Si eres de esos cuyo trabajo es muy repetitivo y monótono, seguramente te interesará conocer la técnica pomodoro.
Que es uno de los métodos más famosos y utilizados que existen, especialmente para gestionar tareas o proyectos muy grandes.
Y aunque más que un método es una técnica, sí que merece la pena incluirla entre los mejores, por los buenos resultados que da.
Así que si quieres saber cómo funciona esta técnica y si este podría ser el método de organización que estabas buscando, sigue leyendo.
Si quieres estar bien organizado has de seguir un método
No cabe duda de que seguir un sistema establecido para organizarte, es de las decisiones más inteligentes que puedes tomar.
Pues es prácticamente el único modo de tener bien controlada la gestión de tus quehaceres.
Pero muchas veces, más que controlar qué es lo que hay que hacer, lo que uno necesita tener controlado es el tiempo que dedica.
Y para ello, el método que mejor te puede funcionar, sin ninguna duda, es la técnica Pomodoro.
Que es una herramienta que se centra en mejorar la administración del tiempo que tienes disponible, a través de dividirlo en fragmentos.
Y hace más llevaderas las tareas, y nos permite saber el tiempo real que nos llevan, haciéndonos conscientes de cómo empleamos nuestro tiempo.
De dónde sale la técnica Pomodoro
Esta técnica fue desarrollada a finales de los 80 por un estudiante italiano llamado Francesco Cirillo, que buscaba aumentar su productividad en los estudios.
Y la llamó así, porque para llevar el control de los tiempos utilizaba un pequeño temporizador de cocina mecánico que tenía forma de tomate.
En cuanto a su funcionamiento, este es realmente muy simple.
Consiste en dividir el trabajo en bloques de tiempo de 25 minutos cada uno, a los que se denominan pomodoros, y separados entre sí por breves descansos de 5 minutos.
Y cada 4 bloques de trabajo consecutivos, el descanso en lugar de ser de 5 minutos, se toma de entre 20 y 30 minutos.
Cómo funciona el sistema
En cuanto a la forma correcta de aplicar este método, éste se divide en 5 etapas: planificación, anotación, proceso, registro, y visualización.
La etapa de planificación y anotación, es para decidir por adelantado qué es lo que quieres hacer, generalmente para un día completo.
Y posteriormente, ordenarlo según sea la prioridad que tengan.
A continuación, lo anotas en un documento, nota, sistema de listas, o como consideres, para tener un control de lo que has decidido hacer.
Una vez hecho esto, empiezas la etapa de proceso, en la que tras elegir la tarea a ejecutar, lo que has de hacer es:
Lo primero de todo, programar el temporizador a 25 minutos.
Que en cuanto al temporizador, lo que aconseja el creador del método, es que se utilice uno analógico de los de toda la vida.
Basándose en que si programas, activas y apagas el dial del aparato físicamente, predispones al cerebro mucho mejor que si utilizas herramientas digitales.
Además de que el propio tic-tac del reloj y el timbre refuerzan el proceso de acondicionamiento.
Aunque como en todo, este punto de vista tiene muchos detractores.
Una vez programado, inicias la tarea elegida, lo más enfocado que puedas, evitando todo lo posible las interrupciones hasta que suene la alarma.
Que para evitarlas, lo que yo te recomiendo es que tengas junto a ti un bloc de notas o una libreta para anotar cualquier cosa de forma rápida sin salir de la concentración.
Porque si esto te ocurriese habrías perdido, casi con toda seguridad, el pomodoro en el que estuvieses.
Y cuando suene la alarma, paras de trabajar, marcas el pomodoro en la tarea que estuvieras realizando y, a continuación, te tomas un descanso.
Porque los descansos en este método no son opcionales, pues necesitas ese tiempo para relajar tu mente y energizarla para el siguiente pomodoro.
Utiliza este tiempo para tomar café, ir al baño, estirarte, o para lo que sea, siempre y cuando no sigas trabajando.
Piensa que esto es importante, porque es lo que te dará la sensación de satisfacción por acabar o avanzar con éxito y sin distracciones, motivándote para continuar con el método.
Y así tienes que seguir, abordando el trabajo en bloques de 25 minutos, hasta que cumplas 4 repeticiones.
Que será el momento en que visualizarás los avances realizados, y posteriormente tomarte un descanso más largo de entre 20 y 30 minutos.
Y lo que habrás logrado, casi sin darte cuenta, es haber estado trabajando enfocado durante 2 horas, con lo que ello implicará a tu productividad.
Para quién es bueno este método
Ahora bien, como te decía antes, aunque este método es perfecto para muchos, no sirve para todos, ni para todo tipo de tareas.
Como por ejemplo, para actividades creativas, trabajos en equipo, tormenta de ideas y, en definitiva, cualquier cosa que tenga que ver con la creatividad.
Porque estas están totalmente reñidas con el tiempo, y ya me dirás tú cómo se puede cuantificar el tiempo que lleva, por ejemplo, desarrollar una idea.
Que suele depender más de la inspiración que tengas, que del tiempo del que dispongas o quieras dedicar.
Ni tampoco sirve para personas cuyas tareas estén principalmente en movimiento, como podrían ser los vendedores.
Sin embargo, para aquellos profesionales cuyo grueso de tareas sea mecánico o de larga duración, como por ejemplo, abogados, ingenieros, arquitectos, etc. es perfecto.
Pros y contras del método
Para ir finalizando, voy a repasar los pros y los contras del método, por si te planteases utilizarlo, que sepas si te beneficia o no.
Los pros
En cuanto a los pros, tenemos que gracias a esta técnica tu nivel de productividad se incrementa muchísimo.
Porque estás centrado al 100% en lo que estás haciendo y en nada más.
Aunque claro, para ello has de utilizarlo habitualmente y no de vez en cuando.
Por otro lado, te ayuda a tomar consciencia plena del tiempo que dedicas a cada tarea.
Disminuyes la procastinación porque es más fácil y da menos pereza enfrentarte a una tarea cuando sabes que sólo tienes que dedicarle 25 minutos.
Disminuyes la fatiga mental gracias a los pequeños descansos entre bloque y bloque.
E incluso, si en estos te levantas de la silla y te estiras o caminas, puedes reducir los dolores de espalda.
Y algo muy importante, te ayuda a mantener viva la motivación, incluso en los casos en que la tarea sea de esas aburridas.
Especialmente cuando se está acercando el final de un pomodoro y lo que estás haciendo está casi terminado.
Porque se convierte en una especie de carrera contrarreloj para terminar antes de que finalice el tiempo.
Los contras
En cuanto a los contras, lo primero que nos encontramos es que es un método muy inflexible.
Porque para que funcione has de ser estricto y no parar a medio pomodoro para, por ejemplo, responder una llamada o atender a alguien.
No sirve como método de organización completo, sino que sólo sirve para gestionar determinado tipo de tareas o jornadas laborales
Por lo que si quieres estar organizado el 100% de tu tiempo, que es lo aconsejable siempre, has de combinarlo con otro sistema.
Tampoco es un sistema fácil de poner en práctica, no por su mecanismo, que es simple, sino porque supone romper con hábitos establecidos durante años.
Por lo que necesitarás un tiempo para hacerlo tuyo y adaptarlo a tus necesidades.
Aplicaciones para usar la técnica Pomodoro
Aplicaciones web
Tomatoes: Temporizador online que tiene un reloj con el que programar el tiempo de trabajo para mantenerte centrado gracias al sonido del tic tac.
Tomatoro: este temporizador online es perfecto porque te permite ajustar el tiempo de estudio, el de descanso corto y el de descanso largo.
Aplicaciones iOS
Forest: Esta app está genial, porque además de cumplir con el cometido de controlar los tiempos, puedes restringir el uso del teléfono.
BeFocused: App está basada en el reloj de Pomodoro, pero permite ajustar todos los tiempos, parar ante interrupciones, o mantenerte informado de objetivos cumplidos.
Además, puedes obtener estadísticas para ver tu rendimiento cada cierto tiempo.
Aplicaciones Android
Forest: Misma app que para iOS
Brain Focus: App muy personalizable, pudiendo ajustar tiempos, ajustar el volumen, los sonidos de la alarma o incluso inhabilitar el wifi y silenciarla.
Conclusiones
Esto es todo sobre este método, que si bien no es para todos, sí que resulta muy potente para los que mejor se les adapte.
Hasta la próxima.