La técnica Pomodoro

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La técnica Pomodoro
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La técnica Pomodoro

Métodos de organización y gestión de tareas hay a montones, sin embargo no todos los métodos que existen sirven para todos los tipos de trabajo, ni tampoco para cualquier estilo de persona.

Pero por si tú eres de esos cuyo trabajo es muy repetitivo y monótono, o las tareas o proyectos en los que te embarcas son muy grandes, hoy te voy a desgranar uno de los métodos más famosos y utilizados que existen, para que tu productividad aumente, por muy aburrido que sea lo que tengas que hacer.

Me estoy refiriendo a la técnica Pomodoro, que aunque tal y como indica su propio nombre, es más una técnica que un método, sí que merece la pena incluirla entre los sistemas más usados, por los buenos resultados que da.

Así que si quieres saber cómo funciona esta técnica y si este podría ser el método de organización que estabas buscando, sigue leyendo porque hoy te lo cuento.

 

Si quieres estar bien organizado has de seguir un método

No cabe duda de que seguir un sistema establecido para organizarte, es de las decisiones más inteligentes que puedes tomar. Pues es prácticamente el único modo de tener bien controlada la gestión de tus quehaceres.

Pero muchas veces, más que tener controlado qué es lo que tienes que hacer, lo que uno necesita es tener controlado el tiempo que se ha de dedicar a lo que haya que hacer.

Y para ello, el método que mejor te puede funcionar, sin ninguna duda, es la técnica Pomodoro, que es una herramienta que en lo que se centra es en mejorar la administración del tiempo que tienes disponible, a través de dividirlo en fragmentos.

Pues eso hace más llevadera la tarea a realizar y, además, nos permite saber el tiempo real que nos lleva cada cosa, haciéndonos más conscientes de cómo empleamos nuestro tiempo.

 

De dónde sale la técnica Pomodoro

Esta técnica fue desarrollada a finales de la década de los 80 por un estudiante italiano llamado Francesco Cirillo, que lo que quería era aumentar su productividad en los estudios.

Y la llamó así, porque para llevar el control de los tiempos utilizaba un pequeño temporizador de cocina mecánico que tenía forma de tomate.

Y su funcionamiento es realmente muy simple y consiste en dividir el trabajo a realizar en bloques de tiempo enfocados de 25 minutos de duración cada uno, a los que se denominan pomodoros, y que van separados entre sí por breves descansos de 5 minutos.

Y cada 4 bloques de tiempo de trabajo consecutivos, el descanso en lugar de ser de 5 minutos, se ha de tomar de entre 20 y 30 minutos.

 

Cómo funciona el sistema

En cuanto a la forma correcta de aplicar este método, éste se divide en 5 etapas: planificación, anotación, proceso, registro, y visualización.

En la etapa de planificación y anotación, lo que has de hacer es decidir por adelantado qué es lo que quieres o tienes que hacer, generalmente para un día completo. Y posteriormente, ordenarlo según sea la prioridad que tengan.

Y, a continuación, lo anotas en un documento, una nota, un sistema de listas, o como tú consideres, para así tener un control de lo que has decidido que vas a hacer.

Una vez hecho esto, ya empiezas con la etapa de proceso, en la que una vez elegida cuál va a ser la tarea que vas a ejecutar, lo que has de hacer es lo siguiente:

Lo primero de todo, programar el temporizador a 25 minutos.

Que en cuanto al temporizador, lo que aconseja el creador del método, es que se utilice uno analógico de los de toda la vida, basándose en que si programas, activas y apagas el dial del aparato de forma física, predispones al cerebro mucho mejor que si utilizas herramientas digitales.

Además de que el propio tic-tac del reloj y el timbre refuerzan el proceso de acondicionamiento.

Aunque como en todo, este punto de vista tiene muchos detractores.

Una vez programado el temporizador, has de ponerte a trabajar en la tarea elegida, lo más enfocado que puedas, y evitando en la medida de lo posible las interrupciones hasta que suene la alarma.

Que para evitarlas, lo que yo te recomiendo es que tengas junto a ti un bloc de notas o una libreta para anotar cualquier cosa de forma rápida sin salir de la concentración.

Porque si esto te ocurriese habrías perdido, casi con toda seguridad, el pomodoro en el que estuvieses.

Y cuando suene la alarma, lo que has de hacer es dejar de trabajar, marcar el pomodoro en la tarea que estuvieras realizando y, a continuación, levantarte y tomarte un descanso, porque los descansos en este método no son opcionales, ya que necesitas ese tiempo para que tu mente se relaje y se energice para el siguiente pomodoro.

Utiliza este tiempo para tomarte un café, para ir al baño, para estirarte, o para lo que sea, siempre y cuando no sigas trabajando.

Ten en cuenta que esto es importante, porque es lo que hará que tengas la sensación de satisfacción por haber acabado o estar avanzando con éxito y sin distracciones en lo que habías planificado, y te motivará para continuar con el método.

Y así tienes que seguir, abordando el trabajo en bloques de 25 minutos, hasta que cumplas 4 repeticiones, que será el momento en que deberás visualizar los avances del trabajo realizado, y posteriormente tomarte un descanso más largo de entre 20 y 30 minutos.

Y lo que habrás logrado al hacerlo así, y casi sin darte cuenta, es el haber estado trabajando completamente enfocado durante 2 horas, con lo que ello implicará a tu productividad.

 

Para quién es bueno este método

Ahora bien, como te decía al principio, aunque este método es perfecto para muchas personas, no sirve para todo el mundo, ni para todo tipo de tareas.

Como por ejemplo, para actividades creativas, trabajos en equipo, tormenta de ideas y, en definitiva, cualquier cosa que tenga que ver con la creatividad, porque estas están totalmente reñidas con el tiempo.

Porque ya me dirás tú cómo se puede cuantificar el tiempo que lleva, por ejemplo, crear y desarrollar una idea, que suele depender más de la inspiración que tengas, que del tiempo del que dispongas o quieras dedicar.

Ni tampoco sirve para personas cuyas tareas estén principalmente en movimiento, como podrían ser los vendedores.

Sin embargo, para aquellos profesionales cuyo grueso de tareas sea mecánico o de muy larga duración, como por ejemplo, abogados, ingenieros, arquitectos, etc. es perfecto.

 

Pros y contras del método

Ya para ir finalizando, voy a hacer un repaso a los pros y los contras de este método, por si tú te planteases utilizarlo, que sepas en qué te beneficia y en qué no tanto.

 

Los pros

En cuanto a los pros, nos encontramos que gracias a esta técnica tu nivel de productividad se incrementa muchísimo, porque estás centrado al 100% en lo que estás haciendo y en nada más.

Aunque claro, para ello has de utilizarlo habitualmente y no de vez en cuando.

Por otro lado, te ayuda a tomar consciencia plena del tiempo que dedicas a cada tarea.

Disminuyes la procastinación porque es más fácil y da menos pereza enfrentarte a una tarea cuando sabes que sólo tienes que dedicarle 25 minutos.

Disminuyes la fatiga mental gracias a los pequeños descansos entre bloque y bloque.

E incluso, si en estos te levantas de la silla y te estiras o caminas, puedes reducir los dolores de espalda.

Y algo muy importante, te ayuda a mantener viva la motivación, incluso en los casos en que la tarea sea de esas aburridas, especialmente cuando se está acercando el final de un pomodoro y lo que estás haciendo está casi terminado, porque se convierte en una especie de carrera contrarreloj para terminar antes de que finalice el tiempo.

 

Los contras

En cuanto a los contras, lo primero que nos encontramos es que es un método muy inflexible, porque para que funcione has de ser estricto y no parar en medio de un pomodoro para, por ejemplo, responder a una llamada o atender a alguien.

No sirve como método de organización completo, sino que sólo sirve para gestionar determinado tipo de tareas o jornadas laborales, por lo que si quieres estar organizado el 100% de tu tiempo, que es lo aconsejable siempre, has de combinarlo con otro sistema.

Tampoco es un sistema fácil de poner en práctica, no por su mecanismo, que es muy simple, sino porque supone romper con una serie de hábitos que tendrás establecidos durante años. Por lo que necesitarás un tiempo para hacerlo tuyo y adaptarlo a tus necesidades.

 

Aplicaciones para usar la técnica Pomodoro

Aplicaciones web

Tomatoes: es un temporizador online. Y tiene un reloj con el que puedes programar el tiempo de trabajo para mantenerte centrado gracias al sonido del tic tac. 

Tomatoro: este temporizador online es perfecto porque te permite ajustar el tiempo de estudio, el de descanso corto y el de descanso largo. 

 

Aplicaciones iOS

Forest: Esta app está genial, porque además de cumplir con el cometido de controlar los tiempos, puedes restringir el uso del teléfono, lo cual no cabe duda de que ayuda para no perder el hilo.

BeFocused: Esta app está basada en el reloj de Pomodoro, pero permite ajustar todos los tiempos, parar fácilmente si hay alguna interrupción o mantenerte informado de objetivos cumplidos. Además, puedes obtener estadísticas para ver tu rendimiento cada cierto tiempo. 

 

Aplicaciones Android

Forest: Misma app que para iOS

Brain Focus: Esta app es muy personalizable, pudiendo no sólo ajustar tiempos, sino que, además, puedes ajustar el volumen, los sonidos de la alarma o incluso inhabilitar el wifi y silenciarla. 

 

Conclusiones

Y ya está, esto es todo lo que te puedo contar sobre este método de organización, que si bien no es para todo el mundo, sí que puede resultar muy potente para aquellos a los que mejor se les adapte.

 

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Y te invito a que me dejes un comentario y me cuentes si tú utilizas este método de organización y qué tal te está funcionando.

 

Hasta la próxima.

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