que marchar a comer. Evitando hacerlas en lunes por la mañana o viernes por la tarde, pues la mente de tus empleados no estará para esos trotes. Ni tampoco las hagas a media mañana o tarde, para no cortar la rutina de trabajo habitual.

A la hora de convocar a los asistentes, hazlo con la suficiente antelación y siempre por escrito, pues no te puedes olvidar que ellos también tienen su propia agenda.

Y en este comunicado, has de adjuntar el planning de la reunión con el orden del día, los asistentes convocados, la hora de inicio y de final y si han de aportar algo en concreto.

Durante de la reunión

Tienes que exigir puntualidad. Y no vale eso de los 5 minutos de cortesía. Hay que empezar a la hora planificada, que para eso has hecho una convocatoria con suficiente tiempo. Y que uno llegue tarde implica que todos están perdiendo un tiempo que para ti tiene un coste.

Has de dedicar los primeros minutos de la reunión a aclarar los puntos fundamentales que se van a tratar, recalcando el objetivo de la reunión, lo que se espera conseguir, así como el método que se va a seguir durante todo el tiempo que dure la reunión.

También tienes que esforzarte por seguir el orden del día establecido, que se cumplan los plazos que has marcado para cada tema y que participen todos los convocados, evitando que solo unos pocos acaparen la reunión.

Y haz que se tomen notas, o hazlo tú mismo, de las intervenciones más importantes que se realicen para poder levantar acta de lo que se trate. Poniendo todo tu empeño en evitar que se traten temas que no estén especificados en el orden del día. Pues es muy habitual empezar a divagar por temas que no estaban previstos en el orden del día, que lo único que hacen es quitar tiempo a lo que de verdad es el motivo por el que se ha convocado la reunión.

Para que todos puedan llegar a participar, designa un moderador que se encargue de controlar el tiempo de exposición de cada uno de los temas y también de los participantes, para así evitar que solo unos pocos acaparen la mayoría del tiempo.

Antes de finalizar la reunión, que tienes que intentar por todos los medios que acabe a la hora prevista, tienes que dejar un tiempo para que quien quiera exponer dudas o sugerencias, lo puedan hacer.

A continuación repasa los temas tratados, las conclusiones esenciales y las tareas que se hayan podido marcar.

Después de la reunión

Asegúrate de enviar a cada uno de los asistentes un email con el resumen de lo tratado y las tareas asignadas a cada uno. 

Y, si fuera necesario, con la convocatoria de una posible siguiente reunión para hacer seguimiento del trabajo a realizar resultante.

 

Conclusión

Ya para ir acabando, solo me queda decirte que lo ideal sería que evitaras las reuniones siempre que pudieras. No solo por el ahorro económico que tendrías, si no también, porque de alguna manera afecta a la moral y la productividad de tu personal.

Y en cualquier caso, si tienes que realizarlas, ya has visto que no es tan simple como decir “nos reunimos esta tarde y lo hablamos”, pero tampoco es tan complicado como para que no las planifiques a conciencia.

Así que espero que a partir de ahora, cuando hagas una reunión seas capaz de hacer que esta sea más beneficiosa que negativa para tu empresa.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy. Espero que te ayude a seguir creciendo y a mejorar tu empresa.

Si crees que puede resultar de ayuda para más gente, ayúdame a hacérselo llegar compartiéndolo en tus redes sociales.

Y si te apetece, déjame un comentario, una consulta o cuéntame cómo lo hacéis en vuestra empresa.

 

Hasta la próxima.

Si te ha gustado, ¡compártelo!

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

¡Suscríbete a la newsletter si quieres recibir más contenido como este en tu email!

¿Quieres aprender a delegar?

Si la falta de tiempo es la razón por la que no te estás formando todavía, accede SIN NINGÚN COMPROMISO al curso para aprender a delegar

Accede a tu cuenta

Aprende a delegar eficazmente

Introduce tu nombre y tu correo para acceder a la lección GRATUITA

¿Te vas porque no tienes tiempo?

Mejorar como empresario te va a llevar apenas unos minutos

Échale un vistazo a la lección gratuita para aprender a delegar y libérate para mejorar tu capacitación, para descansar, o…

¡para lo que quieras!

¡Quiero apuntarme al taller!

¿Quieres saber cómo marcar objetivos que se cumplan?

Descárgate la GUÍA PARA MARCAR OBJETIVOS y aprende paso a paso cómo marcarlos y cómo crear el plan de ejecución necesario, para que conseguir aquello que te propongas sea más fácil.