En una ocasión estaba en la empresa de un cliente, cuando un empleado se le acerca y le pide 12€ para pagar a un transportista.
Mi cliente echa mano a su bolsillo, saca un billete de 20€ y se lo da.
Cuando el empleado se marcha le pregunto que si es que no tenían una caja de efectivo.
Y él, mirándome con un poco de sorpresa me dice: «¿Para qué la queremos si nunca cobramos nada en efectivo?»
Vale.
Esta respuesta, aunque es coherente, no es correcta.
Y no lo es por lo siguiente…
Verás.
Para empezar, el dinero de tu empresa no es el tuyo.
Y da igual que seas autónomo y estés solo en la empresa.
Tú tienes tu dinero, y la empresa tiene el suyo.
Y ese no puedes usarlo a tu antojo.
Al menos no, si quieres que haya claridad en los números.
Por otro lado, aunque puede que en tu empresa no tengas un flujo de cobros en efectivo como el que tiene una tienda o un negocio de restauración.
Sí que de vez en cuando hay que hacer pequeñas compras o pagos a proveedores.
Y por eso es inteligente tener un lugar en el que siempre haya algo de efectivo para que tus empleados o tú mismo podáis usarlo en caso de necesidad.
Y no te vale la excusa esa de que como estás tú solo, si hace falta lo pones y ya lo cogerás.
Porque después no siempre lo coges.
Y mucho menos si son pagos muy pequeños.
Y no es que la empresa o tú vayáis a tener un grave problema financiero por unos pocos euros.
Pero es que la claridad en el uso del dinero es básica.
Y si no apuntas todo lo que pagas, nunca la tendrás.
Y si lo apuntas, pero no ha salido el dinero de la empresa, tendrás los números claros, pero no te cuadrarán los saldos.
Y si tienes empleados la cosa se agrava.
Porque si cada vez te lo tienen que pedir, te interrumpirán en lo que sea que estés haciendo.
Y si en una de esas te pillan reunido, ni siquiera les podrás atender.
Y entonces sólo queda la típica opción de que lo paguen ellos que después se lo devolverás.
Pero eso ni es normal, ni tampoco está bien.
O al menos no deberías verlo como tal, por mucha confianza que tengáis.
Un empleado jamás debería tener que adelantar dinero a la empresa.
Además, si por lo que sea no llevara suficiente dinero, encima le harás quedar con mal sabor de boca por no haberte podido hacer el favor.
En fin.
Que lo que yo te recomiendo es que tengas una caja de efectivo en tu empresa.
Que tampoco te supone un problema, ni es necesario que dejes un dineral (la mayoría de las veces bastará con 40 o 50€).
Y tampoco es necesario que compres una caja fuerte, pues con una de esas cajas de caudales con llave tienes suficiente.
Y si no, una de cartón, o incluso un sobre.
Aquí la cuestión es que siempre haya dinero.
Disfruta del día!
Rafa Valero
PD – Acuérdate de que hay que cuadrar la caja de vez en cuando para que sepas en qué se ha usado el dinero y que se reponga lo usado.
PD2 – Lo ideal sería hacerlo a diario, pero si tienes muy poco movimiento quizá te valga con un cuadre semanal, quincenal o incluso mensual.
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