Sin organigrama estás perdido

Si no tienes organigrama estas perdido

¿Cuántas veces, desde que eres empresario, has pensado que te pasas la vida haciendo tareas que no te corresponden, incluso aún teniendo empleados?

Imagino que muchas más de las que en realidad te gustaría, ¿verdad?

Y supongo que no te extrañará si te digo que para que tu empresa tenga alguna posibilidad de éxito, es imperante que ésta esté bien organizada a nivel interno.

Sin embargo, muchas pequeñas empresas viven en una constante desorganización, en la que todo el mundo hace de todo y nadie se responsabiliza de nada. 

Y tienes que ser tú, como máximo responsable del negocio, quien debe asumir el rol de responsable de todo. Incluso de las tareas que estén asignadas a otra persona.

Cuando la realidad es que, muchas de las veces, debería ser el empleado encargado de realizar la tarea, quien asumiera la responsabilidad del resultado. Al menos en su parte práctica.

 

 

La causa de la desorganización

Pero esto ocurre generalmente, porque ya desde un principio de tu negocio, no se ha dotado a la empresa de un mínimo orden interno que evite que pasen estas cosas.

Entendiendo en este caso como mínimo orden interno, el de disponer de un organigrama. Que es algo que debería crearse incluso antes de iniciar la empresa.

Y que no es más que la representación gráfica de la estructura de tu empresa, en el que se indican las áreas que la integran o integrarán, las líneas de dirección, las funciones de las distintas áreas y las relaciones entre los puestos.

Unos no hacen el organigrama porque no saben que lo necesitan. Y otros no lo hacen porque piensan que para qué van a hacer un organigrama si están ellos solos en la empresa.

Pero la cuestión es que una empresa sin organigrama es muy difícil dotarla de organización. 

Y cuando te metes en el día a día y te ves absorbido por un montón de tareas, tanto tuyas como de otros supuestos empleados, y empiezas a vivir la ya comentada sensación de que te pasas el día trabajando en cosas que no deberías hacer tú, lo último que se te ocurre es pensar que pueda ser culpa de no tener un organigrama.

Y no quiero que creas que a partir de que tuvieses un organigrama fueses a dejar de realizar tareas que no te corresponden, ni mucho menos. 

Pero al menos sabrías si aquellas que estés haciendo las haces porque no tienes quien las haga, o si las estás haciendo porque a quien le correspondería hacerlas, ni siquiera sabe que las tiene que hacer. 

O sí lo sabe, pero se está escaqueando.

 

Para qué sirve un organigrama

La cuestión es que sea como sea, necesitas que tu empresa tenga un organigrama.

Pues gracias a él, podrás delimitar las funciones de cada uno de los integrantes que forman o vayan a formar parte de la empresa, lograrás que cada uno sepa cuál es su puesto, cuáles son sus tareas, ante quién deben responder y cuál es el camino a seguir para ascender y promocionar dentro de la propia empresa.

Y a todo esto, le podemos sumar que se te facilitará la labor a la hora de distribuir las tareas y responsabilidades entre los distintos empleados, definir mejor los objetivos, tanto a nivel general de la empresa, como a nivel específico por cada departamento, detectar fallos en la estructura y, por supuesto, para facilitarte la toma de decisiones cada vez que hayas de contratar un nuevo empleado.

Y con todo eso, lograrás que los procesos fluyan, se facilite el funcionamiento del negocio y se aumente la productividad.

 

Cómo hacer un organigrama

De todo esto, lo mejor es que tener un organigrama bien hecho es relativamente fácil, pues basta con que tengas más o menos claro qué es lo que quieres a nivel interno para tu empresa y después lo plasmes en un documento, sin que para ello necesites tener conocimientos técnicos de ningún tipo.

Porque sí que es verdad que hay una gran variedad de organigramas que podrías hacer según el tipo de empresa, la estructura, la información que quieras aportar o los análisis que quisieras hacer. 

Pero para tener uno suficientemente funcional que te sirva hasta que lleves a tu empresa hasta donde quieras que llegue, te van a bastar los 3 pasos que te voy a contar a continuación. 

Pues de todas formas, un organigrama es un documento vivo que vas a poder modificar y adecuar a tus realidades cada vez que lo precises.

Paso 1

Y el primero de los pasos que tienes que dar, es determinar cómo habría de ser tu empresa a rasgos generales, si ya estuvieses en un nivel óptimo según tu idea de lo que tiene que ser la empresa.

Es decir, que tendrás que definir cuáles van a ser las grandes patas que soportarán el negocio y que, como mínimo, deberán ser el área financiera, el área de las ventas y el área de operaciones.

Paso 2

El segundo paso es determinar qué departamentos van a existir dentro de cada una de estas áreas, así como los segmentos y la cadena de mando. Para que así empieces a tener más claro qué tipo de persona deberá dirigir cada departamento, quién dependerá de quién y cuántos niveles habrá.

Paso 3

Y el tercer y último paso, es que definas lo más detalladamente que puedas, cuáles serían las funciones de cada uno de los puestos existentes en ese organigrama. 

Que para esto, se suele recomendar que se empiece a hacer desde el puesto más alto y se vaya bajando, pero a mí siempre me ha ido mucho mejor hacerlo al revés. Es decir, empezar por el puesto más básico de cada área e ir subiendo hasta llegar al director general de la empresa.

 

Una vez que ya tienes todo esto hecho, es cuando llega el momento de plasmarlo visualmente para que de un vistazo puedas tomar decisiones, organizar, revisar, o lo que sea que necesites.

Y mi consejo es que tengas 2 diferentes. Uno en el que simplemente plasmes las áreas de negocio y los principales departamentos de la empresa. Y otro más completo, en el que además añadas los segmentos y los puestos a cubrir. Siendo interesante que en el más completo de los dos, pusieras el nombre de la persona que ahora mismo está desarrollando las funciones de cada puesto.

 

Conclusiones

Con esto que te he contado, podrás crear y tener un organigrama más o menos adecuado que verás cómo te ayuda, no solo a visualizar más claramente la estructura de tu negocio, sino también a tomar decisiones con algo más de base.

Y recuerda que no es un documento estático e inamovible, sino que debe estar vivo e ir actualizándolo cada vez que lo precises.

 

Hasta aquí la entrada de hoy. Si te ha parecido interesante y crees que podría ayudar a más personas, échame una mano a hacérselo llegar compartiéndolo en tus redes sociales.

Y también te invito a que me dejes un comentario y me cuentes qué opinas tú de la importancia de tener un organigrama en tu empresa.

 

Hasta la próxima.

El cuarto paso para el éxito en las ventas: La argumentación

La argumentación en la venta

La argumentación en la venta, es ese paso del proceso comercial en el que has de explicar al cliente en qué consiste el producto o servicio que le estás ofreciendo y cómo este le puede ayudar a mejorar sus circunstancias personales o las de su empresa.

La argumentación es el paso siguiente a la detección de necesidades. Paso que como ya hemos visto en un artículo anterior, consiste en hacer preguntas a tu cliente potencial con el fin de identificar lo más claramente posible cuáles son sus problemas o necesidades y así determinar si de verdad puedes ayudare a solucionarlas y cómo lo harías.

En el proceso comercial, la argumentación es un paso fundamental que es imposible que te saltes, pues a través de él es como has de demostrar a tu cliente que de verdad puedes ayudarle.

Incluso te diría, que aunque el cliente no lo precisase porque está convencido que te va a contratar, aún así argumentes para evitar a futuro posibles malentendidos.

Muchos vendedores confunden este paso con la enumeración de las características de los productos o servicios que comercializan. Sin embargo esto es un error, porque te puedo asegurar que a la gran mayoría de clientes les interesa bien poco cuáles son estas. Lo que de verdad les importa es cómo gracias a ellas van a poder mejorar sus circunstancias.

 

Cómo debe ser la argumentación en la venta

La argumentación en la venta debe ser tan clara y precisa como para que un adolescente pudiera entenderla, pero es que además, esta debe adecuarse lo más posible a las motivaciones principales que el cliente te haya expuesto con sus respuestas a tus preguntas durante la detección de necesidades.

De lo que no se trata en ningún caso, es que tengas que dar un discurso o pensar que cuanta más información le ofrezcas será mejor.

De hecho, lo ideal es que vayas al grano y le traslades sólo lo que este necesita escuchar, y si eso lo solucionas con una simple frase, será suficiente. Ya no tendrás que decir nada más.

Si para la presentación de tus productos o servicios hubieras de hacerte valer de material de apoyo, siempre es preferible que en la medida de lo posible, este esté formado por imágenes en su mayor parte, pues acompañadas de tus explicaciones, reforzarán la atención por parte del cliente.

Durante la argumentación, además de presentar los beneficios que obtendrá el cliente si decide contratarte, también habrás de mencionar detalles como:

  • los precios
  • las ofertas
  • los plazos
  • los procesos de entrega
  • los tiempos de respuesta
  • los servicios post venta
  • el servicio de atención al cliente
  • y en definitiva, cualquier cosa que para el cliente pudiese ser importante.

También es interesante y te ayudará a reforzar el proceso de venta, que el cliente pueda tocar aquello que va a comprar, incluso si te es posible, dejarle que lo pruebe.

De vez en cuando, es importante que le preguntes al cliente si está entendiendo lo que le estés exponiendo y si ello se adapta a sus necesidades. No vaya a ser que cuando hiciste las preguntas para confirmar sus necesidades, hubieses entendido erróneamente, o el cliente hubiese omitido información.

Y recuerda que, cuando estés argumentando, no sólo estás vendiendo un producto. También estás vendiendo a tu empresa y sobre todo, te estás vendiendo a ti mismo.

 

Cuál es el mejor modo para exponer los beneficios

Una vez asumido que la argumentación en la venta se basa casi únicamente en informar al cliente de los beneficios que este va a obtener si decide contratarte, lo que has de encontrar es el mejor modo de trasladarle estos para que incidan lo más posible en su mente.

Para que lo entiendas mejor, voy a usar como ejemplo la suposición de que el mayor beneficio que va a obtener tu cliente si te contrata, es un ahorro mensual de 100€ con respecto a lo que tenga contratado en ese momento.

El modo más habitual de exponérselo sería: «Sr. Cliente, al contratar mis servicios, usted va a ahorrarse cada mes 100€»

Sin embargo, esta cantidad para el cliente puede no ser importante dentro del volumen de su inversión. Por lo que quizá deberías exponerlo como ahorro anual: «Sr. Cliente, al contratar mis servicios, usted va a ahorrarse 1200€ al año»

Al final le estás ofreciendo exactamente el mismo beneficio, aunque la percepción de la cantidad es mucho mayor.

Otra opción que podrías utilizar es hacerle ver al cliente qué cosas podría hacer con el ahorro que lograría: «Sr. Cliente, con el ahorro de 100€ que va a lograr si contrata mis servicios, va a poder invitar a cenar a su pareja en un buen restaurante».

El fin es conseguir que para el cliente, el beneficio que le estás ofreciendo tenga verdadero valor, y este no siempre pasa por el tema económico. De hecho, hay clientes que están dispuestos a no ahorrar nada e incluso a pagar más, si a cambio de ello consigue cualquier otra cosa que le parezca más interesante para él o para su empresa, como por ejemplo: un mejor servicio, una entrega más ágil, o simplemente por la imagen o el estatus.

De hecho, en ocasiones el descuento podrías evitarlo y en su lugar ofrecerle un regalo. Y siguiendo con el ejemplo de los 100€, quizá fuera más efectivo no ofertarle el descuento, pero regalarle un Ipad. Con lo que encima tu empresa obtendría beneficio.

Algo muy utilizado por muchos comerciales durante la argumentación en la venta, es el de comparar los beneficios que le pueden ofrecer con los que ya esté obteniendo de la competencia. Aunque este es un juego peligroso, sobre todo si tu competencia está muy igualada en servicios y calidad con tu empresa, o todavía peor, si esta fuera mejor, pues corres el peligro de que sin querer les estuvieses dando valor a los competidores.

 

Conclusiones

Como conclusión, no puedo más que insistir en que la preparación de la venta y la detección de necesidades son fundamentales para que a la hora de argumentar puedas hacerlo con toda la potencia posible.

Y que la venta no consiste en vender, es más una cuestión de en cuanto quieres o puedes ayudar al cliente a mejorar su vida. Y si esta actitud tuya de ayuda es notable, la percepción del cliente hacia ti y tus productos se incrementará positivamente.

Ten siempre presente además, que los clientes necesitan confiar en sus proveedores para no tener que estar pendientes del tema y así poder dedicarse a lo que de verdad es importante para ellos. Por lo que cuanta más confianza les ofrezcas, más posibilidades de lograr venderles tendrás.

Para finalizar, recuerda que el valor de las cosas, casi nunca las marca el precio.

 

Y hasta aquí la entrada de hoy. Si consideras que la información que te aporto podría ser interesante para otras personas, échame una mano a hacérsela llegar y compártela en tus redes sociales.

También te invito a que me dejes un comentario y me aportes cuál es tu visión o experiencia al respecto de este tema.

 

Hasta la próxima.

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