Sin organigrama estás perdido

¿Cuántas veces, desde que eres empresario, has pensado que te pasas la vida haciendo tareas que no te corresponden, incluso aún teniendo empleados?

Imagino que muchas más de las que en realidad te gustaría, ¿verdad?

Y supongo que no te extrañará si te digo que para que tu empresa tenga alguna posibilidad de éxito, es imperante que ésta esté bien organizada a nivel interno.

Sin embargo, muchas pequeñas empresas viven en una constante desorganización, en la que todo el mundo hace de todo y nadie se responsabiliza de nada. 

Y tienes que ser tú, como máximo responsable del negocio, quien debe asumir el rol de responsable de todo. Incluso de las tareas que estén asignadas a otra persona.

Cuando la realidad es que, muchas de las veces, debería ser el empleado encargado de realizar la tarea, quien asumiera la responsabilidad del resultado. Al menos en su parte práctica.

 

 

La causa de la desorganización

Pero esto ocurre generalmente, porque ya desde un principio de tu negocio, no se ha dotado a la empresa de un mínimo orden interno que evite que pasen estas cosas.

Entendiendo en este caso como mínimo orden interno, el de disponer de un organigrama. Que es algo que debería crearse incluso antes de iniciar la empresa.

Y que no es más que la representación gráfica de la estructura de tu empresa, en el que se indican las áreas que la integran o integrarán, las líneas de dirección, las funciones de las distintas áreas y las relaciones entre los puestos.

Unos no hacen el organigrama porque no saben que lo necesitan. Y otros no lo hacen porque piensan que para qué van a hacer un organigrama si están ellos solos en la empresa.

Pero la cuestión es que una empresa sin organigrama es muy difícil dotarla de organización. 

Y cuando te metes en el día a día y te ves absorbido por un montón de tareas, tanto tuyas como de otros supuestos empleados, y empiezas a vivir la ya comentada sensación de que te pasas el día trabajando en cosas que no deberías hacer tú, lo último que se te ocurre es pensar que pueda ser culpa de no tener un organigrama.

Y no quiero que creas que a partir de que tuvieses un organigrama fueses a dejar de realizar tareas que no te corresponden, ni mucho menos. 

Pero al menos sabrías si aquellas que estés haciendo las haces porque no tienes quien las haga, o si las estás haciendo porque a quien le correspondería hacerlas, ni siquiera sabe que las tiene que hacer. 

O sí lo sabe, pero se está escaqueando.

 

Para qué sirve un organigrama

La cuestión es que sea como sea, necesitas que tu empresa tenga un organigrama.

Pues gracias a él, podrás delimitar las funciones de cada uno de los integrantes que forman o vayan a formar parte de la empresa, lograrás que cada uno sepa cuál es su puesto, cuáles son sus tareas, ante quién deben responder y cuál es el camino a seguir para ascender y promocionar dentro de la propia empresa.

Y a todo esto, le podemos sumar que se te facilitará la labor a la hora de distribuir las tareas y responsabilidades entre los distintos empleados, definir mejor los objetivos, tanto a nivel general de la empresa, como a nivel específico por cada departamento, detectar fallos en la estructura y, por supuesto, para facilitarte la toma de decisiones cada vez que hayas de contratar un nuevo empleado.

Y con todo eso, lograrás que los procesos fluyan, se facilite el funcionamiento del negocio y se aumente la productividad.

 

Cómo hacer un organigrama

De todo esto, lo mejor es que tener un organigrama bien hecho es relativamente fácil, pues basta con que tengas más o menos claro qué es lo que quieres a nivel interno para tu empresa y después lo plasmes en un documento, sin que para ello necesites tener conocimientos técnicos de ningún tipo.

Porque sí que es verdad que hay una gran variedad de organigramas que podrías hacer según el tipo de empresa, la estructura, la información que quieras aportar o los análisis que quisieras hacer. 

Pero para tener uno suficientemente funcional que te sirva hasta que lleves a tu empresa hasta donde quieras que llegue, te van a bastar los 3 pasos que te voy a contar a continuación. 

Pues de todas formas, un organigrama es un documento vivo que vas a poder modificar y adecuar a tus realidades cada vez que lo precises.

Paso 1

Y el primero de los pasos que tienes que dar, es determinar cómo habría de ser tu empresa a rasgos generales, si ya estuvieses en un nivel óptimo según tu idea de lo que tiene que ser la empresa.

Es decir, que tendrás que definir cuáles van a ser las grandes patas que soportarán el negocio y que, como mínimo, deberán ser el área financiera, el área de las ventas y el área de operaciones.

Paso 2

El segundo paso es determinar qué departamentos van a existir dentro de cada una de estas áreas, así como los segmentos y la cadena de mando. Para que así empieces a tener más claro qué tipo de persona deberá dirigir cada departamento, quién dependerá de quién y cuántos niveles habrá.

Paso 3

Y el tercer y último paso, es que definas lo más detalladamente que puedas, cuáles serían las funciones de cada uno de los puestos existentes en ese organigrama. 

Que para esto, se suele recomendar que se empiece a hacer desde el puesto más alto y se vaya bajando, pero a mí siempre me ha ido mucho mejor hacerlo al revés. Es decir, empezar por el puesto más básico de cada área e ir subiendo hasta llegar al director general de la empresa.

 

Una vez que ya tienes todo esto hecho, es cuando llega el momento de plasmarlo visualmente para que de un vistazo puedas tomar decisiones, organizar, revisar, o lo que sea que necesites.

Y mi consejo es que tengas 2 diferentes. Uno en el que simplemente plasmes las áreas de negocio y los principales departamentos de la empresa. Y otro más completo, en el que además añadas los segmentos y los puestos a cubrir. Siendo interesante que en el más completo de los dos, pusieras el nombre de la persona que ahora mismo está desarrollando las funciones de cada puesto.

 

Conclusiones

Con esto que te he contado, podrás crear y tener un organigrama más o menos adecuado que verás cómo te ayuda, no solo a visualizar más claramente la estructura de tu negocio, sino también a tomar decisiones con algo más de base.

Y recuerda que no es un documento estático e inamovible, sino que debe estar vivo e ir actualizándolo cada vez que lo precises.

 

Hasta aquí la entrada de hoy. Si te ha parecido interesante y crees que podría ayudar a más personas, échame una mano a hacérselo llegar compartiéndolo en tus redes sociales.

Y también te invito a que me dejes un comentario y me cuentes qué opinas tú de la importancia de tener un organigrama en tu empresa.

 

Hasta la próxima.

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